CHƯƠNG 1 : LÝ THUYẾT VỀ QUẢN TRỊ TỒN KHO
2.2. Thực trạng công tác quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp (Việt
2.2.3. Xác định số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho một đơn hàng
Số lượng nguyên vật liệu cần thiết cho một đơn hàng được xác định theo công thức sau:
BOM (Bill of materials) lần đầu được giới thiệu bởi Orlicky (1971) như là một cấu trúc dữ liệu sản phẩm cho hệ thống MRP (Materials requirements Planning) thường được sử dụng cho việc lập kế hoạch sản xuất và kiểm kê tồn kho. BOM bao gồm một danh sách các nguyên vật liệu thô, bán thành phẩm,… cần thiết để sản xuất ra một sản phẩm. Số lượng NVL cần thiết = BOM cho từng SKU x Số lượng sản phẩm cho từng SKU + Tỷ lệ hao phí cho phép - Số lượng tồn kho
Tuỳ theo từng loại vật tư mà việc tính tốn, xác định số lượng ngun vật liệu được tính tốn khác nhau. Với sự hỗ trợ của Opitex Mark giúp doanh nghiệp tính tốn định mức cho các vật tư dạng cuộn (có khổ vải) một cách nhanh chóng và chính xác (hình 2.9). Trong khi đó phần mềm ERP giúp doanh nghiệp đồng bộ hoá dữ liệu về định mức của từng sản phẩm, hỗ trợ cho các giai đoạn tiếp theo của quy trình quản trị tồn kho.
Số lượng sản phẩm cho từng được xác định dựa trên đơn đặt hàng của nhà cung cấp. Mỗi đơn đặt hàng sẽ cung cấp các thông tin chi tiết về khách hàng/ ngừơi nhận hàng/ người bán/ ngày xuất hàng yêu cầu/ mã hàng/ số lượng/ giá tương ứng/ phương thức vận chuyển/ incorterm/… Để giảm thiểu thời gian phân phối, đơn hàng dự báo được phát hành trước đơn hàng chính thức 1 tháng. Và tuỳ theo loại đơn hàng/ các SKU được đặt hàng, doanh nghiệp sẽ đưa ra các quyết định chuẩn bị trước nguyên vật liệu (mua trước toàn bộ/ một phần/ hay là mua cho những SKU nào/…). Sau khi nhận được đơn hàng chính thức từ khách hàng, doanh nghiệp sẽ tiến hành điều chỉnh tồn kho, những nguyên vật liệu có số lượng cần thiết tăng sẽ được xuất đơn hàng bổ sung cho nhà cung cấp. Ngược lại, những nguyên vật liệu nào thể hiện nhu cầu giảm so với nhu cầu dự báo trước đó sẽ được xem xét để khấu trừ cho đơn hàng kế tiếp hoặc xem xét dưới dạng nguyên vật liệu tồn kho cần xử lý cuối mùa.
Trong quá trình vận chuyển, kiểm đếm và sản xuất kinh doanh có thể phát sinh hao phí. Vì vậy, tỷ lệ hao phí cho phép (xem phụ lục 2) được thêm vào đơn đặt hàng nhằm đảm bảo quá trình sản xuất kinh doanh diễn ra liên tục.
Số lượng tồn kho được cung cấp bởi bộ phận kho/MCD. Đây là nguyên vật liệu đã được mua ở những đơn hàng trước đó nhưng khơng sử dụng hết (do đơn hàng bị huỷ/ định mức sử dụng thực tế thấp hơn định mức được tính tốn trong BOM/ lượng nguyên vật liệu cần thiết trong đơn hàng dự báo cao hơn đơn hàng chính thức/…). Lượng nguyên vật liệu này cần được khấu trừ trước khi đặt đơn hàng mới.
Hình 2.9: Sơ đồ Macka vải chính EQYBA03062 (Nguồn: nội bộ Park Corp Việt Nam)7
Ưu điểm: BOM chính xác là rất quan trọng trong việc xác định số lượng
nguyên vật liệu được mua hàng. Đồng thời, nhu cầu nguyên vật liệu được chuẩn bị trước giúp doanh nghiệp giảm thiểu thời gian phân phối.
Nhược điểm:
Một là, đơn hàng chính thức và đơn hàng dự báo thường có sự khác biệt, do đó các quyết định đặt hàng trước nguyên vật liệu nào và số liệu bao nhiêu ảnh hưởng rất lớn đến mức độ tồn kho cũng như tiến độ sản xuất của doanh nghiệp. Mức độ tồn kho cao đồng nghĩa với việc giảm tính thanh khoản của doanh nghiệp.
Hai là, đối với một số nguyên vật liệu, đơn vị mua hàng theo lô nhưng giá trị nhỏ hoặc việc kiểm đếm thực tế gây ảnh hưởng đến chất lượng nguyên vật liệu (ví dụ như chỉ, băng keo, …) gây khó khăn trong việc xác định số lượng tồn kho thực tế.
7 Định mức của vải và các nguyên vật liệu tương tự có khổ sẽ được tính tốn một cách chính xác nhất bằng sơ đồ Macka. Sơ đồ này giả lập rằng các rập của từng vị trí trên sản phẩm được xếp sao cho định mức tiêu thụ là nhỏ nhất, số sản phẩm cắt được là nhiều nhất nhưng chiều dài của sơ đồ không được vượt quá chiều dài thông thường của bàn cắt (thường sắp xếp không quá 15m). Tuỳ thuộc vào phương pháp cắt, cắt tay hay cắt bằng khn mà
Ba là, tỷ lệ hao phí cho phép là con số quy ước, trong một số trường hợp, tỷ lệ hao phí cho phép tỏ ra kém hiệu quả (ví dụ như da thật thường có chất lượng không đồng đều trên cùng một da và các da có kích thước khác nhau) hoặc là ngun vật liệu mới lần đầu sản xuất có thể có tỷ lệ hao phí cao hơn so với tỷ lệ quy ước (do doanh nghiệp chưa có kinh nghiệm hoặc khơng lường hết được các tình huống có thể xảy ra trong quá trình sản xuất).
2.2.4. Thời gian phân phối (lead time)
CLT được mô tả là thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng là khoảng thời gian mà khách hàng sẵn sàng đợi từ khi đặt hàng đến khi nhận được hàng, được quy định cụ thể trong hợp đồng kèm theo điều khoản Incoterm và được mơ tả tóm tắt ở bảng 2.7.
Bảng 2.7: Thời gian phân phối yêu cầu của khách hàng (Nguồn: thông tin nội bộ của Park Corp Việt Nam) Park Corp Việt Nam)
Khách hàng Nhãn hàng Thời gian phân phối CLT Điều kiện vận chuyển Sản phẩm Boardriders Quiksilver/Roxy/ DCshoes
90 ngày FOB Balo
115 ngày FOB Vali
VF Eastpak 90 ngày FOB Balo
110 ngày FOB Vali
Kipling 110 ngày FOB Balo/vali
Burton Burton 100 ngày FOB Phụ kiện
120 ngày FOB Túi trượt tuyết Eddie Baurer Eddie Baurer 90 ngày FOB Balô
Trong khuôn khổ bài nghiên cứu này, SLT là khoảng thời gian doanh nghiệp nhận được đơn đặt hàng từ khách hàng cho đến khi doanh nghiệp nhận được nguyên
vật liệu từ nhà cung cấp. Gồm thời gian sản xuất nguyên vật liệu từ phía nhà cung cấp và thời gian vận chuyển nguyên vật liệu từ nhà cung cấp đến nhà máy.
SLT =∑(Ngày giao hàng−Ngày đặt hàng)
Tổng số đơn hàng = 58 ngày (theo thống kê của tác giả)
CT là khoảng thời gian từ khi nhận được nguyên vật liệu đến khi hoàn thành quá trình sản xuất bao gồm được mơ tả gồm những công đoạn sau (Nguồn: Báo cáo nội bộ
của doanh nghiệp)
- Thời gian kiểm tra chất lượng nguyên vật liệu thô (Raw materials inspection& testing)
- Thời gian cắt (PO to cut)
- Thời gian sản xuất sản phẩm (Cut to pack)
- Thời gian đóng gói và kiểm sốt chất lượng (Pack to Ex-fty) CT = ∑(Ngày bắt đầu sản xuất−Ngày kết thúc sản xuất)
Tổng số đơn hàng = 28 ngày (theo thống kê của tác giả) DCT được định nghĩa là khoảng thời gian cần thiết để giao hàng cho khách hàng. Với Incoterm là FOB, DTC sẽ được tính là khoảng thời gian tính từ khi hàng hố được vận chuyển từ nhà máy đến khi hàng hố cập mạn tàu. Cũng vì Incortem là FOB, nên việc lựa chọn hàng tàu, hay phương thức vận chuyển nào sẽ tuỳ thuộc vào khách hàng lựa chọn và tuỳ thuộc vào điểm đến của đơn hàng đó. Thơng thường, với đơn hàng sản xuất đại trà, DTC là 11 ngày (nguồn: website nội bộ của khách hàng). Đây là khoảng thời gian an tồn để doanh nghiệp có thể bắt kịp ngày OB yêu cầu.
Trong một đơn hàng đa dạng hoá sản phẩm, nếu hàng hố là vali, doanh nghiệp có thể thoả mãn được nhu cầu của khách hàng khi thời gian doanh nghiệp cần ngắn hơn khoảng thời gian khách hàng có thể đợi (SLT+CT+DTC=97 ngày nhỏ hơn CLT là 115 ngày). Trong trường hợp hàng hố là balơ, túi xách, SLT+CT+DTC=97 ngày lớn hơn CLT là 90 ngày, hiện tượng thắt cổ chai xảy ra trong môi trường sản xuất (Kraljic, 1983).
Vì số liệu tính tốn SLT được san bằng và khơng phân biệt ngun vật liệu đó được sử dụng cho đơn hàng sản xuất balô hay vali nên ghi nhận SLT+CT+DTC > CLT cho sản phẩm balô. Để phân tích liệu doanh nghiệp có thực sự khơng đáp ứng được yêu cầu của khách hàng hay không, tác giả tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp thông qua các chỉ số được trình bày ở mục 2.3.