Chức danh
cơng việc Nhân viên phịng vận chuyển
Nhiệm vụ
- Chấp hành đúng các quy định và nội quy của công ty - Chịu trách nhiệm theo dõi việc vận chuyển nguyên vật liệu từ các nhà cung cấp đến các nhà máy.
'- Tìm kiếm các nhà cung ứng dịch vụ vận chuyển với chất lượng tốt và đảm bảo mức giá hợp lý.
- Kiểm sốt, tránh xảy ra các chi phí phát sinh trong q trình vận chuyển ngun vật liệu.
- Đóng hàng và nhập số liệu hàng hóa, nguyên vật liệu đã được vận chuyển đến các nhà máy trên hệ thống phần mềm của công ty.
Quyền hạn
- Được quyền liên hệ trực tiếp với các Forwarder để đàm phán mức giá cũng như các vấn đề liên quan đến vấn đề vận chuyên hàng hóa, nguyên vật liệu
- Được đóng góp đề xuất ý kiến liên quan đến vấn đề chuyên môn như : thay đổi nhà cung cấp dịch vụ vận chuyển, ...
- Được hưởng các chế độ phúc lợi theo quy định của nhà nước và công ty
Chức danh
công việc Nhân viên phòng vận chuyển
Các bộ phận làm việc liên quan
- Nhân viên phòng đặt hàng để trao đổi về số lượng, thời gian cần hàng để từ đó làm việc với các nhà cung cấp về thời gian giao hàng và các Forwarder về trọng lượng, hình thức vận chuyển, mức phí ,v.v.
- Bộ phận chịu trách nhiệm của công ty tại các nhà máy cũng như liên hệ trực tiêp với nhà máy để kiểm tra tình hình và thực tế việc nhận nguyên vật liệu tại các nhà máy như việc thừa hay thiếu hàng hóa, v.v.
- Làm việc với bộ phận kế toán về vấn đề thanh toán cho nhà cung cấp.
- Làm việc với nhà cung cấp về thời gian giao hàng, trọng lượng hàng hóa,v.v.
Người trực tiếp báo cáo cơng
việc
- Trưởng bộ phận (team leader)
- Cung cấp thơng tin cho bộ phận kế tốn, bộ phận đặt hàng, nhà máy khi có yêu cầu.
Tiêu chuẩn thực hiện công việc
- Theo dõi, đảm bảo việc giao hàng từ nhà cung cấp đến nhà máy đúng thời gian.
- Số liệu được nhập trên hệ thống phải chính xác, nhanh và hồn thành đúng thời gian quy định.
- Luôn đảm bảo đúng và đủ số lượng hàng hóa cho nhà máy
- Kiểm sốt tốt các chi phí trong qua trình vận chuyển hàng hóa.
- Phối hợp tốt với các bộ phận trong tổ chức.
Nguồn: tổng hợp của tác giả
Ngoài việc thiết kế bảng mô tả công việc cho từng bộ phận, khi phân chia công việc cho các thành viên trong nhóm, quản lý bộ phận cần phải căn cứ vào thực tế tình hình cơng việc ở thời điểm hiện tại của từng nhóm trong bộ phận để điều chỉnh phù hợp, phân chia công việc hợp lý.
Bên cạnh đó, để có thể đánh giá chính xác những cơng việc, đóng góp mà nhân viên đã đạt được, ban lãnh đạo cũng cần phải xây dựng một hệ thống đánh giá kết quả thực hiện cơng việc để xác định mức độ hồn thành công việc của tập thể
hay cá nhân với các tiêu chuẩn đã đề ra cũng như để so sánh kết quả công việc của các tập thể và cá nhân khác nhau. Việc làm này sẽ giúp cho VPĐD Textyle Asia giải quyết được vấn đề đang còn tồn đọng trong công tác tạo động lực làm việc cho nhân viên thông qua yếu tố công việc “nhân viên chưa được công nhận đầy đủ những cơng việc và đóng góp của họ”.
Một hệ thống đánh giá cần có 3 yếu tố cơ bản sau: - Các tiêu chuẩn thực hiện công việc.
- Đo lường sự thực hiện công việc theo các tiêu thức trong tiêu chuẩn. - Thông tin phản hồi đối với người lao động và bộ phận quản lý.
Để đảm bảo cho công tác đánh giá thực hiện công việc được thực hiện dễ dàng, chính xác, đảm bảo tính cơng bằng, VPĐD Textyle Asia nên xem xét áp dụng phương pháp đánh giá bằng thang đo đồ họa. Phương pháp này có ưu điểm là dễ hiểu, được xây dựng tương đối đơn giản và sử dụng thuận tiện. Khi sử dụng phương pháp này, chúng ta có thể cho điểm một cách dễ dàng và lượng hóa được tình hình thực hiện cơng việc của nhân viên. Điều này thuận tiện cho việc ra các quyết định quản lý có liên quan đến các quyền lợi và đánh giá năng lực của nhân viên. Để xây dựng phương pháp này có hai bước quan trọng: lực chọn các đặc trưng và đo lường các đặc trưng.
Trên cơ sở phân tích cơng việc và căn cứ vào điều kiện làm việc thực tế của nhân viên tại VPĐD Textyle Asia, tác giả gợi ý một số tiêu chuẩn đánh giá công việc của nhân viên như sau:
- Khối lượng công việc. - Chất lượng công việc. - Thái độ làm việc.
- Tinh thần trách nhiệm với công việc. - Khả năng và triển vọng phát triển.
- Mức độ hồn thành cơng việc đúng thời hạn.
Tuy nhiên, mỗi cơng việc khác nhau sẽ có những yêu cầu đặc trưng khác nhau và tầm quan trọng của mỗi tiêu thức khác nhau. Do đó, bên cạnh việc xác định các tiêu thức, chúng ta cần đo lường các đặc trưng bằng cách cho chúng các trọng số thích hợp.
Bảng 3.2 dưới đây là một ví dụ về hệ thống đánh giá cơng việc của bộ phận