phụ lục 1) nhằm xác định các yếu tố nào cần phải được giải quyết hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp, lựa chọn phân tích và đề xuất các giải pháp theo thứ tự mức độ quan trọng và mức độ nghiêm trọng từ cao đến thấp.
Hình 2.10: Mức độ nghiêm trọng và quan trọng của các nhóm vấn đề (Nguồn: phỏng vấn chuyên gia) vấn chuyên gia)
Hình 2.10 mơ tả kết quả phỏng vấn chuyên gia, theo đó các giải pháp phù hợp cho việc hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho nguyên vật liệu tại Park Corp. (Việt Nam) trong điều kiện nguồn lực giới hạn với thứ tự ưu tiên từ cao đến thấp như sau: - Nhóm giải pháp về quy trình thực hiện hoạt động quản trị tồn kho
- Nhóm giải pháp về số lượng đặt hàng
- Nhóm giải pháp về thời gian biểu hoạt động quản trị tồn kho Cao Cao Thấp Thấp Mức độ quan trọng Mức độ nghiêm trọng Nhóm vấn đề về số lượng đặt hàng Nhóm vấn đề về quy trình quản trị tồn kho Nhóm vấn đề về thời gian biểu hoạt động quản trị
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 cung cấp cái nhìn tổng quan về Park Corporation., LTD và Park Corp (Việt Nam). Tác giả giới thiệu về lịch sử hình thành và phát triển, cơ cấu tổ chức, hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây.
Ngồi ra, thơng qua chương 2 chúng ta cũng biết được thực trạng hoạt động quản trị tồn kho tại Park Corp. (Việt Nam) từ quy trình hoạt động, phương pháp xác lập số lượng tồn kho, và thời gian đặt hàng, đo lường hiệu quả hoạt động và phân tích các yếu tố ảnh hưởng đến hoạt động quản trị tồn kho của doanh nghiệp.
Thông qua phỏng vấn với lãnh đạo doanh nghiệp và các nhân viên trực tiếp cơng tác trong các bộ phận có liên quan, tác giả phân tích các ưu, khuyết điểm cũng như nguyên nhân của công tác quản trị tồn kho hiện tại, tạo tiền đề cho việc đề xuất giải pháp hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho ở chương 3.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HOẠT ĐỘNG QUẢN TRỊ TỒN KHO TẠI PARK CORP. (VIỆT NAM)
3.1. Định hướng phát triển của công ty trong giai đoạn 2018-2020
Hiện nay, Park Corp. (Việt Nam) là một trong những doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất vali, túi xách lớn tại thị trường Việt Nam. Mặt khác, công ty đã đạt được chứng chỉ chất lượng ISO 9001, do đó việc đảm bảo chất lượng sản phẩm và vị thế của công ty trong ngành nghề kinh doanh là ưu tiên hàng đầu.
Ngoài ra, cần nâng cao năng lực quản lý toàn diện, đầu tư các nguồn lực đặc biệt là nguồn nhân lực có trình độ tay nghề cao, nhằm đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của các thị trường khó tính.
Cải thiện mơi trường làm việc, xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp. Đa dạng hóa sản phẩm, mở rộng phát triển các sản phẩm thể thao, leo núi. Đây là dòng sản phẩm tuy kén người sử dụng nhưng mang lại lợi nhuận biên cao, đồng thời, thể hiện đựơc khả năng đáp ứng đa dạng nhu cầu của khách hàng.
Phát triển và mở rộng công ty, trước mắt là khảo sát xây dựng nhà xưởng tại Campuchia và Myanmar, tiến tới đầu năm 2019, sẽ đưa vào hoạt động. Với nhà máy thứ 4 này, doanh nghiệp sẽ nâng cao được khả năng cạnh tranh do đây là 2 quốc gia được miễn thuế nhập khẩu vào thị trường châu Mỹ.
Tiếp tục kiện tồn tổ chức hoạt động. cơng ty mẹ tại Hàn Quốc vẫn nắm chức năng là tài chính và tìm kiếm ngun vật liệu từ Hàn Quốc trong khi đó, nâng cao vai trị phát triển và giám sát của văn phòng đại diện với các nhà máy.
3.2. Một số giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động quản trị tồn kho tại PARK CORP. (VIỆT NAM) CORP. (VIỆT NAM)
3.2.1. Giải pháp về cải thiện quy trình quản lý hoạt động tồn kho tại Park Corp. (Việt Nam) (Việt Nam)
Qua các phân tích vấn đề và nguyên nhân của chương trước đã chỉ ra việc thực hiện quy trình quản trị tồn kho và sự phối hợp giữa các bộ phận còn nhiều vấn đề cần khắc phục. Đây là thành phần có mức độ nghiêm trọng cao và có độ quan trọng cao. Do đó, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm cải thiện quy trình hoạt động quản trị tồn kho như sau:
Nhóm giải pháp ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản trị chuỗi cung ứng:
Giải pháp 1: Ứng dụng mơ hình SCOR trong quản trị chuỗi cung ứng. Với giải pháp
này doanh nghiệp sẽ áp dụng mơ hình tham chiếu hoạt động chuỗi cung ứng SCOR để đánh giá năng lực chuỗi cung ứng. Mơ hình SCOR được phát triển bởi Hội đồng chuỗi cung ứng vào năm 1996, mô hình SCOR đưa ra các chỉ số đánh giá năng lực chuỗi cung ứng theo các quá trình từ hoạch định, tổ chức nguồn lực, sản xuất, giao nhận đến thu hồi hay còn gọi dịch vụ khách hàng. Với 4 cấp độ, mơ hình SCOR giúp doanh nghiệp đánh giá toàn diện năng lực của doanh nghiệp và tích hợp chuỗi cung ứng từ cấp chiến thuật, chiến lược tới vận hành. Trong đó các mục tiêu ở cấp độ dưới được hình thành dựa trên mục tiêu chiến lược ở cấp độ trên liền kề qua đó giải quyết được các mâu thuẫn về mục tiêu vận hành giữa các mắt xích trong chuỗi cung ứng. Tuy nhiên, phần lớn các tiêu chí SCOR là định lượng và cần một giao thức đo lường thống nhất trong toàn chuỗi. Đây là một gánh nặng cho doanh nghiệp trong việc thu thập số liệu thống kê để đánh giá các tiêu chí. Ở giai đoạn ý tưởng, tác giả đề xuất doanh nghiệp xem xét nghiên cứu của Horatiu Cirtita.et.al (2012) về các chỉ số đánh giá chuỗi cung ứng tích hợp dưới đã ứng dụng mơ hình SCOR với 27 tiêu chí đánh giá năng lực
chuỗi cung ứng làm mơ hình gốc và tiến hành điều chỉnh trong quá trình ứng dụng để phù hợp với thực tế doanh nghiệp.
Bảng 3.1: Các thuộc tính và tiêu chí cấp 1 trong SCOR (Nguồn: Horatiu Cirtita và các cộng sự, 2012) cộng sự, 2012)
Thuộc tính Chỉ số cấp 1
Độ tin cậy -Năng lực giao hàng
-Thực hiện đơn hàng hoàn hảo -Tỷ lệ lấp đầy đơn hàng khi giao Độ phản hồi -Thời gian chờ khi thực hiện đơn hàng Độ linh hoạt -Thời gian phản hồi của chuỗi cung ứng
-Sự linh hoạt trong sản xuất Chi phí chuỗi cung ứng -Giá vốn hàng bán
-Tổng chi phí quản lý chuỗi cung ứng -Năng suất gia tăng giá trị
-Chi phí bảo hành
Hiệu quả quản lý tài sản -Thời gian chu kì dịng tiền -Vịng quay hàng tồn kho -Vòng quay tài sản
Giải pháp này doanh nghiệp cần sự hỗ trợ của các chuyên gia để thực hiện, tính bảo mật thơng tin cũng cần được cân nhắc khi thược hiện giải pháp này. Tuy nhiên, nếu thực hiện được sẽ giúp doanh nghiệp giải quyết hoàn hảo các tồn tại trong chuỗi cung ứng của doanh nghiệp.
Giải pháp 2: Hồn thiện hệ thống thơng tin EDI xuyên suốt chuỗi cung ứng. Bên cạnh email, trong nội bộ doanh nghiệp thông tin thông qua hệ thống ERP và lưu trữ thông tin thông qua FPT server. Với từng khách hàng, các website nội bộ sẽ đóng vai trị cầu nối thông tin, đảm bảo doanh nghiệp biết, xác nhận, thực hiện đúng cam kết
giao hàng hoặc điều chỉnh thời gian xuất hàng khi có các vấn đề phát sinh. Tuy nhiên, công tác thông tin trong chuỗi cung ứng thượng nguồn (upstream supply chain) chỉ thông qua email/ điện thoại trong khi số lượng nhà cung cấp lớn, nguyên vật liệu đa dạng gây ra khơng ít khó khăn cho bộ phận mua hàng trong công tác đặt hàng, theo dõi tiến độ đơn hàng. Vì thế, tác giả đề xuất xây dựng website để hỗ trợ hoạt động quản trị chuỗi cung ứng thượng nguồn. Tất nhiên, đây là một giải pháp cần nhiều thời gian, chi phí và nỗ lực thơng qua nhiều giai đoạn để hồn thiện và đưa vào hoạt động một cách hiệu quả.
Tác giả đề xuất phương án thực hiện như sau:
- Giai đoạn 1 (tháng 12/2018): khảo sát. Giai đoạn này cần sự tham gia của các bộ phận trực tiếp làm việc với nhà cung cấp, các nhà cung cấp và các chuyên gia công nghệ thông tin.
- Giai đoạn 2 (từ tháng 01/2019 đến tháng 06/2019): xây dựng hệ thống và đi vào thử nghiệm. Trong giai đoạn này, việc tìm kiếm đối tác thứ ba nhằm xây dựng website là cần thiết, đồng thời, phải có sự tham gia, chuyển giao của bộ phận công nghệ thông tin nhằm đảm bảo vận hành, bảo trì website trong tương lai. Lựa chọn chính xác các nhà cung cấp có tính khái qt hố giúp website hoạt động một cách tối ưu. Việc lựa chọn danh sách nhà cung cấp thử nghiệm cần có sự hỗ trợ của bộ phận kinh doanh, bộ phận mua hàng và bộ phận xuất nhập khẩu.
- Giai đoạn 3 (tháng 07/2019 đến hết năm 2020): đưa hệ thống vào hoạt động và liên tục có các cải tiến, nâng cấp phù hợp với nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. - Giai đoạn 4: hệ thống hoạt động ổn định và các quy trình đã được chuẩn hố.
Trong giai đoạn này, các nhà cung cấp hiện hữu đã có hiểu biết về website, cách thức hoạt động, tuy nhiên, doanh nghiệp cũng cần xây dựng các bản hướng dẫn để chuẩn hố quy trình. Ngồi ra, các buổi tập huấn (trực tuyến/ trực tiếp) có thể
sẽ cần thiết đối với những nhà cung cấp mới. Nhân lực được sử dụng để duy trì dự án được giảm bớt nhằm giảm thiểu chi phí.
Giải pháp này hồn tồn khả thi, tuy nhiên, doanh nghiệp cần thực hiện các điều tra về chi phí và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp để xây dựng giải pháp chi tiết phù hợp với tình hình hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Nhóm giải pháp về quản lý mã hàng:
Theo ý kiến của chuyên gia, hoạt động quản lý mã hàng còn nhiều tồn tại nhiều vấn đề cần phải được cải thiện.Việc cải thiện hoạt động quản lý mã hàng sẽ giúp cho doanh nghiệp tiết kiệm được các chi phí tồn trữ, chi phí nhân lực quản lý cũng như đảm bảo các vật tư được khấu trừ một cách chính xác trước khi xuất đơn hàng cho nhà cung cấp.
Các giải pháp liên quan đến trùng lắp số đăng kí vật tư Mcode trên hệ thống ERP.
Như đã trình bày trong chương 2, trong quá trình hoạt động quản trị tồn kho, bộ phận kho/ MCD phải đối mặt với các khó khăn do số đăng kí vật tư trùng lắp gây tiêu tốn nguồn lực và các chi phí khơng cần thiết. Vì vậy, tác giả đề xuất các giải pháp nhằm loại bộ số đăng kí vật tư trùng lắp đang tồn tại trên hệ thống, hạn chế việc trùng lắp trong tương lai.
Giải pháp 1: Gộp các số đăng kí vật tư Mcode trùng định kỳ. Hàng tháng, bộ
phận kho/ MCD lập báo cáo về các vật tư trùng lắp được tìm thấy trong tháng, thơng báo cho các bộ phận có liên quan để loại bỏ các số Mcode trùng trên nguyên tắc ưu tiên sau: số Mcode nào được tạo trước tiên sẽ ưu tiên giữ lại số Mcode đó/ số Mcode nào hồn chỉnh thơng tin nhất sẽ ưu tiên giữ lại số Mcode đó/ số Mcode nào có phát sinh đơn hàng trước đó sẽ ưu tiên giữ lại số Mcode đó. Các bộ phận, đặc biệt là bộ phận R&D trong q trình phát triển sản phẩm mới, nếu có phát hiện các nguyên vật liệu bị tạo trùng cần thông báo cho bộ phận kho/ MCD để kiểm tra thực tế và tiến hành gộp số Mcode theo đúng quy trình.
Giải pháp 2: Xây dựng cú pháp đăng kí nguyên vật liệu tiêu chuẩn. Như đã đề
cập ở chương 2, hệ thống ERP không thể phân biệt được nguyên vật liệu là trùng lắp nếu như cú pháp là khác nhau (25MM Velcro sẽ được ERP hiểu khác với Velcro 25MM). Vậy nên, cần xây dựng tiêu chuẩn đăng kí số Dcode và yêu cầu thực hiện nghiêm ngặt đối với bộ phận R&D. Cú pháp được tác giả đề xuất như sau:
- Tên nguyên vật liệu MatName: <<NGUYÊN VẬT LIỆU THÔ>>dấu cách<<TÊN NGUYÊN VẬT LIỆU ĐƯỢC QUY ƯỚC BỞI NHÀ CUNG CẤP>>dấu cách<<KÍCH THƯỚC( hardware/ zipper) >>
- Spec 1: Các thơng tin về đặc biệt về kích thước (size eyelet, khổ vải,…) - Spec 2: Các thông tin khác (mã hàng hoá của nhà cung cấp, hình ảnh logo, tiêu chuẩn chất lượng,…)
- Màu sắc Color: <<TÊN MÀU>>dấu cách<<SỐ PANTONE>> Ví dụ:
- NYLON ZIPPER TAPE #5 (32MM) BLACK - P/600D 68T SOLID TPE BEET RED 19-2030TCX
Việc áp dụng một cú pháp chung trong việc đăng kí vật tư mới là hồn tồn khả thi trong khả năng của doanh nghiệp. Tuy nhiên, việc quan trọng nhất để giải pháp này khả thi là nâng cao tinh thần trách nhiệm của bộ phận R&D.
Đồng thời, bộ phận R&D cần kiểm tra kĩ đơn vị được bán bởi nhà cung cấp là gì và đăng kí chính xác khi tạo mới Dcode. Như vậy, bộ phận MCD/ kho và cung ứng có thể tiến hành đặt hàng và quản lý nguyên vật liệu một cách chính xác, giảm thiểu sai sót trong q trình đặt hàng cũng như thuận tiện cho cơng tác quản lý sau này. Trường hợp bộ phận cung ứng hoặc kho/MCD phát hiện có sự khơng đồng nhất giữa ERP và hố đơn của nhà cung cấp, cần kiểm tra chéo với bộ phận R&D và thay đổi trước khi tiến hành nhập kho.
Giải pháp 3: Xây dựng pop-up cảnh báo cho hệ thống ERP. Thông qua việc so
hệ thống sẽ tự động nhảy lên pop-up thông báo các nguyên vật liệu này có thể là nguyên vật liệu mà bạn cần. Tuy nhiên, để tránh mất thời gian cho thao tác kiểm tra, tắt pop-up cảnh báo, giảm số lượng vật tư được đề xuất, cần chọn bộ lọc giống ít nhất 2 đến 3 trường tìm kiếm.
Việc đưa vào thực hiện 3 giải pháp liên quan đến hoạt động quản lý mã hàng là hoàn toàn khả thi và phù hợp với mục tiêu hồn thiện quy trình thủ tục của doanh nghiệp trong giai đoạn 2018-2020.
Giải pháp liên quan đến phân loại hàng tồn kho: kỹ thuật phân loại XYZ
Hiện tại, nguyên vật liệu sau khi được nhập kho sẽ được sắp xếp theo tính thuận tiện (theo loại vật tư/ theo khách hàng/ theo công dụng sử dụng và công đoạn kế tiếp) mà khơng có sự quan tâm đúng mức đến giá trị của hàng tồn kho nguyên vật liệu. Trong điều kiện nguồn nhân lực giới hạn, việc kiểm soát chặt chẽ và kiểm tra tồn kho thực tế cho toàn bộ nguyên vật liệu là kém hiệu quả. Hơn thế nữa, doanh nghiệp còn phải đối mặt với rủi ro lỗi thời. Vậy nên, tác giả đề xuất áp dụng kỹ thuật phân loại XYZ nhằm có các biện pháp kiểm sốt thích hợp.
Theo đó, (xem ví dụ phụ lục 3)
- Các nguyên vật liệu thuộc loại X là đặc biệt quan trọng và cần được kiểm soát chặt chẽ. Các nguyên vật liệu thuộc loại X chủ yếu là vải và hệ thống tay kéo, bánh xe trong vali. Điều này là hợp lý vì đây là hai loại vật tư có giá thành trên mỗi đơn vị cao. Với tay kéo bánh xe, việc kiểm tra kiểm soát là dễ dàng (đơn vị tính là cái- pcs) nhưng với vải, đơn vị tính là yard, bộ phận kho/ MCD cần kiểm tra cẩn thận khi xuất hàng cho bộ phận sản xuất và có các hình thức thu hồi kịp thời khi có sai sót xảy ra.
- Các nguyên vật liệu rơi vào loại Y gồm có dây kéo, dây đai, hardware có mức độ quan trọng thấp hơn, cần được kiểm soát theo đúng tiêu chuẩn và kiểm tra mức độ sử dụng định kỳ.
- Các nguyên vật liệu rơi vào loại Z chủ yếu là foam, screw,.. đây là các vật tư có giá trị thấp nhưng lại có khối lượng lớn, cần giảm bớt mức độ giám sát để tiết kiệm thời gian cũng như chi phí quản lý hàng tồn kho. Các nguyên vật liệu thuộc nhóm này cũng cần giảm bớt tồn trữ hoặc không tồn trữ để tiết kiệm không gian kho bãi, chi phí lưu kho.