- Coi trọng chữ tớn
3. Rốn luyện kỹ năng điều khiển
6.5. Một số loại hỡnh giao tiếp trong quản trị kinh doanh
Giao tiếp trong kinh doanh là những hoạt động quan trọng và đa dạng như: hội họp, đối thoại, tiếp khỏch, tiếp xỳc với bỏo chớ... Sau đõy trỡnh bày những vấn đề cơ bản về nghệ thuật giao tiếp trong một số loại hỡnh giao tiếp chủ yếu.
6.5.1. Hội họp
Hội họp là một trong những loại hỡnh giao tiếp quan trọng và thường xuyờn diễn ra trong doanh nghiệp, như: họp giao ban, truyền đạt chủ trương, chỉ thị, nghị quyết, họp ban giỏm đốc, họp sơ kết, tổng kết, hội nghị cụng nhõn viờn chức, hội thảo... Mục đớch của hội họp là truyền đạt thụng tin, trao đổi, bàn bạc tập thể để giải quyết những vấn đề đặt ra trong sản xuất kinh doanh.
Để cho cỏc cuộc họp thu được kết quả tốt, sử dụng hợp lý thời gian của mọi người, nhà quản trị cần phải chỳ ý những vấn đề sau đõy:
- Lập chương trỡnh, kế hoạch của cuộc họp một cỏch cụ thể. Trong đú ghi rừ mục đớch cuộc họp, cỏc nội dung cần bàn bạc, danh sỏch những người tham dự, địa điểm, giờ giấc...
Những người cần cú mặt là những nhõn vật cú liờn quan trực tiếp đến nội dung cuộc họp, chứ khụng phải những người sẽ hoặc cú thể cú mặt trong buổi họp. Những người tổ chức cần gửi giấy mời cho khỏch trong thành phố ớt nhất là trước 48 tiếng và ở ngoại ụ thành phố ớt nhất là trước 1 tuần. Nếu khỏch mời đến từ một tỉnh hoặc một thành phố khỏc thỡ phải cú hướng dẫn đường đi, nơi đún tiếp, khỏch sạn, nhà hàng để ăn ở, những phương tiện giải trớ (thể thao, rạp hỏt...). Nếu cuộc họp được tổ chức ở những nơi quen thuộc, thỡ cũng cần thụng bỏo cho khỏch những chi tiết đặc trưng như: số nhà, tầng lầu, số phũng... Thời gian bắt đầu và kết thỳc cuộc họp phải được ghi rừ trong giấy mời.
- Phải cử người ghi biờn bản rừ ràng, ngắn gọn, nhất là nội dung cỏc quyết định, cỏc cụng việc phải tiến hành, những người chịu trỏch nhiệm và thời hạn hồn thành đó được hội nghị nhất trớ.
- Chỗ ngồi trong cuộc họp cũng cần được bố trớ cho hợp lý. Người điều khiển (chủ tọa) luụn ngồi ở đầu bàn. Nhõn viờn cơ quan, cỏc thành viờn tham dự ngồi bờn phải và bờn trỏi của chủ tọa. Nếu cuộc họp khụng phõn biệt chỗ ngồi thỡ những người tham dự cú thể tự chọn chỗ ngồi cho mỡnh. Bảng 6.1 dưới đõy sẽ giới thiệu một số
cỏch bố trớ bàn hội nghị, chỗ ngồi cho người tham dự và những điểm cần chỳ ý khi sử dụng chỳng.
Bảng 6.2. Cơ cấu bàn hội nghị
Cơ cấu loại bàn Thuận tiện Khụng thuận tiện
Hỡnh trũn - Thõn mật, cởi mở
- Tạo thuận lợi cho cỏc cuộc đối thoại
- Khú chọn vị trớ cho chủ tọa
Hỡnh chữ nhật - Thuận tiện bố trớ chỗ ngồi cho cỏc nhúm
- Chủ tọa cú thể kiểm soỏt cuộc họp và phớa trước phũng họp
- Khuyến khớch thảo luận
- Số chỗ ngồi bị hạn chế
Hỡnh thang - Cho phộp ngồi được nhiều người
- Tạo vị trớ thuận tiện cho chủ tọa
- Tạo khoảng cỏch giữa chủ tọa và người tham dự
Hỡnh vũng chữ nhật - Dễ bố trớ chỗ ngồi cho chủ tọa - Cho phộp ngồi được nhiều người hơn
- Tạo khoảng cỏch giữa chủ tọa và người tham dự
- Nếu xột thấy nội dung cuộc họp đưa ra chưa đỳng lỳc, hoặc chưa được bàn bạc kỹ, lợi ớch đem lại khụng tương xứng với thời gian bỏ ra thỡ cú thể hoón tổ chức cuộc họp.
6.5.2. Đối thoại
Là một trong những loại hỡnh giao tiếp phổ biến và hiệu quả nhất trong quản trị kinh doanh. Khi thực hiện hỡnh thức giao tiếp này, những nhà quản trị cú khả năng ứng xử giỏi luụn tạo được ấn tượng tốt và tranh thủ được sự hợp tỏc của mọi người. Muốn trở thành người ứng xử giỏi trong giao tiếp đối thoại cần chỳ ý:
- Luụn biết cỏch mở đầu cũng như dẫn dắt cõu chuyện và xem cỏc cuộc đối thoại với mọi người như là một cụng cụ nghề nghiệp quan trọng. Nếu là người đầu tiờn thực hiện đối thoại với người khụng quen biết hoặc trước đỏm đụng thỡ nờn tỡm những lĩnh vực chung để mở đầu cõu chuyện như: thời tiết, thời sự, xe cộ, thời trang... để tạo thuận lợi ban đầu về tõm lý trước khi bắt đầu đối thoại chớnh thức;
- Phải chỳ ý lắng nghe nhiều hơn, để tõm vào cõu chuyện để tỡm ra cỏch ứng đỏp khụn ngoan khi phản bỏc hoặc chấp nhận quan điểm của người khỏc;
- Phải tỏ ra thớch thỳ, cởi mở và chăm chỳ nghe qua ỏnh mắt, nụ cười, cỏi gật đầu... và biết đặt cỏc cõu hỏi đỳng lỳc, tế nhị để tỡm hiểu thờm hoặc pha trũ hài hước thớch hợp làm tăng tớnh hứng thỳ, tự nhiờn của cuộc đối thoại;
- Cần nhớ và gọi tờn khỏch khi đối thoại, vỡ ai cũng thớch nhắc đến tờn mỡnh; - Phải sử dụng cỏc từ ngữ, giọng núi thớch hợp, diễn đạt vấn đề thật logic, giản dị để trỏnh sự hiểu lầm và để gõy thiện cảm cho người nghe. Trỏnh dựng những từ khoa trương, sỏo rỗng và phải tạo được sự bỡnh đẳng trong khi đối thoại.