1.1.3 .Thẻ điểm cân bằng
1.2. Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (Key Performance Indicators
Indicators - KPIs)
Để theo dõi và đánh giá hiệu quả công việc của Tổ chức thuế Nhà nƣớc từ đó đề xuất các quyết định, các nhà quản lý có thể sử dụng Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) theo phƣơng pháp BSC. Tuy nhiên khi vận dụng Hệ thống KPIs cần phải phản ánh tất cả các thông tin quan trọng nhất trong quá trình quản lý. Một số sự khác biệt giữa Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc và BSC với các chỉ tiêu tƣơng tự khác đƣợc thể hiện là KPIs và BSC định hƣớng vào
mục tiêu chiến lƣợc của tổ chức theo những nhóm đặc trƣng có liên quan mật thiết với nhau.
Một số nguyên tắc thành lập Hệ thống chỉ tiêu đánh giá hiệu quả công việc (KPIs) cho tổ chức
Nguyên tắc 1: Quan hệ giữa KPIs với các nhân tố cơ bản xác định giá trị của
tổ chức. KPI cần phải theo dõi các thông số xác định sự thay đổi trong vốn hoá của tổ chức. Điều này có thể có cả hai chỉ tiêu tài chính và phi tài chính mang đặc điểm của các thông số hoạt động quan trọng của doanh nghiệp. KPIs cũng có thể bao gồm cả hai chỉ số hàng đầu để giúp nhà quản lý dự đoán kết quả hoạt động của doanh nghiệp, cũng nhƣ các chỉ số của các kết quả đã đạt đƣợc.
Hệ thống KPIs lý tƣởng gồm một tập hợp các chỉ số của các loại khác nhau, cho phép giám sát các tham số tài chính và hoạt động của công ty trong những khoảng thời gian khác nhau. Nhân tố sau là đặc biệt quan trọng, nhiều nhà quản lý thƣờng tập trung vào hệ thống quản lý hiệu quả về việc thực hiện các công việc hiện hành của tổ chức, không chú ý đến thực tế là cùng với thời gian các mảng kinh doanh hiện tại đang bị kiệt sức và cần thiết phải tìm kiếm sự thay thế . Vốn hố cơng ty đƣợc xác định không chỉ bằng hoạt động hiện tại của nó, nhƣng khơng ít kỳ vọng của nhà đầu tƣ liên quan đến tăng trƣởng doanh thu và lợi nhuận của doanh nghiệp. Đó là lý do tại sao hệ thống KPI của công ty phải bao gồm một số dự báo ngắn và trung hạn của chỉ số theo dõi sự phát triển kinh doanh tiềm năng (ví dụ nhƣ chất lƣợng của mối quan hệ với khách hàng).
Nguyên tắc 2: Thiết lập hệ thống KPI liên quan mật thiết với nhau cho các
cấp độ quản lý khác nhau của doanh nghiệp. Rõ ràng, để đo lƣờng hiệu quả công việc của Tổng Giám đốc và Trƣởng phịng ban cần phải có các chỉ số khác nhau, và điều này là đúng đối với tồn bộ cơng ty nói chung. Hệ thống các chỉ tiêu hiệu quả hoạt động của công ty phải là một tập hợp các chỉ số liên quan với nhau, bắt đầu với các thông số chung nhất ở cấp quản lý cao cấp và kết thúc bằng các thông số hoạt động rất cụ thể và bằng quyết định ở mức độ phòng ban trực tuyến. Điều quan trọng là hệ thống các KPI ở các cấp độ khác nhau đã đƣợc liên hệ với nhau, nghĩa là, mỗi
lớp chỉ số tiếp theo cần đƣợc thuyết minh rõ và chi tiết ở mức các nhân tố cụ thể đƣợc kiểm sốt bởi Một lãnh đạo nào đó. Các nhà quản lý trên mọi cấp cần phải biết họ chịu trách nhiệm trƣớc những chỉ số nào.
Nguyên tắc 3: KPI phải phù hợp với những điều kiện cụ thể và nhiệm vụ của
từng phịng ban: Yếu tố thành cơng của các lĩnh vực kinh doanh khác nhau và các đơn vị kinh doanh là khác nhau và đƣợc xác định bởi tình hình thị trƣờng cụ thể và trong nội bộ cơng ty. Vì vậy, chúng phải có chỉ số hoạt động phù hợp với tình hình.
Nguyên tắc 4: KPI phải đơn giản, dễ hiểu: Số lƣợng KPIs cho từng cấp của
tổ chức nên không quá 5-10. Số lƣợng KPI tƣơng đối nhỏ cho từng cấp quản lý cho phép các nhà quản lý tập trung vào những điều thực sự quan trọng. Điều này đặc biệt quan trọng đối với quản lý cấp cao. Tổng Giám đốc của General Electric, Jack Welch, vào mỗi buổi sáng đều nhận đƣợc một mảnh giấy với cả ba chỉ số: số lƣợng nhân viên (chỉ báo của chi phí), tăng trƣởng doanh số bán hàng và số lƣợng đơn đặt hàng nhận đƣợc. Mỗi ngày ông đã ra quyết định dựa trên các thông số ấy.
Ý tƣởng cơ bản của hệ thống KPI cho toàn bộ tổ chức là xác định một cách rõ ràng và chính xác các nhân tố cơ bản xác định kết quả kinh doanh. Chúng đƣợc thể hiện chi tiết cho từng cấp quản lý và thiết lập nhiệm vụ cụ thể cho mỗi nhà quản lý để đảm bảo thực hiện chúng. Hồn tồn vơ nghĩa khi giao nhiệm vụ cho nhân viên nhƣng họ khơng hiểu, khi đó họ khơng biết những gì đƣợc mong đợi từ họ và những gì họ nên làm. Nhƣng thậm chí cịn vơ nghĩa hơn khi xây dựng một tập hợp các KPI cho đơn vị, nếu nhƣ đơn vị khơng có khả năng làm ảnh hƣởng đến giá trị của tham số đƣợc theo dõi. Càng đơn giản, càng dễ hiểu cho nhân viên, hệ thống KPI càng hiệu quả.
Nguyên tắc 5: sự lặp lại: Không nên thiết lập hệ thống KPI hiệu quả cho
nhiều năm. Nhà quản trị cần tùy theo mức độ thay đổi của mơi trƣờng bên ngồi và các ƣu tiên, cũng nhƣ theo mức độ phát triển bên trong của tổ chức để điều chỉnh các hệ thống chỉ số KPIs cho phù hợp. Các chỉ số cụ thể sẽ phụ thuộc vào thời điểm cụ thể. Để đảm bảo hệ thống KPIs thực sự hoạt động đƣợc, lãnh đạo và nhân viên công ty cần phải chấp nhận trật tự của nó, mà trƣớc hết cần đƣợc tích hợp vào tất cả
các quy trình quản lý chính: xác định tiềm năng, lập kế hoạch và thiết lập nhiệm vụ, đánh giá kết quả hoạt động và tiền thù lao… Nhƣ vậy, cần một cách tiếp cận tích hợp vào tồn bộ hệ thống quản lý kết quả kinh doanh, lập kế hoạch, thiết lập nhiệm vụ dựa trên cơ sở của KPIs, và qui trình quản lý dựa trên các dữ liệu đầu vào đó.