Một tổ chức khơng thể lớn mạnh nếu khơng có sự đồn kết, gắn bó giữa các cá nhân, giữa lãnh đạo với nhân viên. Một người khơng thể làm việc tốt nếu khơng có sự hỗ trợ của những ngừi xung quanh. Vì vây, yếu tố quan hệ trong cơng việc có vai trị quan trọng trong cơng tác tạo động lực làm việc cho nhân viên tại VPĐD Textyle Asia. Nó bao gồm: quan hệ với đồng nghiệp và quan hệ với lãnh đạo.
Quan hệ với đồng nghiệp.
Tại VPĐD Textyle Asia, nhân viên phải làm việc theo nhóm, và cơng việc của bộ phận này có sự liên quan mật thiết đến cơng việc của các bộ phận khác. Do đó, yếu tố “đồng nghiệp” đóng một vai trị khá quan trọng trong cơng tác tạo động lực cho nhân viên làm việc tại VPĐD Textyle Asia.
Trong q trình thực hiện cơng việc, nhân viên sẽ được phân công công việc và đánh giá kết quả cơng việc cho tồn bộ nhóm. Vì vậy, để hồn thành tốt cơng việc, các thành viên trong nhóm ln cố gắng hỗ trợ, giúp đỡ chia sẻ công việc với nhau. Đối với các nhân viên mới vào nhóm, các thành viên trong nhóm ln sẵn sàng giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm để công việc của nhóm có kết quả tốt. Tuy nhiên, việc làm việc theo từng đội nhóm cố định đơi khi khiến một số bộ phận các nhân viên chỉ biết công việc của nhóm mình mà ít có sự liên hệ với các bộ phận khác, thậm chí có những nhân viên của bộ phận này chưa hề giao tiếp với nhân viên bộ phận khác. Ngồi ra, do tính chất cơng việc căng thẳng, bận rộn và khơng có những khoảng khơng gian phù hợp để nhân viên có điều kiện giao tiếp với nhau, nên các nhân viên không thể hiểu được tính cách, cơng việc của từng người. Điều này gây ra những sự hiểu lầm không đáng có giữa các nhân viên trong q trình xử lý cơng việc.
Bên cạnh đó, các nhân viên tại các phịng ban của Textyle Asia chưa có sự thơng cảm cho cơng việc của nhau. Điều này phần nào đó làm hạn chế tốc độ và hiệu quả làm việc cũng như là cảm hứng làm việc của nhân viên. Bởi vì, cơng việc giữa các bộ phận tại VPĐD Textyle Asia được thực hiện trên cùng một hệ thống và có liên quan mật thiết với nhau, kết thúc cơng việc của bộ phận này thì bộ phận khác mới có thể tiếp tục làm cơng việc tiếp theo. Nhưng, trong quá trình làm việc, một bộ phận cá nhân trong một số bộ phận lại khơng có sự giúp đỡ, hợp tác, chia sẻ công việc với nhau. Tác giả xin đơn cử một ví dụ như, bộ phận đặt hàng có nhiệm vụ đặt hàng, làm việc trực tiếp với nhà cung cấp, nắm bắt đầy đủ các thông tin về nhà cung cấp. Sau khi đặt hàng nhà cung cấp theo yêu cầu của sản xuất, bộ phận đặt hàng sẽ phải nhập số lượng cũng như giá của các nguyên phụ liệu lên hệ thống của cơng ty. Từ đó, bộ phận kế tốn khi nhận được chứng từ u cầu thanh tốn thì sẽ tiến hành thanh tốn. Tuy nhiên, trong q trình kiểm tra thanh toán, sẽ gặp một số vấn đề như giá, số lượng trên hệ thống không khớp với chứng từ thanh toán, hay bộ phận kế toán cần thêm thơng tin của nhà cung cấp để thanh tốn, liên hệ với bộ phận đặt hàng thì lại khơng nhận được sự hợp tác thậm chí bị phàn nàn đặc biệt là khi người hỏi là những người mới vào làm. Điều này đã khiến cho một bộ phận không nhỏ nhân viên nhất là những nhân viên trẻ, mới cảm thấy chán nản, mất hưng phấn trong cơng việc. Chính vì thế, khi khảo sát ý kiến nhân viên về tiêu chí “Đồng
nghiệp sẵn sàng giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm hồn thành tốt cơng việc”, tỷ lệ giữa ý kiến đồng ý và không đồng ý gần như tương đương nhau (bảng 2.6).
Mặc dù có những hiểu lầm trong công việc nhưng trong những dịp đặc biệt như sinh nhật một thành viên trong nhóm, mọi người, khơng phân biệt tuổi tác, chức vụ luôn sẵn sàng tham gia ăn uống, hát hị. Khi có điều kiện thì một thành viên trong nhóm sẽ đứng ra huy động mọi người đặt tour cùng nhau đi du lịch. Tuy nhiên, những hoạt động tập thể này chỉ xảy ra trong một nhóm, cịn giữa các nhóm, các team khác nhau thì lại khơng có nhiều cơ hội giao lưu với nhau ngồi cơng việc. Điều này phần nào đó khiến cho các đồng nghiệp ở các bộ phận khác nhau không
Bảng 2.6. Bảng kết quả khảo sát các tiêu chí trong yếu tố quan hệ cơng việc TIÊU CHÍ TIÊU CHÍ KẾT QUẢ KHẢO SÁT (%) Hồn tồn khơng đồng ý Khơng đồng ý Bình thường Đồng ý Hồn tồn đồng ý Đồng nghiệp sẵn sàng
giúp đỡ, chia sẻ kinh nghiệm hồn thành tốt cơng việc
12.73 21.82 27.27 21.82 16.36
Đồng nghiệp đối xử thân
thiết thoải mái 10.91 16.36 29.09 23.64 20.00 Anh/Chị luôn nhận được
sự giúp đỡ nhiệt tình của cấp trên khi cần thiết
9.09 12.73 21.82 32.73 23.64
Cấp trên ln khéo léo, tế nhị khi phê bình nhân viên
10.91 16.36 20.00 29.09 23.64
Cấp trên trực tiếp luôn tôn trọng và tin cậy nhân viên trong công việc
18.18 27.27 23.64 18.18 12.73
Anh/Chị được thoải mái
phát biểu ý kiến 9.09 23.64 25.45 21.82 20.00
Quan hệ với Lãnh đạo
Tại VPĐD Textyle Asia, không gian làm việc được thiết kế mở, các trưởng bộ phận được thiết kế ngồi cùng và ngồi quay mặt trực tiếp với các nhân viên trong bộ phận, nên họ cũng dễ dàng quan sát và trao đổi công việc của cấp dưới. Đồng thời, cấp dưới cũng có thể dễ dàng trao đổi và hỏi ý kiến của cấp trên trực tiếp. Ngồi ra, có một số trường hợp, nhân viên gặp khó khăn mà bản thân họ khơng tìm ra nguyên nhân và cách giải quyết vấn đề, cấp trên trực tiếp của họ sẵn sàng đến bàn làm việc của nhân viên để cùng họ tìm ra vấn đề. Thậm chí, khi có vấn đề xảy ra, một số lãnh đạo ở một số bộ phận sẵn sàng là người đứng mũi chịu sào trước các nhà lãnh đạo cấp cao. Sau đó, họ ln tìm cách tốt nhất để cùng nhân viên khắc phục sai sót và cải thiện cách làm việc để khơng mắc lại sai lầm. Ngồi việc quan tâm nhân viên trong công việc, nhân viên cũng được cấp trên chia sẻ khi gặp khó khăn trong cuộc sống. Ví dụ, khi gia đình nhân viên trong cơng ty có chuyện buồn, đại diện ban lãnh đạo công ty cũng như trưởng các bộ phận sẽ ln có mặt để an ủi, động viên nhân viên. Vì vậy, khi được hỏi “các anh chị có nhận được sự giúp đỡ của cấp trên khi cần thiết?” có 56% ý kiến đồng ý (bảng 2.6).
Không chỉ luôn quan tâm giúp đỡ nhân viên trong công việc khi cần thiết, lãnh đạo của Textyle Asia cũng khá tâm lý, khéo léo, tế nhị trong việc phê bình nhân viên. Khi nhân viên mắc sai phạm, lãnh đạo công ty cũng như trưởng các bộ phận sẽ gọi riêng cá nhân đó để nhắc nhở, phê bình. Trong trường hợp, vấn đề sai phạm là nghiêm trọng, cần rút kinh nghiệm cho các nhân viên khác, lãnh đạo các bộ phận cũng như lãnh đạo công ty sẽ chỉ nêu vấn đề trong cuộc họp chứ không nêu đối tượng. Điều này phần nào đó sẽ giúp cho nhân viên khơng cảm thấy xấu hổ, mất mặt trước tất cả mọi người. Do đó, ý kiến đồng ý với tiêu chí “cấp trên khéo léo, tế nhị khi phê bình nhân viên” là khá cao, 53% ý kiến đồng ý (bảng 2.6). Nhưng đâu đó, ở một số bộ phận, đặc biệt là các phịng có sếp là người nước ngồi, họ thường tỏ ra nóng nảy khi có vấn đề xảy ra, nhất là đối với các sếp người Hàn Quốc vốn là những người rất nóng nảy nên vẫn cịn những ý kiến khơng đồng ý với chỉ tiêu này
Ngồi ra, tại Textyle Asia, vẫn cịn tồn tại sự khơng tin tưởng của người lãnh đạo đối với nhân viên trong công việc, đặc biệt là những người lãnh đạo nước ngoài. Bằng chứng là khi được hỏi anh chị có được cấp trên tơn trọng, tin tưởng trong cơng việc thì ý kiến khơng đồng ý vẫn cịn chiếm một tỷ lệ khá cao (bảng 2.6). Có thể do sự khác biệt về văn hóa, cách làm việc mà những lãnh đạo người nước ngoài chưa thật sự tin tưởng nhân viên người Việt của mình trong cơng việc, giữa họ và nhân viên có một khoảng cách nhất định trong công việc. Một phần nguyên nhân nữa là do công ty chưa tạo nhiều cơ hội cho các nhà lãnh đạo và nhân viên có cơ hội giao lưu, chia sẻ quan điểm, tính cách với nhau.
Bên cạnh đó, các nhà lãnh đạo tại VPĐD Textyle Asia ln tạo điều kiện cho nhân viên của mình có cơ hội có ý kiến trong các cuộc họp nội bộ về một số vấn đề như: nội quy của công ty, về các địa điểm, thời gian du lịch cho nhân viên của công ty. Tuy nhiên, những vấn đề liên quan đến cơng việc thì nhân viên khơng có nhiều cơ hội để nêu lên những ý tưởng, đóng góp của mình trong cơng việc để giúp cơng việc đạt hiệu quả cao mà vẫn tiết kiệm thời gian.
2.2.2.4. Điều kiện làm việc. Thời gian làm việc: