CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Khái quát chung về hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp
2.1.1 Các khái niệm
2.1.1.1 Hệ thống thông tin
Hệ thống là tập hợp các yếu tố có liên hệ với nhau, cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung. Trong cuộc sống có thể bắt gặp rất nhiều hệ thống như, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin,… Một hệ thống có thể bao gồm nhiều hệ thống con, một hệ thống con có đầy đủ tính chất của một hệ thống, được thiết lập vì những mục đích riêng phục vụ cho mục tiêu chung.
Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố, thành phần có quan hệ với nhau, cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tải thông tin và dữ liệu cho những mục đích khác nhau, phục vụ cho cho hoạt động của con người.
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
Theo Romney (2012, trang 41), “Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System – HTTTKT) là hệ thống có chức năng thu thập dữ liệu, xử lý, phân loại và báo cáo các sự kiện kinh tế tài chính nhằm mục đích cung cấp thơng tin và ra quyết định”. Các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính, sự kiện sản xuất kinh doanh phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của HTTTKT, q trình xử lý dữ liệu chính là q trình ghi chép, tổng hợp, sắp xếp, phân tích các dữ liệu kế tốn bằng các phương pháp kế tốn thích hợp và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ. Đầu ra của HTTTKT là sản phẩm thông tin trên báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các báo cáo kế tốn này cung cấp thơng tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế tốn để đáp ứng nhu cầu thơng tin cho các đối tượng sử dụng thơng tin, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Các đối tượng sử dụng thông tin bao gồm đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Như vậy, kế tốn trong gốc độ hệ thống thơng tin là tập hợp rất nhiều thành phần (con người, cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin, phần mềm, quy trình, dữ liệu
và kiểm sốt nội bộ) tham gia vào hệ thống vận hành để tạo lập thông tin đáp ứng nhu cầu người sử dụng.
Quy trình vận hành để cung cấp thơng tin thông thường được thực hiện theo các bước:
- Thu thập dữ liệu các sự kiện, nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Ghi nhận các sự kiện phát sinh theo đúng đối tượng và trình tự thời gian (ghi nhật ký).
- Phân tích, xử lý dữ liệu theo nhu cầu thơng tin, theo các đối tượng kế tốn.
Đối tượng của hệ thống thơng tin:
Để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu quản trị bên trong doanh nghiệp cũng như cho các đối tượng bên ngoài, đầu tiên HTTTKT cần thu thập dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy theo yêu cầu mà sẽ có các nội dung được tổng hợp tương ứng.
Một HTTTKT hiệu quả cần xác định đúng đối tượng thông tin để thu thập và xử lý, điều này địi hỏi kế tốn phải am hiểu tường tận chu trình thơng tin và hoạt động của cơng ty, bên cạnh đó là sự hợp tác của các phịng ban khác trong q trình làm việc.
2.1.2 Chức năng của hệ thống thơng tin kế tốn
Vai trị cung cấp thơng tin, hỗ trợ điều hành quản lý và hoạt động của doanh nghiệp thể hiện ở năm chức năng:
Hỗ trợ quản lý và thực hiện các hoạt động phát sinh hằng ngày: HTTTKT thông qua việc thu thập dữ liệu của các hoạt động kinh tế sẽ cung cấp các thơng tin hữu ích cho việc phân tích, dự báo và đánh giá q trình thực hiện các hoạt động đã diễn ra. Các thơng tin được tập hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh và sản xuất
hằng ngày. Cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong hoạt động kế tốn, chức năng này hầu như có thể thực hiện đối với hầu hết các HTTTKT.
Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngồi doanh nghiệp: Đây là báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các các cơ quan quản lý nhà nước, cổ đông, chủ nợ. Các báo cáo này là các báo cáo có cấu trúc được lập và trình bày theo những quy định và khn mẫu sẵn có, thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được áp dụng ở tất cả các HTTTKT, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và CNTT.
Hoạch định và kiểm sốt: Thơng tin được cung cấp từ HTTTKT cũng rất cần cho q trình kiểm sốt thực hiện mục tiêu và hoạch định chiến lược. Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp và những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành các phép so sánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ đó tiến hành phân tích và đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạn. Thơng tin cần cho q trình quản lý này rất đa dạng, mang tính tổng hợp và khái qt cao, địi hỏi hệ thống kế tốn thu thập và lưu trữ rất nhiều dữ liệu theo thời gian, bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là địi hỏi rất cao đối với hệ thống kế tốn và chỉ có thể thực hiện được khi hệ thống kế tốn kết hợp với các hệ thống khác trong hệ thống thông tin quản lý, trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ.
Hỗ trợ ra quyết định: Thông tin cần thiết cung cấp cho quyết định quản trị rất phong phú, tùy theo nhu cầu của người sử dụng thông tin. Các thông tin này thường khơng có những tiêu chuẩn hay những báo cáo có sẵn, do đó địi hỏi HTTTKT phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không phải HTTTKT nào cũng có thể đáp ứng. Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai trị kế tốn sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị doanh nghiệp, bởi thông tin được tạo lập từ HTTTKT sẽ phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống kiểm soát nội bộ: KSNB bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập để phịng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro thể xảy ra trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thơng tin cung cấp. Thơng qua việc thiết lập HTTTKT, các chính sách, thủ tục kiểm sốt sẽ được tích hợp vào hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính HTTTKT sẽ là kênh thông tin và truyền thơng quan trọng để góp phần tạo nên hệ thống KSNB hiệu quả.
2.1.3 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn
2.1.3.1 Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng
HTTTKT được phân loại theo mục tiêu là HTTTKT tài chính và HTTTKT quản trị.
HTTTKT tài chính cung cấp các thơng tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngồi. Những thơng tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
HTTTKT quản trị cung cấp các thơng tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp.
2.1.3.2 Phân loại theo phương thức xử lý
HTTTKT phân loại theo phương thức xử lý bao gồm: thủ công, trên nền máy tính hoặc bán thủ cơng.
HTTTKT thủ cơng là hệ thống mà trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các cơng cụ tính tốn hỗ trợ, con người thực hiện tồn bộ các cơng việc kế tốn. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ công và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng...
HTTTKT dựa trên nền máy tính là hệ thống mà nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện tồn bộ các cơng việc kế tốn dưới sự điều khiển, kiểm soát của con người. Con người có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà
hệ thống máy tính khơng tự động thu thập được. Sau đó, máy tính sẽ phân tích nghiệp vụ, ln chuyển thơng tin, lập báo cáo và lưu trữ. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin.
HTTTKT bán thủ cơng: đây là hình thức kết hợp giữa HTTTKT thủ công và HTTTKT dựa trên nền máy tính, máy tính sẽ hỗ trợ con người giảm bớt công việc thủ công.
2.1.4 Cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn 2.1.4.1 Hệ thống thông tin đầu vào 2.1.4.1 Hệ thống thông tin đầu vào
Dữ liệu đầu vào: bao gồm các nội dung cần thiết thu thập (nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán, dữ liệu khách hàng,…) và phương thức thu thập dữ liệu.
Hình 2.1. Cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn.
2.1.4.2 Hệ thống xử lý thông tin
Giai đoạn xử lý: các quá trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như tổng hợp, phân tích, tính tốn, xác nhận, ghi chép, … để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng. Dữ liệu đầu vào Lưu trữ Thông tin đầu ra Xử lý
Giai đoạn lưu trữ: lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thơng tin về sau.
2.1.4.3 Hệ thống thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra: thông tin sau khi được xử lý và trích xuất phù hợp để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp thông tin theo tiêu chuẩn, mục tiêu của hệ thống đặt ra đồng thời phản hồi những sai sót, hạn chế của các thành phần của hệ thống thông tin để khắc phục, sữa chữa.
Thông tin chỉ được tạo ra từ quá trình xử lý dữ liệu khi có sự tham gia của các thành phần của hệ thống thông tin cụ thể và mang ý nghĩa nhất định đối với đối tượng sử dụng thơng tin đó. Trong nhiều trường hợp các thơng tin tạo ra từ hệ thống này sẽ là dữ liệu cho một hệ thống thông tin khác. Do đó, cần phải nhận biết và phân biệt sự khác nhau giữa dữ liệu và thông tin, đồng thời chỉ xem xét chúng trong phạm vi của một hệ thống thơng tin cụ thể.
Q trình xử lý của hệ thống thơng tin có thể được thực hiện bởi các phương pháp xử lý khác nhau. Đó có thể là quá trình ghi chép, xử lý thủ công bằng tay thông thường hay được hỗ trợ và thực hiện bởi hệ thống xử lý máy tính hoặc cũng có thể kết hợp giữa thủ cơng và máy tính. Do đó một hệ thống thông tin không nhất thiết phải là hệ thống xử lý bằng máy.
2.1.5 Các yếu tố vật chất của hệ thống thơng tin kế tốn
Phần cứng máy tính (computer hardware): đề cập đến các bộ phận vật lý hữu
hình của một hệ thống máy tính; các thành phần điện, điện tử, cơ điện và cơ khí của nó như là màn hình, chuột, bàn phím, máy in, máy quét, vỏ máy tính, bộ nguồn, bộ vi xử lý CPU, bo mạch chủ. Các dây cáp, cũng như tủ hoặc hộp, các thiết bị ngoại vi của tất cả các loại, và bất kỳ yếu tố vật lý nào khác có liên quan, tạo nên phần
cứng hoặc hỗ trợ vật lý ví dụ như loa, ổ đĩa mềm, ổ đĩa cứng, ổ CDROM, ổ DVD, card đồ họa VGA, card wifi, card âm thanh, bộ phận tản nhiệt...
Phần cứng được sử dụng trong HTTTKT trên nền máy tính cần đáp ứng các yêu cầu:
- Phần cứng đáp ứng được yêu cầu của phần mềm đang sử dụng, tương thích với phần mềm, có đủ dung lượng bộ nhớ cũng như tốc độ xử lý để khai thác phần mềm.
- Phần cứng phải luôn trong trạng thái sẵn sàng để sử dụng và có phương án dự phịng khi gặp sự cố.
- Phần cứng phải được bảo trì và nâng cấp định kỳ.
Phần mềm máy tính (computer software): là một tập hợp những câu lệnh hoặc
chỉ thị (Instruction) được viết bằng một hoặc nhiều ngơn ngữ lập trình theo một trật tự xác định, và các dữ liệu hay tài liệu liên quan nhằm tự động thực hiện một số nhiệm vụ hay chức năng hoặc giải quyết một vấn đề cụ thể nào đó.
Phần mềm thực hiện các chức năng của nó bằng cách gửi các chỉ thị trực tiếp đến phần cứng (hay phần cứng máy tính, Computer Hardware) hoặc bằng cách cung cấp dữ liệu để phục vụ các chương trình hay phần mềm khác.
Phần mềm sử dụng trong HTTTKT cần đáp ứng về điều kiện và tiêu chuẩn phần mềm kế tốn được quy định trong thơng tư 103/2005/TT-BTC và các yêu cầu:
- Phần mềm đáp ứng được nhu cầu về hạch toán, quản lý của doanh nghiệp. - Phần mềm tương thích với phần cứng hiện có.
- Phần mềm có tốc độ xử lý tốt, độ trễ thấp.
- Phần mềm có giao diện thân thiện, dễ sử dụng và thao tác.
Con người: con người có vai trị vơ cùng quan trọng trong HTTTKT. Con
tin không thể hoạt động trơn tru và hiệu quả nếu khơng có sự điều khiển và can thiệp từ con người.
Để có thể vận hành hiệu quả, con người phải được tổ chức và sắp xếp khoa học, đặc biệt là bộ máy kế toán, bộ máy kế toán được tổ chức trong đơn vị cần đáp ứng các yêu cầu sau:
- Phù hợp với cơ cấu tổ chức quản lý bao gồm phù hợp với quy mô của đơn vị, cơ cấu bộ phận phòng ban và cơ cấu tổ chức bộ phận tài chính kế tốn.
- Tinh gọn, chun mơn hóa và đáp ứng được yêu cầu xử lý khối lượng công việc của kế tốn.
- Thích hợp để đáp ứng các yêu cầu của hệ thống và kỹ năng sử dụng hệ thống.
Với sự phát triển và hỗ trợ của HTTTKT, doanh nghiệp có thể tổ chức bộ máy kế toán tập trung cho dù là đơn vị có quy mơ lớn và có nhiều chi nhánh, đơn vị thành viên, điều này sẽ giảm thiểu chi phí vận hành và nhân sự cho phịng kế tốn.
Sau khi cơ cấu phịng kế tốn được tổ chức, đơn vị cần phân quyền sử dụng các phần hành. Nhân sự trong bộ phận kế tốn cần có chun mơn nghiệp vụ, đạo đức nghề nghiệp và tuân thủ quy định của cơng ty, pháp luật.
2.1.6 Các chu trình kế tốn
2.1.6.1 Chu trình bán hàng – thu tiền
Có bốn hoạt động chính trong chu trình bán hàng – thu tiền (chu trình doanh thu):
1) Nhận đơn đặt hàng của khách hàng;
2) Giao hàng hóa hoặc thực hiện dịch vụ cho khách hàng; 3) Yêu cầu khách hàng thanh toán;
4) Nhận tiền thanh toán.
- Đơn đặt hàng của khách hàng: Do người mua lập và gửi cho doanh nghiệp. Các thơng tin u cầu phải có trên đơn đặt hàng gồm tên chứng từ, ngày và số chứng từ, thông tin về khách hàng, thông tin về hàng hoá / dịch vụ yêu cầu gồm: mã số hàng hoá, tên hàng, quy cách, số lượng (một số đơn hàng đặc biệt có ghi thêm đơn giá), thời hạn giao hàng, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu khác về bảo hiểm, điều kiện giao nhận… liên quan.
- Lệnh bán hàng: Do bộ phận lập lệnh bán trong doanh nghiệp lập, căn cứ vào đơn hàng của khách hàng. Ngồi các thơng tin cần thiết như ở đơn đặt hàng, lệnh bán hàng còn phải ghi thêm số của đơn đặt hàng của khách hàng.