Bảng 3. 1: Kế hoạch dự kiến cho lô hàng
STT Nội dung Người thực hiện dự kiến kiến thực hiện Thời gian dự
1
Nhận đơn đặt hàng và kiểm tra thông tin, chuẩn bị chứng từ liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng
Nhân viên chứng từ 30 phút
2 Đăng ký chỗ trên tàu Nhân viên giao nhận 1 giờ
3 Đổi lệnh lấy container và chì Nhân viên hiện trường 30 phút
4 Bố trí xe đầu kéo lấy container từ bãi về địa điểm đóng hàng
Nhân viên bên Trung Nghĩa, lái xe và nhân viên giao nhận 6 giờ 5 Đóng hàng tại nhà máy, vận chuyển hàng đến cảng và khai báo SI
Nhân viên kho của AAC và nhân viên giao nhận, lái xe
7 giờ
6 Mở tờ khai - hoàn thiện thủ tục hải quan Nhân viên chứng từ 1 giờ
7 Giao nhận hàng hoá tại cảng xuất và quyết toán với hãng tàu
Nhân viên hiện trường và nhân viên kế toán
30 phút
8 Kế toán quyết toán với khách
hàng và lưu hồ sơ lô hàng
Nhân viên kế toán và nhân viên chứng từ
1 giờ
Tổng 7 nhân viên 17 giờ 30 phút
Bước 1: Nhận đơn đặt hàng và kiểm tra thông tin, chuẩn bị chứng từ liên quan đến thủ tục xuất khẩu hàng
v Nhận và kiểm tra bộ chứng từ
Theo sự ủy thác của người giao nhận nước ngoài hay người xuất khẩu, đại lý hay người giao nhận sẽ tiến hành giao nhận hàng hóa bằng các chứng từ được gửi từ nước xuất khẩu cung cấp bao gồm:
- Phiếu đóng gói (Packing list).
- Giấy giới thiệu.
- Các chứng từ khác: giấy chứng nhận xuất xứ…
v Nhân viên chứng từ sẽ nhận đươc bộ chứng từ từ Công ty TNHH AAC qua Email. Bộ chứng từ được gửi đến bao gồm:
- Hóa đơn thương mại – Commercial Invoice.
- Phiếu đóng gói – Packing List.
- Giấy giới thiệu từ Công ty TNHH sản xuất DaeYang.
- Một số giấy tờ khác liên quan....
Sau khi nhận được bộ chừng từ do Công ty TNHH AAC cung cấp lúc này nhân viên chứng từ của công ty ATT tiến hành kiểm tra các chứng từ như sau:
- Đối chiếu thơng tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại và vận đơn
Nhân viên chứng từ cần kiểm tra các thơng tin trên vận đơn hàng khơng có trùng khớp với các thơng tin trên phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại. Để xem xét có sai sót gì khơng, để sớm sửa chữa nhằm có thể xuất được hàng và đúng thời hạn. Các thông tin cần kiểm tra:
+ Thông tin nhà nhập khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp khơng. + Thông tin nhà xuất khẩu: tên, địa chỉ, số điện thoại có trùng khớp khơng. + Đóng gói có giống nhau, phù hợp với nhau không.
Sau khi đối chiếu, so sánh các thông tin trên vận đơn hàng khơng với phiếu đóng gói/hóa đơn thương mại thì các thơng tin đều hợp lệ, trùng khớp.
Lưu ý: Các chứng từ trên có các nội dung liên quan trùng khớp với nhau, việc kiểm tra chứng từ có ý nghĩa quan trọng trong tổ chức thực hiện quy trình xuất khẩu hàng hóa bằng đường biển. Phải kiểm tra thật chính xác nội dung nếu có bất kì sai sót nào thì việc nhận hàng sẽ gặp rắc rối, nếu các thủ tục không được đồng nhất, làm mất nhiều thời gian cho việc sửa sai.
Bước 2: Đăng ký chỗ trên tàu
Khi tiếp nhận thông tin từ AAC căn cứ vào cảng xếp hàng: GREEN PORT (Hải Phòng ) và cảng dỡ hàng: SHEKOU (Trung Quốc ) nhân viên chứng từ sẽ tìm tàu phù hợp với giá tiền và ngày hàng đi dự kiến: 31/05/2022 để booking. Quãng đường từ Hải Phòng đến SHEKOU có rất nhiều hãng tàu để lựa chọn
như CUL, SITC, COSCO, OOCL, TSL, EMC, MCC, DONGYOUNG nhưng theo chỉ định của khách
à Hãng tàu DONGYOUNG chính là hãng được lựa chọn.
Sau khi chọn được hãng tàu phù hợp nhân viên chứng từ sẽ vào trang web (http://www.pcsline.co.kr/eng/service/schedule.asp) của hãng để lựa chọn tàu chạy lô hàng này.