07. Nội dung kết cấu của luận văn
3.2Tổ chức lại cơ cấu tổ chức
3.2.1 Cơ cấu tổ chức
Về cơ bản, cơ cấu tổ chức tại công ty Gia Hồi đã đủ đáp ứng những yêu cầu cơ bản cho hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty. Tuy nhiên, nếu phát triển đi lên thì e rằng cơng ty sẽ đối mặt với những khó khăn, thiếu thốn do số lƣợng phòng ban hỗ trợ chƣa nhiều, tính tổ chức chƣa phân biệt rõ ràng quyền hạn và trách nhiệm từng bộ phận.
Dựa trên việc ứng dụng cơ cấu tổ chức theo từng giai đoạn phát triển của hoạt động marketing thì cơ cấu của cơng ty nên đƣợc tổ chức lại cho phù hợp với giai đoạn 3 của sự phát triển hoạt động marketing nhƣ sau:
Sơ đồ 3.1: Đề xuất lại sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Gia Hồi Giám đốc Phó Giám đốc kinh doanh Phó Giám đốc tài chính Phó Giám đốc sản xuất Trƣởng phịng thiết kế Trƣởng phịng sản xuất Trƣởng phịng marketing Trƣởng phịng kinh doanh Trƣởng phịng nhân sự Trƣởng phịng kế tốn Trƣởng phịng R&D
Do bản chất vẫn là hình thức cơng ty gia đình nên trong việc cơ cấu lại tổ chức thì khơng có sự thay đổi nhiều về cấp lãnh đạo mà chỉ phân biệt vai trò lãnh đạo đối với từng bộ phận. Đồng thời mở thêm phòng nhân sự, marketing và đổi phòng kỹ thuật thành phịng R&D. Theo đó, 3 phó giám đốc sẽ phụ trách 3 hoạt động chính của cơng ty là sản xuất, tài chính và kinh doanh.
Số lƣợng phòng ban sẽ đƣợc mở rộng từ 5 lên 7 phịng. Trong đó, ngồi chức năng của các phịng đã có trƣớc đây thì những phịng mới đƣợc thành lập sẽ có những chức năng sau:
- Phòng R&D: phụ trách việc nghiên cứu, ứng dụng những công nghệ mới vào sản xuất, đƣa ra những giải pháp nâng cao sản xuất. Đồng thời hỗ trợ về mặt kỹ thuật trong việc vận hành, bảo trì, sửa chữa máy móc, trang thiết bị.
- Phòng Nhân sự: đƣợc tách riêng ra khỏi phịng hành chánh kế tốn trƣớc đây, có nhiệm vụ thu hút, đào tạo, đánh giá, khen thƣởng nguồn nhân lực. Tham
mƣu cho ban giám đốc về tình hình thay đổi pháp luật về luật doanh nghiệp, luật lao động,…
- Phòng marketing: đây là phịng hồn tồn mới tại cơng ty, có nhiệm vụ đẩy mạnh hoạt động marketing hơn nữa trong việc thực hiện mục tiêu chung của cơng ty. Ban đầu có thể phịng cịn gặp nhiều khó khăn trong bƣớc đầu hoạt động. Vì vậy cơng ty cần đƣa ra những qui trình phối hợp cụ thể cũng nhƣ thu hút những nhân viên giỏi trong lĩnh vực marketing về cơng tác.
3.2.2 Tình hình nhân sự
Nhân viên giỏi chính là tài sản q giá nhất của doanh nghiệp, vì vậy, trong bất kỳ hoạt động nào cũng địi hỏi phải có những nhân viên giỏi, am hiểu về lĩnh vực đó. Trong khi đối với cơng ty Gia Hồi thì tỷ lệ nhân viên có trình độ trên cao đẳng tại cơng ty rất ít, khoảng 4% trong tổng số nhân viên. Đồng thời, khơng có nhân viên nào có chun mơn về lĩnh vực marketing nên rất khó khăn cho cơng ty trong việc thực hiện các hoạt động marketing. Vì vậy, cơng ty cần có những giải pháp sau để có đƣợc nguồn tài sản q giá này:
+ Hợp tác với những trƣờng đại học, cao đẳng nhằm thu hút những sinh viên giỏi mới tốt nghiệp trong những ngành thiết kế về công tác tại công ty. Đồng thời tuyển mộ những nhân viên giỏi, có kinh nghiệm về thiết kế để làm phong phú thêm bộ sƣu tập sản phẩm của công ty.
+ Hàng năm, dựa trên việc đánh giá thành tích của từng nhân viên để lựa chọn ra những nhân viên ƣu tú nhằm đƣa đi đào tạo nâng cao trình độ chun mơn nghiệp vụ, nhất là phịng thiết kế, phòng kinh doanh và marketing.
+ Xây dựng những tiêu chí rõ ràng, cụ thể trong việc tiến hành đánh giá, khen thƣởng, đề bạt nhân viên, tránh tình trạng đánh giá dựa trên chủ quan, thiếu công bằng, thăng tiến dựa trên số năm công tác.
3.2.3 Xây dựng hệ thống thông tin marketing
Cơng ty cần nhanh chóng hồn thiện hệ thống marketing, qua đó sẽ giúp cung cấp những thông tin cũng nhƣ hỗ trợ việc đƣa ra những mơ hình quyết định marketing. Những cơng việc mà cơng ty cần phải làm để hồn thiện hệ thống này nhƣ sau:
- Giai đoạn 2013-2014: thành lập tại mỗi phòng ban, mỗi công đoạn sản xuất một thƣ ký, có nhiệm vụ cung cấp kịp thời những thông tin của bộ phận đang phụ trách. Khi đó, bất kỳ tại thời điểm nào thì ban giám đốc cũng biết đƣợc thông tin về hoạt động sản xuất, kinh doanh, thiết kế, thu chi,…Những số liệu này sẽ làm hoàn thiện hơn hệ thống cơ sở dữ liệu ghi chép nội bộ tại công ty.
- Giai đoạn 2014-2020: định kỳ thuê những công ty chuyên khảo sát thị trƣờng để có thể có những dự đốn, đánh giá tƣơng đối chính xác về thị trƣờng. Do cơng ty khơng có điều kiện cũng nhƣ kinh nghiệm trong việc khảo sát thị trƣờng nên những báo cáo có thể chƣa đƣợc hiệu quả so với những công ty chuyên về dịch vụ này. Hiệu quả của việc này sẽ giúp cơng ty có thêm nguồn thơng tin đáng tin cậy bên cạnh những thơng tin tình báo từ đội ngũ nhân viên đang công tác tại những hệ thống phân phối. Đồng thời hàng năm cần có những cuộc nghiên cứu nhằm đánh giá những vấn đề về hoạt động marketing mà công ty đang gặp phải, từ đó nêu lên những nguyên nhân và hƣớng khắc phục.
- Giai đoạn 2015-2020: xây dựng cơ sở dữ liệu của hệ thống hỗ trợ quyết định marketing. Theo đó, cập nhật những kết quả nghiên cứu cũng nhƣ những kinh nghiệm của những công ty đã thành công trong ngành, bổ sung dữ liệu cho ngân hàng mơ hình ra quyết định về thiết kế sản phẩm, giá, hoạt động truyền thông,… và dữ liệu cho ngân hàng dữ liệu thống kê về phân tích tƣơng quan, phân tích theo nhóm,… Hoạt động này địi hỏi tiến hành trong thời gian dài, do đó, trong tƣơng lai gần thì chƣa mang lại hiệu quả thiết thực. Vì vậy cơng ty cần kiên nhẫn theo đuổi nó.