2.1. Tổng quan chung về công ty
2.1.2. Sơ đồ bộ máy tổ chức của doanh nghiệp
a. Cơ cấu tổ chức
b. Chức năng của các phịng ban
Tổ chức bộ máy của cơng ty quan trọng nhất vẫn là hai người đứng đầu. ❖ Giám Đốc: Ban giám đốc Phòng kinh doanh Đội xe vận tải Phịng kế tốn – tài vụ Bộ phận theo dõi ATGT Phòng kĩ thuật – vật tư
Quyết định chính sách và mục tiêu chất lượng và chịu trách nhiệm về mọi hoạt đông của công ty.
Tổ chức bộ máy quản lý xây dựng chiến lươc phát triển của cơng ty. ❖ Phó Giám Đốc:
Thay mặt Giám Đốc xử lý các vấn đề phát sinh trong cơng ty và kí các văn bản, giấy tờ theo sự ủy quyền của giám đốc.
❖ Phòng Kế hoạch và Điều độ
• Chức năng
Là phịng tham mưu tổng hợp giúp lãnh đạo công ty trong công tác lập kế hoạch , đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh tồn cơng ty. Đề xuất các phương án sản xuất kinh doanh và điều phối xe chạy.
• Nhiệm vụ
- Lập kế hoạch và đôn đốc thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh theo từng thời kỳ kế hoạch (dài hạn, trung hạn,ngắn hạn). Cuối kỳ có báo cáo tổng kết rút kinh nghiệm.
- Chủ động phối hợp giữa các phòng nghiệp vụ và các đơn vị sản xuất kinh doanh để xây dựng, hoàn thiện các chỉ tiêu kinh tế, kỹ thuật, áp dụng cho các mơ hình sản xuất kinh doanh cơng ty hiện có.
- Tham mưu cho Lãnh đạo công ty giao kế hoạch kinh doanh cho các đơn vị. Theo dõi, đơn đốc và quyết tốn trong từng kỳ kế hoạch.
- Điều phối số xe chạy các tuyến.
- Nghiên cứu xây dựng và trình Lãnh đạo cơng ty các phương án mở rộng sản xuất cho phù hợp trong từng thời kỳ kế hoạch, đảm bảo hiệu quả kinh tế.
- Quản lý theo dõi tình trạng thiết bị và phương tiện cơng ty có. Lập kế hoạch và chỉ đạo và thực hiện đối với công tác bảo dưỡng, sửa chữa các thiết bị và phương tiện này.
- Tham mưu cho lãnh đạo công ty ký kết các hợp đồng với các tổ chức cá nhân có nhu cầu. Theo dõi việc thực hiện và quyết toán các hợp đồng đã kí phù hợp với pháp lệnh hợp đồng kinh tế Nhà nước đã ban hành
❖ Phòng Kinh doanh:
Là một trong những bộ phận quan trọng, không thể thiếu của bất kỳ công ty nào. đây là bộ phận chịu trách nhiệm tham mưu cho ban giám đốc các vấn đề liên quan đến việc bán các sản phẩm, dịch vụ của công ty ra thị trường; tư vấn về việc nghiên cứu và phát triển sản phẩm; mở rộng thị trường; xây dựng mối quan hệ với khách hàng
❖ Đội xe:
- Đội xe vận tải là đơn vị quản lý và thực hiện các mặt công tác sau đây dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Giám đốc Công ty:
- Quản lý và điều hành các phương tiện trong đơn vị mình thực hiện các hợp đồng vận chuyển các lệnh vận chuyển của công ty giao.
- Quản lý và sử dụng lao động lái xe, phụ xe, theo dõi thời gian làm việc , thời gian nghỉ ngơi, báo cáo kịp thời đầu xe tốt và người lái đủ điều kiện tham gia giao thông, đảm bảo sử dụng và điều động hàng ngày.
- Kết hợp cùng với phòng kinh doanh vận tải trong việc khai thác hàng hóa phục vụ cho cơng tác vận tải, tăng doanh thu.
- Thường xuyên theo dõi và nắm chắc tình trạng ký thuật phượng tiện, kịp thời báo cáo đề xuất kế hoạch bảo dưỡng sửa chữa phương tiện đảm bảo đầu xe tốt đáp ứng kế hoạch vận tải đề ra.
- Thường xuyên kiểm tra, đôn đốc lái phụ xe giữ gìn bảo quản phương tiện, giáo dục và tuyên truyền đối với lái xe trong việc chấp hành luật lệ giao thông, , chấp hành nội quy kỷ luật lao động.
- Thực hiện đúng các định mức kinh tế kỹ thuật đặc biệt là hệ thống định mức chi phí cho từng loại phương tiện. Khi có sự cố về phương tiện, hàng hóa hoặc con người trong q trình sản xuất phải kịp thời báo và đề xuất biện pháp giải quyết thích hợp.
- Quản lý tài chính, Báo cáo tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và thực hiện nghĩa vụ của doanh nghiệp đối với Nhà Nước.
- Công tác quản lý, sử dụng tài sản vật tư, tiền vốn có hiệu quả cao nhất.
- Tổ chức thực hiện cơng tác kế tốn thống kê theo đúng chế độ nhà nước. Duy trì tổ chức hướng dẫn thực hiện nghiệp vụ kế tốn trong Cơng ty.
• Chức năng
- Hồn thành các công việc liên quan đến tài chính, kế tốn theo quy định của Nhà nước.
- Hạch tốn đầy đủ, chính xác và kịp thời vốn và nợ.
- Hạch toán các khoản thu chi và hiệu quả kinh doanh theo chính sách của cơng ty.
- Lên kế hoạch tài chính, kinh doanh theo tháng, quý, năm.
- Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của cơng ty và Nhà nước.
- Theo dõi và phản ánh với ban quản lý về sự vận động vốn cũng như các vấn đề liên quan.
- Kết hợp với các phịng ban để quản lý thơng tin được hiệu quả.
• Nhiệm vụ
- Hạch tốn các khoản thu chi của doanh nghiệp: vốn, doanh thu, chi phí, cơng nợ, các tài sản cố định (cơng cụ, dụng cụ, nguyên vật liệu…),…
- Tham gia vào quản lý việc cho vay và các khoản đầu tư tài chính. - Góp ý với ban giám đốc về việc chỉ đạo, kiểm tra, quản lý và giám sát quá trình chấp hành các chế độ tài chính nội bộ của công ty và Nhà nước.
- Đảm bảo các kế hoạch tiêu dùng đúng kế hoạch và mang lại hiệu quả cao.
- Xây dựng các nội quy về tài chính như: quy trình thu – chi, cơng nợ – tiền vốn, định mức về lương/ thưởng, hàng tồn kho… và chính sách về việc chấp hành.
- Đề xuất các biện pháp quản lý hiệu quả lên ban quản lý.
- Cập nhật và tuyên truyền các chính sách quản lý tài chính của Nhà nước đến các bộ phận khác.
- Kết hợp với các phịng ban liên quan để lên kế hoạch tài chính, kế tốn ngắn hạn, dài hạn. Thực hiện đầy đủ các báo cáo tài chính, thống kê các kế hoạch theo quy định.
- Báo cáo kết quả kinh doanh lên ban quản lí. * Cơ cấu phịng kế tốn
o Kế tốn trưởng
Người giữ vai trò chủ chốt trong phịng kế tốn của mọi doanh nghiệp. Kế toán trường cần tổ chức kế hoạch làm việc sao cho phù hợp với tình hình và bàn giao cho các kế tốn viên thực hiện.
o Kế toán tổng hợp
- Đào tạo người mới
- Thu thập, xử lý thông tin, giải đáp thắc mắc
- Hạch tốn và quản lý cơng nợ cũng như các khoản chi tiêu - Giám sát số liệu của sản phẩm
o Kế tốn cơng nợ
- Thực hiện các công việc liên quan đến công nợ phải thu hoặc trả: - Lập danh sách các khoản công nợ
- Sắp xếp thời gian chi trả theo quy định o Kế toán nội bộ
Nhân viên kế toán nội bộ chịu trách nhiệm kiểm tra thông tin và quản lý nguồn vốn lưu động trong nội bộ
o Kế toán thuế
Đây là vị trí quan trọng, khơng thể thiếu trong mỗi doanh nghiệp. Nhân viên ở vị trí này cần tính tốn và xác định các khoản thuế cần nộp theo quy định pháp luật
Xác định đơn đặt hàng, cập nhật đơn giá, xuất – nhập hàng, tăng/ giảm giá… cùng kho các vấn đề liên quan đến hàng hóa bán ra, hàng hóa tồn.
❖ Phịng Kĩ thuật:
Là bộ phận giữ vai trò xây dựng và duy trì các cấu trúc, máy móc, thiết bị, hệ thống và chương trình hoạt động của máy móc, thiết bị trong các doanh nghiệp. Bộ phận này trực tiếp điều hành những việc liên quan đến kỹ thuật, cơng nghệ và máy móc của doanh nghiệp nhằm đảm bảo các hoạt động có liên quan đến kỹ thuật công nghệ diễn ra thuận lợi, hiệu quả. Đồng thời, nhanh chóng sửa chữa, khắc phục các lỗi có liên quan đến cơng nghệ, máy móc, tiến hành bảo dưỡng theo quy định, đảm bảo hệ thống máy móc, thiết bị cơng nghệ làm việc sn sẻ, khơng để xảy ra tình trạng gián đoạn gây ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất kinh doanh.
❖ Bộ Phận Theo Dõi ATGT:
- Kiểm tra đảm bảo các điều kiện an toàn kỹ thuật và bảo vệ môi trường trước khi xe tham gia hoạt động, theo dõi, giám sát việc thực hiện chế độ kiểm định kỹ thuật, bảo dưỡng, sửa chữa định kỳ phương tiện.
- Quản lý, sử dụng thông tin từ thiết bị giám sát hành trình của xe ơ tơ phục vụ cho hoạt động của đơn vị và cung cấp cho cơ quan quản lý Nhà nước có thẩm quyền theo u cầu những thơng tin bắt buộc theo từng xe ô tô.
- Tuyên truyền, phổ biến quy định của pháp luật về trật tự, an tồn giao thơng và giáo dục đạo đức nghề nghiệp, tập huấn nghiệp vụ cho đội ngũ lái xe.
c. Lao động trong doanh nghiệp
Hiện nay cơng ty có tất cả 136 lao động. Ngồi lao động chính ra cơng ty cịn sử dụng đội ngũ lao động theo hợp đồng ngắn hạn như nhân viên bảo vệ vào những tháng cao điểm về hàng.
Bảng 2. 1: Số lượng lao động của công ty STT Loại lao STT Loại lao động Cấp bậc / Trình độ Số lượng (người) I Lao động trực tiếp 105 77,2% 1.1 Lái xe 85 81% Bằng C 35 Bằng F 50 1.2 Nhân viên vật tư kho bãi
10 9,5% 1.3 Thợ BDSC 10 9,5% Bậc 2 2 Bậc 3 2 Bậc 4 2 Bậc 5 2 Bậc 6 2 Bậc thợ BDSC bình quân = 4 II Lao động gián tiếp 24 17,6% 2.1 Ban giám đốc 2 CH 2 2.2 Phòng vận tải 4 ĐH 4 2.3 Phòng tài chính - kế tốn 7ĐH + 3CĐ 11 2.4 Phòng kinh doanh 5ĐH + 2CĐ 7 III Lao động khác Phổ thông 5.2% III Tổng 136
Lực lượng bảo vệ hệ thống kho bãi trực ca 24/24h. Ngoài các nhân viên bảo vệ của cơng ty, cịn có lực lượng bảo vệ chun nghiệp thuê của công ty bảo vệ. Cán bộ nhân viên quản lý, điều hành và khai thác kho bãi, vận tải chuyên nghiệp có trình độ. Đội ngũ cơng nhân, lái xe nâng và lái xe container có tay nghề thành thạo, được trang bị đầy đủ quần áo bảo hộ lao động như: quần, áo, giầy, mũ, xăng-đan…
Nhân viên của Cơng ty được tham gia các khóa đào tạo và hướng dẫn về an toàn lao động do Viện bảo hộ lao động tổ chức và được cấp chứng chỉ.
- Năm 2021 mặc dù covid 19 nhưng việc làm và thu nhập của người lao động được giữ ổn định.
- Tình hình an ninh trật tự, an tồn được giữ vững, nội bộ đồn kết, khơng để xảy ra các vụ việc nghiêm trọng mất an toàn lao động.
- Tuyển dụng bổ sung nguồn nhân lực theo yêu cầu sản xuất và đảm bảo hồn thành cơng việc.
Cơ cấu lao động của công ty được phân ra theo các tiêu chí là cơ cấu lao động theo trình độ:
Với số lao động tương đối là 136 lao động phân bố đều với các trình độ đáp ứng được mọi u cầu cơng việc của công ty về ngành nghề và từng lĩnh vực của mình. Số lượng lao động của doanh nghiệp vừa đủ khơng thừa nhân lực hay thiếu, trình độ lao động về từng lĩnh vực mà công ty cần cao. Tinh thần trách nhiệm cao trong công việc.