CHƯƠNG 1 : NHỮNG VẤN ĐỀ LÍ LUẬN CƠ BẢN VỀ
3.3.3 Xây dựng hệ thống thông tin hỗ trợ chuỗi cung ứng
a. Mục tiêu đề xuất giải pháp:
Chuỗi cung ứng là một ngành phức tạp, đòi hỏi quản lý và phân tích một khối lượng dữ liệu lớn từ nhiều nguồn, thuộc nhiều phòng ban và các đơn vị kinh doanh khác nhau, trong khi Ban Giám Đốc nắm bắt thơng tin trên thời gian thực, phân tích dễ dàng và ra quyết định đúng đắn, kịp thời. Hiện tại các khâu chỉ sử dụng những công cụ thiếu tính chuyên dụng như Excel hoặc báo cáo
giấy. Những cơng cụ này khơng có khả năng lưu trữ khối lượng thông tin lớn cũng như hỗ trợ tương tác và phân tích sâu.
Với ứng dụng của phần mềm này thì đơn hàng của khách sẽ được cập nhật nhanh chóng hơn và cũng ít bị sót hơn, sẽ vẫn có bộ phận tổng hợp để giúp theo dõi khi nhận thấy lô hàng nào chậm tiến độ. Như vậy, sự liên tục trong chu trình cũng vận hành tốt, chứ không cần phải ngồi chờ đọc hết từng File báo cáo để đưa ra kế hoạch.
Cải tiến thông tin là vấn đề quan trọng trong chuỗi cung cấp. Sử dụng công nghệ thông tin để hỗ trợ các hoạt động nội bộ công ty cũng như tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên trong chuỗi cung ứng.
b. Người phụ trách:
Ban lãnh đạo cùng bộ phận IT cần nghiên cứu và áp dụng các công nghệ mới để xây dựng hệ thống thông tin trên cơ sở thực hiện 3 chức năng chính: Thu thập số liệu và truyền đạt dữ liệu, lưu trữ và truy xuất số liệu, thao tác trên dữ liệu và báo cáo.
c. Các bước thực hiện:
Liên kết với các nhà máy rà sốt lại những thơng tin cần theo dõi, cách thức vận hành thông tin để báo cáo lại ban Giám đốc, đề xuất cho hệ thống phần mềm chung.
Ban Giám đốc tiếp thu ý kiến, làm việc với bộ phận thông tin và công ty viết phần mềm th ngồi để có được hệ thống phần mềm thơng tin hiệu quả và khơng lãng phí.
Phần mềm tạm thời sẽ sử dụng thử nghiệm trong một thời gian (khoảng 2 – 3 tháng) để kiểm tra tính khả thi và hiệu quả trước khi chính thức triển khai. - Thu thập số liệu và truyền đạt dữ liệu: Ngoài việc sử dụng
Internet để trao đổi thông tin theo cách thông thường, sử dụng công nghệ điện tử EDI để tự động hóa các giao dịch văn phịng như việc giao hàng, nhận hàng, kế hoạch vận tải, tình trạng đơn hàng chưa thực hiện,… EDI là công nghệ truyền tải dữ liệu thông thường giữa các đối tác làm ăn với nhau, có thể quản lý bất kỳ
loại máy tính nào, cho phép sử dụng Internet với chi phí dành cho cơng nghệ EDI hiện nay đã giảm rất nhiều.
- Lưu trữ và truy xuất số liệu: Hoạt động lưu trữ và truy xuất dữ
liệu cần được thực hiện bởi công nghệ cơ sở dữ liệu, đó là tập hợp dữ liệu có tổ chức được lưu trữ trong một định dạng điện tử
- Thao tác trên dữ liệu và báo cáo: Sử dụng các hệ thống hỗ trợ
các quy trình của chuỗi cung ứng như :
+ Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp (ERP) để quan sát tồn bộ q trình thực hiện vào theo dõi đơn hàng từ nguyên liệu đầu vào bởi nhà cung cấp cho đến sản phẩm đầu ra đến tay khách hàng.
+ Hệ thống thu mua giúp theo dõi phần số liệu, giá cả, lịch sử mua hàng, năng lực của nhà cung cấp nhằm nâng cao hơn nữa tính hiệu quả của q trình thu mua.
+ Hệ thống hoạch định và điều độ nâng cao nhằm đánh giá cơng suất, tình trạng có sẵn của nguyên vật liệu và nhu cầu khách hàng.
+ Hệ thống hoạch định vận tải là hệ thống tính tốn số lượng vật liệu mang đến địa điểm nào, trong thời gian là bao lâu. Hệ thống này giúp vạch ra kế hoạch vận chuyển, so sánh các phương thức vận tải khác nhau, những tuyến đường riêng biệt và các nhà vận chuyển cụ thể.
Có rất nhiều hệ thống ứng dụng, tuy nhiên trong khuôn khổ cho phép, tác giả chỉ xin nêu sơ lược vài hệ thống ứng dụng như trên, đó là những hệ thống phù hợp nhất cho công ty trong giai đoạn hiện nay.
Khó khăn khi triển khai:
- Tính chất bảo thủ của các bộ phận khi phải học hỏi cái mới trong khi đã làm quen với cách thức theo dõi cũ bằng các File Excel.
- Số tiền bỏ ra ban đầu để xây dựng cho một hệ thống chung sẽ rất lớn.
Lợi ích mang lại
các hoạt động của chuỗi cung ứng một cách tường tận, nhanh chóng điều chỉnh có hiệu quả về mặt chi phí.