2.3.1. Cơ sở xây dựng
Trong luật kế toán chỉ quy định về BCTC trong điều 29 nhưng trong Nghị định số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004 của Chính phủ quy định và hướng dẫn thi hành một số điều của Luật kế toán áp dụng trong lĩnh vực kế tốn Nhà nước thì có quy định thêm về kỳ hạn lập BCTC theo điều 20, và điều 21 quy định thời hạn lập báo cáo quyết toán ngân sách.
Hiện nay vẫn chưa xây dựng hệ thống chuẩn mực kế tốn cơng nên việc xây dựng hệ thống BCTC dựa trên hướng dẫn của chế độ kế toán HCSN theo QĐ 19.
2.3.2. Hệ thống BCTC
Nhìn chung hệ thống BCTC của các đơn vị HCSN cấp cơ sở có 6 báo cáo cơ bản: (1) “Bảng cân đối tài khoản”; (2) báo cáo “Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng”; (3) “Báo cáo thu-chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh”; (4) “Báo cáo tình hình tăng giảm TSCĐ”; (5) “Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết tốn năm trước chuyển sang”; (6) “Thuyết minh BCTC” – xem các mẫu biểu BCTC theo quy định hiện hành ở Phụ lục số 3. Sau đây người viết trình bày khái quát nội dung của một số báo cáo:
(1) “Bảng cân đối tài khoản” (Mẫu B01-H): Đây là báo cáo liệt kê tất cả các tài khoản có phát sinh, do đó báo cáo này chỉ là một phương pháp giúp đơn vị kiểm tra các tài khoản của kế toán, phản ánh số dư đầu kỳ, số phát sinh tăng, giảm trong kỳ và số cuối kỳ của tất cả các tài khoản kế toán, giống với “bảng cân đối số phát sinh” trong doanh nghiệp.
(2) Báo cáo “Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng” (Mẫu B02-H): báo cáo này là một BCTC tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình tiếp nhận và sử dụng các nguồn kinh phí hiện có bao gồm các khoản thu tại đơn vị và cả phần kinh phí được Ngân sách Nhà nước cấp cũng như số thực chi cho
từng hoạt động theo từng nguồn kinh phí đề nghị quyết tốn thơng qua Mục lục ngân sách nhà nước.
(3) “Báo cáo thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất kinh doanh” (Mẫu B03-H): Đây là BCTC tổng hợp phản ánh tổng quát tình hình thu, chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh của đơn vị trong một kỳ kế toán, chi tiết theo từng hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh. Báo cáo này được lập hàng quý, bao gồm có 9 chỉ tiêu theo quy định trong chế độ kế toán HCSN.
(4) “Thuyết minh BCTC”: Bản thuyết minh này trình bày khái quát biên chế lao động, quỹ lương, tình hình thực hiện nhiệm vụ cơ bản thường xun của đơn vị, tình hình kinh phí chưa quyết tốn, tình hình nợ, tình hình sử dụng các quỹ và phân tích đánh giá những nguyên nhân các biến động phát sinh khơng bình thường trong hoạt động của đơn vị, đồng thời nêu ra các kiến nghị xử lý với cơ quan cấp trên. Bên cạnh đó bản thuyết minh cịn thêm những nội dung về việc sử dụng kinh phí, quản lý và sử dụng tài sản của Nhà nước tại đơn vị .
Trách nhiệm lập và nộp BCTC (theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC)
Đơn vị kế toán là các đơn vị HCSN tổ chức bộ máy kế toán theo quy định tại Điều 48 Nghị số 128/2004/NĐ-CP ngày 31/5/2004, và các đơn vị kế toán cấp I, II (đơn vị kế toán cấp trên), các đơn vị kế toán cấp II, III ( đơn vị kế toán cấp dưới), đơn vị kế tốn dưới đơn vị kế tốn cấp III (nếu có) gọi là đơn vị kế toán trực thuộc. Danh mục, mẫu và phương pháp lập BCTC quý, năm của đơn vị kế toán trực thuộc do đơn vị kế toán cấp I quy định. Các đơn vị kế tốn có trách nhiệm lập, nộp BCTC như sau:
─ Các đơn vị kế toán cấp dưới phải lập, nộp BCTC quý, năm cho đơn vị kế tốn cấp trên, cơ quan Tài chính và cơ quan Thống kê đồng cấp, Kho bạc Nhà nước nơi đơn vị giao dịch để phối hợp kiểm tra, đối chiếu, điều chỉnh số liệu kế toán liên quan đến thu, chi ngân sách nhà nước và hoạt động nghiệp vụ chuyên môn của đơn vị.
─ Các đơn vị kế tốn cấp trên có trách nhiệm kiểm tra, xét duyệt báo cáo quyết toán cho đơn vị kế toán cấp dưới và lập BCTC tổng hợp từ các BCTC năm của các đơn vị kế toán cấp dưới và các đơn vị kế toán trực thuộc .
Kỳ hạn lập BCTC (theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC)
─ BCTC của các đơn vị HCSN, tổ chức có sử dụng kinh phí ngân sách nhà nước được lập vào cuối kỳ kế toán quý, năm;
─ BCTC của các đơn vị, tổ chức khơng sử dụng kinh phí ngân sách được lập vào cuối kỳ kế toán năm;
─ Các đơn vị kế toán khi bị chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động phải lập BCTC tại thời điểm quyết định chia, tách, sáp nhập, chấm dứt hoạt động.
Thời hạn nộp BCTC (theo QĐ số 19/2006/QĐ-BTC)
─ Thời hạn nộp BCTC quý
Đơn vị kế tốn trực thuộc (nếu có) nộp BCTC q cho đơn vị kế tốn cấp III, thời hạn nộp BCTC do đơn vị kế toán cấp trên cấp III quy định;
Đơn vị kế toán cấp III nộp BCTC cho đơn vị kế tốn cấp II và cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 10 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;
Đơn vị kế toán cấp II nộp BCTC cho đơn vị kế toán cấp I hoặc cho cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 20 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý;
Đơn vị kế toán cấp I nộp BCTC cho cơ quan Tài chính, Kho bạc đồng cấp chậm nhất 25 ngày, sau ngày kết thúc kỳ kế toán quý.
─ Thời hạn nộp BCTC năm
Đối với đơn vị HCSN, tổ chức có sử dụng kinh phí NSNN: BCTC năm sau khi đã được chỉnh lý sửa đổi, bổ sung số liệu trong thời gian chỉnh lý quyết toán theo quy định của pháp luật thời hạn nộp cho cơ quan có thẩm quyền theo quy định tại tiết 6.2, điểm 6, mục I phần thứ tư của QĐ19.
Đối với đơn vị, tổ chức khơng sử dụng kinh phí NSNN thời hạn nộp BCTC năm cho cơ quan cấp trên và cơ quan Tài chính, Thống kê đồng cấp chậm nhất là 45 ngày kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm.
Nơi nhận BCTC
Bảng 2.1: Nơi nhận BCTC của các đơn vị HCSN
STT
Ký hiệu biểu
TÊN BIỂU BÁO CÁO KỲ HẠN NƠI NHẬN
LẬP BÁO CÁO Tài chính (*) Kho bạc Cấp trên Thống kê (*) 1 2 3 4 5 6 7 8
1 B01- H Bảng cân đối tài khoản Quý, năm x x
2 B02- H Tổng hợp tình hình kinh phí và quyết tốn kinh phí đã sử dụng
Quý, năm x x x x
3 F02-1H Báo cáo chi tiết kinh phí hoạt động
Quý, năm x x x x
4 F02-2H Báo cáo chi tiết kinh phí dự án Quý, năm x x x x 5 F02-3aH Bảng đối chiếu dự tốn kinh
phí ngân sách tại KBNN
Quý, năm x x x
6 F02-3bH Bảng đối chiếu tình hình tạm ứng và thanh toán tạm ứng kinh phí ngân sách tại KBNN
Quý, năm x x x
7 B03- H Báo cáo thu- chi hoạt động sự nghiệp và hoạt động sản xuất, kinh doanh
Quý, năm x x x
8 B04- H Báo cáo tình hình tăng, giảm
TSCĐ Năm
x x x
9 B05- H Báo cáo số kinh phí chưa sử dụng đã quyết toán năm trước chuyển sang
Năm x x x
10 B06- H Thuyết minh báo cáo tài chính Năm x x
(Nguồn: Chế độ kế toán Đơn vị HCSN theo Quyết định 19/2006/QĐ-BTC)
Ghi chú: - (*) Chỉ nộp báo cáo tài chính năm
- Những đơn vị vừa là đơn vị dự toán cấp I, vừa là đơn vị dự toán cấp III nhận dự tốn kinh phí trực tiếp từ Thủ tướng Chính phủ hoặc Chủ tịch UBND do cơ quan Tài chính trực tiếp duyệt quyết tốn thì báo cáo đó gửi cho cơ quan Tài chính.