Các kỹ thuật quản trị tồn kho khác nhau sẽ phù hợp cho các mục đích quản trị tồn kho khác nhau và với những điều kiện áp dụng khác nhau, cụ thể:
Các phương pháp quản trị tồn kho
Bảng 1.1: Lựa chọn kỹ thuật quản trị tồn kho (Dr.G.Brindha, 2014)
STT Danh mục Điều kiện Ứng dụng
1 Phân tích ABC Chi phí sử dụng hàng năm (định mức* giá đơn vị)
Cho nguyên vật liệu cung cấp cho sản xuất
2 Phân tích XYZ (Sử dụng cho nghiên cứu 2D)
Tồn kho tại thời điểm bằng kiểm kê thực tế Trạng thái nhóm A Xem xét nhóm A trong nhóm X, xem xét nhóm C trong nhóm X: giảm mức độ tồn kho 3 Phân tích HML (High, Medium, Low)
Giá đơn vị Duy trì kiểm tra các mặt hàng có chi phí cao 4 Phân tích VED (Vital, Essential and Desirable) Tính nghiêm trọng hoặc thiếu hụt sản xuất
Để kiểm soát việc bảo dưỡng phụ tùng và thiết bị sản xuất 5 Phân tích FSN
(Fast, Slow and Non-Moving)
Các vấn đề từ cửa hàng lý tưởng.
Loại bỏ các mặt hàng không lưu chuyển
Các hàng hố có tốc độ lưu chuyển nhanh cần được duy trì một mức độ tồn kho cao
6 Phân tích SDE (Scans, Difficult and Easily available)
Các khó khăn trong hoạt động cung ứng (nguồn cung ứng)
Thận trọng về khả năng sẵn có của hàng hố, nên duy trì tồn kho những hàng hoá khan hiếm, khó khăn trong việc thu mua và tiếp tục theo dõi hoạt động mua hàng
7 Phân tích GOLF (Govt, Ordinary, Local and Foreign)
Nguồn cung từ chính phủ có thời gian phân phối dài hơn, thanh toán trước các hàng hoá cung ứng từ nước ngồi thơng qua ngân hàng, cảng, các chi phí như hoa hồng, thuế,…
Cần có sự kiên nhẫn trong hoạt động mua hàng từ nguồn cung chính phủ, các đại lý có thể được sử dụng, các yếu tố ảnh hưởng đến thời gian cung ứng nguyên vật liệu từ nước ngồi cần được tính tốn.
8 Phân tích SOS (Seasonal and Off- Seasonal)
Đậu nành, nông sản giá cao khi trái mùa và thấp khi vào mùa thu hoạch
Nên mua vào mùa thu hoạch để đạt được mức giá tốt hơn và chất lượng cung ứng tốt hơn Trong đó, phân tích ABC và phân tích XYZ là hai kỹ thuật phân tích phổ biến trong quản trị tồn kho.
Kĩ thuật phân tích ABC
Thực tế là, có hàng ngàn mặt hàng được lưu trữ dưới dạng hàng tồn kho để duy trì hoạt động sản xuất kinh doanh nhưng chỉ có một tỉ lệ mặt hàng nhất định cần được quản lý và kiểm sốt chặt chẽ, chính xác (Braglia và các cộng sự, 2004). Kĩ thuật phân tích ABC là phương pháp lập kế hoạch và kiểm kê được sử dụng rộng rãi để phân loại mặt hàng theo mức độ kiểm soát cần thiết. Kĩ thuật phân loại ABC được phát triển và sử dụng với General Electric vào những năm 1950, dựa trên nguyên tắc Pareto hay nguyên tắc 80/20. Nguyên tắc Pareto chỉ ra một vài mặt hàng đóng góp phần lớn vào chi phí tồn kho và một số lượng lớn mặt hàng lại chiếm tỷ lệ chi phí tồn kho thấp. Nguyên tắc 80/20 được biết đến là xấp xỉ 20% mặt hàng đóng góp 80% chi phí và phần cịn lại 80% mặt hàng chỉ chiếm 20% chi phí. Rõ ràng là, cần kiểm soát chặt chẽ 20% mặt hàng và kiểm soát ở mức độ vừa phải với phần cịn lại (Water, 1992). Vì thế, kĩ thuật phân tích ABC phân loại tồn kho theo mức độ đóng góp chi phí trên tổng chi phí tồn kho hàng năm.
Theo Nabais (2010), có thể tiến hành phân tích ABC theo chi phí theo các bước sau:
- Sắp xếp chi phí tồn kho hàng năm (định mức x giá đơn vị) theo thứ tự giảm dần.
- Tính tốn tỉ lệ phần trăm theo luỹ tiến theo chi phí và số lượng mặt hàng - Xác định ranh giới giữa các nhóm:
+ Nhóm A: 20% mặt hàng chiếm khoảng 80% tổng chi phí sử dụng hàng năm
+ Nhóm B: 30% mặt hàng chiếm khoảng 15% tổng chi phí sử dụng hàng năm
+ Nhóm C: 50% mặt hàng đại diện cho khoảng 5% tổng chi phí sử dụng hàng năm