6. Kết cấu của đề tài
3.2.1. Giải pháp ổn định số lượng nhân viên
Lợi ích
Giải pháp ổn định số lượng nhân viên đề cập đến những hành động nhằm tăng tính gắn kết nhân viên với bộ phận quản lý Nhân sự (phòng Nhân sự hoặc Công ty quản lý nhân viên Outsource). Nhân viên khi được quan tâm đến công việc và lắng nghe những mong mỏi của họ, dù là nhân viên chính thức hay nhân viên Outsource đều sẽ cố gắng hết sức để làm việc. Từ đó, tinh thần của nhân viên cũng vui vẻ hơn, nhiệt tình hơn và tích cực hơn. Khi lực lượng nhân sự của công ty ổn định thì dịch vụ cơng ty mới có thể ổn định. Công ty không phải tốn quá nhiều chi phí cho cơng tác đào tạo nhân viên mới.
để tăng tính gắn kết.
Tính khả thi của giải pháp
Như đã đề cập ở những phần trên, tại văn phịng chính của DHL có nhiều căn phịng, trong đó có 2 phịng ăn có sức chứa khoảng 60 người/ phịng. Hồn tồn hợp lý để trở thành những phịng họp chia sẻ cơng việc. Thời gian nhân sự chia sẻ cũng không quá dài, tầm 30 phút – 1 tiếng nên có thể tranh thủ thời gian nghỉ trưa hoặc vừa tan làm. Giải pháp có tính khả thi rất cao.
Giao tiếp hai chiều thường xuyên giữa phòng Nhân sự và nhân viên chính
thức, bên thứ ba tuyển dụng và nhân viên Outsource
Nội dung thực hiện
Đối với phòng Nhân sự và nhân viên chính thức
Hiện tại, những hoạt động của phịng Nhân sự nhằm chia sẻ thơng tin với nhân viên chính thức chỉ là gửi email thơng báo bằng file pdf cho tất cả nhân viên, bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh. Ngồi ra, khơng còn nguồn thơng tin nào thêm.
Ngược lại, nhân viên chính thức nếu cần thơng tin thêm từ phịng Nhân sự thì chỉ có thể đến gặp trực tiếp trong giờ hành chính, điện thoại hoặc email trực tiếp tới nhân viên phụ trách của phòng Nhân sự. Hiện tại, tốc độ trả lời email chậm, thường là sau một buổi. Điện thoại có khi kết nối được, khi thì gọi khơng nhân viên nào nghe máy.
Do đó, cần thực hiện những hành động sau để tăng sự kết nối giữa nhân viên chính thức và DHL:
- Sau khi gửi email thông báo thông tin thay đổi những quy chế, thay đổi nhân sự, cập nhật luật lao động... yêu cầu thêm cho tất cả trưởng bộ phận, quản lý các phòng ban in email đó ra và dán ở bảng họp nội bộ (có đề cập đến phương án trên). Tiếp tục nhắc lại lần nữa khi diễn ra họp đầu buổi trưa để tất cả nhân viên đều nắm thông tin, tránh thiếu sót.
- Các quản lý cấp trung ghi nhận những câu hỏi, thắc mắc, yêu cầu của nhân viên dưới quyền chuyển tiếp cho Nhân sự. Bộ phận Nhân sự có trách nhiệm trả lời nhanh nhất có thể. Quản lý cấp trung có trách nhiệm remind email cho Nhân sự khi chưa được phản hồi xác đáng vấn đề.
- Tổ chức các buổi chia sẻ công việc, thông thường khoảng 1-2 lần/ tháng, tâp hợp tất cả những thắc mắc để giải đáp thông tin cho nhân viên, lúc đó các nhân viên có quyền đặt câu hỏi thêm tại chỗ. Thêm vào đó, phổ biến cho tất cả nhân viên những cập nhật mới nhất trong vấn đề nhân sự.
Đối với bên thứ ba quản lý và nhân viên Outsource
Nguồn thông tin từ cơng ty thứ ba này cịn ít ỏi hơn rất nhiều so với làm việc trực tiếp với Nhân sự, tỷ lệ nhân viên Outsource bỏ việc cao hơn hẳn so với nhân viên chính thức vì họ khơng có ràng buộc bằng hợp đồng lao động với DHL một cách trực tiếp. Nhân viên outsource không cảm thấy công ty thứ ba thể hiện trách nhiệm của mình trong việc quản lý lao động. Có nhiều lý do DHL phải thuê một bên thứ ba quản lý nhân viên phục vụ cho mình mà chính DHL khơng tự mình làm việc quản lý đó. Thứ nhất, DHL là cơng ty đa quốc gia nên mỗi vị trí chính thức đều phải báo cáo cho DHL vùng, cụ thể DHL Việt Nam báo cáo cho DHL Singapor, các vị trí này đều theo mô tuýp chung cho các quốc gia, nếu muốn tăng thêm phải đưa lên DHL vùng duyệt. Thứ hai, nếu muốn thuê thêm nhân viên phụ trách, phòng Nhân sự sẽ không gánh vấn đề này, trách nhiệm xã hội sẽ do một công ty thứ ba gánh và quản lý, tất cả tính vào chi phí hoạt động. Thứ ba, giảm tải cho bộ phận Nhân sự. Vì vậy, giải pháp cho DHL trong trường hợp này chỉ có thể là những tác động gián tiếp, bao gồm:
- Lựa chọn Công ty thứ ba đủ năng lực và yêu cầu hợp đồng rõ ràng, cụ thể, chi tiết về điều khoản giải đáp cho nhân viên outsource
- Thơng tin kiểm tra thường xun giữa phịng Nhân sự và Công ty thứ ba để đáp bảo đủ năng lực tiếp nhận và quản lý nhân viên.
- Định kỳ, tuy không thường xuyên như những buổi chia sẻ cơng việc dành cho nhân viên chính thức, nhưng cũng phải tổ chức những buổi tương tự. Phòng nhân sự chỉ đứng ra tổ chức, còn việc giải đáp và phổ biến phải do phía cơng ty thứ ba phụ trách. Thời gian có thể là 2 tháng một lần hoặc 1 quý/ 1 lần.
Với nhóm giải pháp về vấn đề nhân sự này cịn có thể tích hợp thêm những
hành động sau:
Lắng nghe những thơng tin ngồi luồng, khơng chính thống
Ngồi nguồn thơng tin chính thống như họp hội, báo cáo, tổng kết… thì vẫn tồn tại những nguồn thông tin không được công bố, cơng khai. Thơng tin chính thống được các cấp quản lý và nhân viên nói ra, cơng bố trong mơi trường bộ hay cơng khai với bên ngồi. Những thơng tin trong tổ chức mà các cấp quản lý không biết vẫn tồn tại. Những thơng tin khơng chính thống có ảnh hưởng đến mối quan hệ và năng suất cơng việc của cả tập thể. Nhằm mục đích hồn thiện, các cấp quản lý cần thu thập những thông tin này để đạt hiệu quả cao trong việc quản lý, điều hành tổ chức. Những hành động có thể thực thi như sau:
- Quản lý trò chuyện khi dùng cơm trưa với nhân viên
- Có vài đối tượng thân tín cấp cơ sở nhằm có bức tranh chính xác và tường tận nhất. Với số lượng đơng nhân viên như hiện tại, nhiệm vụ chính đặt trên vai của các quản lý cấp trung
- Tổ chức chương trình “Cà phê sáng thứ sáu”, với số lượng giới hạn tầm 3 – 5 nhân viên tham gia nhằm tạo không gian riêng, gần gũi nhân viên dễ trao đôi thông tin. Định kỳ một tháng một lần.
- Đặt hịm thư góp ý vào một góc mỗi phịng ban, dưới góc mỗi hịm thư đặt giấy trống, trắng và khuyết danh. Mục đích để nhân viên cảm thấy thoải mái nhất, không cần để lại tên sẽ vướn nhiều trách nhiệm. Với tâm lý này, nhân viên sẽ khơng ngần
ngại khi nói ra suy nghĩ của mình
Tổ chức những hoạt động ngoại khóa để quản lý hiểu được nhân viên rõ hơn Mục đích của các giải pháp này là để cho nhân viên có cơ hội dễ dàng bày tỏ tâm tư nguyện vọng của chính họ với cán bộ quản lý. Bên cạnh đó, cịn là dịp để tri ân nhân viên và cho nhân viên cảm giác công ty rất trân trọng từng đóng góp của nhân viên dành cho công ty.
Thành lập nhóm “Chăm sóc nhân viên” dưới sự quản lý của Ban Giám đốc Với yêu cầu này, nhóm “Chăm sóc nhân viên” được thành lập ở tất cả các phòng ban. Mỗi phịng ban sẽ có một nhân viên được ủy thác nhiệm vụ ghi nhận những yêu cầu của nhân viên. Điểm lợi của giải pháp này là nhân viên của nhóm “Chăm sóc nhân viên”, họ là những người trực tiếp ở bộ phận làm việc, họ hiểu rõ công việc, họ hiểu những thuận lợi cũng như khó khăn trong mơi trường cơng sở. Đơn giản, họ là những người tác nghiệp thực sự.
Những giải pháp liên quan đến công tác nhân sự trên là nhằm mục đích tăng sự chặt chẽ của bộ rễ quản lý trước đây còn nhiều lõng lẽo; gia tăng kết nối với nhân viên và thực hiện các phúc lợi trong phạm vi cho phép; tăng sự phản hồi từ phía quản lý.