Bảng mơ tả cơng việc của nhân viên kế tốn tổng hợp
Chức danh cơng việc: Nhân viên kế tốn tổng hợp Mã số công việc: KTTH
Bộ phận: Kế toán Phịng: Kế tốn
Địa điểm làm việc: 112/9, đường Phổ Quang, Phường 9, Quận Phú Nhuận, TP.HCM
Chức danh cấp trên trực tiếp: Kế toán trưởng
I. Mục đích cơng việc
Thực hiện các cơng việc liên quan đến kế tốn, và các cơng việc được kế tốn trưởng phân cơng.
III. Các đối tượng chính có quan hệ làm việc
Bên trong: Ban Giám đốc, Kế tốn trưởng và các phịng ban khác. Bên ngồi: Khách hàng và đối tác của cơng ty.
IV. Nhiệm vụ
Phụ trách các cơng việc kế tốn cơ bản. Theo dõi, thu thập thông tin và số liệu.
Làm báo cáo về kế tốn có liên quan theo yêu cầu của cơng ty và các cơ quan kiểm sốt theo quy định.
Phối hợp với các nhân viên kế tốn ngân hàng, cơng nợ, kế tốn doanh thu. Các công việc được phân cơng từ kế tốn trưởng.
V. Quyền lợi
Mức lương cơ bản: thỏa thuận tùy theo năng lực và kinh nghiệm. Mức lương, thưởng, phúc lợi được hưởng theo quy định của công ty.
Chi phí đi lại, chế độ phụ cấp, cơng tác phí, nâng lương theo quy định của cơng ty.
Được đóng BHXH, BHYT, BHTN theo quy định. Các chế độ khác.
VI. Điều kiện làm việc
Làm việc 5.5 ngày trong tuần, từ thứ hai đến thứ sáu, thứ bảy làm buổi sáng. + Sáng: từ 08 giờ đến 12 giờ.
+ Chiều: từ 13 giờ đến 17giờ.
Nhân viên được trang bị: điện thoại, máy vi tính, văn phịn phẩm, máy in.
Giám đốc Kế toán trưởng Kế toán tổng hợp
Các chế độ hỗ trợ khác theo chính sách và quy định của công ty trong từng thời kỳ.
VII. Yêu cầu cần có
Nam/ Nữ từ 22 tuổi trở lên, sức khỏe tốt.
Tốt nghiệp cao đẳng trở lên, chuyên ngành kế toán.
Giao tiếp tiếng Anh cơ bản, thành thạo vi tính văn phòng, đặc biệt là phần mềm excel và một số phần mềm kế toán cơ bản.
Tối thiểu 2 năm kinh nghiệm làm việc.
(Nguồn: Tác giả tự đề xuất)
Theo bảng 3.7, bảng mô tả công việc cần ghi rõ quyền hạn đi đôi với trách nhiệm của nhân viên, công việc cần làm, tương tác với các bộ phận nào, báo cáo kết quả cho ai, xác định rõ vai trị, vị trí cơng việc của mỗi cấp bậc, chức vụ khác nhau vì nhân viên ln có nhu cầu khẳng định và tự hồn thiện mình trong cơng việc. Từ đó giúp cho khơng chỉ bản thân nhân viên mà mọi người khác cũng thấy được năng lực của bản thân có phù hợp với cơng việc của mình đang đảm nhiệm hay khơng, vai trị cơng việc của mỗi cá nhân như thế nào và mức độ đóng góp của mình đối với hoạt động và thành công của công ty. Điều này sẽ giúp cho nhân viên khẳng định được vai trị của mình khi họ cảm thấy mình được coi trọng, mình được ghi nhận sự đóng góp, thì họ sẽ cam kết làm việc lâu dài tại công ty.
Giải pháp 2: Xây dựng quy trình thăng tiến rõ ràng và minh bạch.
Rất nhiều nhân viên mong chờ vào cơ hội thăng tiến khi làm việc tại công ty, nhất là đối với những người có tâm huyết và mong muốn phát triển sự nghiệp tại công ty. Họ ln cho rằng chính sách thăng tiến cơng bằng, minh bạch và rõ ràng là tiêu chí để họ phấn đấu làm việc một cách có mục tiêu cụ thể. Tuy nhiên, nhân viên không thấy được cơ hội thăng tiến rõ ràng khi làm việc tại công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Á Đông.
Để nâng cao mức cam kết của nhân viên với công ty, cơng ty phải quy đinh rõ quy trình, điều kiện để được thăng tiến trong công viêc, đồng thời cần thực hiện những việc cụ thể như:
Thông qua thực hiện các kỳ đánh giá hiệu quả công việc hàng năm, công ty cần kết hợp xác định rõ hướng phát triển và kỳ vọng mà nhân viên mong muốn khi làm việc ở công ty.
Để nhân viên nắm rõ và làm hoạch địch mục tiêu làm việc cho riêng mình, mỗi cuối năm, công ty cần công khai mục tiêu trong các năm tiếp theo.
Chính sách thăng tiến cần được cơng khai đến tồn thể nhân viên, điều kiện thăng tiến cần được giải thích rõ ràng để nhân viên nắm được. Tránh việc nhân viên cho rằng thăng chức là khơng cơng khai, do mối quan hệ, do đút lót cấp trên ...
Giải pháp 3: Tăng cường tổ chức các lớp đào tạo về chuyên môn cũng như kỹ
năng khác, khuyến khích nhân viên tham gia đào tạo cũng như chia sẽ kiến thức với các nhân viên khác.
Chính sách đào tạo tại cơng ty chưa thực sự đa dạng, các lớp học khơng được tổ chức và khơng có kế hoạch rõ ràng, cụ thể. Việc hồn thiện chính sách này nhằm đem đến kiến thức, kỹ năng quý giá để nhân viên hồn thiện và phục vụ cơng việc của mình, trước tiên cơng ty cần xác định rõ các vấn đề sau:
Nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo được xác định khi dựa trên các mặt sau: Định hướng chiến lược phát triển của công ty.
Yêu cầu của công việc. Nguyện vọng của nhân viên. Tình hình nhân sự hiện nay.
Kết quả đánh giá năng lực hàng năm của công ty là một nguồn thông tin quan trọng trong việc xác định nhu cầu đào tạo cho nhân viên. Chính vì vậy, cơng ty cần xây dựng biểu mẫu đánh giá năng lực hàng năm phù hợp nhằm mục đích ghi nhận nội dung ý kiến, nguyện vọng về đào tạo của nhân viên. Sau đó, các phịng ban, đặc biệt là phịng nhân sự sẽ tiến hành tổng hợp và xác định các chiến lược đào tạo cho nhân viên trong tương lai. Tác giả đề xuất biểu mẫu dưới đây để lấy ý kiến của nhân viên về các khóa học mà họ mong muốn.
Bảng 3.7: Mẫu khảo sát lấy ý kiến nhân viên cho việc xác định nhu cầu đào tạo
Liệt kê tất cả các khóa huấn luyện sẽ hỗ trợ hiệu quả cho công việc của bạn trong những năm sắp tới:
STT Tên Chọn
1 Tiếng anh
2 Kỹ năng giao tiếp
3 Kỹ năng nói chuyện trước đám đơng.
4 Kỹ năng giải quyết vấn đề
5 Kỹ năng quản lý
6 Kỹ năng mềm
7 Khóa học khác:
8 Khóa học khác:
9 Khóa học khác:
(Nguồn: Tác giả đề xuất)
Hình thức đào tạo
Hình thức đào tạo cần theo sát nhu cầu và tiết kiệm, tránh lãng phí cho cơng ty, có thể thực hiện theo các hình thức:
Đào tạo bên ngoài: Đối tượng là những người cần cập nhật kiến thức, khuynh hướng mới trong ngành nghề. Để đảm bảo về mặt chi phí và tính hiệu quả đối với cơng việc, thì bộ phận nhân sự cần cân nhắc và lựa chọn các khóa học mà cơng ty có thể hỗ trợ cũng như số lượng người có thể đăng ký.
Đào tạo tại chỗ: Các trưởng bộ phận hoặc những người có kinh nghiệm, nắm vững kiến thức sẽ được cử đứng ra huấn luyện, chia sẻ kỹ năng theo từng chủ đề liên quan.
Thuê giáo viên bên ngoài: Những lớp học như Anh văn, kỹ năng mềm,… sẽ được áp dụng hình thức này vì có số lương người tham gia đơng.
Nội dung đào tạo
Về ngoại ngữ: Anh văn chuyên ngành, Anh văn giao tiếp ,…
Các lớp đào tạo kiến thức về cơng việc. Tùy vào nội dung khóa học, nhu cầu của công việc và vào điều kiện tài chính của cơng ty, phịng nhân sự có thể giới hạn
số lượng người được cử đi đào tạo hàng năm là bao nhiêu. Thơng thường, chi phí cho các khóa học ngắn hạn trong nước sẽ dao động từ 2 đến 10 triệu/ khóa.
Lớp về kỹ năng mềm: Giải quyết cơng việc, thuyết trình, kỹ năng giao tiếp, kỹ năng lãnh đạo, kỹ năng giải quyết công việc,…Đặc biệt, riêng về kỹ năng giao tiếp/ kỹ năng phê lãnh đạo các nhà lãnh đạo, các trưởng bộ phận cần chú ý tham gia.
Thời gian đào tạo
Lớp đào tạo nghiệp vụ nội bộ được tổ chức khi có nhu cầu và đủ đối tượng tham gia, không quy định cụ thể thời gian, nhưng tối ưu là 6 tháng/ lần
Khóa học bên ngồi: cơng ty sẽ thu xếp cho nhân viên học cuối tuần hoặc các buổi tối trong tuần để không ảnh hưởng đến công việc.
Lớp học tiếng Anh 2 lần/ tuần. Chia ra từng nhóm nhỏ (7- 10 người), thời lượng học mỗi buổi 1 giờ. Thời gian học sau giờ làm việc lúc 6h-7h tối. Ước tính chi phí 0.6 triệu x 8 (lần 1 tháng) x 12tháng = 57.6 triệu/ năm.
Lớp kỹ năng mềm: 1 năm/ lần, thời gian là 4 tiếng/ lớp, tổ chức 2 lớp, mỗi lớp khoảng 30-40 người. Ước tính chi phí 15 triệu/ năm.
Khảo sát và theo dõi hiệu quả chương trình đào tạo
Bảng 3.8: Mẫu khảo sát hiệu quả của lớp đào tạo
Phiếu phản hồi đào tạo
Mức độ: 1. Rất tệ, 2. Khơng tốt, 3.Bình thường, 4. Tốt, 5. Rất tốt
Đưa ra các đánh giá của bạn về những câu hỏi dưới đây 1 2 3 4 5
Bạn đánh giá thế nào về mức độ hữu ích của nội dung trình bày? Bạn đánh giá các hoạt động thực hành như thế nào? Bạn đánh giá như thế nào về kiến thức của người trình bày? Bạn có thích phong cách thể hiện của người trình bày? Bạn thấy phần nào là hữu ích nhất trong nội dung trình bày?
Các nhận xét và đánh giá khác:
Sau khi thực hiện các chương trình đào tạo, bộ phận nhân sự có trách nhiệm khảo sát ý kiến của nhân viên để theo dõi tính hiệu quả của các lớp đào tạo và lên kế hoạch cho các lớp tiếp theo.
3.2.4. Giải pháp về yếu tố bản chất công việc Đề xuất giải pháp Đề xuất giải pháp
Bản chất công việc được nhân viên đánh giá ở mức 3.11/ 5 tuy không phải là thấp nhưng yếu tố này vẫn còn nhiều vấn đề cần được xem xét giải quyết vì đây cũng là một nhân tố quan trong trong quá trình tạo sự cam kết cao của nhân viên.
Giải pháp: Nâng cao khả năng luân chuyển nhân viên giữ các tổ nhóm, phịng
ban trong cơng ty.
Do trong q trình làm việc, nhân viên tại cơng ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Á Đông thường được phân công các công việc theo đúng chuyên môn của mình, điều này về lâu về dài sẽ làm cho nhân viên cảm thấy nhàm chán, ảnh hưởng khơng nhỏ đến sự cam kết gắn bó của nhân viên và kết quả thực hiện công việc. Do vậy để giảm thiểu tình trạng này, cơng ty cần ban hành qui chế để đánh giá lại năng lực của nhân viên và tiến hành ghi nhận các nguyên vọng, ý kiến đóng góp của nhân viên về cơng việc hiện của họ.
Nội dung: Thực hiện bài test để kiểm tra năng lực định kỳ, có thể 1 năm /lần, đồng thời ghi nhận nguyện vọng và các ý kiến đóng góp của nhân viên.
Sau đó dựa trên kết quả để thực hiện phân chia công việc cho phù hợp. Có thể thay đổi vị trí làm việc đối với những nhân viên có khả năng phù hợp với nhiều loại hình cơng việc trong cơng ty, tránh trường hợp cơng ty khơng có người thay thế khi có nhân viên nghỉ việc, làm ảnh hưởng xấu đến kết quả công việc.
Bồi dưỡng, cập nhật và bổ sung thêm kiến thức cho nhân viên để giúp họ có thể hiểu được cơng việc cũng như nhu cầu về chuyên môn ở các vị trí khác. Đây cũng là một hình thức đào tạo tại chỗ nhằm tiết kiệm chi phí thuê giáo viên bên ngoài. Hơn nữa, qua việc cập nhật, bổ sung kiến thức, nếu nhân viên thấy phù hợp và có khả năng đảm nhiệm vị trí cơng việc mới, họ có thể gửi yêu cầu lên phòng nhân sự để xem xét. Đây là hình thức tuyển nhân dụng nhân sự nội bộ cho công ty.
Điều này vừa tránh gây nhàm chán công việc cho nhân viên, vừa giúp công tác tuyển dụng của công ty hiệu quả hơn, tuyển dụng được những nhân viên có năng lực với chi phí thấp.
3.2.5. Giải pháp về phúc lợi
Phúc lợi tuy được nhân viên đánh giá ở mức 3.5/5, tuy không phải là thấp nhưng cũng là một nhân tố quan trọng trong quá trình nâng cao mức độ cam kết của nhân viên, nếu công ty tăng thêm một số phúc lợi thì khả năng cam kết của nhân viên với công ty sẽ càng được nâng cao.
Bảng 3.9: Các giải pháp về phúc lợi
Vấn đề Giải pháp đề xuất
Các hoạt động thể thao của nhân viên chưa được chính sách của cơng ty hỗ trợ kinh phí
Khuyến khích ban hành chính sách hỗ trợ kinh phí cho các hoạt động thể thao.
(Nguồn: Đề xuất của tác giả)
Giải pháp: Tăng cường hỗ trợ kinh phí cho các hoạt động thể thao.
Lợi ích của việc thường xuyên hoạt động thể dục thể thao là rất lớn và đã được khẳng định và chứng minh từ rất lâu, tuy nhiên rất nhiều người, đăc biệt là nhân viên văn phịng chưa có thói quen đó vì nhiều lý do khác nhau. Bơi lội và tập gym là những hoạt động thể thao phổ biến hiện nay, được đông đảo nhiều đối tượng quan tâm và yêu thích. Hai hoạt động thể thao này giúp rèn luyện cơ thể khỏe mạnh, linh hoạt, minh mẫn đầu óc, phục vụ cho công việc tốt hơn. Bên cạnh đó bóng chuyền hoặc cầu lông cũng nhận được rất nhiều sự quan tâm của đông đảo nhân viên.
Đối tượng tham gia: Điều kiện là những nhân viên đã hoàn tất thời kỳ thử việc và được ký hợp đồng lao động chính thức đều có thể đăng ký sử dụng dịch vụ nếu muốn.
Kinh phí: tối đa là 200.000đ/ người/ tháng. Cơng ty có thể hỗ trợ một phần hoặc toàn bộ cho các hoạt động.
Trong chương 3, những gợi ý về giải pháp để nâng cao mức độ cam kết của nhân viên đã được tác giả đề xuất. Tác giả chủ yếu ưu tiên phân tích và đưa ra giải pháp cho 3 nhóm yếu tố có điểm trung bình thấp nhất và thứ tự quan trọng nhất là “Lương, thưởng”, “Mối quan hệ với đồng nghiệp” và “Chính sách đào tạo và Thăng tiến. Tác giả hy vọng những giải pháp trên sẽ góp phần hồn thiện cơng tác quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Á Đông, giúp gắn kết các thành viên trong tổ chức lại với nhau để cùng chung sức vì một mục tiêu chung của tổ chức.
Việc hoàn thiện các yếu tố ảnh hưởng đến sự cam kết của nhân viên là một vấn đề quan trọng trong hoạt động quản trị nguồn nhân lực của công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Á Đông.
Sự cam kết của nhân viên thấp là những vấn đề quan trọng mà công ty cần phải đối mặt để có những biện pháp giải quyết kịp thời, nếu không, điều này ảnh hưởng rất lớn đến những mục tiêu dài hạn của tổ chức vì nguồn nhân lực vốn là tài sản quý giá nhất của mọi tổ chức. Bằng phương pháp nghiên cứu khoa học và tìm hiểu cơ sở lý luận về cam kết tổ chức, nghiên cứu đi phân tích thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự cam kết của nhân viên với công ty TNHH Nội thất và Quảng cáo Á Đông để thấy được những thành tựu đạt được, đồng thời phát hiện những mặt hạn chế để từ đó đưa ra những giải pháp nhằm hoàn thiện các yếu tố ảnh hưởng đến sự cam kết của nhân viên với công ty.
Thông qua kết quả nghiên cứu thực trạng các yếu tố ảnh hưởng đến sự cam kết tổ chức của nhân viên cho thấy những ưu điểm bao gồm: Công việc phù hợp với chuyên môn và năng lực của nhân viên, sự hỗ trợ của cấp trên đối với nhân viên tương đối tốt, phúc lợi của công ty gần như thỏa mãn nhân viên. Bên cạnh những mặt đạt được thì có một số yếu tố làm giảm mức độ cam kết của nhân viên với công