CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.3 Một số nghiên cứu ứng dụng về hệ thống thơng tin kế tốn
3.1.2 Chu trình thu nợ vay từ khách hàng
Hình 3.1 Sơ đồ các kênh thu nợ. Quy trình thu nợ qua ngân hàng: Quy trình thu nợ qua ngân hàng:
- Khách hàng nộp tiền trực tiếp: hằng ngày, kế tốn kiểm tra tồn bộ các tài khoản thu nợ để xác định các khoản thanh toán của khách hàng, hiện có 5 tài khoản ngân hàng được MAFC sử dụng để thu nợ từ khách hàng: HSBC, Techcombank, Sacombank, Shinhanbank, HD bank.
- Trích nợ tự động: dành cho đối tượng khách hàng của các công ty lớn, khu công nghiệp, nhiều công nhân. Bộ phận kinh doanh sẽ cho khách hàng đăng ký trích nợ tự động qua ngân hàng. Kế toán sẽ dựa trên danh sách khách hàng đăng ký do bộ phận kinh doanh cung cấp để tạo danh sách khách hàng và số tiền cần nộp mỗi tháng, gửi lên ngân hàng và ngân hàng sẽ tự động trích nợ từ tài khoản của khách hàng vào tài khoản cơng ty, ngày trích và số lần trích sẽ phụ thuộc vào thỏa thuận giữa MAFC và ngân hàng. Các tài khoản dùng để trích nợ sẽ khác các tài khoản để khách hàng nộp trực tiếp.
- Cuối mỗi ngày, kế toán sẽ tạo file danh sách khách hàng đóng tiền để upload lên phần mềm FinnOne, phần mềm sẽ chạy EOD tự động vào 22h mỗi ngày, sau khi kết thúc quá trình chạy EOD, phần mềm sẽ tự động chạy BOD để hệ thống sẵn sàng cho ngày mới và đồng thời xuất ra những file báo cáo khác nhau cho các phòng ban sử dụng qua một đường link (website).
- Trong trường hợp khách hàng đã tất toán khoản vay hay thanh toán nhiều hơn số tiền cần đóng, kế tốn sẽ ghi nhận lại những trường hợp này và sẽ hoàn trả lại cho khách hàng.
Thu nợ qua các kênh tiện ích:
- Có rất nhiều kênh tiện tích giúp khách hàng đóng tiền ngồi việc thông qua các ngân hàng. Trong đó có các ứng dụng ví điện tử: Momo, Viettelpay, Airpay. Khách hàng chỉ cần nhập số hợp đồng hoặc số cmnd và số tiền là có thể thanh tốn. Hoặc thanh tốn thơng qua payoo, hiện tại cả nước có hơn 6.000 cửa hàng liên kết payoo: Thegioididong, Fpt shop, Vinpro,
Nguyenkim,…rất tiện lợi cho khách hàng để thanh tốn. Cịn một kênh nữa rất thuận tiên cho khách hàng chính là nộp tiền qua bưu điện. Với hệ thống bưu điện ở khắp mọi nơi, khách hàng có thể yên tâm khi có nhu cầu nộp tiền. Một điểm chung của các kênh tiện ích chính là họ sẽ tạo điều kiện để kế tốn có thể đối sốt và kiểm tra khách hàng đóng tiền (ví dụ: taọ user trên website để đối sốt), sau đó họ sẽ chuyển tiền về tài khoản ngân hàng của công ty (một số tiền lớn của nhiều khách hàng).
- Dựa vào dữ liệu đối soát kế toán sẽ tạo danh sách khách hàng đóng tiền và upload lên FinnOne. Ngày khách hàng được cập nhật đóng tiền lên hệ thống sẽ là ngày khách hàng đóng tiền qua các kênh tiện ích.
Nộp tiền mặt trực tiếp tại công ty:
- Giao dịch viên (bộ phận hỗ trợ kinh doanh) sẽ nhận tiền mặt từ khách hàng nộp trực tiếp tại văn phịng chính của cơng ty và in biên lai thu tiền cho khách hàng, với những thông tin về tên khách hàng, số hợp đồng và số tiền đóng. - Giao dịch viên sẽ tạo biên lai thu tiền trên FinnOne và in biên lai thu tiền cho
khách hàng. Sau đó số tiền thu được từ khách hàng sẽ được nộp trực tiếp vào tài khoản công ty trước 4 giờ chiều mỗi ngày.
- Kế toán sẽ kiểm tra giữa danh sách khách hàng thu tiền do phòng kinh doanh cung cấp và dữ liệu thu tiền trên FinnOne vào cuối mỗi ngày.
Thu nợ qua bộ phận thu hồi nợ:
- Nhân viên thu hồi nợ sẽ đến nhà, địa điểm làm việc…của khách hàng để tiến hành thu hồi nợ (thơng thường áp dụng với khách có nợ xấu).
- Nhân viên thu hồi nợ sẽ ghi biên lai thu tiền cho khách hàng và nộp số tiền thu được vào tài khoản cơng ty.
- Kế tốn sẽ kiểm tra đối chiếu giữa danh sách do bộ phận thu hồi nợ cung cấp và số tiền thực tế thu được.