3.2.3.2 Hệ thống báo cáo trung tâm doanh thu
Doanh thu của cơng ty là học phí thu được của các trường. Mức học phí được ban giám đốc ấn định trong một năm học. Việc đánh giá hoạt động của trung tâm doanh thu được đánh giá dựa trên doanh thu thực tế so với doanh thu kế hoạch đề ra ban đầu. Doanh thu bao gồm tiền học phí chính, học phí các mơn ngoại khóa. Dự tốn và thực tế của doanh thu biến động khi có sự biến động số lượng học sinh
Yêu cầu về xử lý thông tin : để xác định được doanh thu của từng trường, kế toán sẽ tách biệt danh sách khách hàng của từng trường, và doanh thu của từng trường lần lượt theo mã khách hàng và mã thống kê doanh thu
Mã thống kê doanh thu bao gồm hai ký tự, mã là tên viết tắt của các trường trong hệ thống
« HA » : doanh thu của trường HARV « BE » : Doanh thu trường Belleza « HP » : Doanh thu trường Hưng Phát « SU » : Doanh thu trường Sunview « LE » : Doanh thu trường Lexington.
Tương ứng với mã thống kê của từng trường, khách hàng của trường sẽ có mã tương ứng. Mã khách hàng được lập trên cấu trúc Mã trường-chữ cái đầu tiên trong tên bé + số thứ tự tên bé xuất hiện
Ví dụ : Bé tên Anh học tại trường Blue Sky HARV, đây là bé đầu tiên tên Anh học tại trường, Mã của bé trong hệ thống sẽ là HA-A001.
Phí cơ sở vật chất được quy định thu vào tháng 9 hàng năm, trường hợp các bé mới vào nhập học ở các thời điểm khác sẽ căn cứ thời gian cịn lại của năm để tính mức CSVC phải thu. Mã phí trong phần mềm là CSVC
Phí nhập học : là loại phí thu một lần suy nhất trong suốt thời gian bé theo học tại trường, áp dụng cho bé mới học tại trường lần đầu tiên. Mã phí trong phần mềm PNH
Học phí : là tiền học phí thu hàng tháng của các bé theo học tại trường. Mã trong phần mềm là HP. Trong phần học phí sẽ phân ra các các trường hợp
- HPT : Học theo tháng - HPTV : Học thời vụ - HPNN : Học nửa ngày
Tương tự có mã Ngoại Khóa là NK. Trong đó sẽ có - NKB : Ngoại khóa mơn Bơi
- NKD : Ngồi khóa mơn Đàn - NKHH : Ngoại khóa mơn Hội họa
- NKND : Ngoại khóa mơn Thể dục nhịp điệu - NKV : Ngoại khóa mơn Võ
Các bé ở lại ngồi giờ hành chính sẽ được gọi là học ngồi giờ có mã NG. Cuối kỳ, kế tốn sẽ kết xuất doanh thu của từng trường để lập báo cáo doanh thu theo danh sách cụ thể từng mức thu của từng bé. Công ty sẽ thực hiện hai loại báo cáo doanh thu là doanh thu kế hoạch, và doanh thu thực hiện
Báo cáo thực hiện kế hoạch doanh thu của trung tâm doanh thu so sánh số liệu thực hiện trong kỳ với kế hoạch đã đặt ra, phân tích các biến động tìm ra nguyên nhân để khắc phục kịp thời.
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH DOANH THU Tháng/Q/Năm
Tồn cơng ty/ Trường
Mã phí Tên phí Sỉ số kế hoạch DT Kế hoạch Sỉ số thực Doanh thu thực CL sỉ số CL doanh thu %TH/KH Sỉ số DT (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)= (5)-(3) (8)= (6)-(4) (9) (10) CSVC Cơ sở vật chất PNH Phí nhập học HP Học phí -HPT Học phí tháng -HPTV Học phí thời vụ -HPNN Học phí nửa ngày NK Ngoại khóa
-NKB Ngoại khóa bơi
-NKD Ngoại khóa đàn
-NKHH Ngoại khóa hội họa
-NKND Ngoại khóa nhịp điệu
-NKV Ngoại khóa võ
BÁO CÁO PHÂN TÍCH MỐI QUAN HỆ CHI PHÍ VÀ DOANH THU Tháng/Quý/Năm
Trường X
Khoản mục Kế hoạch Thực hiện So sánh
Giá trị CP/ DT Giá trị CP/DT Giá trị CP/DT
(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)
Doanh thu
- Chi phi tài chính - Chi phí khấu hao - Chi phí nhân cơng - Chi phí quản lý
Bảng 3.7 Báo cáo phân tích quan hệ chi phí doanh thu
Việc phân tích số liệu thực tế và dự kiến cũng giúp đánh giá thu hút học sinh và một phần chất lượng dịch vụ cung cấp. Từ đó có những điều chỉnh về các chương trình tại các trường, đảm bảo gia tăng doanh thu và tỷ lệ chi phí trên doanh thu hợp lý.
3.2.3.3 Hệ thống báo cáo trung tâm lợi nhuận
Báo cáo trung tâm lợi nhuận phản ánh sự biến động của lợi nhuận dự kiến và lợi nhuận thực tế trong kì hoạt động. Vì lợi nhuận là phần chênh lệch giữa doanh thu và chi phí, việc có những biến động ở trung tâm doanh thu và trung tâm chi phí sẽ tác động đến lợi nhuận thực tế và lợi nhuận dự toán.
Yêu cầu xử lý thông tin: để đánh giá trách nhiệm của trung tâm lợi nhuận hệ
thống thông tin sẽ phân loại báo cáo theo dạng số dư đảm phí, ghi nhận chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được. Mục tiêu của mơ hình KTTN của cơng ty cũng hướng đến xác định kết quả hoạt động kinh doanh của từng trường trong hệ thống, vì vậy trung tâm lợi nhuận là các trường. Do nhà quản trị trung tâm lợi nhuận, ngồi việc tạo ra lợi nhuận cao thì cịn chịu trách nhiệm trong việc kiểm sốt chi phí phát sinh, vì vậy để đánh giá trách nhiệm quản lý được chính xác thì cần xác định cụ
thể những chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được. Ngồi việc hạch tốn chi phí theo từng khoản mục thì cần phân loại chi phí thành biến phí và định phí. Trong định phí sẽ phân loại ra thành chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm sốt được.
Báo cáo lợi nhuận nên được lập cho từng trường để thấy được biến động lợi nhuận ở từng đơn vị. Ngoài ra, tùy theo yêu cầu thực tế của nhà quản trị mà các báo cáo sẽ được thêm các chỉ tiêu giúp làm rõ các vấn đề lưu ý.
BÁO CÁO KẾ HOẠCH THỰC HIỆN LỢI NHUẬN Tháng/Quý/Năm
Trường X
Stt Nội dụng Số liệu trong kỳ Số liệu lũy kế
KH TH TH/KT KH TH TH/KH (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) 1 Sỉ số bé 2. Doanh thu 3. Biến phí 4. Số dư đảm phí 5. Định phí 6 Số dư bộ phận
7 Lợi nhuận trên từng bé
BÁO CÁO THỰC HIỆN KẾ HOẠCH LỢI NHUẬN Tháng/Quý/Năm
Tồn Cơng Ty St
t
Nội dụng Blue Sky Blue Sky
HARV
Blue Sky Belleza Blue Sky Hưng
Phát Blue Sky Sunview Blue Sky Lexington K H TH TH/ KH K H TH TH/ KH K H TH TH/ KH K H TH TH/ KH K H TH KH/ TH K H TH TH/ KH (1) (2) (3) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11) (12) (13) (14) (15) (16) (17) (18) (19) (20) 1 Sỉ số bé 2. Doanh thu 3. Biến phí 4. Số dư đảm phí 5. Định phí 6 Số dư bộ phận 7 Lợi nhuận trên từng bé
3.2.3.4 Hệ thống báo cáo trung tâm đầu tư
Báo cáo của trung tâm đầu tư phải thể hiện được kết quả hoạt động kinh doanh của cơng ty và tình hình sử dụng nguồn vốn. Để thể hiện các tình hình sử dụng nguồn vốn thì trong bảng báo cáo trung tâm đầu tư phải thể hiện các chỉ tiêu đánh giá tình hình sử dụng nguồn vốn cơng ty ROI (tỷ lệ hồn vốn đầu tư), RI (Lãi thặng dự), EVA (giá trị kinh tế tăng thêm)
BÁO CÁO TRÁCH NHIỆM TRUNG TÂM ĐẦU TƯ Tháng/Quý/Năm
Tồn cơng ty
Nội dụng Kế hoạch Thực hiện Chênh lệch
(a) (1) (2) (3) = (2)-(1)
- Tổng doanh thu - Biến phí
- Số dư đảm phí - Định phí
- Lợi nhuận trước thuế và lãi vay - Lãi Vay
- Lợi nhuận trước thuế - Chi phí thuế TNDN - Lợi nhuận sau thuế - Vốn đầu tư
- Lợi nhuận trên doanh thu - Hệ số vòng quay vốn đầu tư - Tỷ lệ hoàn vốn đầu tư (ROI) - Chi phí sử dụng vốn
- Thu nhập thặng dư (RI)
- Giá trị kinh tế tăng thêm (EVA)
3.3 Các giải hỗ trợ xây dựng kế tốn trách nhiệm tại Cơng ty cổ phần giáo dục Bầu Trời Xanh
3.3.1 Hồn thiện q trình lập dự tốn
Như đã trình bày phần thực trạng đánh giá cơng tác tổ chức đánh giá thành quả hoạt động của cơng ty, thì cơng ty hiện nay cũng có lập các báo cáo dự tốn ở các trường và phịng ban. Tuy nhiên, thực trạng hiện giờ hệ thống dự tốn cơng ty khơng thống nhất thời gian lập dự toán, hoạt động đánh giá giữa kế hoạch và thực tế chưa được thực hiện. Các báo cáo chưa đáp ứng được việc đánh giá kết quả thực hiện so với dự tốn. Cơng tác dự toán càng chi tiết đầy đủ và khoa học thì việc đánh giá các trung tâm trách nhiệm càng có cơ sở. Vì vậy, theo tác giá việc cần thực hiện đầu tiên trong xây dựng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại cơng ty là hồn thiện hệ thống dự toán. Cụ thể như sau:
Kết thúc quý III, ban giám đốc cùng các trưởng bộ phận tiền hành họp lại báo cáo các công việc đã thực hiện được trong các tháng đầu năm, các cơng việc chưa hồn thành trao đổi tìm ra ngun nhân khắc phục cho các tháng cịn lại trong năm và thực hiện xây dựng kế hoạch cho kế tiếp.
Căn cứ vào tình hình hoạt động của các trường hiện tại, phòng dự án thực hiện việc tìm kiếm các dự án trong tương lai, tiến hành đánh giá các dự án tiềm năng thông qua báo cáo khả thi, đánh giá hiệu quả đầu tư bao gồm:
- Đánh giá nhu cầu khu vực dự án ph
- Kế hoạch xây dựng: xác định mức tổng đầu tư cho dự án (chi phí xây dựng, chi phí trang thiết bị)
- Đánh giá hiểu quả đầu tư, khả năng thời gian thu hồi vốn trong tương lai, dự toán về số lượng bé nhập học qua từng giai đoạn, mức học phí dự kiến của cơ sở mới
- Đánh giá các tác động môi trường
Đánh giá các dự án này được trình lên Tổng Giám Đốc trực tiếp xét duyệt làm căn cứ triển khai trong tương lai. Những dự án đã được xét duyệt sẽ được chuyển qua phịng kế tốn tài chính để cập nhật dịng tiền dự tốn cơng ty
Căn cứ trên bảng kế hoạch quy mơ dự án, năng xuất hoạt động phịng nhân sự tiến hành tuyển dụng đào tạo nhân viên theo tiến độ dự án, đảm bảo nguồn nhân lực cho các cơ sở mới trong hệ thống. Phòng nhân sự tiến hành lập các dự toán về số lượng người tuyển dụng, chi phí lương nhân viên, chi phí bảo hiểm, thưởng, phúc lợi theo quy định của cơng ty chuyển qua phịng tài chính kế tốn để cập nhật vào dịng tiền trong năm kế tiếp
Phòng học vụ chịu trách nhiệm về chương trình hoạt động của các trường trong hệ thống. Căn cứ vào chương trình hoạt động ban giám hiệu trường xây dựng kế hoạch thực hiện, lập bảng dự tốn kinh phí cho trường trong một năm để chuyển lên phịng kế tốn tài chính.
Sau khi đã tổng hợp thơng tin tình hình hoạt động dự kiến trong tương lai, phịng tài chính sẽ cập nhật lại kế hoạch tại chính dự tốn cho năm sau. Đây sẽ là căn cứ để đánh giá hiệu quả thực hiện trong năm sau.
3.3.2 Thu thập thơng tin kế tốn gắn với trung tâm trách nhiệm
Hiện tại công ty đang sử dụng phần mềm kế toán Misa, phần mềm cho thực hiện việc lập các tiểu mục cho các tài khoản để phục vụ q trình kiểm sốt chi tiết các số liệu theo mục đích khác nhau, cơng ty có thể vận dụng để xử lý thơng tin gắn liền với trung tâm trách nhiệm như sau:
Mã hóa tài khoản chi tiết theo trung tâm trách nhiệm (0**: phòng ban văn phòng; 1**: các trường trong hệ thống
Mã hóa tài khoản thuộc trung tâm chi phí theo biến phí và định phí (0: định phí; 1: biến phí)
Mã hóa tài khoản theo dự tốn, thực tế (0: dự tốn; 1: thực tế)
Mã hóa tài khoản chi tiết theo chi phí kiểm sốt được và chi phí khơng kiểm soat được (0: kiếm sốt được, 1: khơng kiếm sốt được)
Bảng 3.11 Bảng mã hóa tài khoản kế tốn
TK cấp 1 TK cấp 2 Chi phí chi tiết theo bộ phận,
trường học
Chi tiết theo ứng xử của CP
Chi tiết theo dự tốn, chi phí
Chi tiết CP kiểm soát được
Theo quy định của chế độ kế toán
Theo quy định của chế độ kế tốn
Gồm hai chữ số 0: định phí 0: dự tốn 0: kiểm soát được
001: Phịng kế tóan 1: biến phí 1: thực tế 1: khơng kiếm sốt được 002: Phòng học vụ 003: Phịng dự án 004: Phịng hành chính nhân sự 005: Phòng IT 101: Trường HARV 102: Trường BE 103: Trường HP 104: Trường SU 105: Trường LE
3.3.3 Đào tạo, bồi dưỡng nhân viên
Doanh nghiệp cần tổ chức cơng tác tập huấn nâng cáo trình độ của cán bộ nhân viên, trước hết là đội ngũ quản lý các cấp, đội ngũ quản lý cần phải hiểu rõ được tầm quan trọng của cũng như lợi ích của KTTN mang lại.
Nhân viên KTQT yêu cầu phải có đủ trình độ chun mơn, đảm bảo xử lý nghiệp vụ, thơng tin và lập báo cáo có chất lượng, cung cấp thơng tin đáng tin cậy cho nhà quản lý khi có yêu cầu
3.3.4 Ứng dụng cơng nghệ thơng tin vào việc phân tích và xử lý kịp thời các thông tin
Việc sử dụng công nghệ thông tin trong doanh nghiệp ngày nay là đã xu thế tất yếu. Các ứng dụng công nghệ cải tiến mới giúp công việc được xử lý nhanh hơn, chính xác hơn, điều này càng quan trọng hơn trong các báo cáo của kế tốn quản trị, vì đây là các báo cáo hướng về tương lai, giúp các nhà quản trị ra quyết định từ các công việc hàng ngày cho đến các định hướng trong ngắn và dài hạn. Với công tác lập báo cáo của kế tốn trách nhiệm địi hỏi rất người lập báo cáo rất nhiều thông tin: phân loại chi phí khác nhau, gắn các chi phí vào các trung tâm trách nhiệm, trích lọc dữ liệu phù hợp với báo cáo…. Tuy nhiên, phần mềm misa mà công ty đang sử dụng hiện nay là phần mềm theo dạng trọn gói, được viết chung cho các doanh nghiệp nhỏ và vừa, chưa đáp ứng riêng cho từng đặc thù của cơng ty khác nhau. Do đó, cần có phần mềm kế tốn phục vụ riêng đặc thù cho tình hình hoạt động của cơng ty để việc phân loại, kiểm sốt, xử lý thơng tin cũng như lập các báo cáo được dễ dàng nhanh chóng cho đặc thù của cơng ty hơn.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Chương 3 của đề tài trình về việc xây dựng hệ thống kế tốn trách nhiệm tại công ty cổ phần giáo dục Bầu Trời Xanh. Việc xây dựng được thực hiện dựa trên những nguyên tắc cơ bản: xây dựng KTTN phải phù hợp với mơ hình tổ chức quản lý, đảm bảo tính thống nhất giữ BCTN và báo cáo cơng ty, hài hịa giữa chi phí và lợi ích, phù hợp với cơ chế quản lý của nền kinh tế.
Trong chương 3 tác giả đã trình bày các vấn đề trong việc tổ chức cơng tác kế tốn trách nhiệm tại công ty cổ phần giáo dục Bầu Trời Xanh theo tuần tự từng bước từ các quan điểm định hướng trong việc xây dựng kế toán, đến các bước thực hiện cụ thể: phân cấp quản lý, xác định trung tâm trách nhiệm, xác định các chỉ tiêu đánh giá, và xây dựng hệ thống báo cáo tương ứng với từng trung tâm trách nhiệm
KẾT LUẬN
Trong nền kinh tế toàn cầu hiện nay thì tầm quan trọng của kế tốn quản trị càng được khẳng định. Kế toán trách nhiệm là một bộ phận của kế tốn quản trị, đóng vai trị cung cấp thông tin cho nhà quản trị, là một công cụ hữu hiệu trong việc điều hành, quản lý và kiểm soát cũng như đánh giá chất lượng cơng việc của từng trung tâm, để từ đó có những điều chỉnh định hướng đúng đắn cho quá trình phát triển của