CHƯƠNG 1 : TỔNG QUAN VỀ GIAONHẬN HÀNGHÓA
2.1. Tổng quan về công ty
2.1.2. Cơ cấu tổ chức của công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị của công ty ATT Logistics cũng giống như các công ty khác, nhưng lại mang đặc thù của một cong ty hoạt động trong lĩnh vực cung cấp dịch vụ vận tải. Cơ cấu tổ chức của cơng ty được bố trí và sắp xếp theo nhiện vụ và chức năng của các công việc, đây là sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy quản trị doanh nghiệp của cơng ty:
Hình 2. 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty
- Đại hội đồng cổ đông: Là cơ quan lãnh đạo cao nhất, mỗi năm họp ít nhất
một lần để thông qua các quyết định quan trọng nhất của công ty.
- Hội đồng quản trị: Do hội đồng quản trị bầu ra, chịu trách nhiệm xây dựng
các kế hoạch mang tính chiến lược tổng quát và đảm bảo các kế hoạch đó được thực hiện thơng qua ban Giám Đốc.
- Ban kiểm sốt: Cũng là cơ quan do hội đồng cổ đơng bầu ra, thay mặt đại
hội đồng cổ đông kiểm tra, giám sát, theo dõi hoạt động của hội đồng quản trị và Ban Giám Đốc
- Tổng giám đốc: Tổng giám đốc là người quản lý và giám sát tất cả các hoạt
động kinh doanh, con người cũng như các hoạt động hợp tác của doanh nghiệp.
- Phó giám đốc: Thực hiện quản lý và điều hành tất cả các hoạt động của
công ty, doanh nghiệp nếu được sự phân công của giám đốc. Chủ động triển khai các nhiệm vụ được giao, và chịu trách nhiệm với giám đốc về kết quả thực hiện. Thực hiện phân chỉ tiêu cho các bộ phận khác tại công ty, doanh nghiệp.
- Phịng Tài chính - Kế tốn:
+ Thực hiện các công việc quản lý tài chính chung cho tồn Cơng ty như tình hình về tài sản, chi phí, lương thưởng...
ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ ĐÔNG HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ TỔNG GIÁM ĐỐC BAN KIỂM SỐT PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHĨ TỔNG GIÁM ĐỐC PHỊNG XUẤT
NHẬP KHẨU CHÍNH KẾ TỐN PHỊNG TÀI CHÍNH NHÂN SỰ PHỊNG HÀNH BỘ PHẬN
CHỨNG TỪ GIAO NHẬN BỘ PHẬN
+ Lập kế hoạch sử dụng nguồn vốn, kế hoạch chi phí đảm bảo an tồn và sử dụng vốn cóhiệu quả. Định kỳ lập bảng báo cáo phân tích tài chính của doanh nghiệp cho Giám đốc Côngty.Tổng hợp, theo dõi, quản lý trị giá của các hợp đồng, thực hiện các điều khoản liên quanđến hợp đồng, quản lý các chi phí cho việc ký kết và thực hiện hợp đồng. Thực hiện đầy đủpháp lệnh kế toán thống kê của Nhà nước.
- Phòng Xuất nhập khẩu:
Bao gồm bộ phận giao nhận và bộ phận chứng từ hoạt động hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành tốt cơng việc, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Bộ phận Giao nhận:
Chịu trách nhiệm lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, quản lý, điều hành, phân bổ và hoạt động đoàn xe. Bộ phận giao nhận chia thanhh 3 nhóm:
• Nhân sự vận tải: quản lí nhân viên đội xe, số nhân viên phục vụ hiện tại và
xin phép nghỉ.
• Lái xe: Chức năng của lái xe là nhận lệnh vận chuyển và vận hành xe đảm
bảo bàn giao hàng đúng quy định, bảo quản phương tiện và chấp hành các quy định về an tồn giao thơng theo quy trình, quy định định của Cơng ty cũng như chấp hành nghiêm chỉnh các quy định, luật khi tham giao thông của nhà Nước. Lái xe được tuyển chọn theo Quy trình chặt chẽ của cơng ty, đảm bảo về trình độ văn hóa, các u cầu tiêu chuẩn lái xe container
Số lượng lái xe đảm bảo thường xuyên có từ 01 Lái xe/đầu xe trở lên. Đảm bảo tư cách đạo đức tốt, có tác phong, lối sống sinh hoạt lành mạnh. Có đủ sức khỏe thực hiện tốt các nhiệm vụ được giao, nghiêm cấm sử dụng các chất gây nghiện, không uống rượu, bia trước và khi điều khiển phương tiện. Bằng lái xe: Có bằng lái xe đạt trình độ FC theo Quy định do các trung tâm đào tạo lái xe có chức năng đào tạo cấp.
Có thâm liên lái xe vận tải hàng hóa container bằng ô tô, ý thức chấp hành luật giao thông, các Quy định về đảm bảo an tồn khi tham gia giao thơng.
Hàng năm công ty tổ chức tập huấn nghiệp vụ chuyên môn cho lái xe theo quy định
Tổ chức khám bệnh định kỳ 06 tháng/lần cho lái xe, Kiểm tra chất gây nghiện, HIV
+ Điều độ: Chịu trách nhiệm lên kế hoạch vận chuyển hàng hóa, quản lý, điều hành, phân bổ và hoạt động đoàn xe.
+ Bộ phận Chứng từ:
Quản lý bộ phận mình chăm sóc khách hàng cũ tìm kiếm khách hàng mới tập hợp các yêu cầu vận chuyển của khách hàng, tìm hiểu và nắm bắt các điều kiện, đặc điểm về hàng hóa, tuyến đường, thời gian vận chuyển. Chịu trách nhiệm về chứng từ khai báo hải quan, kiểm hóa hàng trước khi thơng quan. Đảm bảo quá trình vận chuyển liền mạch từ nơi giao đến nới nhận.
Trong bộ phận chứng từ được chia làm 2 nhóm:
• Dịch vụ khách hàng (CS): Công việc của họ là theo dõi đơn hàng vận chuyển và nhận lệnh và lịch cho lái xe, cũng như xử lý các sự cố, phát sinh trên đường; Đối chiếu cơng nợ; xây dựng báo giá (khi tìm kiếm, liên hệ được khách hàng thì nhân viên xuất nhập khẩu sẽ xây dựng báo giá theo yêu cầu của khách hàng sau đó lưu vào data của cơng ty và chốt lại). Dịch vụ khách hàng là những người phải thông thảo tiếng Anh hoặc tiếng Trung để dễ dàng trao đổi với khách hàng.
• Khai báo hải quan: Gồm có nhân viên hiện trường và nhân viên văn phòng.
Chức năng bộ phận này là thực hiện các thủ tục hải quan xuất nhập khẩu, thủ tục giao nhận hàng hoá, giao nhận vận tải.
- Phòng Nhân sự :
Lập kế hoạch tuyển dụng, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực định kì năm, quý, tháng.
+ Xây dựng chương trình phát triển nghề nghiệp cho CNV cơng ty.
+ Xây dựng chính sách thăng tiến và thay thế nhân sự, lập ngân sách nhân sự + Hoạch định nguồn nhân lực nhằm phục vụ tốt cho sản xuất kinh doanh và chiến lược của công ty.
+ Xây dựng quy chế lương thưởng, các biện pháp khuyến khích kích thích người lao động làm việc, thực hiện các chế độ cho người lao động.
+ Tổ chức và thực hiện cơng tác hành chính theo chức năng nhiệm vụ và theo yêu cầu của Ban Giám Đốc.
+ Xây dựng các quy định, lập kế hoạch liên quan đến việc sử dụng tài sản, trang thiết bị của công ty.
+ Xây dựng kế hoạch và tổ chức, giám sát việc thực hiện về an ninh trật tự, an toàn lao động, vệ sinh lao động và phòng chống cháy nổ.
+ Tham mưu, giúp việc cho giám đốc tổ chức thực hiện các việc trong các việc tổ chức lao động, quản lý bố trí nhân lực, các chế độ chính sách, kiểm tra đơn đốc các bộ phận trong công ty thực hiện nội quy công ty, tổ chức các hoạt động đối nội, đối ngoại, phát hành lưu trữ, bảo mật con dấu cũng như các tài liệu, văn bản đảm bảo chính xác kịp thời, an tồn