Nguồn: Cơng ty Go Young Corporation.
Hình 2.3. Biểu đồ thể hiện tỷ trọng doanh thu theo sản phẩm của công ty giai đoạn 2012-2015. Nguồn: Công ty Go Young Corporation.
Năm 2012 2013 2014 2015
Doanh thu
head cover 27,035,836 26,456,733 23,916,760 25,893,753 Doanh thu túi
(Bag) 9,743,884 10,131,874 12,075,992 9,585,809 Tổng doanh thu 36,779,720 36,588,607 35,992,752 35,479,562
2.1.3 Tổng quan về văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) cơng ty Go Young Corporation.
Được thành lập vào năm 2011, văn phịng đại diện thành phố Hồ Chí Minh (TP HCM) là trung tâm điều hành hoạt động của các nhà máy ở Trung Quốc và Việt Nam, và thuộc sự quản lý của trụ sở chính Hàn Quốc. Văn phịng đại diện TP HCM sẽ là nơi tiếp nhận tất cả các đơn hàng từ khách hàng, chịu trách nhiệm chính trong tồn bộ các giao dịch với khách hàng. Nhân viên thuộc văn phòng sẽ làm việc với khách hàng từ khâu phát triển sản phẩm mẫu đến khâu đặt hàng, sản xuất, giao hàng và thanh toán, dịch vụ sau mua hàng. Các nhà máy không làm việc trực tiếp với khách hàng mà chỉ chịu sự điều phối của văn phòng TP HCM. Văn phòng đại diện tại thành phố Hồ Chí Minh (văn phịng điều hành) có quy mơ trên 30 nhân viên với cơ cấu tổ chức được thể hiện trong hình 2.4.
Hình 2.4 Cơ cấu tổ chức văn phòng đại diện TP HCM của công ty Go Young Corporation. Nguồn: Công ty Go Young Corporation.
Trong sơ đồ tổ chức này, trưởng văn phòng đại diện (VPĐD) là người chịu trách nhiệm điều hành và quản lý các hoạt động của văn phòng. Các quản lý nhân sự, kế toán, trưởng bộ phận kinh doanh, thiết kế, phát triển mẫu chịu sự quản lý trực tiếp của
trưởng VPĐD. VPĐD được chia thành hai phòng: phòng kinh doanh và phòng phát triển mẫu (R&D). Phòng kinh doanh đứng đầu là trưởng bộ phận kinh doanh và bao gồm 4 nhóm kinh doanh A,B,C,D (sales team). Mỗi nhóm kinh doanh bao gồm trưởng nhóm và các nhân viên kinh doanh, trợ lý kinh doanh. Mỗi nhóm sẽ phụ trách những khách hàng khác nhau. Tuy nhiên, nhìn chung nhiệm vụ của mỗi nhóm đều tương tự như nhau: chịu trách nhiệm liên lạc, giao dịch với khách hàng, hỗ trợ phát triển mẫu, nhận đơn hàng, điều phối sản xuất, quản lý đơn hàng và chăm sóc khách hàng. Phịng phát triển mẫu (R&D) bao gồm hai bộ phận chính là thiết kế sản phẩm và phát triển mẫu. Bộ phận thiết kế có nhiệm vụ thiết kế, lên bản vẽ chi tiết sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng còn bộ phận phát triển mẫu sẽ thực hiện các công đoạn thiết kế rập, vẽ rập, tìm kiếm ngun vật liệu thích hợp và may hoàn thiện sản phẩm mẫu. Hai bộ phận thiết kế và phát triển mẫu không làm việc trực tiếp với khách hàng mà phải thông qua nhân viên kinh doanh để nắm rõ những yêu cầu của khách hàng. Vì vậy sự hợp tác, hỗ trợ làm việc giữa các bộ phận với nhau là vơ cùng cần thiết.
Hình 2.5. Quy trình làm việc đối với mẫu sản phẩm cũ. Nguồn: Công ty Go Young Corporation. Young Corporation.
Hình 2.6. Quy trình làm việc đối với mẫu sản phẩm mới. Nguồn: Công ty Go Young Corporation. Young Corporation.
Hình 2.5 và 2.6 mơ tả quy trình làm việc giữa các bộ phận với nhau từ khi nhận được yêu cầu sản xuất của khách hàng đến khi giao hàng. Quy trình sản xuất một mẫu sản phẩm mới gồm các giai đoạn thiết kế sản phẩm, may mẫu sản phẩm và mỗi giai đoạn đều cần sự chấp nhận, thông qua của khách hàng. Nhân viên kinh doanh sẽ làm việc với khách hàng để nắm rõ những yêu cầu kỹ thuật của sản phẩm. Sau đó nhân viên kinh doanh họp với các bộ phận thiết kế, phát triển mẫu để triển khai các yêu cầu này. Sau khi khách hàng duyệt bản vẽ thiết kế sẽ tiến hành may sản phẩm mẫu và gửi sản phẩm mẫu cho khách hàng. Khi khách hàng chấp nhận mẫu sản phẩm và giá sản xuất thì tồn bộ thơng tin, số liệu về sản phẩm mới sẽ được thêm vào hệ thống ERP của cơng ty, sau đó nhà máy sẽ tiến hành sản xuất sản phẩm. Đối với những mẫu sản phẩm mà công ty đã từng sản xuất, khi nhận được đơn đặt hàng, nhân viên kinh doanh có
nhiệm vụ thông báo cho nhà máy để nhà máy lập lịch trình sản xuất. Trong quy trình làm việc này, nhân viên kinh doanh có vai trị quan trọng, là cầu nối thông tin giữa khách hàng và các bộ phận khác. Đồng thời, nhân viên kinh doanh cũng có nhiệm vụ quản lý đơn hàng kể từ lúc nhận được đơn hàng đến khi giao hàng và giải quyết những vấn đề sau mua hàng như sản phẩm lỗi, không đúng số lượng sản phẩm, sản phẩm không đạt yêu cầu, hư hỏng…
Đối với cơ cấu tổ chức và quy trình làm việc địi hỏi sự phối hợp chặt chẽ giữa các nhân viên thuộc các bộ phận khác nhau như tại văn phòng đại diện thành phố Hồ Chí Minh của cơng ty GYC thì vấn đề nghỉ việc của nhân viên có ảnh hưởng rất nhiều đến hiệu quả hoạt động của tổ chức. Một nhân viên nghỉ việc có thể xem như mất đi một mắc xích trong chuỗi liên kết các cơng việc, khiến cơng việc có thể bị gián đoạn, trì hỗn, kéo dài. Bên cạnh đó, khi một nhân viên nghỉ việc thì các nhân viên cùng bộ phận phải làm thêm phần việc của nhân viên đó, có thể dẫn đến q tải cơng việc và gây tâm lý căng thẳng, nặng nề cho người ở lại. Hơn nữa, tại công ty hiện nay, nhân viên cịn có nhiệm vụ hướng dẫn, đào tạo nhân viên mới theo cách “cầm tay chỉ việc”, điều này có thể gây ra tình trạng căng thẳng cho nhân viên khi phải đảm nhận nhiều vai trò cùng lúc. Tình trạng nhân viên nghỉ việc nhiều như hiện nay gây ảnh hưởng tiêu cực và nhiều hệ luỵ cho hoạt động của VPĐD TP HCM và cả những nhân viên đang làm việc tại đây. Chính vì vậy cần tìm hiểu những nguyên nhân, yếu tố nào gây nên tình trạng này và có những giải pháp kịp thời để giảm tình trạng nghỉ việc, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của VPĐD TPHCM và của cả công ty GYC.
2.2 Phân tích thực trạng nghỉ việc của nhân viên tại VPĐD TP HCM của Go Young Corporation Young Corporation
Hiện nay, tại văn phịng đại diện TP HCM có 36 nhân viên làm việc. Trong đó, tỷ lệ nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng là 78%, số nhân viên có trình độ phổ thơng chiếm 22% (chủ yếu thuộc vị trí nhân viên may mẫu và nhân viên bảo vệ) (bảng
2.2). Số lượng nhân viên có thâm niên làm việc tại cơng ty dưới 1 năm chiếm tỷ lệ cao nhất với 39%, số nhân viên có thâm niên từ 1 – 3 năm chiếm 28% và cịn lại là nhân viên có thâm niên làm việc trên 3 năm với 33% tổng số nhân viên.
Bảng 2.2 Cơ cấu nhân viên tại VPĐD TP HCM theo trình độ học vấn và thâm niên làm việc năm 2016. Tiêu chí Số lượng NV Tỷ lệ Trình độ Đại học/ Cao đẳng 28 77.78% Phổ thông 8 22.2% Tổng cộng 36 100.0%
Thâm niên làm việc
Dưới 1 năm 14 38.9%
Từ 1-3 năm 10 27.8%
Trên 3 năm 12 33.3%
Tổng cộng 36 100.0%
Nguồn: Công ty Go Young Corporation.
Nhìn chung, đa phần số nhân viên làm việc tại VPĐD TP HCM có trình độ học vấn cao và thâm niên làm việc thấp. Số nhân viên có thâm niên làm việc dưới 1 năm chiếm tỷ lệ cao là do tình trạng nhân viên nghỉ việc nhiều gây ra và công ty phải tuyển dụng người mới vào liên tục. Đây là thực trạng đáng báo động tại công ty hiện nay. Bảng 2.3 mô tả số lượng và tỷ lệ nhân viên nghỉ việc tại VPĐD TP HCM trong giai đoạn 2013 – 2016. Có thể thấy rằng số lượng nhân viên nghỉ việc tăng dần qua các năm. Theo đó, trong giai đoạn 2013 – 2014, tỷ lệ nhân viên nghỉ việc vào khoảng 22% tổng số nhân viên. Tuy nhiên đến năm 2015, tỷ lệ này tăng đột biến lên 32,4% và trong 6 tháng đầu năm 2016 tỷ lệ này đã là 14%. Đáng chú ý, trong tổng số nhân viên nghỉ việc, đa phần là nhân viên kinh doanh và số lượng nhân viên kinh doanh nghỉ việc tăng dần qua các năm (bảng 2.4).