6. Kết cấu của luận văn
3.1 Các giải pháp liên quan đến yếu tố sự tin cậy
Luôn thực hiện đúng cam kết, và đúng tiến độ cơng việc
Thời điểm thực hiện các cuộc kiểm tốn thường nằm vào thời gian bận nhất trong năm. Khối lượng công việc lớn. Điều này làm ảnh hưởng khá nhiều đến cam kết về việc giao báo cáo đúng hạn cũng như tiến độ cơng việc.
Vì vậy, trước thời điểm “mùa” kiểm tốn, Cơng ty nên tổ chức họp mặt tồn bộ nhân viên, phân cơng cụ thể công việc, thời gian cũng như địa điểm cụ thể, hạn
nộp báo cáo, để mọi người có thể nắm rõ lịch làm việc, và chủ động hơn trong công việc. Các hoạt động khác như đào tạo, huấn luyện, tuyển dụng… cần được sắp xếp
vào thời gian khác trong năm, để tránh phải dàn trải nguồn lực trong mùa cao điểm. Công ty nên ước lượng khối lượng công việc trong mùa cao điểm, nếu vượt quá
nhiều so với khả năng của đội ngũ nhân viên hiện tại, thì Cơng ty nên thực hiện
tuyển dụng nhân viên và huấn luyện trước đó vài tháng. Điều này sẽ giảm bớt áp lực cho nhân viên, và đảm bảo cam kết về tiến độ công việc cũng như việc giao báo cáo
đúng hạn.
Hỗ trợ, tư vấn khách hàng
Hiện tại, công ty đã sử dụng các phần mềm để phục vụ cho việc quản lý và thực hiện dịch vụ kiểm tốn. Nhưng Cơng ty cũng nên phát triển thêm phần mềm quản lý khách hàng, phân cấp theo chức vụ. Trong phần mềm này, sẽ lưu lại toàn bộ dữ liệu liên quan đến khách hàng, bao gồm tên công ty, mã số thuế, địa điểm kinh doanh, hoạt động ngành nghề chính, các điểm cần lưu ý… và báo cáo kiểm toán của các năm trước (nếu khách hàng đã sử dụng dịch vụ của công ty). Việc lưu các nội dung liên quan đến khách hàng một cách có hệ thống, sẽ tạo điều kiện thuận lợi
trong viêc quản lý khách hàng. Hoặc nếu là nhân viên mới, thì người này cũng có thể tìm hiểu qua về khách hàng thơng qua hệ thống lưu trữ này. Từ đó, có sự hỗ trợ tốt nhất cho khách hàng.
Bảo mật thông tin khác hàng
Trong thời đại công nghệ bùng nổ như hiện nay, thì việc mất cắp thơng tin, đặc biệt là các thông tin nhạy cảm như danh sách thơng tin khách hàng là hồn tồn
có thể xảy ra. Điều này khơng chỉ khơng đảm bảo tính bảo mật danh sách các khách hàng mà còn ảnh hưởng đến uy tín của Cơng ty. Do đó, Cơng ty nên có sự quan tâm
đúng mực hơn cho vấn đề bảo mật. Công ty nên sử dụng các phần mềm bảo mật đáng tin cậy, hoặc có thể mã hóa dữ liệu trong trường hợp bị đánh cắp. Hiện tại,
Cơng ty đã có bộ phận cơng nghệ thơng tin. Nhưng với việc chỉ có một nhân viên, thì sẽ có thể phát sinh sai sót. Do đó, Cơng ty nên định kỳ hàng quý hoặc hàng
tháng, thuê chuyên gia trong lĩnh vực công nghệ thông tin đến để rà soát lại hệ
thống cũng như đảm bảo tính bảo mật cho cơng ty.
Hệ thống lưu trữ khách hàng cũng được phân theo chức vụ. Đối với những
người lãnh đạo như giám đốc, phó giám đốc sẽ được quyền truy cập vào toàn bộ dữ liệu khách hàng của công ty. Đối với các trưởng phịng, phó phịng thì chỉ có thể
truy cập vào thông tin khách hàng của phịng mình. Và đối với trưởng nhóm hoặc nhân viên, thì việc truy cập sẽ hạn chế hơn, khi đó những nhân viên này chỉ có thể truy cập vào khách hàng mình quản lý, hoặc vào phần hành mình thực hiện. Sự phân cấp như vậy sẽ tăng tính bảo mật thơng tin khách hàng.
Tuân thủ quy định và luật
Hiện tại, Công ty luôn thực hiện theo đầy đủ các bước của quy trình kiểm
tốn. Tuy nhiên, có nhiều bước rời rạc và chưa chuẩn hóa các bước một cách cụ thể. Một số mẫu biểu đôi khi không cần thiết. Do đó, Cơng ty nên chuẩn hóa các bước
thực hiện cơng việc, và phổ biến cho tồn bộ nhân viên Cơng ty. Bên cạnh đó, Cơng ty nên thường xuyên tổ chức các buổi cập nhật thông tin về các luật thuế và quy
định liên quan, để nhân viên có thể nắm bắt kịp thời. Cơng ty có thể tổng hợp các
quy định liên quan và gửi tài liệu bằng bản in hoặc qua email, để nhân viên nắm rõ.
Quy trình sốt xét báo cáo
Báo cáo kiểm toán là kết quả của một quá trình kiểm tốn. Chính vì vậy, trước khi phát hành báo cáo kiểm tốn, thì nhân viên thực hiện báo cáo kiểm toán phải gửi báo cáo cho trưởng phịng và sau đó là ban giám đốc để kiểm tra và xem
xét. Chính nhờ điều này, mà khi báo cáo kiểm toán đến tay khách hàng luôn đảm
bảo được sự chính xác, trung thực và khách quan. Như đã nói, giai đoạn thực hiện cuộc kiểm toán thường nằm vào thời điểm bận nhất trong năm. Nhưng không phải
Việc soát xét hồ sơ sẽ giúp tăng sự đảm bảo đối với báo cáo kiểm tốn, qua đó tăng sự tin cậy của khách hàng đối với Công ty.