6. Kết cấu của luận văn
3.2 Các giải pháp liên quan đến sự đáp ứng
Luôn thông báo trước khách hàng về kế hoạch kiểm toán.
Trong gian đoạn cao điểm của năm, khi mà khối lượng cơng việc lớn, thì
việc lên kế hoạch càng cụ thể và chi tiết là điều rất cần thiết. Bất kỳ điều gì, khi có sẵn kế hoạch, sẽ giúp chúng ta linh động và thực hiện công việc trôi chảy, cũng như kết quả sẽ tốt hơn so với việc khơng có kế hoạch. Và một điều cũng khá quan trọng, là việc đảm bảo khách hàng nhận được kế hoạch và nắm rõ lịch trình cơng việc.
Nếu Cơng ty có một kế hoạch tốt, nhưng lại khơng nhận được sự phối hợp tốt của khách hàng, thì điều đó cũng sẽ ảnh hưởng đến chất lượng cơng việc.
Nhân viên Công ty, sau khi ký hợp đồng, và lên kế hoạch kiểm toán, bắt
buộc phải thông báo kế hoạch làm việc cho khách hàng trước từ 1 đến 2 tháng thông qua email. Và phải nhận được email phản hồi xác nhận của khách hàng. Trong
trường hợp không nhận được phản hồi của khách hàng, nhân viên công phải liên lạc thơng qua các hình thức khác như gọi điện thoại, để thông báo và nhắc nhở khách hàng phải gửi phản hồi xác nhận qua email. Trước thời điểm kiểm toán một tuần,
nhân viên Công ty sẽ gọi điện để nhắc lại lịch làm việc và thời gian gặp mặt, để
khách hàng lưu ý và có sự chuẩn bị tốt nhất cho cuộc kiểm toán.
Đáp ứng về mặt thời gian
Thời gian từ tháng 1 đến tháng 4 hàng năm thường là thời gian bận nhất của kế tốn và kiểm tốn viên. Chính vì vậy, trong thời gian này, cơng ty nên tổ chức làm thêm ngày thứ 7. Công ty nên lập bảng theo dõi những nhân viên làm thêm giờ, và tính lương làm ngồi giờ cho những nhân viên này.
Công ty cũng cần quy định cụ thể thời gian kiểm toán phù hợp cho từng hợp
đồng. Việc quy định thời gian này có thể dựa vào doanh thu, khối lượng nghiệp vụ
phát sinh, công nợ của khách hàng...
Các trưởng phòng cũng cần theo dõi sát tình hình thực hiện cơng việc của các nhân viên trong phịng, để có thể nắm bắt kịp thời tình hình cơng việc. Và đối
với các trường hợp có nguy cơ vi phạm cam kết về thời gian thực hiện, thì trưởng phịng cũng có thể bố trí nhân sự để hỗ trợ một cách hợp lý.
Lập bảng kê danh sách các khách hàng đang thực hiện, khối lượng công việc
đã thực hiện, và thời gian giao báo cáo. Việc này sẽ thuận tiện cho trưởng phòng
hoặc ban giám đốc trong việc theo dõi tình hình thực hiện báo cáo kiểm tốn.
Ln sẵn sàng hỗ trợ khách hàng một cách nhanh chóng
Khách hàng sẽ ln cảm thấy hài lịng hơn nữa, nếu u cầu hợp pháp của họ
được nhân viên công ty hỗ trợ và đáp ứng một cách nhanh chóng. Và để thực hiện
tốt yêu cầu này, Công ty nên thực hiện một số biện pháp sau:
Yêu cầu các nhân viên đang trực tiếp làm việc với khách hàng phải tìm hiểu các thơng tin liên quan đến khách hàng đó. Xem xét lĩnh vực hoạt động của khách hàng, tìm hiểu các quy định và luật liên quan đến lĩnh vực hoạt động đó, đồng thời tìm hiểu những rủi ro có thể phát sinh. Từ đó, khi khách hàng có u cầu tư vấn và hỗ trợ thì nhân viên Cơng ty sẽ chủ động hơn.
Cần quy chuẩn các bước thực hiện khi tiếp nhận một khách hàng, để nhân
viên Công ty làm quen và thuận lợi hơn trong công việc.
Thường xuyên tổ chức các buổi tập huấn về các quy định và luật liên quan, để nhân viên có được sự hiểu biết sâu rộng, chủ động hơn trong việc hỗ trợ khách
Tổ chức một số buổi giao lưu, truyền đạt kinh nghiệm của các nhân viên
trong Công ty. Để nhân viên trong Công ty cùng nêu lên các vấn đề đã phát sinh và cùng đưa ra hướng giải quyết, để những người khác khi gặp phải vấn đề tương tự sẽ chủ động giải quyết hơn.