Lập báo cáo tồn kho và kiểm kê: báo cáo tồn kho, kiểm kê thực tế được thực
hiện kỳ hoặc đột xuất tuỳ theo mục đích sử dụng.
Với sự phát triển của công nghệ thông tin, việc lập báo cáo tồn kho trở nên thuận tiện hơn bao giờ hết. Hiện tại, ERP đang trợ giúp cho doanh nghiệp quản lý các
Có Khơng
Yêu cầu nguyên vật liệu Kế hoạch sản xuất Kiểm tra/ phê duyệt Cập nhật trạng thái xuất kho
Xuất kho
Phiếu xuất kho
thông tin về đơn đặt hàng nguyên vật liệu, số lượng nguyên vật liệu mua vào, số lượng thực nhận, số lượng cung cấp cho bộ phận sản xuất. Đây là cơ sở để tiến hành lập báo cáo, so sánh và đối chiếu giữa số lượng tồn kho thực tế và số lượng tồn kho sổ sách.
Những khó khăn mà bộ phận kho/ MCD gặp phải trong hoạt động quản trị tồn kho bao gồm:
Thứ nhất là vấn đề quản lý mã hàng. Việc yêu cầu kiểm tra chéo có thể giúp cho doanh nghiệp giảm thiểu số lượng vật tư bị trùng lắp nhưng lại gây tốn kém thời gian. Dẫn đến một số trường hợp khi đơn hàng gấp, bộ phận R&D bỏ qua bước này tạo ra vật tư bị trùng lắp. Hoặc là do bộ phận kho/ MCD thực hiện kiểm tra vật tư trùng lắp trước khi nhận được vật tư thực tế, dẫn đến tình trạng cùng một vật tư nhưng lại khai báo theo 2 cách khác nhau dẫn đến hệ thống cũng như bộ phận kho/ MCD không thể nhận biết (Ví dụ: 2 vật tư này ERP sẽ hiểu là 2 vật tư khác nhau 25MM ladder lock black và 25MM ladder lock- black hay như ladder lock và duckbill là một vật tư nhưng lại dễ gây hiểu lầm).
Thứ hai là các vấn đề liên quan đến ERP dẫn đến bộ phận kho/MCD không thể tiến hành nhập kho. Trong quá trình mua hàng, theo yêu cầu của bộ phận quản lý đơn hàng, vật tư được yêu cầu thay đổi nhà cung cấp nhưng hệ thống không được cập nhật tên nhà cung cấp mới, …
Thứ ba là sự khác biệt trong đơn vị mua hàng trong BOM và hoá đơn (yard và met) như gai xù, dây kéo,…gây khó khăn trong cơng tác kiểm tra tồn kho định kỳ.
Thứ tư là các vấn đề liên quan đến vật tư tồn kho. Qua các mùa, hangtag layout thay đổi nhưng vẫn sử dụng Mcode cũ gây khó khăn cho cơng tác quản trị tồn kho. Các đơn hàng bị huỷ thường đi kèm với vật tư tồn kho nhưng qua nhiều mùa, rất khó để phân tách tồn kho đó thuộc mùa nào, gây khó khăn cho cơng tác quản lý cũng như thu hồi sau này.
Cuối cùng là các nguyên vật liệu dùng để dựng như foam/ PE plate thường được mua theo cái với kích rập cho trước để tiết kiệm chi phí nhân cơng nhưng lại tiêu tốn
diện tích kho lớn và khơng thể tái sử dụng khi đơn hàng bị huỷ. Trong năm 2017, vật tư này tồn kho 54,137$.
Sự phối hợp giữa các bộ phận
Hình 2.8: Sơ đồ thơng tin cơng tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu (Nguồn: nội bộ Park Corp Việt Nam)
Đơ
n hàng
Nhà cung
cấp
Nhà máy Park Corp. (Việt Nam)
Danh sách nguyên vật liệu Merchandiser Bộ phận mua hàng Bộ phận sản xuất Đơn hàng/ ngày yêu cầu xuất hàng
Kho/MCD Kế hoạch nhận hàng Vật tư thiếu/ không đạt yêu cầu Đơn hàng BOM/ rập/ etc Kế hoạch sản xuất Khách hàng Bản thiết kế
VPDĐ Park Corporation., LTD tại TP.HCM Sales/ R&D Center
Hóa đơn/chứng từ
Nguyên vật liệu Giá
Có thể thấy, trong q trình sản xuất- kinh doanh, hiệu quả cơng tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu được xây dựng bởi rất nhiều bộ phận. Sai sót xảy ra ở bất kỳ giai đoạn nào bởi bất kỳ bộ phận nào đều tạo ra tổn thất to lớn và ảnh hưởng đến các bộ phận cịn lại. Bảng 2.3 mơ tả lỗi sai của các bộ phận trong hoạt động quản trị tồn kho năm 2017 với tổng thiệt hại là 55,793.59$ (bảng 2.4).
Bảng 2.3: Tóm tắt lỗi sai của các bộ phận trong hoạt động quản trị tồn kho năm 2017 (Báo cáo nội bộ Park Corp Việt Nam)
Nội dung Nguyên nhân Hậu quả
Bộ phận R
&D
Những sai lầm chủ yếu liên quan đến BOM: -Dùng sai loại vật tư/ sai màu/sai kích thước -Sai định mức do sai chiều vải, khổ vải
-Thiếu mã chỉ của NCC
-Sai định mức của dây đai
-Dư định mức chỉ
-Thiếu kiểm tra trước khi đồng bộ trên ERP
-Không kiểm tra thực tế NVL, không cập nhật đúng quy cách NVL khi đăng kí mã NVL Khơng theo dõi tốt với KH
-Khơng tính tốn đến hao hụt khi sử dụng máy cắt nhiệt (webbing hot knife cutter)
-Cơng thức tính định mức chỉ gấp 2 lần so với thực tế sử dụng
-Mua sai NVL
-Mua thiếu NVL, gửi đơn hàng bổ sung cho NCC 239yds vận chuyển bằng đường hàng không
-Gây chậm trễ trong việc gửi đơn hàng cho NCC
-Mua hàng thiếu, gửi đơn hàng bổ sung
-Mua dư chỉ, tăng số lượng chỉ tồn kho qua các mùa (rủi ro lỗi thời)
Bộ phận q
uản lý đ
ơn h
àng
-Mua sai thẻ treo thông tin bảo hành cho EK767.
-Duyệt sai định vị in cho 330pcs Sugar Stripes
-Mua sai bao nylon cho túi mới Gella
-Đưa ra chỉ dẫn sai về thẻ treo
-Chọn sai BOM của mùa trước đó khi tạo đơn hàng mới
-Thông tin về bảo hành được cập nhật sai trong danh sách SKUs.
-Do hiểu lầm nội bộ
-Khơng kiểm tra kích thước của sản phẩm trước khi đặt bao nylon
-Nhầm lẫn giữa đơn hàng sản xuất đại trà và đơn hàng SMU5
-Lỗi sai cá nhân
-Gửi đơn hàng bổ sung cho NCC, thay thế toàn bộ thẻ treo sau khi đã đóng gói
-Mua bổ sung 275yds vải
-Mua sai toàn bộ bao nylon và phải đặt hàng lại
-Mua sai thẻ treo và phải đặt hàng lại tồn bộ
-D-ring thay đổi kích thước nhưng mua hàng kích thước cũ
5 SMU (Special make-up): đây là đơn hàng nhỏ thường được sản xuất đặc biệt cho một nhà phân phối của nhãn hàng/ một thị trường/ khu vực hoặc là để sử dụng những nguyên vật liệu còn tồn kho trong mùa.
Bộ phận cu
ng ứ
ng
-Đặt hàng thiếu một loại vải
-Khấu trừ sai số lượng tồn kho (vải TPU, dây kéo CCBS, YKK cho đơn hàng Kipling) -Mua thừa NVL theo BOM
-Mua sai bố cục của thẻ treo
-Gửi đơn hàng cho NCC thiếu
-Do phát sinh MOQ, bộ phận cung ứng thông báo cho bộ phận quản lý đơn hàng nhưng cả hai bên đều thiếu theo dõi -Lỗi cá nhân do nhập sai số lượng tồn kho vào hệ thống
-Số lượng trên BOM và ERP không trùng khớp nhưng không được phát hiện
-Theo quy trình, bố cục phải được duyệt bởi bộ phận quản lý đơn hàng nhưng khơng tn thủ quy trình
-Một vài NVL tăng số lượng nhưng do đơn hàng được tạo thủ cơng nên bị bỏ sót
-Xuất NVL bằng đường hàng không với chi phí được trả bởi doanh nghiệp
-Mua thừa NVL
-Mua thừa 899yds vải
-Mua sai NVL
-Mua thiếu NVL/ xuất NVL bằng đường hàng không
Bộ phận k
ho/ M
CD
-Thông báo sai số lượng tồn kho do sai mã vật tư (sai màu) -Các màu tương tự được trộn lẫn và khấu trừ sai màu (Màu Cinder và DK smoke)
-Lỗi sai cá nhân
-Thiếu kĩ năng quản lý NVL
-Sai lầm được phát hiện khi giao NVL cho bộ phận sản xuất, xuất thành phẩm bằng đường hàng khơng
Bảng 2.4: Bảng tổng hợp chi phí thiệt hại do các sai lầm trong hoạt động quản trị tồn kho phân theo khách hàng năm 2017 (Nguồn: Park Corp Việt Nam)
Khách hàng Số trường hợp
Tỷ lệ (%) Thiệt hại bằng tiền ($) Tỷ lệ (%)
Eastpak 13 38 5,026.70 9 Boardriders 3 9 14,187.73 25 Burton 0 0 0.00 0 Kipling 16 47 35,991.66 65 Eddie Baurer 2 6 587.50 1 Tổng cộng 34 100 55,793.59 100
Ưu điểm: Thông tin liên tục và xuyên suốt giữa các bộ phận Nhược điểm:
Một là, sự phối hợp và thông tin giữa các bộ phận thiếu chặt chẽ.
Hai là, hiệu quả quả hoạt động quản trị tồn kho chịu sự ảnh hưởng của nhiều bộ phận, sai lầm cá nhân hay của bộ phận sẽ ảnh hưởng đến hoạt động của bộ phận khác và hoạt động của tồn bộ quy trình.
Ba là, các quy trình nhỏ chưa hồn thiện, có thể bị bỏ qua và gây hậu quả nghiêm trọng.
Bốn là, kỹ năng quản trị tồn kho và nguồn lực giới hạn.
Chính vì thế, cần có sự phối hợp hiệu quả giữa các bộ phận nhằm đảm bảo thông tin được truyền đạt chính xác xuyên suốt quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Đồng thời, cần có sự quan tâm của nhà quản trị nhằm thực hiện tốt quản trị tồn kho. Bởi hơn ai hết, các số liệu tồn kho nguyên vật liệu được sử dụng trước hết là cho mục đích thơng tin của nhà quản trị, xa hơn nữa là công tác hoạch định của doanh nghiệp.
2.2.2. Thời gian biểu tổ chức thực hiện quản trị tồn kho
Quản trị tồn kho là hoạt động cần sự phối hợp của rất nhiều bộ phận trong doanh nghiệp. Mỗi bộ phận đảm nhận một vai trò riêng tạo thành một chuỗi các hành động hồn chỉnh với thời gian biểu được mơ tả ở bảng 2.5 để hoạt động quản trị tồn kho được diễn ra một cách trôi chảy, đáp ứng nhu cầu sản xuất của doanh nghiệp cũng như kế hoạch xuất hàng của khách hàng.
Bảng 2.5: Thời gian biểu tổ chức thực hiện quản trị tồn kho (nguồn: kết quả thống kê của tác giả) của tác giả)
Bộ phận Nội dung Thời gian thực hiện
R&D/ Sales -Xây dựng định mức sản phẩm -Nhận đơn hàng dự báo
-Nhận đơn hàng chính thức
-3-6 tháng trước ngày xuất hàng -3-5 tháng trước ngày xuất hàng -2 tháng trước ngày xuất hàng Quản lý đơn
hàng
-Lập dự báo nhu cầu nguyên vật liệu cho từng đơn hàng
-Lập yêu cầu nguyên vật liệu chính thức cho từng đơn hàng
-5 tháng trước ngày xuất hàng
-2 tháng trước ngày xuất hàng
Cung ứng -Thông báo số lượng dự kiến cho nhà cung cấp (book greige6)
-Thu mua nguyên vật liệu cho đơn hàng dự báo
-Thu mua nguyên vật liệu chênh lệch giữa đơn hàng dự báo và chính thức
-5 tháng trước ngày xuất hàng
-3-4 tháng trước ngày xuất hàng
-2 tháng trước ngày xuất hàng
Kho/MCD -Kiểm tra chất lượng/ nhập kho nguyên vật liệu
-Điều chỉnh, báo cáo tồn kho nguyên vật liệu cho từng đơn hàng -Lập danh sách thanh lý nguyên vật liệu
-2-3 tháng trước ngày xuất hàng
-2 tháng trước ngày xuất hàng
-3-6 tháng sau ngày xuất hàng
Do đặc thù của một doanh nghiệp OEM trong lĩnh vực may mặc, thời gian biểu của doanh nghiệp phụ thuộc rất lớn vào thời gian biểu của khách hàng từ giai đoạn phát triển sản phẩm cho đến khi nhận đơn hàng chính thức. Thơng thường, giai đoạn phát triển sẽ được tiến hành trước một năm và được đặt hàng trước 06 tháng (ví dụ như mẫu xuân hè 2018 sẽ được phát triển từ xuân hè 2017 và nhận được đơn hàng vào mùa thu đơng 2017). Các chính sách về bảo vệ mơi trường của chính phủ Trung Quốc áp dụng nghiêm ngặt cho ngành dệt may và thời gian nghỉ Tết Âm lịch (CNY) dài của các nhà cung cấp Trung Quốc (đặc biệt là nhà cung cấp vải) cũng ảnh hưởng lớn đến thời gian phân phối cũng như thời gian biểu của doanh nghiệp. Bảng 2.6 mô tả lịch nghỉ Tết Âm lịch trong 3 năm gần đây.
Hạn chế của thời gian biểu tổ chức thực hiện quản trị tồn kho hiện tại bao gồm: Thứ nhất, doanh nghiệp không chủ động được thời gian thực hiện quản trị tồn kho, phụ thuộc rất lớn vào kế hoạch của khách hàng cũng như khả năng cung ứng của nhà cung cấp.
Hai là, hoạt động quản trị tồn kho là chuỗi các hoạt động của nhiều bộ phận có liên quan, trong trường hợp bất kỳ bộ phận nào gặp vấn đề trong hoạt động thực hiện quản trị tồn kho của mình sẽ ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện của các bộ phận khác.
Ba là, hoạt động của các bộ phận chuyên trách bị ảnh hưởng bởi tính mùa vụ. Trong thời gian cao điểm, các bộ phận nói riêng và doanh nghiệp nói chung có thể phải
đối mặt với tình trạng thiếu hụt nguồn lực trong khi xảy ra tình trạng dư thừa nguồn lực vào mùa thấp điểm.
Bảng 2.6: Lịch nghỉ tết Âm lịch của các nhà cung cấp vải năm 2015-2017 (Nguồn: nội bộ Park Corp Việt Nam) bộ Park Corp Việt Nam)
Tên nhà cung cấp vải
Năm Ngày khoá sổ Ngày xuất hàng Thời gian phân phối SLT (ngày)
Thời gian phân phối tiêu chuẩn
(ngày) Leejo 2017 01/12/2018 09/03/2018 56 21 3PX 2017 25/12/2017 05/03/2018 70 21 Leejo 2016 21/12/2016 15/02/2017 56 21 3PX 2016 15/12/2016 15/02/2017 62 21 Leejo 2015 10/01/2015 01/03/2016 51 21 3PX 2015 31/12/2015 27/02/2016 58 21
2.2.3. Xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho một đơn hàng
Số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho một đơn hàng được xác định theo công thức sau:
BOM (Bill of materials) lần đầu được giới thiệu bởi Orlicky (1971) như là một cấu trúc dữ liệu sản phẩm cho hệ thống MRP (Materials requirements Planning) thường được sử dụng cho việc lập kế hoạch sản xuất và kiểm kê tồn kho. BOM bao gồm một danh sách các nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm,… cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm. Số lượng NVL cần thiết = BOM cho từng SKU x Số lượng sản phẩm cho từng SKU + Tỷ lệ hao phí cho phép - Số lượng tồn kho
Tuỳ theo từng loại vật tư mà việc tính tốn, xác định số lượng ngun vật liệu được tính tốn khác nhau. Với sự hỗ trợ của Opitex Mark giúp doanh nghiệp tính tốn định mức cho các vật tư dạng cuộn (có khổ vải) một cách nhanh chóng và chính xác (hình 2.9). Trong khi đó phần mềm ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ hoá dữ liệu về định mức của từng sản phẩm, hỗ trợ cho các giai đoạn tiếp theo của quy trình quản trị tồn kho.
Số lượng sản phẩm cho từng được xác định dựa trên đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Mỗi đơn đặt hàng sẽ cung cấp các thông tin chi tiết về khách hàng/ ngừơi nhận hàng/ người bán/ ngày xuất hàng yêu cầu/ mã hàng/ số lượng/ giá tương ứng/ phương thức vận chuyển/ incorterm/… Để giảm thiểu thời gian phân phối, đơn hàng dự báo được phát hành trước đơn hàng chính thức 1 tháng. Và tuỳ theo loại đơn hàng/ các SKU được đặt hàng, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định chuẩn bị trước nguyên vật liệu (mua trước toàn bộ/ một phần/ hay là mua cho những SKU nào/…). Sau khi nhận được đơn hàng chính thức từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh tồn kho, những nguyên vật liệu có số lượng cần thiết tăng sẽ được xuất đơn hàng bổ sung cho nhà cung cấp. Ngược lại, những nguyên vật liệu nào thể hiện nhu cầu giảm so với nhu cầu dự báo trước đó sẽ được xem xét để khấu trừ cho đơn hàng kế tiếp hoặc xem xét dưới dạng nguyên vật liệu tồn kho cần xử lý cuối mùa.
Trong quá trình vận chuyển, kiểm đếm và sản xuất kinh doanh có thể phát sinh hao phí. Vì vậy, tỷ lệ hao phí cho phép (xem phụ lục 2) được thêm vào đơn đặt hàng nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục.
Số lượng tồn kho được cung cấp bởi bộ phận kho/MCD. Đây là nguyên vật liệu đã được mua ở những đơn hàng trước đó nhưng khơng sử dụng hết (do đơn hàng bị huỷ/ định mức sử dụng thực tế thấp hơn định mức được tính tốn trong BOM/ lượng nguyên vật liệu cần thiết trong đơn hàng dự báo cao hơn đơn hàng chính thức/…). Lượng nguyên vật liệu này cần được khấu trừ trước khi đặt đơn hàng mới.