3.2.3 Xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm tương ứng với từng trung tâm trách nhiệm trách nhiệm
Căn cứ vào việc xác định các trung tâm trách nhiệm và các chỉ tiêu đánh giá trung tâm trách nhiệm quản trị ở từng cấp quản lý. Công ty xây dựng hệ thống báo cáo trách nhiệm tương ứng với từng trung tâm trách nhiệm. Hệ thống báo cáo trách nhiệm bao gồm các báo cáo chi tiết từng cấp độ quản lý, cụ thể
3.2.3.1 Hệ thống báo cáo trung tâm chi phí
Trung tâm chi phí bao gồm hai nhóm là chi phí thuộc khối văn phịng và chi phí tại các trường. Chi phí khối văn phịng và chi phí tại các trường có những đặc điểm riêng và yêu cầu quản lý riêng nên mỗi nhóm sẽ có các hệ thống báo cáo khác nhau
Chi phí tại các trường đây là chi phí phát sinh trong q trình hoạt động chăm sóc bé tại trường. Nhằm cung cấp các thông tin chi phí ở các trường bao gồm chi phí lương nhân viên trường, các chi phí quản lý ở trường, chi phí hoạt động cho các hiệu trưởng để đánh giá tình hình sử dụng, kiểm sốt chi phí, so sánh giữa dự tốn bán đầu được đặt ra với kết quả thực hiện. Tùy thuộc vào yêu cầu quản lý của các hiệu trưởng mà các chỉ tiêu được thiết kế phù hợp. Tuy nhiên, các chi phí đó vẫn phải đưa về dạng báo cáo chung nhất để tập hợp dữ liệu khi lập báo cáo tổng hợp của công ty.
Báo cáo trách nhiệm thuộc nhóm văn phịng bao gồm các chi phí ở các phịng ban chun trách như phịng hành chính nhân sự, phịng kế tốn tài chính, phịng quản lý dự án… đây là các chi phí gián tiếp, việc biến động chi phí ở nhóm này khơng làm ảnh hưởng đến q trình hoạt động của trường. Đây là chi phí sẽ được phân bổ theo mức tỷ lệ do ban giám đốc xuống các trường để đánh giá một cách tổng qt nhất về tình hình chi phí ở các trường.
Yêu cầu thông tin và xử lý thông tin: để thực hiện được đánh giá thành quả hoạt
động và trách nhiệm của mỗi bộ phận, các chi phí cần được phân loại và phân bổ cho từng trung tâm trách nhiệm, từ đó có thể kết xuất dữ liệu lập các báo cáo phân tích. Mỗi trung tâm trách nhiệm sẽ được mã hóa như sau:
a) Phịng kế tốn – mã trung tâm trách nhiệmWP001 b) Phòng Học vụ– mã trung tâm trách nhiệmWP002 c) Phòng dự án– mã trung tâm trách nhiệmWP003
d) Phịng Hành chính nhân sự– mã trung tâm trách nhiệmWP004 e) Phòng IT– mã trung tâm trách nhiệmWP005
f) Trường Blue Sky HARV– mã trung tâm trách nhiệmWT101 g) Trường Blue Sky Belleza– mã trung tâm trách nhiệmWT102 h) Trường Blue Sky Hưng Phát– mã trung tâm trách nhiệmWT103 i) Trường Blue Sky Sunview– mã trung tâm trách nhiệmWT104 j) Trường Blue Sky Lexington– mã trung tâm trách nhiệmWT105
Các chi phí dung chung chưa biết phân bổ vào bộ phận nào sẽ được mã hóa WC***, chi phí này sẽ được sẽ được phân bổ cho các bộ phận khi lập báo cáo trách nhiệm.
Phân loại chi phí theo nội dung chi phí của cơng ty: căn cứ vào các khoản mục chi phí hiện tại, tiến hành phân loại chi phí theo cách ứng xử của chi phí theo mức độ hoạt động như sau:
Mã khoản mục
Tên khoản mục Biến
phí
Định Phí
Chi phí tài chính
LAIVAY Chi phí lãi vay X
CPTC Chi phí tài chính khác X
KHAUHAO Chi phí khấu hao X
XAYDUNG Chi phí xây dựng X
TTBDA Chi phí trang thiết bị dự án X
Chi phí lương nhân viên
LGV Giáo viên người việt X
LNN Giáo viên tiếng anh X
BM Bảo mẫu X
QL Quản lý trường (Hiệu trưởng, hiệu phó, kế tốn, tư vấn)
X
LVP Nhân viên văn phòng X
LTV Nhân viên tạp vụ X
LĐB Đầu Bếp X
BHXH Chi bảo hiểm xã hội X
KPCĐ Kinh phí cơng đồn X
Chi phí quản lý trường học
ĐN Chi phí điện, nước X
NET Internet, hosting X
PQL Phí quản lý X
ĐT Điện thoại, bưu điện X
BT Chi phí bảo trì X
THUEVP Chi phí thuê nhà X
BVE Chi phí bảo vệ X
VPP Văn phịng phẩm X
TDDT Chi phí tuyển dụng đào tạo X
CTP Cơng tác phí X
CPNH Chi phí ngân hàng X
TK Chi phí tiếp khách X
TTB Chi phí mua trang thiết bị X
QLCK Chi phí quản lý chung khác X
ĐCM Đồ chuyên môn X
CT Tổ chức sự kiện X