Bước Trách nhiệm Hoạt động Biểu mẫu
1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. Bộ phận cần tuyển dụng nhân sự P.HC-NS BTGĐ duyệt P.HC-NS P.HC-NS P.HC-NS Bộ phận cần nhân sự BTGĐ duyệt P.HCNS BTGĐ duyệt Bộ phận cần nhân sự BTG duyệt P.HCNS P.HCNS P.HCNS
- Phiếu yêu cầu tuyển dụng
- Phiếu đánh giá phỏng vấn
- Thư mời nhận việc
- Hợp đồng thử việc. - Bản nhận xét nhân viên - Hợp đồng lao động Duyệt Không đạt Đạt
Yêu cầu tuyển dụng nhân sự
Xét duyệt
Thông báo tuyển dụng
Tiếp nhận, chọn lọc hồ sơ Phỏng vấn Quyết định tuyển dụng Tiếp nhận thử việc Tuyển dụng chính thức Lưu hồ sơ D uyệt Khơng duyệt Khơng đạt Không duyệt
Bước 1 : Yêu cầu tuyển dụng nhân sự
- Các Trưởng phòng lập kế hoạch nhân sự năm của phòng vào tháng 12 của năm trước và cùng họp với Trưởng phòng HC - NS cùng Ban Tổng Giám Đốc về nhu cầu thực tế trên tổng thể phát triển tại Cơng ty. Trưởng phịng HC-NS điều chỉnh và hồn thành Kế hoạch nhân sự trình Tổng giám đốc duyệt, sau khi đã được duyệt chuyển bộ phận tuyển dụng của phòng HC - NS vào đầu tháng 1 hàng năm.
Lưu ý: Kế hoạch nhân sự năm sẽ được xem xét và đánh giá lại vào tháng
6 hằng năm, các Trưởng phòng cùng Trưởng phòng HC - NS điều chỉnh lại nhu cầu và số lượng nhân lực trên nhu cầu thực tế và tình hình kinh doanh của cơng ty.
- Sau khi có kế hoạch nhân sự năm (đã được duyệt), các phịng ban có nhu cầu tuyển dụng nhân sự phải lập phiếu đề nghị tuyển dụng (phụ lục 3), kèm theo bản mô tả công việc, tiêu chuẩn công việc hoặc phiếu điều chuyển nhân sự (phụ lục 3). Chuyển cho Trưởng phịng HC - NS xem xét và trình Ban Tổng Giám Đốc duyệt.
- Những trường hợp phát sinh nằm ngoài kế hoạch nhân sự năm, các Trưởng phòng gửi phiếu đề nghị tuyển dụng bổ sung, sơ đồ tổ chức mới (của phòng ban) và bản mô tả công việc (nếu có thêm các vị trí mới) cho phịng HC - NS xem xét và trình Tổng Giám Đốc duyệt.
- Phiếu đề nghị tuyển dụng mới hoặc thay thế phải được gửi về P.HC-NS khi có nhân viên nghỉ việc. P.HC-NS căn cứ theo ngày nhận phiếu đề nghị bổ sung nhân sự của Trưởng phòng ban/bộ phận gửi về và tuyển đáp ứng nhân sự mới căn cứ theo thời gian quy định của từng loại hợp đồng lao động có thời hạn.
- Kể từ khi nhận được Phiếu yêu cầu tuyển dụng, dựa theo các yêu cầu chi tiết, nhân viên phụ trách Tuyển dụng có trách nhiệm đáp ứng đủ người trong khoảng thời gian sau :
+ Lao động phổ thông : 10 - 15 ngày.
+ Nhân viên : trong vòng 20 - 30 ngày.
+ Quản lý cấp trung : trong vòng 30 - 45 ngày.
- Thời gian đáp ứng nhân sự có thể vượt quá thời hạn cho phép khoảng 15 ngày. Trong một số trường hợp, nếu đã vượt qua thời hạn và biên độ dao động cho phép. Nhân viên phụ trách Tuyển dụng phải báo cáo kịp thời cho cấp quản lý trực tiếp những khó khăn, vướng mắc trong tiến trình tuyển dụng và tiến hành thảo luận lại với bộ phận yêu cầu để xem xét, thảo luận lại tính khả thi của tiêu chuẩn tuyển dụng, mức thu nhập hoặc có phương án điều chuyển, đề bạt thăng chức trong nội bộ Công ty.
Bước 2 : Phê duyệt
- Ban Tổng Giám đốc xem xét kế hoạch tuyển dụng năm hoặc Phiếu yêu cầu tuyển dụng và ký duyệt nếu đồng ý. Bảng kế hoạch tuyển dụng/Phiếu yêu cầu tuyển dụng được chuyển về bộ phận Tuyển dụng – Phòng HC - NS để tiến hành tìm ứng viên phù hợp.
- Nếu không đồng ý với Bảng kế hoạch tuyển dụng/Phiếu yêu cầu tuyển dụng, Ban Tổng Giám đốc phản hồi ý kiến cho Trưởng Phòng HC - NS. Phòng HC - NS thơng tin cho đơn vị có yêu cầu bổ sung nhân sự.
Bước 3: Thông báo tuyển dụng
- Bộ phận tuyển dụng thơng báo tìm kiếm ứng viên qua nguồn nội bộ của công ty hoặc thông qua các hình thức như quảng cáo, báo chí, đăng tuyển, Internet, các trung tâm giới thiệu việc làm, nội bộ, các trường Cao đẳng/Đại học, dịch vụ Headhunter ….
- Thông báo tuyển dụng nêu ngắn gọn, rõ ràng và đầy đủ những thông tin cơ bản cho ứng viên như yêu cầu về trình độ, kiến thức, kỷ năng, phẩm chất và đặc điểm cá nhân,…
Bước 4 : Chọn lọc hồ sơ
- Chuyên viên/nhân viên tuyển dụng chịu trách nhiệm xét chọn hồ sơ ứng viên phù hợp với các tiêu chuẩn tuyển dụng (bản tiêu chuẩn công việc và bản mô tả cơng việc của vị trí cần tuyển dụng).
- Bộ hồ sơ đầy đủ phải có các tiêu chí sau: Đơn xin việc, Sơ yếu lí lịch (có xác nhận của địa phương), bản sao chứng minh nhân dân, bản sao hộ khẩu, bằng cấp liên
quan, giấy khám sức khỏe, 02 tấm hình 3 x 4 và một số giấy tờ yêu cầu đặc biệt (dành cho một số vị trí đặc biệt).
- Tiêu chí để loại hồ sơ những ứng viên không đạt yêu cầu như sau:
+ Giới tính, tuổi tác, sức khỏe … khơng phù hợp (đối với công việc đặc thù) + Chuyên môn, nghiệp vụ ứng viên khơng phù hợp với vị trí dự tuyển. + Kết quả học tập yếu kém dưới mức trung bình.
+ Khơng có kinh nghiệm làm việc ( đối với vị trí yêu cầu kinh nghiệm) + Hồn cảnh gia đình khơng phù hợp với điều kiện, môi trường làm việc … - Thời gian từ khi có hồ sơ, xét chọn tại phòng nhân sự và chuyển đến cho phịng ban có u cầu trong vịng 10 ngày.
Bước 5 : Phỏng vấn ứng viên
- Phỏng vấn ứng viên chia làm 3 cấp như sau :
+ Phòng HC-NS.
+ Cấp quản lý trực tiếp (được phân cơng phù hợp với cấu trúc phịng).
+ Cấp trên của cấp quản lý trực tiếp (được phân cấp phù hợp với cấu trúc phòng).
STT Vòng
phỏng vấn Cấp phỏng vấn
1 Vòng 1
Phòng HC-NS
- Chuyên viên/nhân viên tuyển dụng. - Hay Trưởng Phòng HC - NS. Mục đích :
2
Vịng 2
Cấp quản lý trực tiếp (được phân cấp phù hợp với cấu trúc phòng)
- Trưởng phịng.
- Trưởng bộ phận/Nhóm trưởng. Mục đích :
Phỏng vấn chuyên môn, mức độ chuyên sâu trong công việc (tùy vào vị trí tuyển dụng sẽ cho làm bài kiểm tra kỷ năng đối với ứng viên).
3 Vòng 3
Cấp trên của cấp quản lý trực tiếp (được phân cấp phù hợp với cấu trúc phòng)
- Ban Tổng Giám Đốc/ Trưởng phòng HC - NS - Trưởng phịng/Phụ trách phịng.
Mục đích :
Phỏng vấn kiến thức tổng quát, kiến thức và kỹ năng quản lý
(con người và công việc)
Lưu ý :
Tùy trường hợp tuyển dụng khẩn cấp, có thể vịng 2/3 cùng phỏng vấn một lúc. Tránh cho ứng viên viên đi lại nhiều lần (trong trường hợp đang có việc làm họ phải xin nghỉ phép).
Những trường hợp phỏng vấn ứng viên khơng có xác nhận của 3 cấp như trên, coi như ứng viên đó khơng đạt u cầu và hồ sơ đó sẽ chuyển qua hồ sơ loại (trừ những trường hợp đặc biệt phải được sự chấp thuận của Ban Tổng Giám Đốc).
Trường hợp ứng viên do nhân viên cơng ty giới thiệu thì người sơ vấn/ phỏng vấn và người ra quyết định tuyển dụng phải có phân cấp chức vụ cao hơn người giới thiệu ứng viên.
Bước 6: Quyết định tuyển dụng
- Các Trưởng bộ phận báo cho bộ phận tuyển dụng biết kết quả phỏng vấn chuyên sâu trong vòng 3 ngày kể từ ngày nhận được hồ sơ từ phòng HC-NS chuyển qua.Trưởng bộ phận hoặc người được Trưởng bộ phận ủy quyền phỏng vấn ghi nhận
đánh giá ứng viên, không tỏ ý thỏa thuận hoặc thông báo trực tiếp mức lương cho ứng viên.
- Sau khi nhận được đánh giá của Trưởng bộ phận đối với ứng viên là đạt yêu cầu Phòng nhân sự tiến hành xác minh, điều tra các thông tin của ứng viên được ghi trong phiếu thông tin ứng viên thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng viên. Nếu kết quả xác minh thông tin ứng viên ghi nhận là phù hợp thì Phịng Nhân sự có trách nhiệm thỏa thuận mức lương thích hợp với ứng viên dựa trên thang bảng lương Công ty, thị trường lao động và mức mong đợi của ứng viên.
- Trường hợp ứng viên không đạt yêu cầu, các Trưởng bộ phận báo cho bộ phận tuyển dụng để tiếp tục tìm kiếm ứng viên.
- Các Trưởng bộ phận phải thực hiện các thủ tục cần thiết đối với ứng viên đạt yêu cầu và chuyển cho bộ phận tuyển dụng trong vòng 01 tuần kể từ ngày phỏng vấn ứng viên, các giấy tờ gồm :
+ Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn ứng viên (phụ lục 3) + Kết quả bài làm Test chun mơn của ứng viên (nếu có)
- Phịng HC-NS làm thủ tục trình duyệt hồ sơ tiếp nhận ứng viên lên Ban Tổng giám đốc, bao gồm :
+ Phiếu đánh giá kết quả phỏng vấn ứng viên
+ Kết quả bài làm Test chuyên mơn của ứng viên (nếu có)
- Quyết định tuyển dụng:
Tổng giám đốc: Phỏng vấn và quyết định tuyển dụng các chức danh Kế toán
Trưởng/Trưởng phịng HC-NS/Giám đốc Chi nhánh/Trưởng/Phó phịng và các chức danh khác (nếu cần).
Trưởng phòng HC-NS :
+ Phỏng vấn và quyết định tuyển dụng các chức danh chuyên viên, nhân viên. + Phỏng vấn và đề xuất Ban TGĐ quyết định đối với các chức danh còn lại.
Bước 7 : Tiếp nhận thử việc & thông báo các bộ phận Gửi Thư mời nhận việc:
- Chuyên viên/nhân viên Tuyển dụng căn cứ quyết định của cấp tham gia phỏng vấn (ghi trên “Mẫu phỏng vấn” hoặc chấp thuận qua Email) để liên hệ gửi Thư mời nhận việc cho ứng viên. Tùy chức danh mà sẽ có thời gian thử việc thích hợp.
- Nhân viên nhận việc : Trưởng phịng ban/bộ phận tiếp nhận nhân viên mới có trách nhiệm hướng dẫn đào tạo nghiệp vụ chuyên môn và cung cấp thêm các tài liệu có liên quan khác (nếu có).
- Chuyên viên/nhân viên tuyển dụng hướng dẫn nhân viên tân tuyển khi đến
nhận việc nộp bổ sung đầy đủ “Hồ sơ cá nhân” theo quy định và tổng hợp hồ sơ
hoàn chỉnh chuyển nhân viên nhân sự để lưu hồ sơ.
Mở Tài khoản, trang bị cơ sở vật chất và Thuế thu nhập cá nhân, Hợp đồng thử việc:
- Nhân viên hành chính :
+ Đề xuất chuẩn bị nơi làm việc, cơ sở vật chất (máy tính, bàn ghế, văn phịng phẩm mới) theo từng chức danh phù hợp theo quy định.
+ Liên hệ ngân hàng để mở Tài khoản sau đó chuyển Thẻ và thơng tin tài khoản cho nhân viên mới.
+ Liên hệ Phòng kỹ thuật cấp tài khoản. - Nhân viên nhân sự :
+ Hướng dẫn nhân viên mới ký Hợp đồng thử việc, Bản thỏa thuận bảo mật thơng tin và hồn chỉnh thủ tục đăng ký khấu trừ Thuế thu nhập cá nhân.
Bước 8 : Tuyển dụng chính thức
- Lập “Phiếu đánh giá kết quả thử việc” trước khi hết hạn thử việc 07 ngày để quyết định tuyển dụng chính thức:
+ Bộ phận đánh giá : Trưởng đơn vị, cấp quản lý trực tiếp trực tiếp. + Mẫu đánh giá : “Bảng đánh giá kết quả thử việc” (phụ lục 3)
+ Khi nhân viên tân tuyển hết thời gian thử việc Trưởng đơn vị đánh giá nhận xét chuyển bảng đánh giá kết quả thử việc theo quy định trong quy trình này để P.HC- NS tiến hành thủ tục ký hợp đồng lao động chính thức.
+ Trong quá trình nhân viên tân tuyển thử việc P.HC-NS có quyền kiểm tra đột xuất tại các đơn vị nếu phát hiện thiếu sót hoặc khơng thực hiện đúng theo quy định trong quy trình này thì P.HC-NS sẽ gửi báo cáo Ban Tổng giám đốc.
+ Trong thời gian thử việc nếu nhân viên không đạt yêu cầu cơng việc thì Trưởng các phòng ban/bộ phận lập phiếu đánh giá nhận xét gửi về P.HC-NS đề xuất chấm dứt thử việc.
- Căn cứ đánh giá và đề xuất của Trưởng đơn vị, nếu nhân sự thử việc:
+ Đạt: P.HC-NS lập Quyết định Bổ nhiệm hoặc Quyết định Tuyển dụng và Hợp đồng Lao động chuyển đến đơn vị có liên quan.
+ Khơng đạt: Phịng HC-NS lập thông báo chấm dứt Hợp đồng thử việc
+ Thời gian thực hiện: 03 ngày làm việc kể từ ngày P.HC-NS nhận được bản đánh giá.
- Lập hợp đồng :
+ Căn cứ ý kiến chấp thuận của Trưởng phòng ban/bộ phận và Ban TGĐ, nhân viên nhân sự lập hợp đồng lao động tuyển dụng chính thức và trình ký theo phân quyền của Ban Tổng Giám đốc.
+ hợp đồng lao động chính thức có thời hạn 01 (một) năm được lập thành 02 (hai) bản, chuyển cho người lao động giữ 01 bản, lưu 01 (một) bản tại P.HC-NS.
+ Trường hợp Trưởng Phòng ban/bộ phận xét thấy nhân viên mới cần thêm thời gian thử việc thì viết phiếu đề xuất chuyển về P.HC-NS để trình Ban TGĐ xét duyệt.
3.2.4. Hồn thiện cơng tác thành lập hội đồng tuyển dụng
Một vấn đề đặt ra cũng khơng kém phần quan trọng trong q trình hồn thiện quy trình tuyển dụng đó là đội ngũ những người tuyển dụng. Những người được chọn lựa vào hội đồng tuyển dụng phải là người có uy tín lâu năm trong nghề, nắm bắt tốt nhu cầu của doanh nghiệp và nhu cầu của ứng viên. Tránh tình trạng thiên vị cho con em cán bộ trong công ty mà việc này phải được làm công khai và khách quan. Giám đốc phải là chủ tịch hội đồng tuyển dụng, người sẽ ra quyết định tuyển dụng cuối cùng.
Công tác tuyển dụng nhân sự trong những năm qua thường chỉ do phịng hành chính nhân sự phụ trách, một khối lượng cơng việc rất lớn dồn cho một bộ phận này cộng với cách làm khơng theo một quy trình cụ thể đã làm giảm đi không nhỏ chất lượng của công tác tuyển dụng nhân sự. Với việc thành lập Hội đồng tuyển dụng nhân sự sẽ giúp cho quá trình tuyển dụng diễn ra một cách bài bản và có kế hoạch hơn, nhờ đó cơng tác tuyển dụng được sự tham mưu, trợ giúp của các bộ phận khác.
Tuy nhiên, Hội đồng tuyển dụng cần phải đảm bảo các yêu cầu sau:
- Giám đốc công ty là Chủ tịch hội đồng tuyển dụng và phải tham gia vào các khâu quan trọng của quá trình tuyển dụng. Các nhà tuyển dụng phải được phân cơng nhiệm vụ rõ ràng, phải có sự thống nhất với nhau trong việc ra quyết định.
- Với quy mô cơng ty Hotdeal thì hội đồng tuyển dụng có thể từ 3 đến 5 người. Ngoài chủ tịch hội đồng tuyển dụng ra cần phải có các bộ phận phân nhiệm riêng từng công việc như phác thảo thông báo tuyển dụng, nhận và xử lý hồ sơ, phỏng vấn, kiểm tra kỷ năng chuyên môn, …
- Các thành viên trong hội đồng tuyển dụng phải được lựa chọn cẩn thận trước khi là thành viên của hội đồng. Họ phải đảm bảo các yêu cầu về kinh nghiệm trong cơng tác tuyển dụng, có trình độ chun mơn và là người nhạy cảm có óc quan sát tốt. Ngồi ra thì họ phải hết sức khách quan, nếu có con em đi tuyển dụng thì đặc biệt khơng được thiên vị để tránh ảnh hưởng đến ứng cử viên khác.
- Với hội đồng tuyển dụng như trên thì cơng tác tuyển dụng nhân sự tại công ty Hotdeal sẽ thành công hơn, tạo điều kiện thuận lợi cho công tác quản trị nguồn nhân lực về sau. Bên cạnh đó thì các thành viên trong hội đồng tuyển dụng sẽ cảm thấy có trách nhiệm hơn với mỗi quyết định của mình trong việc lựa chọn những ứng viên phù hợp nhất.
3.2.5. Bồi dưỡng kỷ năng phỏng vấn cho đội ngũ cán bộ tuyển dụng và cán bộ quản lý quản lý
Kỷ năng phỏng vấn là yếu tố rất quan trọng trong cơng tác tuyển dụng, nó góp phần đánh giá ứng viên một cách tồn diện và chính xác để tuyển chọn được ứng viên phù hợp nhất bổ sung vào lực lượng lao động của công ty. Do đó, để hồn thiện hoạt