STT Tiêu chí Nội dung
1 Chức vụ, bộ phận Vị trí cơng tác, thuộc phịng ban nào hay
bộ phận nào quản lý
2 Tóm tắt cơng việc Mơ tả chung về cơng việc, mục tiêu của
công việc
3 Các mối quan hệ chủ
yếu
Bên trong và bên ngồi cơng ty, mục đ ch quan hệ
4 Các nhiệm vụ và trách
nhiệm
Mô tả chi tiết về trách nhiệm, nghĩa vụ của công việc
5 Quyền hạn
Xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các quyết định tài chính hay nhân sự
6 Tiêu chuẩn trong đánh
giá Chất lƣợng công việc phải hoàn thành
7 Các điều kiện làm việc
- Thời gian làm việc - Môi trƣờmg làm việc - Các công cụ, dụng hỗ trợ
Nguồn: Tổng hợp từ tác giả từ các tài liệu
Để việc triển khai thực hiện tốt việc xây dựng bảng mô tả cơng việc, tác giả đề xuất các trình tự cơng ty cần tiến hành theo các bƣớc sau:
Thứ nhất, công ty phải thành lập tổ chuyên trách gồm các trƣởng phòng ban và chuyên viên thực hiện xây dựng bản mô tả công việc n m dƣới sự chỉ đạo trực tiếp của tổng giám đốc công ty. Ngoài ra, tác giả đề nghị tổ chuyên trách nên thống nhất nội dung triển khai trƣớc với ban lãnh đạo công ty nh m tăng t nh ch nh xác trong xây dựng các bảng mô tả công việc trên cơ sở phối họp với bộ phận tổ chứctiền lƣơng và phù hợp hóa với thực tế cơng việc của đơn vị.
Thứ hai, công ty cần thực hiện theo phƣơng pháp thảo luận cơng khai. Các phịng ban chức năng c nhiệm vụ cung cấp thông tin chi tiết chính xác cơng việc của
58
mình cho tổ chuyên trách. Quản lý các bộ phận và nhân viên cùng bàn bạc thảo luận để đi đến thống nhất về nội dung bản mô tả công việc trên cơ sở chức năng nhiệm vụ, năng lực cần thiết đƣợc cụ thể h a, định lƣợng qua phân tích cơng việc và mục tiêu cơng việc.
Bên cạnh bảng mô tả công việc t ng chức danh, công ty cần phối hợp xác lập lại bản mơ tả chức năng, nhiệm vụ t ng phịng, ban để c sơ đồ chỉ rõ mối quan hệgiữa các bộ phận với nhau.
3. Kết quả dự kiến:
Đối với công ty, xây dựng bảng mô tả công việc các chức danh giúp ban lãnh đao thấy đƣợc sự chồng chéo trong công việc, sự dƣ th a và thiếu hụt nhân sự ở bộ phận phòng ban; làm cơ sở cho công tác đánh giá trả lƣơng và đánh giá khen thƣởng; có tác dụng khuyến khích nhân viên tích cực trong cơng việc, giúp trƣởng các bộ phận bố trí hợp lí cơng việc cho các cá nhân. Qua đ , lãnh đạo cũng c cái nhìn tổng quát trong điều chỉnh cơcấu tổ chứchợp lý nh m đáp ứng nhu cầu sản xuất kinh doanh và mục tiêu phát triển của công ty.
Bảng mô tả công việc sẽ là căn cứ quan trọng khi xét tuyển đầu vào trong quá trình tuyển chọn nhân viên mới. T đ , thể hiện sự cam kết cụ thể của hai bên về trách nhiệm, mục tiêu và hiệu quả công việc.
3.2.4 Xây dựng các tiêu chí đánh giá mức độ hồn thành cơng việc: 1. Nội dung giải pháp:
Xây dựng tiêu ch , phƣơng pháp đánh giá mức độ hồn thành cơng việc nh m xác định đƣợc chất lƣợng hồn thành cơng việc của nhân viên, phát hiện ra các mặt đạt đƣợc và chƣa đạt đƣợc trong bố trí cơng việc làm cơ sở cho việc đánh giá mức trách nhiệm để tính mức lƣơng trách nhiệm và các khen thƣởng cho nhân viên.
Xây dựng các tiêu ch đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ nh m hƣớng công tác trả lƣơng theo hiệu quả của làm việc, đảm bảo sự công b ng, khắc phục đƣợc sự bất hợp l trong công tác đánh giá theo chủ quan không c tiêu ch định lƣợng rõ ràng hoặc chỉ theo sự cảm tính của cấp quản lý.
59
2. Cách thức tiến hành:
Tác giả đã xây dựng các tiêu ch để định lƣợng để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ của nhân viên căn cứ vào bảng mô tả công việc của t ng cá nhân. Theo đ các phòng, ban sẽ tạo ra các phiếu đánh giá ứng với 5 tiêu chí và 5 mức đánh giá theo tác giả đề xuất tại bảng 3.2 trên cơ sở dựa vào bảng mô tả chi tiết công việc tại bảng 3.1
Bảng 3.2: Bảng đánh giá mức độ hồn thành cơng việc hằng tháng
Tên nhân viên: Ngƣời đánh giá:
Chức danh: Ngày đánh giá:
Bộ phận: Tổng số điểm đánh giá: TIÊU CHÍ XUẤT SẮC KHÁ ĐẠT YÊU CẦU DƢỚI YÊU CẦU TỐI THIỂU
Khối lƣợng công việc 5 4 3 2 1
Chất lƣợng công việc 5 4 3 2 1
Cách thức xử lý công việc 5 4 3 2 1
Thái độ làm việc 5 4 3 2 1
Tinh thần hợp tác 5 4 3 2 1
Nguồn: Trần Kim Dung, 2011.
T phiếu đánh giá công việc sẽ quy đổi ra mức trách nhiệm theo tổng số điểm nhƣ sau:
- A+: t 21 đến 25 điểm - A: t 16 đến 20 điểm - B: t 10 đến 15 điểm - C: dƣới 10
H ng tháng, nhân viên có nhiệm vụ tự đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ và gửi cho lãnh đạo bộ phận. Lãnh đạo bộ phận có trách nhiệm đánh giá vào phiếu và thống nhất nhân viên để kết luận tổng điểm đánh giá và mức trách nhiệm đƣợc nhận, sau đ lập bảng tổng hợp và gửi về phòng DIR (Văn phòng Tổng giám đốc) để trình lãnh đạo cơng ty phê duyệt và căn cứ trả lƣơng ứng với mức trách nhiệm.
60
3. Kết quả dự kiến:
Xây dựng các tiêu ch , phƣơng pháp đánh giá đối với t ng vị trí, chức danh, quy định mức độ hồn thành nhiệm vụ, giúp cho việc đánh giá mức độ hồn thành cơng việc của nhân viên một cách ch nh xác hơn, khắc phục đƣợc một số nhƣợc điểm của cách đánh giá t ng vị trí theo hình thức.
Tiền lƣơng của nhân viên đƣợc điều chỉnh theo mức trách nhiệm nhận đƣợc trên tổng số điểm đánh giá c đƣợc qua 05 tiêu chí. Do vậy, khuyến kh ch đƣợc nhân viên nâng cao đƣợc năng suất và hiệm quả cơng việc. Ngồi ra còn tạo động lực cho nhân viên thể hiện khả năng của bản thân qua các xử lý công việc và giao tiếp đồng nghiệp. Các kết quả đánh giá tạo cơ sở cho việc khen thƣởng xét thi đua h ng năm, đào tạo và đề bạt phát triển,… g p phần giúp công ty quản lý tiền lƣơng một cách khoa học và quản trị tốt nguồn nhân lực.
4. Điều kiện thực hiện:
Để ứng dụng đƣợc giải pháp thì cần phải có sự cơng b ng minh bạch khách quan, trong việc đánh giá của cấp lãnh đạo bộ phận. Ngoài ra tuỳ thuộc vào bản chất của t ng loại cơng việc mà có thể đƣa ra các tiêu ch lựa chọn có thể khác nhau. Việc đƣa ra các tiêu ch đánh giá cần phải đƣợc tiến hành trên cơ sở các đặc trƣng c liên quan đến hiệu quả công việc.
3.2.5 Xây dựng cách trả thƣởng căn cứ vào kết quả kinh doanh của công ty: 1. Nội dung giải pháp:
Hiện nay, mức lƣơng tháng 13 chi trả h ng năm của công ty chƣa gắn kết chặt chẽ với kết quả hoạt động kinh doanh của công ty. Việc chi trả này đƣợc thống nhất vào cuối năm thông qua cuộc họp giữa Ban Giám đốc, đại diện ngƣời lao động và các Trƣởng bộ phận trong công ty.
Tổng qu thƣởng lƣơng tháng 13 không đƣợc tr ch căn cứ vào phần trăm lợi nhuận của năm và chƣa công bố trƣớc cho ngƣời lao động đƣợc biết nên chƣa tạo đƣợc động lực phấn đấu và cố gắng trong công việc của nhân viên.
61
Thực tế hiện nay, ngƣời lao động khi nhận đƣợc thƣởng luôn so sánh mức thƣởng của cá nhân nhận đƣợc qua các năm và thƣờng c tâm l là thƣởng của năm sau phải cao hơn năm trƣớc vì cần phải có một phần bù trƣợt giá hàng năm. Do đ , khi doanh nghiệp hoạt động không hiệu quả, chi trả mức thƣởng thấp hơn cũng sẽ gặp phải nhiều sự phản đối của ngƣời lao động. Chính vì thế, việc duyệt tổng qu thƣởng căn cứ vào phần trăm lợi nhuận của công ty hàng năm là một yêu cầu cấp thiết đặt ra đối với doanh nghiệp.
2. Cách thức tiến hành:
Việc khen thƣởng cuối năm sẽ căn cứ trên kết quả kinh doanh cuối năm của Công ty và kết quả thực hiện công việc của t ng nhân viên. Tiền thƣởng sẽ bao gồm 2 phần bao gồm:
- Tiền thƣởng cố định hàng năm: Khi Công ty đạt mức doanh thu theo kế hoạch thì Cơng ty sẽ thƣởng cho tồn bộ nhân viên tùy thuộc vào mức thu nhập, thâm niên của t ng nhân viên mà Công ty đang áp dụng.
- Tiền thƣởng theo mức lợi nhuận tăng: Đƣợc thực hiện khi mức doanh thu, lợi nhuận của Công ty tăng vƣợt so mới định mức. Mức tăng lợi nhuận này sẽ đƣợc Cơng ty tính tốn và trích một tỷ lệ phần trăm nhất định để t nh thƣởng cho các nhân viên. Việc t nh thƣởng theo mức tăng lợi nhuận sẽ đƣợc Cơng ty tính tốn trên cơ sở xếp hạng thành tích cho t ng nhân viên theo thứ tự xếp hạng I, II, III, ..., mỗi thứ hạng sẽ tƣơng ứng với tiêu chuẩn khen thƣởng mà hệ số khen thƣởng sao cho phù hợp với mức tỷ lệ phần trăm lợi nhuận đƣợc trích ra
3. Kết quả dự kiến:
Giải pháp này đƣa ra nh m bảo đảm sự cân b ng giữa lợi nhuận của doanh nghiệp và quyền lợi của ngƣời lao động, duy trì quan hệ lao động lâu dài, bền vững giữa hai bên trên nguyên tắc hai bên cùng có lợi. Giải pháp này giúp cho việc thƣởng theo doanh số h ng tháng và quyết định tổng qu thƣởng tháng 13 khơng cịn mang tính chủ quan, đồng thời gia tăng sự gắn kết và tạo sự nỗ lực làm việc của ngƣời lao động trong công ty để tăng năng suất lao động.
62
Đối với giải pháp thƣởng lƣơng tháng 13 căn cứ vào kết quả kinh doanh, hàng năm, công ty cũng c xem xét đến vào kết quả kinh doanh để chi thƣởng cho ngƣời lao động do đ , việc đƣa ra giải pháp tính qu thƣởng tháng 13 b ng tỷ lệ phần trăm của lợi nhuận cũng không làm ảnh hƣởng lớn đến quyền lợi của công ty và ngƣời lao động công ty. Thêm vào đ , Ban Giám đốc công ty cũng c chủ trƣơng thực hiện, chi phí triển khai thực hiện không cao nên giải pháp có thể ứng dụng tốt tại công ty.
4. Điều kiện thực hiện:
Để có thể ứng dụng đƣợc giải pháp này, thì cần phải có sự ủng hộ và mong muốn thực hiện của Ban Giám đốc công ty. Đồng thời, Công ty cũng phải phổ biến và làm tốt công tác tƣ tƣởng cho ngƣời lao động để triển khai đƣợc thuận lợi.
3.2.6 Các giải pháp khác:
3.2.6.1 Cải thiện điều kiện làm việc: 1. Nội dung giải pháp:
Đặc thù của công nhân bộ phận sản xuất nhƣ tổ tiện, tổ hàn, tổ cắt, tổ sơn, tổ phụ phải làm việc trong mơi trƣờng có nhiều khói bụi là kim loại, hóa chất, thiếu ánh sáng, dễ gây ra các bệnh nghề nghiệp ảnh hƣởng đến sức khỏe.
Do đ , việc trang bị đầy đủ các công cụ, phƣơng tiện vật chất, k thuật hết hợp việc hƣớng dẫn đúng thao tác an tồn cho cơng nhân là hết sức cần thiết.
Ngoài ra việc trang bị đầy đủ các công cụ, phƣơng tiện cũng g p phần giúp các công nhân làm việc hiệu quả hơn và giảm đƣợc thời gian hao phí khơng cần thiết.
2. Cách thức tiến hành:
Công ty đã trang bị các dụng cụ làm việc cho các công nhân làm việc trong bộ phận sản xuất. Tuy nhiên, theo tác giả vẫn còn một số điểm cần phải chú ý thêm.
Thứ nhất, trang bị đầy đủ các cơng cụ, phƣơng tiện làm việc có chất lƣợng, đảm bảo các điều kiện k thuật an tồn. Cơng ty cấp đồ bảo hộ lao động theo yêu cầu của ngƣời lao động chứ chƣa thật sự chú đến cơng dụng thực tế ví dụ nhƣ cần thay thế quần áo cho cơng nhân b ng chất liệu thống mát dễ dàng thao tác mà vẫn phải đảm bảo tiêu chuẩn an tồn theo quy định; trang bị bao tay cho cơng nhân đối
63
với các khâu thực hiện sản xuất; trang bị giày bảo hộ có chất lƣợng và chống trơn trợt tại xƣởng sản xuất, sửa chữa; trang bị khẩu trang để tránh hít q nhiều khói, bụi, vụn kim loại t mơi trƣờng; trang bị kính và quần áo đặc thù cho công nhân ở tổ hàn và tổ sơn vì thƣờng xuyên làm việc với mơi trƣờng có hóa chất và tiếp xúc với tia lửa điện dễ gây cháy. Đối với công nhân tổ tiện và tổ cắt cũng cần phải đƣợc trang bị kính bảo hộ lao động để tránh các mạt kim loại trúng vào mắt.
Thứ hai, máy móc, thiết bị cơ giới phải đƣợc kiểm định nếu thuộc danh mục cần đƣợc kiểm định, thƣờng xuyên đƣợc bảo dƣỡng, sửa chữa và kiểm tra đảm bảo an toàn mới đƣợc sử dụng. Thay thế các thiết bị lâu năm hay bị hƣ hỏng thƣờng xuyên để đảm bảo an tồn.
Thứ ba, cơng ty phải có các biện pháp đảm bảo an toàn, cứu chữa kịp thời cho ngƣời lao động làm việc khi xảy ra tai nạn lao động nhƣ: thuốc, dụng cụ y tế để sơ cấp cứu tai nạn lao động,... Tổ chức các lớp hƣớng dẫn sơ cấp cứu tại chỗ cho ngƣời lao động nh m giúp xử lý kịp thời với tai nạn.
Thứ tƣ, tất cả đối tƣợng trƣớc khi tham gia vào công việc đều phải đƣợc huấn luyện về an toàn vệ sinh lao động (trƣớc tiên cần tổ chức đào tạo kiến thức, kĩ năng cho cán bộ chuyên mơn, quản lý vấn đề an tồn vệ sinh lao động tại đơn vị). Các quy trình, quy phạm k thuật an tồn cần đƣợc xây dựng thành văn bản và phổ biến đến các đơn vị: Hƣớng dẫn ngƣời lao động thực hiện công việc đúng cách theo các quy trình quy định đã ban hành. Đối với các thao tác k thuật thì cần xây dựng các tài liệu, phim hƣớng dẫn để ngƣời lao động có thể dễ dàng tiếp thu và thực hiện chính xác.
Thứ năm, thực hiện đo đạc môi trƣờng làm việc định kỳ h ng năm nh m xác định ra các thành phần vƣợt tiêu chuẩn quy định để có biện pháp xử lý và khắc phục kịp thời. Tiến hành báo cáo định kỳ 6 tháng/lần.
3. Kết quả dự kiến:
Khi thực hiện trang bị đúng và đầy đủ công cụ, phƣơng tiện làm việc cho ngƣời lao động sẽ có tác dụng tích cực trong việc phịng tránh đƣợc các tai nạn lao động không đáng c xảy ra trong quá trình làm việc hay các loại bệnh nghề nghiệp mà
64
công nhân thƣờng gặp phải, c tác động không tốt đến sức khỏe nhất là khi họ lớn tuổi ảnh hƣởng lớn đến năng suất làm việc. Ngồi ra, việc chú trọng cơng tác này khơng những đem lại lợi ích cho cơng ty mà cịn là việc làm có ích cho xã hội, cho bản thân ngƣời lao động.
Khi thực hiện cải thiện điều kiện làm việc của ngƣời lao động hợp lý sẽ góp phần nâng cao đƣợc tinh thần làm việc và rút ngắn đƣợc thời gian làm việc qua đ g p phần tăng năng suất lao động cho công ty. Đồng thời sức khỏe của ngƣời lao động cũng đƣợc cải thiện qua đ sẽ làm tăng chất lƣợng của sản phẩm làm ra giúp thƣơng hiệu của công ty ngày càng tăng cao.
4. Điều kiện thực hiện:
Để ứng dụng đƣợc giải pháp, Công ty cần phải kiểm tra, thống kê lại danh mục các công cụ, phƣơng tiện làm việc hiện có tại cơng ty để tiến hành đánh giá và trang bị lại cho hợp l . Đối với dụng cụ bảo hộ nhƣ quần, áo, mắt k nh, găng tay … thì cần phải c quy định chính xác trang bị cho t ng loại công nhân nh m tiết kiệm tránh lãng phí khơng cần thiết.
3.2.6.2 Gia tăng giá trị của các chế độ phúc lợi dành cho nhân viên: