5. Kết cấu nội dung nghiên cứu
3.2. Hoàn thiện hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên tạ
3.2.3.1. Thiết lập lại các tiêu chí trong hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công
Nhờ định lượng được công việc mà nhân viên biết được mình có hồn thành tốt
cơng việc khơng và hồn thành được tới mức độ nào.
-‐ Định lượng đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên giúp cho các
ngân hàng có thể dễ dàng so sánh, phân loại nhân viên. Việc đánh giá đúng năng lực của từng nhân viên rất quan trọng, giúp ngân hàng có những chính sách cơng bằng trong khen thưởng, bổ nhiệm, đào tạo lại, thuyên chuyển hoặc thậm chí cho nghỉ
việc...
3.2.3. Kiến nghị giải pháp dựa trên thực trạng của đánh giá hệ thống
3.2.3.1. Thiết lập lại các tiêu chí trong hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc công việc
Việc xây dựng được các tiêu chí đánh giá sao cho đáp ứng được nguyên tắc
SMART là một trong những công việc đầu tiên và cốt lõi để ngân hàng hoàn thiện hệ thống đánh giá kết quả thực hiện công việc của nhân viên. Ngân hàng TMCP
SGCT nên thiết lập lại các tiêu chí cơng việc sao cho cụ thể, chi tiết, rõ ràng hơn cho từng bộ phận nghiệp vụ khác nhau, từ tiêu chí cho nhân viên tín dụng, nhân viên kế toán, thanh toán quốc tế, thẩm định, ngân quỹ... Để thiết lập được tiêu chí
thực hiện công việc hiệu quả, phù hợp với, ngân hàng phải thực hiện phân tích cơng và xây dựng bảng mô tả công việc thật tốt. Để thực hiện được điều này, ban lãnh đạo cấp cao ngân hàng cần lập một nhóm dự án do phịng nhân sự làm chủ trì.
a. Thực hiện phân tích cơng việc:
Phân tích cơng việc là cơng cụ rất hữu ích cho mọi tổ chức trong việc cải tổ hoặc thay đổi cơ cấu tổ chức, nó giúp nhà quản trị xác định được các chức năng, nhiệm
vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc và các phẩm chất, kỹ năng nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt cơng việc. Lợi ích của việc sử dụng thơng tin trong phân tích cơng việc trong quản trị nguồn nhân lực được thể hiện theo hình
dưới đây:
Hình 3.1: Lợi ích của phân tích cơng việc
Phân tích cơng việc
Bảng mô tả công việc Bảng tiêu chuẩn công việc Tuyển dụng,
chọn lựa
Đào tạo, huấn
luyện Đánh giá nhân viên Xác định giá trị công việc Trả công, khen thưởng
Để phân tích cơng việc một cách chính xác, phịng nhân sự cần thu thập đầy đủ các thông tin về cơng việc; có nhiều phương pháp để thu thập thông tin như:
phương pháp phỏng vấn, phương pháp bảng câu hỏi, phương pháp quan sát, phương phương pháp nhật ký hàng ngày. Trong đó phương pháp phỏng vấn là khả thi, chính xác và nhanh chóng, phịng nhân sự chỉ cần lập một cuộc họp bao gồm các giám
đốc, các quản lý nghiệp vụ trực tiếp tại các phịng ban Hội sở và các chi nhánh là có
thể thu thập được thơng tin nhanh chóng, vì hơn ai hết các nhà quản lý là những người nắm rõ yêu cầu nghiệp vụ, tiêu chuẩn trong công việc nhất. Những thơng tin cần thu thập trong phân tích công việc như sau:
-‐ Thông tin về các yếu tố của điều kiện làm việc như: chế độ lương bổng, khen
thưởng, các yếu tố về vệ sinh, an toàn lao động, những rủi ro trong quá trình làm việc... -‐ Thơng tin về các hoạt động thực tế của nhân viên tại nơi làm việc như: các
phương pháp làm việc, các mối quan hệ trong công việc, cách thức làm việc với khách hàng, cách thức phối hợp công việc với các nhân viên khác, cách xử lý số liệu, sự cố... ví dụ: nhân viên kế tốn với nhân viên tín dụng có sự phối hợp với
nhau trong cơng việc như thế nào, có thường xảy ra mâu thuẫn không, hoặc giao dịch viên khi bị khách hàng phàn nàn, la mắng sẽ xử lý ra sao...
-‐ Thông tin về kỹ năng, phẩm chất mà nhân viên thực hiện công việc cần có như trình độ học vấn, kiến thức, kỹ năng cơng việc, tuổi tác, ngoại hình, tham vọng... -‐ Thông tin về các tiêu chuẩn mẫu trong thực hiện công việc đối với nhân viên, bao gồm các qui định về tiêu chuẩn hành vi và tiêu chuẩn kết quả thực hiện công việc.
b. Xây dựng bảng mơ tả cơng việc
Dựa vào bảng phân tích cơng việc đã thu thập được, phòng nhân sự nên lập ra các mẫu bảng mô tả công việc cụ thể cho từng phòng ban, từng chức năng nhiệm vụ cụ thể. Do có nhiều phịng ban, nhiều cơng việc khác nhau nên khơng có biểu mẫu thống nhất cho bảng mô tả công việc. Các nội dung chủ yếu trong bảng công việc bao gồm (xem thêm Phụ lục 3: Mẫu bảng mô tả công việc):
-‐ Thông tin chung để nhận diện công việc: tên công việc, chức danh, nhân viên thực hiện, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện cơng việc.
-‐ Tóm tắt cơng việc chính, mục đích cơng việc, các trách nhiệm và quyền hạn,
điều kiện làm việc.
-‐ Các yêu cầu đối với người thực hiện công việc như trình độ, kiến thức, kỹ
năng, kinh nghiệm...
-‐ Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những đối tượng khác ở bên trong và bên ngoài.
c. Xác định các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện cơng việc
Để xác định các tiêu chí đánh giá kết quả thực hiện công việc hiệu quả và phù
hợp với đặc thù hoạt động của từng phịng, ban trong ngân hàng, nhóm dự án của
Phịng nhân sự cần thực hiện tốt các bước phân tích cơng việc và xây dựng được
bản mô tả công việc như đã nêu trên.
Qua tham khảo tài liệu của Trần Kim Dung, 2013, đồng thời dựa vào qui định
hiện nay về đánh giá kết quả thực hiện công việc của NH TMCP SGCT và để phù hợp với phương pháp phân tích định lượng đã chọn, tác giả đề xuất xác định lại
theo mức độ quan trọng của từng tiêu chí từng thời điểm) gồm: 1) tiêu chí về kết quả hồn thành cơng việc, 2) tiêu chí về kỹ năng, năng lực xử lý cơng việc, 3) tiêu chí về
ý thức tổ chức kỷ luật (tham khảo Phụ lục 4 - Mẫu đánh giá kết quả thực hiện công
việc của nhân viên)
-‐ Về đánh giá kết quả hồn thành cơng việc (tỷ trọng Gi%): dựa vào chỉ tiêu, kế hoạch kinh doanh do cấp quản lý giao cho để đánh giá mức độ hồn thành cơng việc trong năm; Ví dụ: đối với nhân viên kinh doanh có các chỉ tiêu huy động, cho vay, thanh toán quốc tế, xử lý nợ xấu, lợi nhuận, duy trì phát triển thị trường, quản lý hồ sơ, qui trình nội bộ…
-‐ Kỹ năng, năng lực xử lý công việc (tỷ trọng Gi%):
• Khả năng tổ chức và sắp xếp công việc một cách khoa học (Ki): lập kế hoạch, tổ chức và thực hiện các cơng việc được giao, trình tự giải quyết các công việc để đảm bảo thời gian làm việc được phân phối hiệu quả nhất, khoa học nhất,
công việc giao cho nhân viên ln hồn thành đúng hạn. Bảo quản sắp xếp hồ sơ
gọn gàng ngăn nắp, dễ dàng tìm kiếm khi cần, cất giữ hồ sơ đúng nơi qui định đảm bảo an toàn cho hồ sơ.
• Khả năng giải quyết các vấn đề phát sinh (Ki): có trách nhiệm đối với bất kì vấn đề phát sinh trong công việc, nhận biết đánh giá được công việc nào là quan
trọng, không quan trọng và vấn đề nào cần giải quyết trước.
• Có sáng kiến, giải pháp tích cực để giải quyết công việc (Ki): đánh giá và
xác định được những khó khăn hoặc vấn đề xảy ra, chỉ ra nguyên nhân và đưa ra
các giải pháp xử lý tốt nhất.
• Quan hệ đồng nghiệp (Ki): phối hợp tốt với các phòng ban khác, hợp tác, làm việc và trao đổi thông tin tốt với đồng nghiệp, sẵn sàng giúp đỡ, hỗ trợ đồng
nghiệp khi gặp khó khăn.
• Học tập và phát triển: Tham dự đầy đủ các khóa đào tạo do NH tổ chức và tự nâng cao kiến thức chuyên môn.
• Tuân thủ nội quy của ngân hàng (Ki): tuân thủ giờ làm việc (đi, về, nghỉ trưa đúng giờ, nghỉ có xin phép...), tuân thủ các quy định, hướng dẫn, nội qui của ngân hàng.
• Tuân thủ nghiêm túc sự quản lý và sắp xếp công việc do lãnh đạo cấp trên giao. (Ki)
• Tinh thần trách nhiệm trong công việc (Ki): ý thức trách nhiệm tốt trong
cơng việc, ln có tinh thần hồn thành cơng việc một cách tốt nhất
d. Cách thức đánh giá kết quả thực hiện công việc của cá nhân
Việc đánh giá kết quả thực hiện nên được tiến hành từng quý (31/03,
30/06, 30/09, 31/12); Nhân viên tự đánh giá, sau đó gửi cho cán bộ quản lý trực
tiếp trong vịng 10 ngày sau khi kết thúc q đó, rồi tiếp đến là đánh giá của cán
bộ quản lý cấp trên 2 bậc.
Điểm tổng hợp trung bình về kết quả thực hiện công việc của nhân viên
(Gt/b) sẽ được tính theo cơng thức:
Gt/b % = ΣKi x Gi
Ngoài ra, để khuyến khích mọi người quan tâm đến kết quả cuối cùng của tập thể và nâng cao tinh thần làm việc đồng đội, quan tâm, chia sẻ, giúp đỡ nhau, thì sau khi đánh giá kết quả thực hiện cuả nhân viên, kết quả cuối cùng nên được tính bao gồm kết quả hoàn thành mục tiêu của tập thể, với các mức trọng số khác nhau tùy thuộc vai trị của cá nhân đó trong tập thể. Có thể thực hiện kết nối kết quả cá nhân với kết quả tập thể theo công thức sau:
Kết quả cá nhân = A% x CT tập thể + B% x CT cá nhân
Trong đó:
• CT tập thể là: kết quả hoàn thành chỉ tiêu của tập thể
• CT cá nhân là: kết quả hồn thành chỉ tiêu của cá nhân (Gt/b) • A% là: trọng số của kết quả hoàn thành chỉ tiêu tập thể. • B % là trọng số hồn thành chỉ tiêu cá nhân.
Ví dụ: một phịng tín dụng của chi nhánh X gồm 05 nhân viên tín dụng, giả sử trọng số của kết quả hoàn thành chỉ tiêu tập thể (A%) là 20%, trọng số hoàn thành chỉ tiêu cá nhân (B%) là 80%. Vào cuối kỳ đánh giá có nhân viên K
phịng tín dụng hồn thành khá tốt chỉ tiêu công việc được giao và đạt điểm cá
nhân (CT cá nhân) là 83 điểm, nếu chỉ dựa vào điểm số này nhân viên K sẽ được xếp loại A. Tuy nhiên, những người cịn lại chưa hồn thành tốt chỉ tiêu,
khiến cho chỉ tiêu tập thể của phịng tín dụng chỉ đạt 70 điểm. Khi đó kết quả
cuối cùng của nhân viên K là: 20% x 70 điểm + 80% x 83 điểm = 80 điểm, với
điểm số sau khi kết nối với kết quả của tập thể thì nhân viên K chỉ còn 80 điểm, trong khi mức điểm thấp nhất để được loại A là 81 điểm. Như vậy, công
thức cho thấy việc hoàn thành chỉ tiêu tập thể hay khơng có ảnh hưởng đến
việc đánh giá kết quả thực hiện công việc của cá nhân, từ đó khuyến khích mọi người nâng cao tinh thần làm việc đồng đội, quan tâm, chia sẻ, giúp đỡ nhau để sao cho cả tập thể hoàn thành được kế hoạch.