Ưu điểm: BOM chính xác là rất quan trọng trong việc xác định số lượng
nguyên vật liệu được mua hàng. Đồng thời, nhu cầu nguyên vật liệu được chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian phân phối.
Nhược điểm:
Một là, đơn hàng chính thức và đơn hàng dự báo thường có sự khác biệt, do đó các quyết định đặt hàng trước nguyên vật liệu nào và số liệu bao nhiêu ảnh hưởng rất lớn đến mức độ tồn kho cũng như tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Mức độ tồn kho cao đồng nghĩa với việc giảm tính thanh khoản của doanh nghiệp.
Hai là, đối với một số nguyên vật liệu, đơn vị mua hàng theo lô nhưng giá trị nhỏ hoặc việc kiểm đếm thực tế gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu (ví dụ như chỉ, băng keo, …) gây khó khăn trong việc xác định số lượng tồn kho thực tế.
7 Định mức của vải và các nguyên vật liệu tương tự có khổ sẽ được tính tốn một cách chính xác nhất bằng sơ đồ Macka. Sơ đồ này giả lập rằng các rập của từng vị trí trên sản phẩm được xếp sao cho định mức tiêu thụ là nhỏ nhất, số sản phẩm cắt được là nhiều nhất nhưng chiều dài của sơ đồ không được vượt quá chiều dài thông thường của bàn cắt (thường sắp xếp không quá 15m). Tuỳ thuộc vào phương pháp cắt, cắt tay hay cắt bằng khuôn mà
Ba là, tỷ lệ hao phí cho phép là con số quy ước, trong một số trường hợp, tỷ lệ hao phí cho phép tỏ ra kém hiệu quả (ví dụ như da thật thường có chất lượng khơng đồng đều trên cùng một da và các da có kích thước khác nhau) hoặc là nguyên vật liệu mới lần đầu sản xuất có thể có tỷ lệ hao phí cao hơn so với tỷ lệ quy ước (do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc khơng lường hết được các tình huống có thể xảy ra trong q trình sản xuất).
2.2.4. Thời gian phân phối (lead time)
CLT được mô tả là thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng là khoảng thời gian mà khách hàng sẵn sàng đợi từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng, được quy định cụ thể trong hợp đồng kèm theo điều khoản Incoterm và được mơ tả tóm tắt ở bảng 2.7.
Bảng 2.7: Thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng (Nguồn: thông tin nội bộ của Park Corp Việt Nam) Park Corp Việt Nam)
Khách hàng Nhãn hàng Thời gian phân phối CLT Điều kiện vận chuyển Sản phẩm Boardriders Quiksilver/Roxy/ DCshoes
90 ngày FOB Balo
115 ngày FOB Vali
VF Eastpak 90 ngày FOB Balo
110 ngày FOB Vali
Kipling 110 ngày FOB Balo/vali
Burton Burton 100 ngày FOB Phụ kiện
120 ngày FOB Túi trượt tuyết Eddie Baurer Eddie Baurer 90 ngày FOB Balô
Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, SLT là khoảng thời gian doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng cho đến khi doanh nghiệp nhận được nguyên
vật liệu từ nhà cung cấp. Gồm thời gian sản xuất nguyên vật liệu từ phía nhà cung cấp và thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến nhà máy.
SLT =∑(Ngày giao hàng−Ngày đặt hàng)
Tổng số đơn hàng = 58 ngày (theo thống kê của tác giả)
CT là khoảng thời gian từ khi nhận được nguyên vật liệu đến khi hồn thành q trình sản xuất bao gồm được mô tả gồm những công đoạn sau (Nguồn: Báo cáo nội bộ
của doanh nghiệp)
- Thời gian kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu thô (Raw materials inspection& testing)
- Thời gian cắt (PO to cut)
- Thời gian sản xuất sản phẩm (Cut to pack)
- Thời gian đóng gói và kiểm soát chất lượng (Pack to Ex-fty) CT = ∑(Ngày bắt đầu sản xuất−Ngày kết thúc sản xuất)
Tổng số đơn hàng = 28 ngày (theo thống kê của tác giả) DCT được định nghĩa là khoảng thời gian cần thiết để giao hàng cho khách hàng. Với Incoterm là FOB, DTC sẽ được tính là khoảng thời gian tính từ khi hàng hố được vận chuyển từ nhà máy đến khi hàng hố cập mạn tàu. Cũng vì Incortem là FOB, nên việc lựa chọn hàng tàu, hay phương thức vận chuyển nào sẽ tuỳ thuộc vào khách hàng lựa chọn và tuỳ thuộc vào điểm đến của đơn hàng đó. Thơng thường, với đơn hàng sản xuất đại trà, DTC là 11 ngày (nguồn: website nội bộ của khách hàng). Đây là khoảng thời gian an tồn để doanh nghiệp có thể bắt kịp ngày OB yêu cầu.
Trong một đơn hàng đa dạng hoá sản phẩm, nếu hàng hố là vali, doanh nghiệp có thể thoả mãn được nhu cầu của khách hàng khi thời gian doanh nghiệp cần ngắn hơn khoảng thời gian khách hàng có thể đợi (SLT+CT+DTC=97 ngày nhỏ hơn CLT là 115 ngày). Trong trường hợp hàng hố là balơ, túi xách, SLT+CT+DTC=97 ngày lớn hơn CLT là 90 ngày, hiện tượng thắt cổ chai xảy ra trong mơi trường sản xuất (Kraljic, 1983).
Vì số liệu tính tốn SLT được san bằng và khơng phân biệt ngun vật liệu đó được sử dụng cho đơn hàng sản xuất balô hay vali nên ghi nhận SLT+CT+DTC > CLT cho sản phẩm balơ. Để phân tích liệu doanh nghiệp có thực sự khơng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không, tác giả tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp thơng qua các chỉ số được trình bày ở mục 2.3.
2.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho của Park Corp. (Việt Nam) 2.3.1. Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số 2.3.1. Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số
Bảng 2.8: Tỷ số giữa giá trị tồn kho trên doanh số giai đoạn 2015-2017 (Nguồn: nội bộ Park Corp Việt Nam) bộ Park Corp Việt Nam)
Chỉ số Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Doanh thu của doanh nghiệp (USD) 29,001,358 36,906,095 39,642,321 Hàng tồn kho (USD) 6,187,352 8,573,851 8,982,944 Tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số (%) 21.33 23.23 22.66
Bảng 2.8 thể hiện tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số của doanh nghiệp khá ổn định, giao động quanh mức 20%. Năm 2016 có tỷ lệ này tăng cao so với năm 2015 là do đây là năm đầu tiên doanh nghiệp và khách hàng Boardriders tiến hành mua nguyên vật liệu theo đơn hàng dự báo trước khi có đơn hàng chính thức, sự thiếu kinh nghiệm trong việc hoạch định số lượng tồn kho nguyên vật liệu thuộc khách hàng này thể hiện trực tiếp lên tỷ lệ hàng tồn kho trên doanh số của doanh nghiệp.
2.3.2. Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho
Bảng 2.9: Mức độ đầu tư cho hàng tồn kho giai đoạn 2015-2017 (Nguồn: Park Corp Việt Nam) Việt Nam)
Chỉ số Năm 2015 Năm 2016 Năm 2017
Hàng tồn kho (USD) 6,187,352 8,573,851 8,982,944 Tài sản lưu động (USD) 13,162,530 17,476,163 16,660,970 Tỷ lệ giá trị hàng tồn kho trên
Trong giai đoạn 2015-2017, tuy doanh thu thuần tăng nhưng giá trị hàng tồn kho và tỷ lệ % giá trị hàng tồn kho trên TSLĐ cũng tăng đồng nghĩa với tính thanh khoản của doanh nghiệp giảm dần.
2.3.3. Khả năng đáp ứng nhu cầu khách hàng
Bảng 2.10: Chỉ tiêu đáp ứng yêu cầu của khách hàng trong năm 2015-2017 (Nguồn: thống kê nội bộ của Park Corp.Việt Nam) thống kê nội bộ của Park Corp.Việt Nam)
Tháng Năm Số đơn hàng trễ hẹn Tổng số đơn hàng trong năm Tỷ lệ (%) 1 2015 0 358 0.00 2 2015 0 358 0.00 3 2015 16 358 4.47 4 2015 102 358 28.49 5 2015 58 358 16.20 6 2015 5 358 1.40 7 2015 8 358 2.23 8 2015 5 358 1.40 9 2015 0 358 0.00 10 2015 2 358 0.56 11 2015 2 358 0.56 12 2015 1 358 0.28 1 2016 101 914 11.05 2 2016 43 914 4.70 3 2016 114 914 12.47 4 2016 132 914 14.44 5 2016 52 914 5.69 6 2016 28 914 3.06 7 2016 21 914 2.30 8 2016 4 914 0.44 9 2016 0 914 0.00 10 2016 110 914 12.04 11 2016 33 914 3.61 12 2016 9 914 0.98 1 2017 8 3883 0.21
2 2017 0 3883 0.00 3 2017 194 3883 5.00 4 2017 90 3883 2.32 5 2017 86 3883 2.21 6 2017 10 3883 0.26 7 2017 73 3883 1.88 8 2017 0 3883 0.00 9 2017 0 3883 0.00 10 2017 189 3883 4.87 11 2017 197 3883 5.07 12 2017 143 3883 3.68
Trong số 5,155 đơn đặt hàng của khách hàng có 1,836 đơn hàng bị trễ hẹn do các vấn đề liên quan đến nguyên vật liệu và thường rơi vào dịp tháng 04 và tháng 10 hàng năm. Lý giải cho vấn đề này là thời điểm này hàng năm là giai đoạn cao điểm của nhà máy với số lượng đơn hàng tăng đột biến. Hơn thế nữa, các nhà cung cấp cũng trong giai đoạn cao điểm, đặc biệt là sau kì nghỉ Tết âm lịch dài ảnh hưởng lớn đến khả năng đáp ứng yêu cầu cung cấp nguyên vật liệu của doanh nghiệp.
2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho
2.4.1. Sự khác biệt giữa kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế
Dựa theo đơn hàng dự báo và loại đơn hàng, doanh nghiệp sẽ hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, đơn đặt hàng chính thức từ phía khách hàng lại thể hiện nhu cầu nguyên vật liệu thực tế. Sự khác biệt giữa đơn hàng thực tế và đơn hàng dự báo gây ra những bất lợi cho hoạt động quản trị tồn kho, cụ thể: một số mã hàng được dự báo cao hơn so với nhu cầu thực tế làm tăng số lượng nguyên vật liệu tồn kho không mong muốn và gia tăng rủi ro lỗi thời trong khi đó một số mã hàng được dự báo thấp hơn nhu cầu thực tế yêu cầu thời gian phân phối CLT dài hơn và được mô tả ở bảng 2.11.
Bảng 2.11: Sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng dự báo năm 2017 (Nguồn: báo cáo nội bộ Park Corp Việt Nam) báo cáo nội bộ Park Corp Việt Nam)
Mùa Số lượng dự báo (cái) Số lượng thực tế (cái) Chênh lệch (cái) Thời gian phân phối dài hơn (cái) Số lượng tồn kho không mong muốn (cái) Giá trị tồn kho NVL tương ứng (USD) Thu, 2017 236,534 229,302 7,232 6,343 13,575 29,769.62 Đông, 2017 21,455 18,620 2,835 928 3,763 26,753.05 Xuân, 2018 110,074 132,781 -22,707 34,275 11,568 43,478.77 Hè, 2018 11,406 4,472 6,934 0 6,934 14,662.92
2.4.2. Năng lực của nhà cung cấp
Hoạt động quản trị tồn kho còn bị ảnh hưởng bởi năng lực của nhà cung cấp thông qua các chỉ số về khả năng sản xuất, khả năng giao hàng đúng hạn, khả năng phản hồi, khả năng xử lí khi phát sinh vấn đề,… Các nhà cung cấp hiện tại thường là các nhà cung cấp có mối quan hệ lâu năm do đó các chỉ số này được đánh giá là khá tốt. Tuy nhiên, có một vài nhà cung cấp bị đánh giá thấp trong khả năng phản hồi như YKK Taiwan, Yawliamy, Finestar Printing,… (xem phụ lục 1, đánh giá của bộ phận cung ứng)
Một số nguyên vật liệu được cung cấp bởi nhà cung cấp chỉ định của khách hàng (vải, nhãn mác,…) giúp doanh nghiệp có thể mua được nguyên vật liệu với mức giá tốt và không phải chịu trách nhiệm đến các vấn đề liên quan đến quy cách, chất lượng. Tuy nhiên, các ngun vật liệu này lại khó có thể tìm được nhà cung cấp thay thế.
2.4.3. Sự phát triển của công nghệ thông tin
Sự phát triển của công nghệ thông tin đặc biệt là internet giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí đặt hàng, nâng cao khả năng tương tác. Hiện tại, doanh nghiệp
đang áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp nói riêng. Hệ thống ERP hiện tại cho phép doanh nghiệp khởi tạo đơn hàng một cách chính xác và tiết kiệm thời gian, cập nhật các thông tin về xuất nhập tồn hàng ngày, lập báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất, lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ. Tuy nhiên, vì máy chủ của hệ thống ERP được đặt tại các nhà máy nên các bộ phận nằm ở địa điểm khác (ví dụ như bộ phận R&D) sẽ phải đăng nhập thơng qua remote do đó tốc độ xử lý dữ liệu giảm.
Tóm lại, hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp có những ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Hoạt động quản trị tồn kho bao gồm một chuỗi các hoạt động liên tiếp với thông tin được truyền đạt xuyên suốt giữa các bộ phận.
- Kế hoạch cung ứng được xây dựng từ nguồn dữ liệu có độ tin cậy cao. - Thời gian phân phối hàng hoá đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Nhược điểm:
- Quy trình quản trị tồn kho cịn có nhiều lỗ hổng gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thời gian biểu thực hiện hoạt động quản trị tồn kho phụ thuộc vào khách hàng.
- Năng lực của nhà cung cấp ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của quy trình.
Các nguyên nhân chủ yếu bao gồm:
- Thiếu sự theo dõi từ các cá nhân có liên quan.
- Khơng tn thủ các quy trình, thủ tục của doanh nghiệp. - Sự tương tác kém hiệu quả giữa các bộ phận.