7 .Kết cấu của đề tài
3.2 Những giải pháp vận dụng kế toán quản trị trong các doanh nghiệp sản
3.2.1 Xác định nội dung thơng tin kế tốn quản trị
3.2.1.1 Đối với doanh nghiệp có quy mơ nhỏ.
Nội dung KTQT trong loại hình doanh nghiệp này chủ yếu là xây dựng hệ thống chi phí tính giá thành trực tiếp và hệ thống dự tốn có giới hạn dự tốn sản xuất, dự toán tiêu thụ, dự tốn ngun vật liệu trực tiếp, dự tốn nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán giá vốn, dự toán kết quả kinh doanh
Xây dựng hệ thống chi phí tính giá thành sản phẩm theo phương pháp xác định chi phí thực tế
Để cung cấp thơng tin cho phù hợp với các quyết định của nhà quản trị thì KTQT cần phải nhận diện và đo lường chi phí theo nhiều cách khác nhau. Theo mối quan hệ với quy mơ hoạt động thì chi phí được phân loại thành: biến phí, định phí và chi phí hổn hợp. ( Xem phụ lục 3- Bảng 3.1)
Giá thành sản xuất sản phẩm theo phương pháp xác định chi phí trực tiếp bao gồm các chi phí sản xuất biến đổi, đó là các chi phí ngun vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp và các chi phí sản xuất chung biến đổi, cịn các chi phí sản xuất cố định được coi là chi phí thời kỳ và được tính vào chi phí kinh doanh ngay khi phát sinh.
Do phương pháp chi phí trực tiếp phân loại chi phí theo mối quan hệ với mức độ hoạt động nên lợi nhuận báo cáo theo phương pháp chi phí biến đổi chỉ phụ thuộc vào mức độ tiêu thụ sản phẩm, không phụ thuộc vào mức độ sản xuất sản phẩm hay sự biến động của mức sản phẩm tồn kho.
Phương pháp chi phí trực tiếp sẽ có ích hơn trong việc đánh giá hoạt động của nhà quản lý vì lợi nhuận báo cáo theo phương pháp này phản ánh đúng đắn hơn thực chất kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống dự toán để phục vụ yêu cầu hoạch định.
Lập dự toán là một công cụ định hướng được sử dụng rộng rãi trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh nhằm giúp các nhà quản trị trong việc hoạch định và kiểm soát. Các DN có quy mơ nhỏ có đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh đơn giản, qui trình cơng nghệ sản xuất còn lạc hậu, đặc điểm tổ chức quản lý và trình độ quản lý cỏn thấp…., nên loại hình DN này áp dụng mơ hình dự tốn ấn định thông tin từ trên xuống và thiết lập các dự tốn có giới hạn như dự tốn doanh thu, dự toán sản xuất, dự toán NVLTT, dự tốn nhân cơng trực tiếp, dự tốn chi phí sản xuất chung, dự tốn giá vốn, dự tốn chi phí bán hàng, dự tốn chi phí quản lý doanh nghiệp, dự toán kết quả kinh doanh.
- Mơ hình lập dự tốn ấn định thơng tin từ trên xuống: theo mơ hình này các chỉ tiêu dự toán được định ra từ ban quản lý cấp cao của tổ chức, sau đó truyền xuống cho quản lý cấp trung gian, sau khi cấp quản lý trung gian xem xét sẽ chuyển xuống cho quản lý cấp cơ sở làm mục tiêu, kế hoạch trong việc tổ chức hoạt động tại từng bộ phận trong doanh nghiệp. Khi lập dự tốn theo mơ hình này địi hỏi nhà quản lý cấp cao phải có tầm nhìn tổng qt, tồn diện về mọi mặt của DN và nhà quản lý cấp cao phải nắm vững chặt chẽ chi tiết hoạt động của từng bộ phận trong DN.
Sơ đồ 3. 1 : Quy trình lập dự tốn trong DN có quy mơ nhỏ
Dự tốn doanh thu: là dự toán nền tảng để lập các dự toán khác của
DN. Dự toán này cho thấy doanh thu dự kiến trong kỳ kế toán. Sau khi dự tốn doanh thu được lập, nó quyết định khối lượng sản phẩm cần sản xuất để đáp ứng cho nhu cầu tiêu thụ. Tiếp theo dự toán doanh thu được lập sẽ làm cơ sở cho việc lập dự toán nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp, chi phí sản xuất chung và ảnh hưởng đến dự toán kết quả hoạt động kinh doanh. Vì vậy, cần phải lập dự tốn doanh thu chính xác để các dự tốn khác cho đáng tin cậy. Khi lập dự toán doanh thu cần phải dựa trên các yếu tố sau:
- Tình hình tiêu thụ sản phẩm của các kỳ trước. - Chính sách giá của DN.
- Chính sách quảng cáo, khuyến mãi của DN. - Tình hình đối thủ cạnh tranh.
- Tình hình biến động kinh doanh theo mùa vụ và những nhân tố khác tác động đến hoạt động của DN. ( Xem phụ lục 4- bảng 3.3)
Dự toán sản xuất: dự toán sản xuất được lập dựa trên cơ sở số lượng
tiêu thụ, số lượng dự trữ cho kỳ kế tiếp và tồn kho thành phẩm đầu kỳ. Mục đích
Dự toán doanh thu
Dự toán sản xuất Dự toán NC trực tiếp Dự tốn chi phí SXC Dự tốn NVL trực tiếp Dự toán kết quả kinh doanh Dự toán CP bán hàng và dự toán CP quản lý DN Dự toán tồn kho thành phẩm, SPDD Dự toán mua NVL
của dự tốn này phải tính được số lượng sản phẩm cần sản xuất trong kỳ và đảm bảo mức tồn kho tối thiểu nhưng quá trình tiêu thụ vẫn được liên tục.
Để lập dự toán sản xuất, nhân viên lập dự toán cần thiết phải dự kiến cả số lượng sản phẩm tồn kho cuối kỳ. Nếu số lượng sản phẩm tồn kho được tính quá nhiều thì sẽ gây ứ đọng vốn và tốn chi phí dự trữ hàng tồn kho, cịn nếu tính tồn kho quá ít sẽ ảnh hưởng đến việc tiêu thụ và sản xuất của kỳ sau. (xem phụ lục 4- bảng 3.4)
Dự tốn chi phí ngun vật liệu trực tiếp: dự toán này được lập để
tính ra lượng nguyên vật liệu và chi phí nguyên vật liệu cần thiết cho quá trình sản xuất, và xác định lượng nguyên vật liệu cần mua để thoả mãn nhu cầu sản xuất và tồn kho cuối kỳ. Để lập dự toán này, ta cần phải căn cứ vào số sản phẩm từng loại sản xuất trong kỳ, mức tiêu hao NVL cho một sản phẩm, định mức tồn kho NVL trực tiếp cuối kỳ, số lượng NVL hiện có đầu kỳ, định mức giá từng loại NVL trực tiếp. (xem phụ lục 4- bảng 3.5)
Dự tốn chi phí nhân cơng trực tiếp: để lập dự toán này phải xây dựng định mức thời gian lao động trực tiếp cần để sản xuất ra một loại sản phẩm và định mức giá một giờ công lao động trực tiếp. (xem phụ lục 4- bảng 3.6)
Dự tốn chi phí sản xuất chung: dự toán này được lập dựa vào số lượng sản phẩm sản xuất, định mức biến phí sản xuất chung, định mức định phí sản xuất chung. Cụ thể là số lượng sản xuất, định mức thời gian cho một đơn vị sản phẩm và đơn giá phân bổ biến phí, định phí sản xuất chung.(xem phụ lục 4- bảng 3.7)
Dự tốn chi phí bán hàng: chi phí bán hàng là một loại chi phí gián
tiếp, nó có thể liên quan đến nhiều loại sản phẩm tiêu thụ, nên khơng thể xác định chi phí bán hàng riêng cho từng loại sản phẩm. Vì vậy, để lập dự toán này ta cần thu thập thơng tin chi phí bán hàng năm trước, tính tỷ lệ từng yếu tố chi phí so với doanh thu bán hàng cùng kỳ và sử dụng tỷ lệ này dự báo chi phí bán hàng cho kỳ kế hoạch. (xem phụ lục 4- bảng 3.8).
nghiệp là chi phí có tính chất chung liên quan đến tồn doanh nghiệp mà không liên quan trực tiếp đến bộ phận cụ thể nào, nên việc dự tốn biến phí quả lý doanh nghiệp dựa vào phương pháp thống kê kinh nghiệm. Dựa vào biến phí quản lý DN so với tổng biến phí sản xuất ở các kỳ trước để xác định tỷ lệ biến phí quản lý DN bình qn giữa các kỳ, cịn định phí quản lý DN thường khơng thay đổi nên có thể căn cứ vào định phí quản lý DN của kỳ trước để lập dự tốn định phí quản lý DN cho kỳ kế hoạch. (xem phụ lục 4- bảng 3.9)
Dự toán kết quả kinh doanh: dự tốn này được lập nhằm mục đích
xác định lợi nhuận dự kiến trong kỳ, là cơ sở để so sánh, đánh giá quá trình hoạt động kinh doanh trên cơ sở phân tích tình hình thực hiện kế hoạch lợi nhuận, kế hoạch sản xuất kinh doanh khi kết thúc kỳ thực hiện dự toán. (xem phụ lục 4- bảng 3.10, 3.11)
3.2.1.2 Đối với doanh nghiệp có quy mơ vừa.
Nội dung KTQT trong loại hình DN này gồm xây dựng hệ thống chi phí tính giá thành sản phẩm theo giá phí thực tế và theo chi phí dự tốn, lập hệ thống dự toán phục vụ cho yêu cầu hoạch định, thiết lập các thông tin phục vụ cho việc ra các quyết định ngắn hạn.
Xây dựng hệ thống chi phí tính giá thành sản phẩm theo giá phí thực tế và theo chi phí dự tốn.
Đặc điểm của mơ hình này là tập hợp chi phí phát sinh trong kỳ vẫn ghi chép và phản ánh theo số liệu thực tế, tuy nhiên việc kết chuyển chi phí sản xuất để tính giá thành sản phẩm hoàn thành trong kỳ lại dựa vào số liệu chi phí thực tế và chi phí ước tính.
Khoản mục chi phí vật liệu trực tiếp và chi phí nhân cơng trực tiếp thường được tập hợp trực tiếp cho từng đối tượng tính giá thành căn cứ vào các chứng từ trong nội bộ doanh nghiệp, cịn khoản mục chi phí sản xuất chung phải căn cứ các chứng từ trong nội bộ và bên ngoài DN, nhưng chủ yếu là các chứng từ bên ngoài DN như: hoá đơn dịch vụ mua ngoài, tiền điện, nước, điện thoại, fax… mà các chứng từ này thông thường cuối tháng hoặc đến tuần đầu của tháng sau DN mới
nhận được. Vì vậy, để tính giá thành kịp thời, thơng thường kế tốn viên quản trị thường phân bổ chi phí sản xuất chung cho các đối tượng chịu chi phí theo mức ước tính.
Xây dựng hệ thống dự tốn phục vụ chức năng hoạch định
Đối với loại hình doanh nghiệp có quy vừa ngồi những dự tốn như những DN có quy mơ nhỏ cịn lập thêm các dự toán sau: dự toán tiền, dự toán Bảng cân đối kế tốn. Loại hình DN này có thể sử dụng mơ hình ấn định thơng tin từ trên xuống (như loại hình DN có quy mơ nhỏ) hoặc mơ hình thơng tin phản hồi.
- Mơ hình thơng tin phản hồi: theo mơ hình này thì việc lập dự tốn được dự thảo từ ban quản lý cấp cao và được truyền xuống cho các cấp quản lý trung gian. Trên cơ sở đó các đơn vị quản lý cấp trung gian sẽ phân bổ các chi tiêu xuống cấp cơ sở. Bộ phận quản lý cấp cao sẽ xét duyệt thông qua các chỉ tiêu dự toán của cất trung gian và bộ phận quản lý cấp trung gian xét duyệt thông qua cấp cơ sở. Khi dự toán đã được xét duyệt sẽ trở thành dự tốn chính thức được sử dụng như định hướng hoạt động của kỳ kế hoạch. Việc lập dự tốn này sẽ thu hút được trí tuệ và kinh nghiệm của các cấp quản lý khác nhau vào quá trình lập dự tốn, vì vậy dự tốn sẽ có tính chính xác và độ tin cậy cao. Nhưng cũng có nhiếu nhược điểm như tốn nhiều thời gian và chi phí cho thơng tin dự thảo, phản hồi, xét duyệt và chấp thuận, và phải có sự liên kết chặc chẽ giữa các bộ phận và sự liên kết chặc chẽ giữa các thành viên trong bộ phận.
Sơ đồ 3.2 : Quy trình lập dự tốn các DN có quy mơ vừa
Dự tốn tiền: dự tốn này được lập căn cứ vào dịng tiền thu vào và chi ra trên các dự toán bộ phận, gồm 4 phần:
+ Phần thu: phản ánh dịng tiền có được trong kỳ dự tốn gồm số tiền tồn
đầu kỳ và dịng tiền ước tính thu vào trong kỳ như thu tiền bán hàng và thu nợ từ khách hàng. Khi lập dự toán cần căn cứ vào doanh thu bán hàng kỳ dự tốn, chính sách bán hàng và thời hạn nợ của khách hàng, dự kiến nợ khó địi.
+ Phần chi: phản ánh dòng tiền chi ra trong kỳ bao gồm tất cả các khoản
chi tiền đã lập dự toán như chi mua NVL, chi trả lương cơng nhân trực tiếp, chi phí sản xuất chung, chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp. Ngồi ra cịn có các khoản chi khác như chi nộp thuế, chi mau tài sản cố định, chi trả lãi cổ phần,…
+ Phần cân đối thu chi: là chênh lệch giữa phần thu và phần chi. So sánh
phần cân đối thu chi với nhu cầu tiền tồn cuối kỳ , nếu thiếu hụt tiền thì DN đi vay, nếu thừa tiền thì DN trả bớt nợ vay hoặc đem đi đầu tư.
+ Phần vay: Phản ánh số tiền vay, trả nợ vay và trả lãi tiền vay trong kỳ
dự toán.
Dự toán doanh thu
Dự toán sản xuất Dự toán NC trực tiếp Dự tốn chi phí SXC chung Dự toán NVL trực tiếp Dự toán kết quả kinh doanh Dự toán CP bán hàng và dự toán CP quản lý DN Dự toán tồn kho thành phẩm, SPDD Dự toán mua NVL Dự toán tiền Dự toán Bảng cân đối kế toán
Dự toán tiền được lập cho từng kỳ, thời kỳ lập dự toán càng ngắn thì thơng tin trên dự tốn càng hữu ích, thường lập hàng tháng, hàng q. [Đào Văn Tài và cộng sự, 2003] (xem phụ lục 4- bảng 3.12)
Dự toán Bảng cân đối kế tốn: mục đích của việc lập dự tốn bảng
cân đối kế tốn là ước tính tình hình tài sản, cơng nợ và nguồn vốn của DN vào cuối kỳ dự toán. Dự toán bảng cân đối kế toán được lập dựa vào bảng cân đối kế toán cuối kỳ trước và các số liệu dự toán đã lập ở trên. (xem phụ lục 4- bảng 3.13)
Xem ví dụ minh họa vận dụng kế toán quản trị tại DN có quy mơ vừa (xem phụ lục 4)
Thiết lập các thông tin kế toán quản trị cho việc ra các quyết định kinh doanh ngắn hạn
Để có thể cung cấp thơng tin hữu ích cho các quyết định kinh doanh ngắn hạn, trước hết kế toán quản trị phải phân loại chi phí (bảng 3.1), xây dựng định mức và các tiêu thức phân bổ chi phí. Sau đó, kế tốn quản trị có thể sử dụng các kỹ thuật như vận dụng lý thuyết thơng tin thích hợp, phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận, các trường hợp đặc biệt của các tình huống kinh doanh để ra quyết định ngắn hạn.
- Vận dụng lý thuyết thơng tin thích hợp: thơng tin thích hợp là thơng tin về thu nhập, chi phí- các thông tin này phải liên quan đến tương lai và có sự khác biệt giữa các phương án đang xem xét. Để nhận diện thơng tin thích hợp có thể thực hiện các bước sau:
(1) - Tập hợp tất cả các thông tin liên quan đến thu nhập và chi phí của các phương án đang được xem xét.
(2) - Loại bỏ các khoản chi phí chìm, là các khoản chi phí đã chi ra trong quá khứ và không thể tránh được ở mọi phương án được xem xét. (3) - Loại bỏ các khoản thu và chi giống nhau ở các phương án kinh
doanh.
(4) - Những thơng tin cịn lại sau khi loại bỏ ở bước 2 và bước 3 là thơng tin thích hợp cho việc ra quyết định kinh doanh.
- Phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng – lợi nhuận (CVP): việc phân tích thơng qua mơ hình CVP khơng chỉ giúp việc lựa chọn dây chuyền sản xuất, định giá bán sản phẩm, xây dựng chiến lược tiêu thụ, chiến lược marketing nhằm khai thác có hiệu quả sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp mà cịn giúp ích nhiều cho việc xem xét rủi ro của doanh nghiệp. Trong quá trình phân tích mối quan hệ chi phí – khối lượng- lợi nhuận ta sử dụng các khái niệm sau:
-
Dựa vào các phương trình trên ta thấy mối quan hệ giữa SDĐP, SDĐP đơn vị,