Vấn đề Giải pháp đề xuất
Mức lương chưa tương xứng với năng lực và đóng góp của nhân viên.
Hoàn thiện bộ KPI đánh giá nhân viên. Quy định mức tăng lương rõ ràng cụ thể cho từng mức xếp hạng nhân viên. Hồn thiện quy trình đánh giá hiệu quả cơng việc hàng năm.
Chưa có nhiều chính sách hỗ trợ nhân viên khi phải làm thêm ngồi giờ.
Hỗ trợ kinh phí cho nhân viên khi làm ngoài giờ, bên cạnh việc cho nghỉ bù như hiện nay.
Vấn đề Giải pháp đề xuất
Chính sách khen thưởng khơng đa dạng, hấp dẫn.
Đa dạng hóa chính sách khen thưởng, đặc biệt là thưởng đột xuất.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Giải pháp 1: Hoàn thiện bộ chỉ số KPIs đánh giá kết quả thực hiện công việc
Đánh giá hiệu quả công việc ảnh hưởng rất lớn đến các quyết định tăng lương, thăng tiến của nhân viên. Tác giả đề cao việc xây dựng chỉ số đo lường hiệu quả thực hiện công việc (KPIs), đây là cơng cụ đánh giá hữu ích và phổ biến hiện nay. Hiện tại, công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Á Đơng tuy có xây dựng được bộ KPI đánh giá hiệu quả công việc, nhưng thời gian thực hiện đã rất lâu (từ năm 2012) chưa được điều chỉnh gì cho đến hiện nay. Vì vậy tác giả đề xuất xem xét, đánh giá và chỉnh sửa lại bộ KPI cho phù hợp hơn với thực tế hiện nay.
Cách thức thực hiện: bộ phận nhân sự chịu trách nhiệm đứng ra tổ chức cơng tác đánh giá, hồn thiện bộ KPI dựa trên sự tham khảo ý kiến từ các chuyên gia, các cấp bậc quản lý khác trong công ty. Bảng mô tả và tiêu chuẩn công việc sẽ được chọn để xây dựng thang đo đánh giá. Nhằm đảm bảo tính khách quan, tổng quát nhất có thể, tác giả đề nghị ban lãnh đạo cùng các trưởng bộ phận cần nghiên cứu và thảo luận vấn đề này Gợi ý các nguyên tắc trong việc lựa chọn tiêu chí đánh giá KPI:
Các tiêu chí rõ ràng cho từng vị trí cơng việc. Để làm tốt việc này thì cơng ty cần phải xây dựng bảng mơ tả cơng việc rõ ràng cho từng vị trí cơng việc.
Trách nhiệm và quyền hạn đi kèm: Hệ thống KPIs khi xây dựng cần gắn liền với chức năng, quyền hạn của mỗi vị trí cơng việc được lấy ra từ bảng mơ tả công việc.
Các tiêu chí phải dễ dàng đo lường được. Cần lựa chọn các yếu tố và phương pháp đo lường, tác giả đề xuất sử dụng phương pháp Smart.
Đồng thời, công ty cần khảo sát ý kiến nhân viên về tiêu chí đánh giá thang đo, cần bổ sung hoại loại bỏ những tiêu chí nào với những lý do rõ ràng, cụ thể và
thuyết phục. Sau đó, sẽ hồn thiện bộ KPIs chuẩn áp dụng chung nhằm tăng tính khả thi và thực tế nhất cho bộ KPI.
Giải pháp 2: Hoàn thiện quy trình đánh giá năng lực hàng năm.
Quy trình đánh giá hiện tại:
Cuối năm, phịng nhân sự thơng báo và hướng dẫn cho nhân viên hiểu về quy trình đánh giá, sau đó phát phiếu đánh giá cho nhân viên.
Thực hiện đánh giá: o Nhân viên tự đánh giá.
o Trưởng bộ phận của nhân viên đánh giá. Tổng hợp kết quả đánh giá.
Quy trình đánh giá trên có các nhược điểm là quản lý đánh giá nhân viên của mình, đây là việc đánh giá chỉ đi từ trên xuống. Điều này dẫn đến việc thơng tin chỉ mang tính chất một chiều. Nhằm cải thiện vấn đề này, tác giả đề xuất sử dụng phương pháp đánh giá 360 độ, đây là phương pháp đánh giá chéo thông qua ý kiến giữa đồng nghiệp, cấp trên. Dựa trên phần đánh giá đó, các trưởng bộ phận sẽ có góp ý phù hợp để nhân viên cải thiện. Đây là nguồn thông tin quan trọng để các cấp quản lý cao hơn có thể đánh giá được cấp quản lý thấp hơn của mình một cách tồn diện hơn.
Giải pháp 3: Quy định mức tăng lương rõ ràng cụ thể cho từng mức xếp hạng
nhân viên.
Để đảm bảo tính minh bạch và rõ ràng trong chính sách tăng lương thì hàng năm Ban Giám đốc cơng ty cần quy định mức tăng lương cụ thể cho từng xếp hạng kết quả hiệu quả công việc. Kết quả xếp hạng được lấy từ kết quả đánh giá hiệu quả công việc hàng năm của công ty.
Lưu ý những con số về mức tăng lương chỉ nhằm mục đích tham khảo, để áp dụng vào thực tế thì cần dựa trên dữ liệu thực tế hàng năm của công ty về lợi nhuận, quỹ lương cho phép mà phòng nhân sự cân nhắc để đưa ra các con số hợp lý phù hợp với tình hình cơng ty năm đó.
Bảng 3.3: Quy định về mức tăng lương cho từng mức đánh giá nhân viên năm 2019
Xếp hạng Điểm KPI Mức tăng lương
Rất yếu 1.00 - 1.80 < 3%
Yếu 1.81 - 2.60 3 - 4%
Trung bình 2.61 - 3.40 5 - 8%
Giỏi 3.41 - 4.20 8 - 10%
Xuất sắc 4.21 – 5.00 > 10%
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Giải pháp 4: Đa dạng hóa chính sách khen thưởng.
Về mặt tâm lý, con người luôn tồn tại sự mong muốn được khen ngợi, sự khát khao được đánh giá cao hay ngưỡng mộ. Chính sách khen thưởng được xây dựng với mục đích khuyến khích và cỗ vũ nhân viên để nhân viên cố gắng và vươn đến thành công.
Một chính sách khen thưởng đa dạng sẽ tạo thêm điều kiện cho nhiều người thi đua. Hệ thống khen thưởng cần đa dạng hóa, phù hợp với nhiều đối tượng. Trên cơ sở đó tác giả xin đề xuất một số chính sách khen thưởng sau:
Giải thưởng nhiên viên xuất sắc của năm:
Đối tượng khen thưởng: Cá nhân có thành tích tốt trong năm. Thời điểm khen thưởng: Định kỳ hàng năm.
Tiêu chí khen thưởng: Dựa vào đánh giá năng lực hàng năm, mức độ chuyên cần, thái độ làm việc.
Hình thức khen thưởng: Tun dương trước tồn bộ cơng ty, tặng giấy khen và tiền thưởng trị giá 3 triệu đồng/ người.
Số lượng được khen thưởng: Tùy vào thành tích của các nhân viên trong năm qua, số lượng không quá 5 người ở tất cả các bộ phận để khen thưởng.
Ước tính chi phí: 5 người x 3 triệu = 15 triệu đồng/ Năm.
Khi nhóm hồn thành dự án cho khách hàng thì cơng ty nên dành ra một khoản kinh phí để khen thưởng cho nhóm thực hiện. Tùy thuộc vào mức độ quy mô của dự án cũng như số lượng các nhân viên mà ban giám đốc sẽ quyết định mức thưởng cho nhóm là bao nhiêu. Các thành viên trong nhóm sẽ được chia điều khoản tiền thưởng này hoặc có thể sử dụng vào các mục đích chung của nhóm như ăn uống, du lịch ...
Giải pháp 5: Hỗ trợ kinh phí ăn uống và nghỉ ngơi cho nhân viên khi làm
ngoài giờ.
Nhân viên thường xuyên ở lại làm thêm việc do tiến độ công việc gấp hoặc do khối lượng công việc nhiều, cơng ty có thể cung cấp tiền ăn phụ hay gọi món cho nhân viên. Cách làm này một phần vừa đánh giá ghi nhận công sức nhân viên bỏ ra, vừa khuyến khích nhân viên nỗ lực và siêng năng trong cơng việc của mình. Đây là giải pháp khả quan, khơng q tốn kém, có tác dụng giúp nhân viên có đầy đủ sức khỏe để có thể làm ngồi giờ, đồng thời xoa dịu phần nào bức xúc hay chưa hài lòng ở nhân viên. Tác giả xin đề xuất 2 loại hình hỗ trợ như sau:
Hỗ trợ chi phí ngủ khách sạn: Trong những trường hợp phải làm về trễ từ 23 giờ trở đi, nếu nhân viên ở xa thì cơng ty sẽ hỗ trợ chi phí khách sạn cho nhân viên. Ước tính chi phí khoản 300.000đ/ Người.
Hỗ trợ ăn tối như gà rán KFC, pizza... với kinh phí tối đa 70.000đ/ người.
Điều kiện thực hiện
Điều kiện để thực hiện được chính sách về chế độ thu nhập chính là việc xây dựng được bộ KPI đánh giá hiệu quả công việc phải dựa trên bảng mô tả công việc từng vị trí cụ thể một cách khách quan, phản ánh đúng năng lực và sự phấn đấu của nhân viên để có những chính sách tưởng thưởng xứng đáng.
Sự quan tâm nhiều hơn của Ban Giám đốc đến việc khen thưởng, thấy được tầm quan trọng của việc khích lệ nhân viên thơng qua và việc khen thưởng và tuyên đương trước tập thể.
3.2.2. Giải pháp về mối quan hệ với đồng nghiệp Đề xuất giải pháp
Yếu tố về mối quan hệ với đồng nghiệp cần phải được ưu tiên cải thiện và nâng cao vì đây là yếu tố được đánh giá khá thấp.
Bảng 3.4: Các giải pháp về yếu tố mối quan hệ với đồng nghiệp
Vấn đề Giải pháp đề xuất
Chưa xây dựng bộ quy tắc ứng xử giữa các đồng nghiệp với nhau.
- Xây dựng bộ quy tắc ứng xử giao tiếp trong công ty.
Thiếu sự giao tiếp giữa các đồng nghiệp.
- Tạo điều kiện cho mối quan hệ giữa nhân viên ở các phịng ban chia sẽ kiến thức về cơng việc của nhau nhằm tạo mối quan hệ giao tiếp giữa họ được phát triển và gần gũi.
Công ty chưa chú trọng đến các hoạt động xây dựng tinh thần làm việc nhóm.
- Thường xuyên tổ chức các hoạt động xây dựng tinh thần làm việc nhóm.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Nội dung giải pháp
Giải pháp 1 : Xây dựng một bộ quy tắc ứng xử giao tiếp trong cơng ty.
Nhằm khuyến khích tinh thần cởi mở, thân thiện và hợp tác giữa tất cả nhân viên trong tổ chức, tác giả đề xuất 1 vài gợi ý như sau:
Tổ chức buổi chia sẻ đầu tuần: Sáng thứ hai hàng tuần công ty sẽ dành ra khoảng 10 phút để Ban giám đốc chia sẻ tin tức với nhân viên về tình hình của cơng ty và các công việc sắp tới cần thực hiện. Trong buổi này, khuyến khích một nhân viên hoặc vài nhân viên lên kể 1 câu chuyện hay chia sẻ một vấn đề gì đó trong cuộc sống.
Khuyến khích nhân viên chào nhau vào buổi sáng khi đến công ty và khi rời văn phịng, khơng phân biệt là sếp hay nhân viên.
Xây dựng hộp thư góp ý để nhân viên có thể đóng góp ý kiến của mình về các vấn đề tại cơng ty. Phịng nhân sự sẽ là bộ phận tổng hợp và ghi nhận ý kiến đóng góp của nhân viên. Tuy nhiên, cần đảm bảo tính bảo mật thơng tin của người đưa ra ý kiến vì việc gửi thư góp ý cũng là một vấn đề khá nhạy cảm.
Khuyến khích tổ chức lễ 8/3, 20/10 cho các chị em phụ nữ trong công ty: tổ chức các hoạt động nhằm tôn vinh người phụ như tổ chức cuộc thi cắm hoa dành
cho các bạn nam để tặng các chị em phụ nữ, nấu ăn dành cho các bạn nữ, mời chị em phụ nữ ăn trưa, tặng quà cho các chị em phụ nữ...
Giải pháp 2: Tăng cường sự giao tiếp giữa các đồng nghiệp.
Tổ chức tiệc ăn nhẹ như trái cây, pizza, trà sữa khi công ty ký được hợp đồng lớn hay đạt doanh số cao. Ước tính chi phí 50.000/ người. Đây là dịp để mọi người chia sẻ niềm vui, kết quả trong công việc cũng như những kiến thức, kỹ năng khi đạt được thành công trong cơng việc.
Hỗ trợ kinh phí cho các nhóm, tổ, phòng ban để họ tự tổ chức các hoạt động teambuilding ngoài trời mỗi năm 1 lần. Thời gian và địa điểm diễn ra hoạt động sẽ do các nhóm tự quyết định. Có thể tổ chức picnic, dã ngoại hoặc nướng đồ ăn ngoài trời, các trị chơi đội nhóm,… qua đó giúp mối quan hệ giữa các thành viên được gần gũi hơn. Ước tính chi phí 300.000 x 152 (nhân viên) = 46 triệu/ năm.
Xây dựng chương trình teambuilding với nhiều hoạt động phong phú hơn giúp tạo sự kết nối giữa toàn thể nhân viên, giúp nhân viên có dịp tương tác với nhau nhiều hơn và đem đến phút giây thư giãn trong bầu khơng khí thân thiện.
Tính khả thi của giải pháp:
Các giải pháp trên cần sự hỗ trợ của quản lý các bộ phận là người khởi xướng và duy trì hoạt động này một cách tích cực và xuyên suốt.
Để xây dựng các chương trình gắn kết này thì sự hỗ trợ của ban lãnh đạo công ty về cả vật chất và tinh thần là không thể thiếu. Và đặc biệt cần khuyến khích bộ phận quản lý tham gia các khóa học kỹ năng mềm về cách phê bình nhân viên.
3.2.3. Giải pháp về đào tạo và thăng tiến
Đây là một trong ba yếu tố tác giả ưu tiên phân tích trước và kỹ.
Bảng 3.5: Giải pháp về đào tạo và thăng tiến
Vấn đề Giải pháp
Các tiêu chuẩn cho từng vị trí
chưa rõ ràng. Xây dựng bảng mơ tả cơng việc rõ ràng Quy trình thăng tiến cơng việc rõ
ràng và minh bạch.
Ban hành chính sách thăng tiếng rõ ràng và minh bạch.
Vấn đề Giải pháp
Công tác đào tạo nhận được ít sự quan tâm hơn trước đây.
Tăng cường tổ chức các lớp học đào tạo về chuyên môn cũng như kỹ năng.
Các buổi chia sẽ nghiệp vụ nội bộ vẫn còn được tổ chức sơ sài, chưa thực sự mang lại hiệu quả.
Khuyến khích các cấp quản lý hỗ trợ tối đa cho cấp dưới về mặc thời gian cũng như các tài nguyên cần thiết khác để đảm bảo buổi chia sẽ kiến thức được chuyên nghiệp hơn.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Nội dung giải pháp
Giải pháp 1: Xây dựng bảng mô tả công việc rõ ràng.
Công ty cần xây dựng bảng mô tả cơng việc trong đó quy định những tiêu chuẩn công việc rõ ràng cho từng vị trí khác nhau, đây là tiền đề để công ty xây dựng được chính sách thăng tiến rõ ràng, minh bạch và hiệu quả
Bảng 3.6: Bảng mô tả công việc mẫu
Bảng mơ tả cơng việc của nhân viên kế tốn tổng hợp
Chức danh công việc: Nhân viên kế toán tổng hợp Mã số cơng việc: KTTH
Bộ phận: Kế tốn Phịng: Kế tốn
Địa điểm làm việc: 112/9, đường Phổ Quang, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Chức danh cấp trên trực tiếp: Kế tốn trưởng
I. Mục đích cơng việc
Thực hiện các công việc liên quan đến kế tốn, và các cơng việc được kế tốn trưởng phân công.
III. Các đối tượng chính có quan hệ làm việc
Bên trong: Ban Giám đốc, Kế tốn trưởng và các phịng ban khác. Bên ngồi: Khách hàng và đối tác của cơng ty.
IV. Nhiệm vụ
Phụ trách các cơng việc kế tốn cơ bản. Theo dõi, thu thập thông tin và số liệu.
Làm báo cáo về kế tốn có liên quan theo yêu cầu của công ty và các cơ quan kiểm soát theo quy định.
Phối hợp với các nhân viên kế tốn ngân hàng, cơng nợ, kế tốn doanh thu. Các công việc được phân cơng từ kế tốn trưởng.
V. Quyền lợi
Mức lương cơ bản: thỏa thuận tùy theo năng lực và kinh nghiệm. Mức lương, thưởng, phúc lợi được hưởng theo quy định của cơng ty.
Chi phí đi lại, chế độ phụ cấp, cơng tác phí, nâng lương theo quy định của công ty.
Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định. Các chế độ khác.
VI. Điều kiện làm việc
Làm việc 5.5 ngày trong tuần, từ thứ hai đến thứ sáu, thứ bảy làm buổi sáng. + Sáng: từ 08 giờ đến 12 giờ.
+ Chiều: từ 13 giờ đến 17giờ.
Nhân viên được trang bị: điện thoại, máy vi tính, văn phịn phẩm, máy in.
Giám đốc Kế tốn trưởng Kế toán tổng hợp
Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách và quy định của công ty trong từng thời kỳ.
VII. Yêu cầu cần có
Nam/ Nữ từ 22 tuổi trở lên, sức khỏe tốt.
Tốt nghiệp cao đẳng trở lên, chuyên ngành kế toán.
Giao tiếp tiếng Anh cơ bản, thành thạo vi tính văn phịng, đặc biệt là phần mềm excel và một số phần mềm kế toán cơ bản.
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc.
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)
Theo bảng 3.7, bảng mô tả công việc cần ghi rõ quyền hạn đi đôi với trách