6. Kết cấu của đề tài
1.2. Kinh nghiệm tuyển dụng tại một số công ty ở Việt Nam và bài học kinh nghiệm
1.2.2. Công ty Cổ phần thương mại dịch vụ Mê Kông Com (Vinabook)
Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Mê Kông Com với website http://www.vinabook.com là một trong những doanh nghiệp hàng đầu hoạt động trong lĩnh vực thương mại điện tử. Công ty được thành lập từ năm 2004, hơn 10 năm hoạt động với sứ mạng khơng ngừng duy trì, phát triển và mở rộng phạm vi phục vụ sách đến mọi miền đất nước không phân biệt vị trí địa lý. Vinabook đã trở thành một thương hiệu hàng đầu trong lĩnh vực kinh doanh sách trực tuyến. Địa chỉ trụ sở: Số 292A đường Hịa Bình, phường Hiệp Tân, quận Tân Phú, Thành phố Hồ Chí Minh.
Về cơng tác tuyển dụng, Vinabook có quy trình tuyển dụng tương đối bài bản: - Danh mục từ viết tắt:
P. TCHC : Phịng Tổ chức hành chính
TCHC : Tổ chức hành chính
HĐLĐ : Hợp đồng lao động
Bước Phòng ban thực hiện Sơ đồ lưu chuyển hồ sơ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.
Bộ phận có nhu cầu tuyển dụng Giám đốc điều hành P.TCHC P.TCHC P.TCHC Giám đốc điều hành P.TCHC Phòng ban tiếp nhận Giám đốc điều hành P.TCHC Phòng ban tiếp nhận Phòng ban tiếp nhận Giám đốc điều hành P.TCHC Phịng ban tiếp nhận
Hình 1.7 Quy trình tuyển dụng cơng ty Mê Kơng Com (Nguồn: Phịng Tổ chức Hành chính cơng ty Mê Kơng Com)
Nhận việc chính thức Thử việc Tuyển chọn Nguồn nội bộ
Nhu cầu tuyển dụng
Nguồn bên ngoài Phê duyệt Phỏng vấn chuyên môn Sơ tuyển
Bước 1: Nhu cầu tuyển dụng
- Đánh giá nhu cầu tuyển dụng
+ Nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch:
Do nhu cầu phát triển về quy mô, thị trường kinh doanh hay thêm ngành nghề kinh doanh mới của cơng ty. Lãnh đạo đơn vị, phịng ban có nhu cầu tuyển dụng sẽ lập bản kế hoạch tuyển dụng và gửi đến phòng TC-HC chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày lập kế hoạch.
+ Nhu cầu tuyển dụng không định kỳ:
Do các yếu tố thiếu nhân lực bất thường gây nên như: nhân viên xin nghỉ việc, bỏ việc, bị kỷ luật sa thải, tai nạn, bệnh tật không thể tiếp tục đi làm … mà nguồn nhân lực hiện tại khơng thể đáp ứng tốt và có hiệu quả như kiêm nhiệm, làm thêm giờ …
- Cơ sở tuyển dụng
Tiêu chuẩn làm cơ sở so sánh, đối chiếu để lựa chọn ứng viên là các văn bản của công ty ban hành như sau:
+ Bản mô tả cơng việc
+ Tiêu chuẩn chức danh/Tiêu chuẩn vị trí cơng việc.
+ Kết quả hoàn thành công việc được giao của Phịng ban có nhu cầu tuyển dụng.
Bước 2: Nguồn tuyển dụng (thực hiện theo thứ tự ưu tiên sau)
- Nguồn nội bộ:
Ưu tiên cho các ứng viên là nhân viên đang làm việc trong cơng ty có đơn xin dự tuyển vào các vị trí theo thơng báo tuyển dụng nội bộ được niêm yết có thời hạn tại trụ sở các đơn vị của công ty.
Đồng thời Phòng TC-HC cũng xem xét lại hồ sơ các nhân viên tiềm năng trong công ty (đánh giá năng lực, kinh nghiệm, kết quả hồn thành cơng việc …) để chọn ra những ứng viên có đủ những điều kiện cho bước tuyển chọn.
+ Nếu số lượng ứng viên đảm bảo thì chuyển đến bước tuyển chọn, đưa vào danh sách trình Hội đồng tuyển dụng tuyển chọn.
+ Nếu khơng ứng viên nào đạt u cầu thì tiến hành tuyển từ bên ngồi vào. - Nguồn bên ngồi: (tìm nguồn theo thứ tự sau)
+ Do cán bộ nhân viên trong công ty giới thiệu người thân, quen. + Đăng tuyển trên trang web của công ty (www.vinabook.com) + Liên hệ các trường Đại học, Cao đẳng, dạy nghề …
+ Liên hệ các Trung tâm giới thiệu việc làm.
+Đăng tuyển trên các trang web cung cấp dịch vụ lao động như: vietnamworks, hoặc trên báo chí, truyền hình …
+ Đối với một số vị trí nhân sự cấp trung, cao cấp … địi hỏi chất lượng cao, khó tìm nguồn thì có thể liên hệ với một số cơng ty tư vấn, dịch vụ nguồn nhân lực để tìm ứng viên.
Bước 3: Sơ tuyển
- Cơng tác sơ tuyển do Phịng TC-HC thực hiện, nhân viên tiếp tân-văn thư sẽ nhận các hồ sơ xin việc của ứng viên và yêu cầu ứng viên điền đầy đủ thông tin.
- Chuyên viên Tuyển dụng & Đào tạo sẽ kiểm tra hồ sơ để loại bỏ các ứng viên không đạt yêu cầu. Bộ hồ sơ đầy đủ phải có các tiêu chí sau:
+ Đơn xin việc, Sơ yếu lí lịch (có xác nhận của địa phương), bản sao chứng minh nhân dân, bản sao hộ khẩu, bằng cấp liên quan, giấy khám sức khỏe, 02 tấm hình 3 x 4 và một số giấy tờ yêu cầu đặc biệt (dành cho một số vị trí đặc biệt).
- Tiêu chí để loại hồ sơ những ứng viên không đạt yêu cầu như sau:
+ Giới tính, tuổi tác, sức khỏe … khơng phù hợp (đối với công việc đặc thù) + Chuyên môn, nghiệp vụ ứng viên khơng phù hợp với vị trí dự tuyển. + Kết quả học tập yếu kém dưới mức trung bình.
+ Khơng có kinh nghiệm làm việc ( đối với vị trí yêu cầu kinh nghiệm) + Hồn cảnh gia đình khơng phù hợp với điều kiện, môi trường làm việc … - Chuyên viên Tuyển dụng & Đào tạo sẽ lập danh sách những ứng viên có đủ điều kiện phù hợp với vị trí dự tuyển và hẹn phỏng vấn sơ tuyển
Bước 4: Phỏng vấn sơ tuyển
- Công tác chuẩn bị
+ Phịng TC-HC gửi thơng tin mời phỏng vấn đến ứng viên và hẹn thời gian phỏng vấn.
+ Lập chương trình phỏng vấn sơ tuyển cho các vị trí dự tuyển.
+ Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ phỏng vấn như: giấy nháp, bút viết, phiếu trắc nghiệm, máy vi tính, bảng câu hỏi xã hội, chun mơn …
- Phỏng vấn
+ Do Phòng TC-HC tiến hành kiểm tra về kiến thức tổng quát, tư chất, ngoại hình, định hướng nghề nghiệp, hồn cảnh gia đình, bản thân, quá trình học tập, làm việc, các kỹ năng cần thiết, quan hệ với đồng nghiệp …
+ Phòng TC-HC tổng kết, đánh giá những ứng viên đạt yêu cầu, lập danh sách sẽ tiếp tục được mời dự phỏng vấn chuyên môn.
Bước 5: Phỏng vấn chuyên môn
- Công tác chuẩn bị
+ Gửi thông tin mời phỏng vấn đến ứng viên và hẹn thời gian phỏng vấn. + Lập chương trình phỏng vấn chun mơn cho các vị trí dự tuyển.
+ Chuẩn bị các trang thiết bị phục vụ phỏng vấn như: giấy nháp, bút viết, phiếu trắc nghiệm, máy vi tính, bảng câu hỏi xã hội, chuyên môn …
+ Liên hệ mời một số cán bộ nhân viên có chun mơn của Phịng ban cần tuyển tham gia hoặc trực tiếp phỏng vấn chuyên môn ứng viên, hẹn sắp xếp thời gian để phỏng vấn.
- Phỏng vấn
+ Do Phòng TC-HC kết hợp với cán bộ nhân viên có chuyên mơn của Phịng ban cần tuyển tham gia hoặc trực tiếp Trưởng phòng ban, bộ phận cần tuyển phỏng vấn chuyên môn nghiệp vụ, tay nghề ứng viên.
+ Phòng TC-HC sẽ tổng kết, đánh giá những ứng viên đạt yêu cầu sẽ được lập đề xuất tuyển dụng thử việc để tiến hành công tác tuyển chọn.
Bước 6: Tuyển chọn
- Hội đồng tuyển dụng sẽ căn cứ vào các kết quả phỏng vấn sơ tuyển và chuyên môn để quyết định tuyển chọn các ứng viên.
- Nguyên tắc tuyển chọn:
+ Chỉ tuyển chọn ứng viên có trình độ, năng lực, tay nghề cao hơn hoặc bằng với mặt bằng trình độ, năng lực, tay nghề thực tế của đội ngũ cán bộ nhân viên hiện đang làm việc tại Công ty.
+ Phải phù hợp với văn hóa và khả năng đáp ứng của Công ty.
- Nếu kết quả tuyển chọn có số lượng, thành phần khơng đủ so với u cầu thì quay lại bước xác định nhu cầu; Sau 02 lần thực hiện mà vẫn khơng tuyển được thì cần phải xem xét lại một số vấn đề có liên quan như: cung cầu lao động trên thị trường, chính sách về tiền lương, thu nhập, mơi trường làm việc … của Cơng ty có phù hợp hay cần phải điều chỉnh lại.
Bước 7: Thử việc
- Căn cứ vào danh sách ứng viên được Hội đồng tuyển dụng duyệt, Phịng TC- HC sẽ gửi thơng tin mời thử việc đến các ứng viên.
- Ký hợp đồng thử việc: thỏa thuận thời gian nhưng không vượt quá 02 tháng (tùy vị trí).
- Lãnh đạo trao đổi với nhân viên thử việc và ký hợp đồng lao động thử việc. - Giới thiệu nhân viên thử việc với các thành viên trong phòng ban đơn vị tiếp nhận.
- Phòng TC-HC đào tạo hội nhập ứng viên nhận thử việc trong ½ ngày theo nội dung sau:
+ Lịch sử hình thành và phát triển của cơng ty.
+ Giới thiệu văn hóa cơng ty và các nội quy, quy định và các thủ tục cần tuân thủ.
+ Thông báo nghĩa vụ và quyền lợi của nhân viên trong thời gian thử việc. - Phòng TC-HC sẽ bàn giao nhân sự cho lãnh đạo đơn vị tiếp nhận.
Bước 8: Nhận việc chính thức
- Sau thời gian thử việc, Lãnh đạo các Phòng ban sẽ gửi bản kết quả đánh giá quá trình thử việc cho Phịng TC-HC trong thời gian khơng q 03 ngày.
- Nhân viên thử việc cũng sẽ lập phiếu đề nghị ký Hợp Đồng Lao Động cho Phòng TC-HC chậm nhất là 03 ngày kể từ ngày lập phiếu.
- Phòng TC-HC sẽ thực hiện cơng tác trình Giám đốc điều hành xem xét ký hợp đồng lao động có thời hạn.
Nhận xét chung đối với quy trình tuyển dụng của cơng ty Đồng Tâm và công ty Vinabook:
- Quy trình tuyển dụng có sự phân chia và phối hợp trách nhiệm khá rõ ràng giữa các bộ phận có liên quan.
- Kế hoạch tuyển dụng của công ty được xây dựng định kỳ hàng năm. Có phát sinh kế hoạch tuyển dụng không theo kế hoạch nhưng phải được sự phê duyệt của Giám đốc trước khi thực hiện cơng tác tuyển dụng. Điều đó cho thấy quy trình tuyển dụng khá nghiêm túc, doanh nghiệp coi quy trình tuyển dụng như là tấm lưới sàng lọc quan trọng để tìm được nhân tài cho tổ chức, việc thực hiện một quy trình tuyển dụng có hiệu quả là yếu tố nền tảng, là cơ sở để doanh nghiệp có được đội ngũ nhân lực đáp ứng được yêu cầu công việc đặt ra.
- Cả 2 doanh nghiệp đều đã xây dựng cho mình được các tiêu chuẩn đánh giá các ứng viên khi tham gia phỏng vấn.
Ngoài ra để mở rộng nguồn và thu hút ứng viên tham gia dự tuyển, cả 2 doanh nghiệp đều chú ý đa dạng hóa nguồn tuyển dụng của mình. Ngồi nguồn nội bộ, cả 2 cịn sử dụng nguồn bên ngồi bằng việc liên hệ với các trung tâm giới thiệu việc làm, các trường đại học, các trường đào tạo nghề, các website tuyển dụng, …để tìm ứng viên có chất lượng đáp ứng u cầu cơng ty đề ra.