CHƢƠNG 1 : MỘT SỐ VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN TRÁCH NHIỆM
2.3 Kế tốn trách nhiệm tại cơng ty cổ phần FPT
2.3.2 Các công cụ đánh giá thành quả quản lý ti FPT
2.3.2.1 Hệ thống dự tốn
Quy trình lập dự tốn tại cơng ty cổ phần FPT đƣợc quy định tại Mơ tả q trình lập và quản lý kế hoạch kinh doanh ban hành ngày 09 tháng 10 năm 2010 và
có hiệu lức áp dụng cho năm lập kế hoạch 2011. Các nội dung trong quy định này nhƣ sau:
- Hàng năm, căn cứ vào các dự báo của nền kinh tế, của thị trƣờng, của ngành, của lĩnh vực đang hoạt động; căn cứ trên định hƣớng chiến lƣợc của Tập đồn; căn cứ vào tình hình của các dự án đầu tƣ, các hợp đồng kinh doanh; dựa trên các dữ liệu lịch sử kinh doanh, chi phí của từng đơn vị và tồn cơng ty trong năm cuối và của những năm trƣớc; dựa trên các chính sách chế độ tài chính của FPT; dựa trên các nguồn lực hiện có nhƣ tình trạng vốn, nhân sự; Ban điều hành FPT xây dựng định hƣớng về lập kế hoạch cho năm tiếp theo vào trƣớc tháng 11.
- Khi định hƣớng về lập kế hoạch đƣợc xây dựng xong sẽ đƣợc chuyển sang cho Ủy ban thƣờng trực Hội đồng quản trị (EXCO) thơng qua, và sau đó bản định hƣớng sẽ đƣợc gửi cho lãnh đạo của các đơn vị liên quan.
- Khi nhận đƣợc bản định hƣớng lập kế hoạch đã đƣợc thông qua, các trƣởng đơn vị phải lập các kế hoạch chi tiết trƣớc ngày 25 tháng 11 hàng năm. Các kế hoạch chi tiết bao gồm:
Kế hoạch hoạt động: doanh thu, chi phí, lợi nhuận.
Kế hoạch đầu tƣ: đầu tƣ tài sản cố định, đầu tƣ khác.
Kế hoạch khác: kế hoạch dịng tiền, bảng cân đối tài chính.
- Từ ngày 25 tháng 11 đến ngày 01 tháng 12 hàng năm, Ban điều hành và ban kế hoạch FPT tổ chức cuộc họp với các trƣởng đơn vị để xem xét và đóng góp ý kiến về kế hoạch của các đơn vị. Sau khi thống nhất các kế hoạch chi tiết, Ban điều hành xin ý kiến của Ủy ban thƣờng trực Hội đồng quản trị (EXCO) từ ngày 01 đến ngày 05 tháng 12.
- Từ ngày 05 đến ngày 15 tháng 12, Ban điều hành FPT tiến hành họp để trao đổi, xem xét kế hoạch đã đƣợc Ủy ban thƣờng trực Hội đồng quản trị đóng góp ý kiến với từng lãnh đạo của các đơn vị. Sau đó, trƣởng đơn vị hồn thiện các kế hoạch chi tiết phù hợp với đơn vị mình trên nền tảng sự
đóng góp của Ủy ban thƣờng trực Hội đồng quản trị và trình lại cho Ủy ban thƣờng trực Hội đồng quản trị lần cuối từ ngày 15 đến 20 tháng 12. Trong trƣờng hợp EXCO khơng đồng ý thì phải tổ chức lại cuộc họp trao đổi.
- Từ ngày 20 đến ngày 25 tháng 12, đơn vị thành viên phải tổ chức bảo vệ kế hoạch của đơn vị mình trƣớc Hội đồng quản trị của đơn vị thành viên mà trong đó đại diện của tập đoàn FPT sẽ nắm quyền phủ quyết; Ban điều hành tập đoàn FPT bảo vệ kế hoạch của tập đoàn trƣớc Hội đồng quản trị của tập đồn FPT. Và các kế hoạch đƣợc chính thức phê duyệt từ các cấp lãnh đạo.
- Sau khi kế hoạch đƣợc phê duyệt, các trƣởng đơn vị tổ chức và chịu trách nhiệm việc triển khai hoạt động, quản lý việc thực hiện kế hoạch của đơn vị. Ban điều hành các cấp tập đoàn và đơn vị có trách nhiệm xây dựng hệ thống thơng tin quản lý việc thực hiện kế hoạch.
- Hàng tháng, khi kế hoạch đƣợc thực hiện, Ban kế hoạch và Phịng kế tốn các cấp phải lập các báo cáo đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch gửi ban Tổng giám đốc các cấp và các đơn vị liên quan.
- Dựa trên các báo cáo của Ban kế hoạch và Phịng kế tốn, nếu có sự khác biệt lớn giữa tình hình thực tế so với kế hoạch đặt ra lúc đầu hoặc có những hoạt động bất thƣờng chƣa đƣợc lập kế hoạch, trƣởng đơn vị hoặc trƣởng ban kế hoạch sẽ lập tờ trình về việc sửa đổi dự tốn để đề nghị sửa đổi kế hoạch. Kế hoạch doanh thu đƣợc điều chỉnh sửa đổi hàng quý, khi thực hiện điều chỉnh kế hoạch doanh thu bắt buộc phải xem xét thực hiện điều chỉnh các kế hoạch chi phí, đầu tƣ tài sản cố định…Kế hoạch sửa đổi đƣợc gửi xin phê duyệt từ các cấp thẩm quyền (nhƣ xin phê duyệt kế hoạch ban đầu). Sau đó kế hoạch sửa đổi đã phê duyệt đƣợc gửi lên Ban Tổng giám đốc và Ban tài chính của tập đồn.
Tồn bộ q trình thực hiện chuẩn bị, lập và quản lý dự tốn tại FPT đƣợc mơ tả tổng qt mơ hình sau:
Đầu vào Lập kế hoạch chi tiết từ đơn vị thành viên Định hƣớng lâp kế hoạch
Trao đổi, xem xét kế hoạch giữa các đơn vị
với BĐH FPT
Bảo vệ kế hoạch
Phê duyệt kế hoạch
Quản lý thực hiện kế
hoạch Sửa đổi kế hoạch
Kết thúc Yes Yes No No Sơ đồ 2.4: Q trình lập kế hoạch và dự tốn
a. Quá trình lập kế ho ch kinh doanh t i FPT
Lập kế hoạch kinh doanh
- Các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của một công ty chi nhánh bao gồm: kế hoạch doanh số, chi phí, lợi nhuận, tài sản cố định, cơng nợ, tồn kho, dịng tiền. Các chỉ tiêu kế hoạch này phải đƣợc các công ty chi nhánh lập theo lĩnh vực kinh doanh và theo từng vùng miền.
- Các cơng ty chi nhánh có trách nhiệm lập và bảo vệ các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh trƣớc Hội đồng lãnh đạo trên một cấp không chậm hơn ngày cuối cùng của tháng đầu tiên của năm tài chính.
Thực hiện kế hoạch kinh doanh
- Công ty FPT sẽ thực hiện quản lý các chi nhánh theo các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh. Trong phạm vi các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của chi nhánh, các Tổng giám đốc cơng ty chi nhánh có quyền quyết định các chi phí, mua sắm tài sản, bán hàng, mua hàng nhƣng không trái những quy
định của nhà nƣớc và hoặc Công ty FPT đối với các khoản mục chi phí do nhà nƣớc và Công ty khống chế.
- Kiểm sốt tài chính của Cơng ty FPT có trách nhiệm đảm bảo các chỉ tiêu ngân sách chi phí, ngân sách tài sản cố định, hạn mức công nợ, tồn kho của các chi nhánh không đƣợc vƣợt quá hạn mức và hoặc các định mức của Nhà nƣớc và Công ty FPT.
- Các Tổng giám đốc chi nhánh chịu trách nhiệm trƣớc Ban tổng giám đốc và Hội đồng quản trị Công ty FPT về kế hoạch kinh doanh của chi nhánh do mình quản lý.
Sửa đổi kế hoạch kinh doanh
- Các chỉ tiêu kế hoạch kinh doanh của cơng ty chi nhánh chỉ có thể đƣợc sửa đổi ở các chỉ tiêu sau: ngân sách chi phí; ngân sách tài sản cố định; hạn mức tồn kho; hạn mức cơng nợ; kế hoạch dịng tiền.
- Căn cứ vào tình hình kinh doanh thực tế của chi nhánh, Tổng giám đốc các cơng ty chi nhánh có thể đề nghị sửa đổi các chỉ tiêu cho phù hợp. Việc sửa đổi các chỉ tiêu này chỉ có hiệu lực khi có sự phê duyệt của Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính Cơng ty FPT.
- Căn cứ theo tình hình thực tế và theo đề nghị của Kiểm sốt tài chính Cơng ty FPT, Tổng giám đốc hoặc Phó tổng giám đốc phụ trách tài chính Cơng ty FPT chính có thể ra quyết định sửa đổi các chỉ tiêu cho phù hợp.
b. Q trình lập dự tốn chi phí t i FPT
Lập dự tốn chi phí
- Dự tốn chi phí đƣợc lập cho từng năm tài chính (Từ 1/1 đến 31/12). Dự tốn chi phí đƣợc lập cho từng bộ phận và đƣợc lập cho từng năm. Dự tốn chi phí hàng năm bằng tổng dự toán của từng khoản mục chi phí. Các khoản mục chi phí trong Dự tốn chi phí đƣợc thống nhất chung trong tồn cơng ty.
- Dự tốn chi phí của các bộ phận kinh doanh bao gồm:
Dự tốn chi phí trực tiếp: Bao gồm các khoản chi phí bộ phận tự chi và các khoản chi phí chi hộ.
Dự tốn chi phí phải nộp Cơng ty: Là khoản chi phí các bộ phận kinh doanh phải đóng góp để bù đắp chi phí của các bộ phận chức năng và đƣợc xác định từ đầu năm trong Kế hoạch kinh doanh hàng năm
- Dự tốn chi phí của các bộ phận chức năng:
Tối đa bằng Dự tốn chi phí phải nộp Cơng ty của các bộ phận kinh doanh.
- Trƣởng các bộ phận chịu trách nhiệm lập Dự tốn chi phí cho bộ phận mình phụ trách căn cứ vào số liệu chi phí thực tế trong quá khứ và Kế hoạch kinh doanh trong kỳ Dự toán.
- Trƣởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm cung cấp các số liệu và thơng tin cần thiết về chi phí thực tế trong quá khứ cho các bộ phận để làm căn cứ cho việc lập Dự tốn chi phí.
- Dự tốn chi phí của các bộ phận phải đƣợc nộp cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài chính và Trƣởng phịng Tài chính Kế tốn chậm nhất là vào tuần thứ hai của năm tài chính tiếp theo.
- Trƣởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm đóng góp ý kiến cho Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính và Trƣởng các bộ phận về Dự tốn chi phí của các bộ phận ngay sau khi nhận đƣợc bản Dự toán dự toán nhƣng không muộn hơn thời gian Ban Tổng Giám Đốc xem xét kế hoạch kinh doanh của bộ phận.
- Dự toán Dự toán chi phí của mỗi bộ phận phải đƣợc Trƣởng bộ phận trình bày và đƣợc bảo vệ trƣớc Ban Tổng Giám Đốc cùng với bảo vệ Kế hoạch kinh doanh của bộ phận đó theo lịch bảo vệ kế hoạch kinh doanh của công ty (Tuần thứ 3 tháng 1 của năm Tài chính). Dự tốn chi phí sau khi bảo vệ sẽ đƣợc Ban Tổng Giám Đốc phê duyệt sẽ trở thành Dự tốn chi phí chính thức và là chỉ tiêu kế hoạch bắt buộc các bộ phận phải thực hiện trong suốt năm tài chính.
- Trƣởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm tham gia phản biện Dự tốn chi phí của các bộ phận trong buổi bảo vệ Dự toán chi phí của các bộ
phận và tổng hợp Dự tốn chi phí đã đƣợc phê duyệt của tất cả các bộ phận thành Dự tốn chi phí của tồn Cơng ty.
Quản lý thực hiện Dự tốn chi phí
- Dự tốn chi phí đƣợc quản lý theo mức tổng Dự tốn chi phí: Có thể đƣợc bù trừ giữa các khoản mục chi phí trong tổng số Dự tốn đƣợc duyệt nếu có xác nhận của Trƣởng phịng Tài chính Kế tốn. Các khoản chi phí do Nhà nƣớc khống chế nhƣ chi phí bảo hành, chi phí lƣơng, chi phí tiếp khách quà biếu, chi hoa hồng môi giới, quảng cáo, khuyến mại khơng đƣợc bù trừ cho các khoản mục chi phí khác.
- Tất cả các bộ phận không đƣợc quyền chi khi đã hết Dự tốn chi phí và Kiểm sốt Tài chính có trách nhiệm đảm bảo rằng khơng có một khoản chi phí nào của các bộ phận đƣợc chi ra khi đã hết Dự tốn chi phí. Kiểm sốt Tài chính có trách nhiệm thơng báo cho các Trƣởng bộ phận khi Dự tốn chi phí của các bộ phận chỉ còn 10%.
- Dự tốn chi phí của các năm là độc lập. Dự tốn chi phí hàng năm nếu khơng chi hết không đƣợc kết chuyển sang năm sau.
- Trong tổng Dự tốn chi phí, Trƣởng các bộ phận đƣợc tồn quyền quyết định chi phí tại bộ phận mình trên cơ sở tiết kiệm chi phí tối đa.
- Trƣởng các bộ phận chịu trách nhiệm trƣớc Ban Tổng Giám Đốc về việc thực hiện Dự tốn chi phí của bộ phận mình.
Sửa đổi Dự tốn chi phí:
- Dự tốn chi phí của các bộ phận có thể đƣợc sửa đổi trên sơ sở: Tình hình kinh doanh thực tế của các bộ phận và đề nghị của Trƣởng các bộ phận. - Dự tốn chi phí bất thƣờng có thể đƣợc cấp bổ sung cho các bộ phận trong
các trƣờng hợp đặc biệt để phục vụ việc thực hiện các dự án đột xuất quan trọng trên cơ sở đề nghị của các Trƣởng bộ phận.
- Đề nghị xin cấp Dự tốn chi phí bất thƣờng phải nêu rõ giá trị tổng Dự toán bất thƣờng, giải trình các khoản mục chi phí xin cấp bất thƣờng và ngày dự kiến sửa đổi Dự toán hoặc Dự tốn bất thƣờng có hiệu lực áp dụng. Đề nghị này phải đƣợc gửi cho Phó Tổng Giám đốc phụ trách Tài
chính và Kiểm sốt Tài chính muộn nhất là 02 ngày trƣớc ngày dự kiến xin cấp Dự tốn bất thƣờng có hiệu lực áp dụng.
- Mọi đề nghị xin cấp Dự tốn chi phí bất thƣờng bổ sung, sửa đổi Dự tốn chỉ có giá trị khi đƣợc sự phê duyệt của Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính.
- Theo thực tế tình hình kinh doanh của các bộ phận và của tồn Cơng ty hoặc theo đề nghị của Trƣởng phịng Tài chính Kế tốn, Phó Tổng Giám Đốc phụ trách Tài chính có thể ra quyết định cắt giảm Dự tốn chi phí các bộ phận và yêu cầu các bộ phận áp dụng các biện pháp tiết kiệm chi phí đối với tổng chi phí hay từng khoản mục chi phí cụ thể.
Báo cáo thực hiện dự tốn chi phí:
- Kiểm sốt Tài chính Kế tốn có trách nhiệm thƣờng xuyên theo dõi tình hình thực hiện Dự tốn chi phí tại tất cả các bộ phận và cập nhật hàng ngày tình hình thực hiện Dự tốn chi phí và báo cáo hàng tuần trên Hệ thống thơng tin tài chính FIFA, MIS của Cơng ty.
- Trƣởng phịng Tài chính Kế tốn có trách nhiệm hàng tháng thơng báo và dự báo tình hình thực hiện dự tốn chi phí của các bộ phận và của tồn Cơng ty cho Ban Tổng Giám Đốc và Trƣởng các bộ phận.
- Các khoản mục chi phí khơng đƣợc phép bù trừ cho các khoản mục khác, bao gồm: chi phí lƣơng; chi phí đấu thầu, nghiên cứu thị trƣờng; cơng tác phí, vé máy bay, tàu xe; các khoản chi phí do Nhà nƣớc khống chế nhƣ chi phí bảo hành, chi phí tiếp khách quà biếu, chi hoa hồng môi giới, quảng cáo, khuyến mại.
- Các khoản mục chi phí cịn lại: có thể đƣợc bù trừ giữa các khoản mục chi phí trong tổng số Dự toán đƣợc duyệt nếu có xác nhận của Trƣởng Ban/Phịng kế hoạch Tài chính.
- Sửa đổi dự tốn chi phí trong trƣờng hợp vƣợt chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận kế hoạch:
Đối với các chi phí bán hàng trực tiếp liên quan đến doanh thu đƣợc tự động điều chỉnh tăng khi doanh thu và lợi nhuận tăng, đảm bảo tỷ lệ
tăng không vƣợt quá tỷ lệ tăng lợi nhuận của kỳ và lũy kế. Trƣờng hợp này Trƣởng bộ phận FAF có trách nhiệm lập điều chỉnh lại dự toán vào cuối kỳ tháng gần nhất.
Đối với các chi phí cịn lại cần đƣợc xem xét phê duyệt theo trình tự sửa đổi dự toán trƣớc khi thực hiện.
- Trong mọi trƣờng hợp, việc sửa đổi Kế hoạch phải đƣợc cập nhật cho Ban tài chính FPT để theo dõi và kiểm soát thực hiện.
- Chi phí thực tế của đơn vị khơng đƣợc vƣợt dự tốn, nhƣng khơng có nghĩa đơn vị phải chi hết dự toán đã hoạch định.
- Dự tốn chi phí của các năm là độc lập. Dự tốn chi phí hàng năm nếu không chi hết không đƣợc kết chuyển sang năm sau.
- Trong tổng Dự tốn chi phí, Trƣởng các bộ phận đƣợc tồn quyền quyết định chi phí tại bộ phận mình trên cơ sở tiết kiệm chi phí tối đa.
2.3.2.2 Phân bổ chi phí chung t i FPT
Đối với những chi phí sử dụng chung không đƣa trực tiếp vào bộ phận trực tiếp chịu phí, cơng ty sẽ phân bổ những chi phí này theo tiêu chí nhất định ví dụ: