CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
2.4. Các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho
2.4.1. Sự khác biệt giữa kế hoạch cung ứng và nhu cầu thực tế
Dựa theo đơn hàng dự báo và loại đơn hàng, doanh nghiệp sẽ hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu. Tuy nhiên, đơn đặt hàng chính thức từ phía khách hàng lại thể hiện nhu cầu nguyên vật liệu thực tế. Sự khác biệt giữa đơn hàng thực tế và đơn hàng dự báo gây ra những bất lợi cho hoạt động quản trị tồn kho, cụ thể: một số mã hàng được dự báo cao hơn so với nhu cầu thực tế làm tăng số lượng nguyên vật liệu tồn kho không mong muốn và gia tăng rủi ro lỗi thời trong khi đó một số mã hàng được dự báo thấp hơn nhu cầu thực tế yêu cầu thời gian phân phối CLT dài hơn và được mô tả ở bảng 2.11.
Bảng 2.11: Sự chênh lệch giữa số lượng thực tế và số lượng dự báo năm 2017 (Nguồn: báo cáo nội bộ Park Corp Việt Nam) báo cáo nội bộ Park Corp Việt Nam)
Mùa Số lượng dự báo (cái) Số lượng thực tế (cái) Chênh lệch (cái) Thời gian phân phối dài hơn (cái) Số lượng tồn kho không mong muốn (cái) Giá trị tồn kho NVL tương ứng (USD) Thu, 2017 236,534 229,302 7,232 6,343 13,575 29,769.62 Đông, 2017 21,455 18,620 2,835 928 3,763 26,753.05 Xuân, 2018 110,074 132,781 -22,707 34,275 11,568 43,478.77 Hè, 2018 11,406 4,472 6,934 0 6,934 14,662.92
2.4.2. Năng lực của nhà cung cấp
Hoạt động quản trị tồn kho còn bị ảnh hưởng bởi năng lực của nhà cung cấp thông qua các chỉ số về khả năng sản xuất, khả năng giao hàng đúng hạn, khả năng phản hồi, khả năng xử lí khi phát sinh vấn đề,… Các nhà cung cấp hiện tại thường là các nhà cung cấp có mối quan hệ lâu năm do đó các chỉ số này được đánh giá là khá tốt. Tuy nhiên, có một vài nhà cung cấp bị đánh giá thấp trong khả năng phản hồi như YKK Taiwan, Yawliamy, Finestar Printing,… (xem phụ lục 1, đánh giá của bộ phận cung ứng)
Một số nguyên vật liệu được cung cấp bởi nhà cung cấp chỉ định của khách hàng (vải, nhãn mác,…) giúp doanh nghiệp có thể mua được nguyên vật liệu với mức giá tốt và không phải chịu trách nhiệm đến các vấn đề liên quan đến quy cách, chất lượng. Tuy nhiên, các nguyên vật liệu này lại khó có thể tìm được nhà cung cấp thay thế.
2.4.3. Sự phát triển của công nghệ thông tin
Sự phát triển của công nghệ thông tin đặc biệt là internet giúp doanh nghiệp giảm thiểu các chi phí đặt hàng, nâng cao khả năng tương tác. Hiện tại, doanh nghiệp
đang áp dụng hệ thống ERP vào hoạt động sản xuất kinh doanh cũng như hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp nói riêng. Hệ thống ERP hiện tại cho phép doanh nghiệp khởi tạo đơn hàng một cách chính xác và tiết kiệm thời gian, cập nhật các thông tin về xuất nhập tồn hàng ngày, lập báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất, lưu trữ lượng dữ liệu khổng lồ. Tuy nhiên, vì máy chủ của hệ thống ERP được đặt tại các nhà máy nên các bộ phận nằm ở địa điểm khác (ví dụ như bộ phận R&D) sẽ phải đăng nhập thơng qua remote do đó tốc độ xử lý dữ liệu giảm.
Tóm lại, hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp có những ưu, nhược điểm sau:
Ưu điểm:
- Hoạt động quản trị tồn kho bao gồm một chuỗi các hoạt động liên tiếp với thông tin được truyền đạt xuyên suốt giữa các bộ phận.
- Kế hoạch cung ứng được xây dựng từ nguồn dữ liệu có độ tin cậy cao. - Thời gian phân phối hàng hoá đáp ứng được nhu cầu của khách hàng.
Nhược điểm:
- Quy trình quản trị tồn kho cịn có nhiều lỗ hổng gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Thời gian biểu thực hiện hoạt động quản trị tồn kho phụ thuộc vào khách hàng.
- Năng lực của nhà cung cấp ảnh hưởng lớn đến hiệu quả hoạt động của quy trình.
Các nguyên nhân chủ yếu bao gồm:
- Thiếu sự theo dõi từ các cá nhân có liên quan.
- Khơng tn thủ các quy trình, thủ tục của doanh nghiệp. - Sự tương tác kém hiệu quả giữa các bộ phận.
Để giải quyết các tồn tại nêu trên, tác giả tiến hành phỏng vấn chuyên gia (xem phụ lục 1) nhằm xác định các yếu tố nào cần phải được giải quyết hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp, lựa chọn phân tích và đề xuất các giải pháp theo thứ tự mức độ quan trọng và mức độ nghiêm trọng từ cao đến thấp.
Hình 2.10: Mức độ nghiêm trọng và quan trọng của các nhóm vấn đề (Nguồn: phỏng vấn chuyên gia) vấn chuyên gia)
Hình 2.10 mơ tả kết quả phỏng vấn chuyên gia, theo đó các giải pháp phù hợp cho việc hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp. (Việt Nam) trong điều kiện nguồn lực giới hạn với thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp như sau: - Nhóm giải pháp về quy trình thực hiện hoạt động quản trị tồn kho
- Nhóm giải pháp về số lượng đặt hàng
- Nhóm giải pháp về thời gian biểu hoạt động quản trị tồn kho Cao Cao Thấp Thấp Mức độ quan trọng Mức độ nghiêm trọng Nhóm vấn đề về số lượng đặt hàng Nhóm vấn đề về quy trình quản trị tồn kho Nhóm vấn đề về thời gian biểu hoạt động quản trị
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 cung cấp cái nhìn tổng quan về Park Corporation., LTD và Park Corp (Việt Nam). Tác giả giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây.
Ngồi ra, thơng qua chương 2 chúng ta cũng biết được thực trạng hoạt động quản trị tồn kho tại Park Corp. (Việt Nam) từ quy trình hoạt động, phương pháp xác lập số lượng tồn kho, và thời gian đặt hàng, đo lường hiệu quả hoạt động và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp.
Thông qua phỏng vấn với lãnh đạo doanh nghiệp và các nhân viên trực tiếp cơng tác trong các bộ phận có liên quan, tác giả phân tích các ưu, khuyết điểm cũng như nguyên nhân của công tác quản trị tồn kho hiện tại, tạo tiền đề cho việc đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho ở chương 3.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI PARK CORP. (VIỆT NAM)