CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
4.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị
4.2.3 Giải pháp về phần mềm và phần cứng
Cải thiện tốc độ import của add-on import JV của phần mềm SAP
Add-on này đã cũ, được tích hợp vào phần mềm SAP khi được triển khai từ năm 2011. Phải làm việc lại với nhà cung cấp và nâng cấp add-on này để tăng tốc độ. Có thể nâng cấp version hiện tại của SAP (version SAP Business One 8.0), vì đây cũng là phiên bản đã cũ, không được nâng cấp từ khi được triển khai. Việc nâng cấp cả SAP lẫn add-on import JV sẽ giải quyết được vấn đề import bút toán chậm của SAP. Nếu như tốc độ tăng 50%, năng suất cơng việc đã có thể cải thiện rất nhiều, sẽ đáp ứng được thơng tin kịp thời.
Trong 7 chu trình kế tốn đã được đề cập, chỉ có 2 chu trình là chu trình mua hàng thanh tốn bằng tiền mặt và chu trình mua hàng thanh tốn qua ngân hàng được hạch toán trực tiếp trên SAP, tồn bộ 5 chu trình cịn lại đều được thực hiện trên FinnOne: chu trình giải ngân cho khách hàng, chu trình thu nợ vay từ khách hàng, chu trình tất tốn khoản vay, chu trình thay đổi lịch trình thanh tốn khoản vay và chu trình xử lý nợ xấu. Vì vậy việc tăng hiệu suất của phần mềm SAP sẽ giúp quá trình đồng bộ dữ liệu hạch toán, theo dõi khoản vay giữa FinnOne và SAP diễn ra nhanh chóng.
FinnOne vẫn cịn lỗi trong q trình chạy xử lý theo dõi q trình thanh tốn của các khoản vay
FinnOne cịn sai sót trong việc tự động theo dõi và hạch tốn khoản vay như khơng thu lãi đúng kỳ hạn, nhảy thu nợ hai lần… Kế toán phải kết hợp với bộ phận CNTT và nhà cung cấp Nucleus Software của Ấn Độ để giải quyết triệt để vấn đề này. Việc FinnOne sai sót sẽ dẫn đến hạch toán sai và các báo cáo từ FinnOne cũng vì thế mà bị ảnh hưởng. Để tăng độ chính xác và tin cậy của các báo cáo, cũng như
giảm thiểu việc tốn thời gian để tìm và sửa lỗi, đây là cơng việc cấp bách và ưu tiên giải quyết. Một khó khăn chính là nhà cung cấp khơng có văn phịng tại Việt Nam, chính vì thể chỉ liên lạc qua email. Bản thân phòng CNTT nhân sự cũng thay đổi liên tục dẫn đến nhân viên mới khơng nắm bắt kịp vấn đề, có thể xử lý sai khiến cho lỗi thêm nặng hơn.
Như đã đề cập ở trên, dữ liệu hạch toán, theo dõi khoản vay sẽ được đồng bộ giữa FinnOne và SAP, nếu FinnOne xảy ra lỗi trong q trình tự động hạch tốn các khoản vay, sẽ dẫn đến thông tin đầu ra của các chu trình kế toán liên quan đến FinnOne sẽ bị sai lệch, dẫn đến dữ liệu trên SAP cũng sẽ sai sót và báo cáo tài chính sẽ khơng chính xác. Vì vậy cần khắc phục vấn đề này nhanh chóng.
FinnOne thường xuyên bị treo do quá tải người đăng nhập sử dụng cùng một lúc.
Hiện nay tình trạng treo của FinnOne nguyên nhân là do nhiều user đăng nhập sử dụng cùng một lúc dẫn đến quá tải server. Hiện nay server để chạy FinnOne là IBM Power Server với số lượng 4 máy. Tuy nhiên đây là version IBM P7, được sản xuất năm 2010, đã cũ và không đáp ứng được lượng user rất lớn hiện nay. Cần phải lên kế hoạch nâng cấp server chạy FinnOne để khơng làm gián đoạn cả hệ thống. Vì khi FinnOne bị treo, hệ thống sẽ được restart, dẫn đến toàn bộ user bị log out và phải đăng nhập lại để sử dụng.
Việc nâng cấp được server chạy FinnOne sẽ giúp cho việc vận hành hệ thống toàn doanh nghiệp sẽ diễn ra xuyên suốt không bị gián đoạn. Các chu trình kế tốn diễn ra trên FinnOne cũng vì thế mà được hỗ trợ hoạt động hiệu quả hơn, khơng cịn bị ảnh hưởng bởi vấn đề này.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 4
Trong chương này tác giả đã tiến hành kiểm định các vấn đề và nguyên nhân dẫn đến những hạn chế trong HTTTKT tại MAFC. Đồng thời thông qua phỏng vấn,
tác giả cũng tìm hiểu thêm về nhu cầu về HTTTKT tại các phòng ban, cũng như đánh giá của các phòng ban về HTTTKT tại doanh nghiệp. Từ phân tích kết quả phỏng vấn, tác giả đã một lần nữa khẳng định các vấn đề còn tồn đọng trong HTTTKT tại MAFC. Tác giả đã đưa ra giả pháp hoàn thiện HTTTKT tại MAFC theo 3 nhóm yếu tố: Giải pháp về con người, giải pháp về dữ liệu và báo cáo, giải pháp về phần mềm và phần cứng.
CHƯƠNG 5: KẾ HOẠCH HỒN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TÀI CHÍNH MIRAE ASSET (VN)