1 .Những vấn đề chung về ý thức trách nhiệm
1.3 .Nhân viên văn phịng trong cơng ty Nhật Bản
3.7. Giải pháp nâng cao tinh thần hợp tác, làm việc nhóm hiệu quả trong cơng việc,
- Luôn lưu tâm tới suy nghĩ của nhân viên. Điều này sẽ mang lại rất nhiều kết quả bất ngờ bởi có khơng ít các nhân viên rất quan tâm tới tiến trình phát triển của cơng ty ở thời điểm hiện tại và tương lai. Đồng thời, nếu doanh nghiệp cho họ quyền được phát biểu chính kiến riêng, họ sẽ đóng góp khơng ít những ý tưởng mà có thể mang lại sự khác biệt đáng kể cho quá trình phát triển công ty.
- Liên tục cập nhật thông tin. Trong giới kinh doanh thường truyền tụng một câu châm ngơn “Khơng có tin gì có nghĩa là mọi việc đều tốt đẹp”. Tuy nhiên, điều này cũng có mặt trái của nó, bởi nó sẽ mang lại sự tự mãn cho khá nhiều người; từ đó dẫn tới việc họ cho rằng mọi việc họ làm đều là hồn hảo. Bên cạnh đó, theo tâm lý chung, các nhân viên luôn muốn được các cán bộ quản lý cập nhật về tình hình kinh doanh và đưa ra đánh giá về năng lực làm việc của họ một cách thường xuyên. Vì vậy, doanh nghiệp hãy sử dụng bản ghi nhớ, email, điện thoại hoặc các cuộc họp nhóm để thơng báo những tin tức mới về sự thay đổi nhân sự, quy trình làm việc và sự ra mắt của các sản phẩm mới cho các thành viên trong nhóm làm việc của mình.
- Ghi nhận thành tích của cá nhân và tập thể nhóm. Nhà quản lý có thể sử dụng nhiều phương pháp để ghi nhận thành tích làm việc của các nhân viên, ví dụ như đề bạt lên vị trí cao hơn, khen thưởng và nếu có thể, đăng tải những thành tích cụ thể trên bản tin nội bộ. Ngồi ra, cũng có thể gửi thiếp, email hoặc gọi điện thoại chúc mừng. Nhân viên sẽ luôn nỗ lực hết sức vì công ty nếu bạn biết cách ghi nhận những công sức của họ đã bỏ ra
- Đặt ra các mục tiêu có tính thách thức. Kinh nghiệm của nhiều chun gia cho thấy con người thường nỗ lực hết sức để đạt được những gì mà họ được trơng đợi. Nếu doanh nghiệp biết cách đặt ra các mục tiêu có tính thách thức phù hợp, nhóm làm việc sẽ cố gắng hết mình để hồn thành nó.
- Tạo mọi điều kiện để nhân viên vươn tới thành cơng. Một nhóm làm việc sẽ khơng thể có động lực phát triển nếu họ không được trang bị đủ những điều kiện cần thiết cho công việc của mình. Khái niệm này bao gồm: trang thiết bị, hỗ trợ nội bộ, nguyên – tài liệu, các khóa đào tạo…. Với những nhân viên có năng lực và chăm chỉ, họ sẽ dễ đạt tới thành công nếu được tạo mọi điều kiện trong công việc.
- Hỗ trợ tận tình những cá nhân năng lực cịn yếu kém. Các nhóm làm việc thường rất mong đợi người quản lý có thể hỗ trợ chặt chẽ cho những thành viên có năng lực chưa đạt tiêu chuẩn. Điều này hoàn tồn hợp lý bởi nếu có cấp trên trợ giúp, cộng thêm với sự nỗ lực vượt bậc của những thành viên đó, họ sẽ nhanh chóng đạt được chuẩn như những thành viên khác trong nhóm. Tuy nhiên, hiện nay, khá nhiều cán bộ quản lý bỏ qua tình trạng này bởi họ lo rằng điều đó sẽ ảnh hưởng khơng nhỏ tới thời gian và hiệu suất làm việc của bản thân. Nếu điều này không được giải quyết một cách triệt để, nó sẽ gây ảnh hưởng khơng nhỏ tới hiệu suất và tinh thần làm việc chung của cả nhóm.
- Có lịng tin vào nhân viên. Phần lớn nhân viên đều mong muốn có thể làm việc ở mức độ tốt nhất. Tuy nhiên, vẫn có khá nhiều cán bộ lãnh đạo quản lý doanh nghiệp theo kiểu hồi nghi. Họ sử dụng camera bí mật, theo dõi email và ràng buộc nhân viên bằng nhiều thứ quy định rối rắm và thậm chí là bất hợp lý nhằm kiểm sốt nhân viên của mình. Họ đâu biết rằng điều đó chỉ mang đến cho nhân viên một tâm lý nặng nề. Do vậy, hiệu suất công việc sẽ bị giảm sút rất nhiều bởi các nhân viên đều làm việc với một tinh thần đối phó và chờ đợi hết giờ làm.
- Đánh giá tiềm năng từng nhân viên: Quản lý giỏi là người biết đánh giá đúng năng lực, khơi gợi tiềm năng giúp nhân viên hăng hái làm việc. Mỗi cộng sự dưới quyền đều có điểm mạnh, yếu và hồn tồn có khả năng mắc lỗi. Đây là một trong những cơng việc địi hỏi nghệ thuật ứng xử khéo léo của lãnh đạo. Đạt được mục đích nhưng khơng gây tổn thương đến lịng tự trọng nhân viên là điều bạn cần lưu ý. Chỉ tiêu đánh giá năng lực luôn là điều mọi thành viên công ty lưu tâm. Việc thông tin cho nhân viên cụ thể từng chỉ tiêu là một bước cần thiết. Từ đó, họ có thể cải thiện kỹ năng, kiến thức để nâng cao hiệu suất làm việc.
- Lựa chọn đúng vị trí: Con người là yếu tố vơ cùng quan trọng, quyết định thành công hay thất bại của một tổ chức. Mọi nhà quản lý, điều hành nên đặt mối quan tâm về con người lên hàng đầu trong chiến lược xây dựng và phát triển tổ chức.
- Đào tạo thường xuyên: Rất nhiều doanh nghiệp cho rằng việc đào tạo là vơ ích, tốn chi phí. Đây thực sự là một nhận thức sai lầm. Muốn xây dựng được thương hiệu uy tín, sản xuất ra những sản phẩm chất lượng, đội ngũ nhân viên phải chuyên nghiệp. Chỉ 1 phương pháp duy nhất: doanh nghiệp phải tạo điều kiện tốt nhất để nhân viên học hỏi, bổ sung kiến thức mới.
Các chương trình đào tạo thường kết hợp truyền đạt kiến thức và chia sẻ. Qua những buổi huấn luyện không chỉ trang bị cho nhân viên các kỹ năng nghề nghiệp, cịn tạo điều kiện gắn bó với nhau hơn.
- Khuyến khích lập kế hoạch nghề nghiệp: Mục tiêu cơng việc là một phần quan trọng trong đánh giá nhân viên. Hãy khuyến khích cấp dưới thiết lập mục tiêu cơng việc rõ ràng. Như vậy nhân viên sẽ có trách nhiệm với cơng việc và cố gắng hoàn thành mục tiêu đề ra.
Hãy định hướng kế hoạch nghề nghiệp của nhân viên xây dựng theo sát chiến lược của doanh nghiệp. Bí quyết này là nền tảng cho mọi thứ khác.
- Hãy nhạy bén với những vấn đề làm tắt lửa nhiệt tình như điều kiện làm việc, thời gian làm việc kéo dài và xung đột nội bộ nhân viên với nhau. Chính mối quan hệ gần gũi với nhân viên sẽ giúp bạn kịp thời giải quyết rắc rối ngay khi điều đó xảy ra.
- Khen thưởng và động viên: Khen ngợi nhân viên ngay lúc đầu, khi mà họ bắt đầu hiểu và thực hiện được gần đúng công việc. Đừng chờ đến khi nhân viên làm thật đúng rồi mới khen. Những việc làm gần đúng sẽ tạo nên một việc làm thật đúng. Ngoài ra, đừng bao giờ khiển trách hoặc phạt nhân viên khi họ đang tìm tịi, học hỏi cách làm tốt cơng việc.
- Chú trọng văn hố cơng ty: Trung thực, thẳng thắn, cơng bằng và quan tâm tới yếu tố con người thể hiện cái tâm của nhà quản lý giỏi. Xét về mặt cảm tính, nhà quản lý thường có thiện cảm khác nhau với từng nhân viên, nhưng trong tổ chức phải tỏ ra không thiên vị và quan tâm đồng đều. Làm việc dưới quyền quản lý giỏi công tâm, biết động viên khích lệ, sự gắn bó trung thành với cơng ty chắc chắn sẽ cao.
- Khiển trách đúng cách: Khen chê là cả một nghệ thuật. Nhiều người lãnh đạo thường nghĩ rằng nếu mình nhắm mắt làm ngơ những lỗi lầm của nhân viên thì sẽ
nhận được sự kính trọng của cấp dưới. Suy nghĩ sai lầm này sẽ không chỉ kéo công việc của họ mà cịn của cả nhóm đi xuống. Vì vậy, đừng ngần ngại khi phê bình khi cấp dưới khơng làm tốt cơng việc được giao. Cùng với đó, nhà quản lý cũng nên tìm hiểu ngun nhân tại sao họ lại làm khơng tốt nhiệm vụ, tránh đưa ra những nhận xét cá nhân, gây ảnh hưởng đến mối quan hệ giữa cấp trên và nhân viên.
- Đưa ra nhiều lựa chọn: Chắc chắn khi làm việc, không thể tránh khỏi những lúc bất đồng quan điểm giữa cấp trên và cấp dưới. Vì vậy, để giải quyết được vấn đề này, bạn không nên chỉ đưa khăng khăng giữ nguyên ý kiến của mình và bắt cấp dưới phải làm theo. Hãy đưa nhiều lựa chọn để cả nhóm có thể thảo luận và cùng chọn ra phương án tốt nhất, như vậy khơng chỉ tháo gỡ được sự khó chịu mà cịn tránh đẩy xung đột và mâu thuẫn tăng cao hơn.
- Tạo khơng khí vui vẻ: Một người lãnh đạo chun nghiệp ln có cách để tạo bầu khơng khí vui vẻ, thoải mái trong mọi tình huống. Bên cạnh cơng việc, cũng nên tìm cách sát lại với mọi người thơng qua các hoạt động vui chơi, giải trí. Tình cảm giữa các thành viên trong nhóm là một trong những đóng góp quan trọng vào thành cơng của nhóm và giúp giảm thiểu các xung đột khi làm việc.