CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.2 Đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị
3.2.2 Hạn chế của hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị
3.2.2.1 Yếu tố con người
Hiện nay tại MAFC việc chưa khai thác được hết lợi ích mà HTTTKT mang lại cũng đến một phần từ yếu tố con người, đội ngũ nhân viên hiện hữu tại công ty.
Có nhiều ngun nhân dẫn đến tình trạng này:
Đặc điểm chung của người lao động tại Việt Nam là khơng có nhiều kinh nghiệm và kỹ năng về ứng dụng công nghệ thông tin trong công việc. Công nghệ thông tin được áp dụng thường chỉ dùng lại ở mức sử dụng các phần mềm kế toán để hạch toán kế tốn và bộ ứng dụng văn phịng Microsoft Office. Cũng chính vì thế mà bản thân nhân viên bộ phận kế toán cũng như nhiều bộ phận khác chưa khai thác hết tiện ích mà SAP và FinnOne mang lại.
Công ty cũng đang trong giai đoạn mở rộng quy mô hoạt động và đó tỷ lệ nhân viên nghỉ việc cơng ty khá cao nên tỷ lệ nhân viên mới ở hầu hết các phịng ban nhiều, vì thế họ cần thời gian để tiếp cận, làm quen và sử dụng tốt hệ thống.
Cơng ty chưa có đủ nguồn nhân lực để khai thác hệ thống kho dữ liệu (Data Warehouse) và ứng dụng trí tuệ kinh doanh – BI, để cho phép khai thác nhanh chóng và tiện lợi các báo báo và dữ liệu hiện có, dẫn đến làm thủ cơng bằng excel là chủ yếu gây mất thời gian và ảnh hưởng chất lượng, tiến độ công việc.
3.2.2.2 Yếu tố dữ liệu và báo cáo
Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng HTTTKT trong doanh nghiệp. Dữ liệu vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị của ban quản lý cũng như nhu cầu thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp.
Đầu tiên là tính chưa kịp thời.
Nguyên nhân: Dữ liệu hạch toán theo dõi khoản vay được xuất ra từ phần mềm FinnOne theo dạng excel và sau đó được chỉnh sửa, nhập vào phần mềm SAP thông qua một add-on trên SAP, add-on mang chức năng import dữ liệu hạch toán vào SAP, tuy nhiên do số lượng khoản vay ngày càng tăng, nên file dữ liệu để nhập vào SAP ngày càng lớn, lớn nhất đến hiện tại là 100.000 dòng excel/1 file cho một ngày dữ liệu xuất từ FinnOne. Dữ liệu trong file excel chủ yếu là hạch toán thu nợ, gốc, lãi, chuyển nhóm nợ. Với 1 file dữ liệu 100.000 dịng excel, kế tốn phải chia
ra nhiều file nhỏ và import vào SAP, có khi cơng đoạn này mất 2 ngày để có thể import hồn thành một ngày. Do trong q trình import SAP sẽ bị treo, khơng thể thao tác, khiến cho việc sử dụng SAP cho các công việc hạch toán khác của kế toán và sử dụng SAP cho các mục đích khác bị gián đoạn, kết quả là khi import dữ liệu rất mất nhiều thời gian, khiến cho việc đóng sổ kế tốn vào đầu tháng sau bị trễ cũng như khơng có dữ liệu kịp thời cho các báo cáo trong tháng. Các báo cáo lên Ngân hàng nhà nước (SBV) thường xuyên phải lấy ngày dữ liệu trễ hơn.
Thứ hai chính là báo cáo chưa được tự động hóa.
Nguyên nhân: Hầu hết tất cả các báo cáo phục vụ cho việc quản trị và thông tin trong nội bộ doanh nghiệp đều được làm thủ cơng trên file excel. Chỉ có những báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo lợi nhuận (Profit and loss), và một vài báo cáo thơng tin khoản vay, giải ngân được trích xuất từ FinnOne là có sẵn (phụ lục 4;5;6), còn lại những báo cáo như: Tỷ lệ nợ xấu (NPL); tính tốn hoa hồng cho đối tác, nhân viên kinh doanh; báo cáo theo dõi các loại chi phí; báo cáo theo dõi khấu hao TSCĐ; báo cáo phân bổ CCDC; tính tốn dự phịng cho từng khoản vay… đều được làm thủ công từ file excel, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Thứ ba chưa theo dõi được chi phí, lợi nhuận theo từng phịng ban, chi nhánh, kênh bán, sản phẩm.
Một trong những công việc quan trọng để cơng ty hoạt động hiệu quả chính là quản trị chi phí theo phịng ban, chi nhánh, kênh bán, sản phẩm. Tuy nhiên hiện tại vẫn chưa thể đưa chi phí về theo các tiêu chí này, chi phí bây giờ chỉ được hạch toán chung để xác định tổng chi phí tồn công ty. Điều này ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả các phòng ban, chi nhánh, kênh bán hàng, sản phẩm cũng như kiểm sốt các chi phí phát sinh khơng hợp lý, ảnh hưởng lợi nhuận công ty. Hiện tại cơng ty đang mở rộng, có rất nhiều chi nhánh được mở ở các tỉnh thành từ Bắc vào Nam chính vì vậy việc theo dõi chi phí phát sinh ở những chi nhánh này rất quan
trọng, tránh thất thốt tài sản cơng ty. Các kênh bán cũng chỉ xác định được doanh thu và so sánh với mục tiêu doanh thu (target), và cũng khơng hề có tiêu chí đánh giá nào khác về lợi nhuận cũng như chi phí. Về danh mục sản phẩm của cơng ty, do chưa đưa chi phí và lợi nhuận về cho sản phẩm được nên cũng chưa thể đánh giá chính xác, khách quan về mặt hiệu quả để có chiến lược phát triển tiếp tục hay đóng các sản phẩm có mức rủi ro cao. Điều này ảnh hưởng xấu đến chỉ số nợ xấu của doanh nghiệp và chiến lược phát triển lâu dài.
Nguyên nhân: Từ trước đến nay MAFC tập trung chủ yếu vào tăng doanh số, chiếm thị phần mà chưa tập trung nhiều vào quản trị chi phí. Trải qua nhiều năm tăng trưởng nhanh, song song đó cũng là sự tăng nhanh của chi phí, điều này đã địi hỏi phải xem xét lại cách thức kiểm sốt chi phí và theo dõi chi phí cụ thể hơn.
Thứ tư thông tin liên quan đến các khoản vay của khách hàng không đầy đủ.
Nguyên nhân: Thông tin trên FinnOne không đầy đủ, do bị thiếu từ bước nhập liệu, ví dụ như các thơng tin về kênh bán, chi nhánh bán, dẫn đến khó khăn trong q trình quản lý. Một số thơng tin như doanh số các kênh bán, thu nhập theo doanh số chủ yếu do tự các bộ phận, phòng ban tổng hợp, mà khơng có nơi để truy cập và trích xuất thơng tin chung cho tất cả mọi người. Dẫn đến khi có nhu cầu phải yêu cầu dữ liệu từ phòng ban khác, gây phiền hà, thiếu đồng bộ và liên kết về mặt thông tin giữa các phòng ban.
Thứ năm các khoản tiền khách hàng đóng hàng ngày qua các kênh thu nợ chưa được tự động ghi nhận vào FinnOne
Hằng ngày kế tốn phải lên danh sách khách hàng đóng tiền vào file excel để tải lên phần mềm FinnOne. Do số lượng khách hàng ngày càng lớn, các kênh thu nợ cũng được mở rộng liên tục để thuận tiện cho khách hàng đóng tiền, khiến công việc này ngày càng chiếm nhân lực và thời gian. Do làm thủ công nên cũng không thể tránh khỏi sai sót, từ đó lại mất thời gian để điều chỉnh. Dữ liệu khách hàng đóng tiền do đó cũng khơng có sẵn trên FinnOne kịp thời để trích xuất mà phải đợi
hệ thống chạy EOD và BOD, và sang ngày hơm sau mới có dữ liệu đầy đủ. Đây cũng là điểm cần khắc phục để có HTTTKT phục vụ kịp thời cho việc quản lý.
Nguyên nhân: Do cách thức mà MAFC chọn để thực hiện ngay từ ban đầu với cách làm thủ công mà khơng chọn tự động hóa. Với cách làm thủ cơng chỉ phù hợp ở giai đoạn đầu, tập khách hàng cịn ít để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cách làm này đã khơng cịn phù hợp với tình hình hiện tại, địi hỏi phải có sự thay đổi để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.
3.2.2.3 Yếu tố phần cứng, phần mềm
Yếu tố phần mềm
Một điểm yếu từ FinnOne là hệ thống cịn sai sót trong việc tự động theo dõi và hạch tốn khoản vay như không thu lãi đúng kỳ hạn, nhảy thu nợ hai lần… Dẫn đến kế toán phải điều chỉnh file dữ liệu trước khi import vào SAP, đây cũng là một công đoạn mất thời gian, đòi hỏi sự cẩn thận của kế toán viên. Khi hệ thống FinnOne có sảy ra lỗi, kế tốn sẽ kết hợp với bộ phận CNTT để làm việc với nhà cung cấp Nucleus Software của Ấn Độ. Hiện tại có nhiều lỗi vẫn chưa khắc phục được.
Nguyên nhân: Mặc dù là một phần mềm tiên tiến và bán chạy trên thế giới tuy nhiên phần mềm cũng khơng thể tránh khỏi những sai sót. Ngồi ra ngun cịn do những can thiệp không đúng vào lập trình của phần mềm trong quá trình sửa lỗi khiến vấn đề thêm nghiêm trọng.
Với phần mềm SAP, điểm cần khắc phục nhất chính là tốc độ import bút toán xuất ra từ FinnOne của add-on import JV trên SAP đã được nhắc đến trong phần yếu tố dữ liệu và báo cáo.
Nguyên nhân: Do add-on này đã cũ, không được nâng cấp nên tốc độ chậm, ảnh hưởng lớn đến việc hạch toán trên SAP.
Với hệ thống server và máy tính được đầu tư tốt, hệ thống phần cứng của MAFC đáp ứng tốt nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên vẫn cịn lỗi hay gặp phải chính là tình trạng quá tải của FinnOne dẫn đến bị treo không sử dụng được.
Nguyên nhân: Do FinnOne là phần mềm dùng chung cho tất cả các phòng ban nên khi có quá nhiều user đăng nhập sử dụng một lúc, server bị quá tải, khiến FinnOne bị treo và phải restart FinnOne trên tồn hệ thống để sử dụng lại được (q trình restart sẽ log out tồn bộ các user).
SAP xảy ra tình trạng khơng đăng nhập được do file backup chạy tự động làm đầy bộ nhớ server. Tuy nhiên đây là lỗi khơng thường xun phát sinh bởi vì bộ phận CNTT cũng đã tiến hành theo dõi và xóa các file backup cũ (lớn hơn 2 tháng), để đảm bảo đủ bộ nhớ cho SAP hoạt động.
Nguyên nhân: Dung lượng Bộ nhớ của server chạy SAP không đủ để lưu trữ nhiều file backup. Một phần là do bộ phận CNTT đã không theo dõi thường xuyên dẫn đến đầy bộ nhớ server.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3
Trong chương này tác giả đã miêu tả chi tiết các chu trình kế tốn tại MAFC, với đặc điểm hoạt động kinh doanh của mình, các chu trình kế tốn tại MAFC có những điểm khác biệt với các doanh nghiệp kinh doanh ở những lĩnh vực khác, một số chu trình như chu trình giải ngân cho khách hàng, chu trình thu nợ vay từ khách hàng… Tác giả đã đi vào đánh giá ưu điểm, nhược điểm và nguyên nhân còn tồn đọng, ảnh hưởng đến chất lượng của HTTTKT. Từ các chu trình kế tốn và các khía cạnh khác của HTTKT, tác giả đã tiến hành chi ra ba nhóm nhân tố để phân tích những hạn chế của HTTTKT tại MAFC: yếu tố con người, yếu tố báo cáo và dữ liệu, yếu tố phần cứng và phần mềm. Tuy nhiên đây mới chỉ là đánh giá của tác giả, ở chương tiếp theo tác giả sẽ kiểm định lại vấn đề thông qua phương pháp phỏng vấn.
CHƯƠNG 4: KIỂM ĐỊNH NGUYÊN NHÂN, ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THƠNG TIN KẾ TỐN TẠI CƠNG TY TÀI CHÍNH
MIRAE ASSET (VN)
4.1 Kiểm định nguyên nhân dẫn đến hạn chế hệ thống thơng tin kế tốn tại Cơng ty Tài Chính Mirae Asset (VN). Cơng ty Tài Chính Mirae Asset (VN).
4.1.1 Mục tiêu kiểm định
Nhằm xác định những hạn chế và nguyên nhân của những hạn chế này trong HTTTKT tại MAFC, được xác nhận bởi những nhà quản lý và những người trực tiếp tham gia vào HTTTKT tại doanh nghiệp.
Ngồi ra thơng qua việc kiểm định, tác giả cịn tìm hiểu về nhu cầu về báo cáo và dữ liệu cần thiết cho hoạt động hằng ngày của bộ phận kế tốn và tìm hiểu về nhu cầu thông tin từ HTTTKT của các bộ phận liên quan.
4.1.2 Phương pháp kiểm định
Tác giả đã dùng phương pháp phỏng vấn trực tiếp những nhà quản lý và các nhân viên đang làm việc tại MAFC để kiểm định lại các vấn đề và nguyên nhân đã được nêu trong chương 3. Từ đó tác giả sẽ điều chỉnh lại những dự đốn, phân tích của mình về hạn chế, nguyên nhân của những hạn chế để phù hợp với tình hình thực tế và đề xuất giải pháp hoàn thiện HTTTKT tại doanh nghiệp.
4.1.3 Đối tượng phỏng vấn
Tác giả đã tiến hành lựa chọn các đối tượng phỏng vấn phù hợp với vấn đề đang tìm hiểu. Có tổng cộng 18 nhân viên được phỏng vấn, các nhân viên được chọn phỏng vấn thuộc phịng kế tốn hoặc các phịng ban có liên hệ, sử dụng nhiều thơng tin từ HTTTKT. Trong đó có 4 trưởng phịng và 14 nhân viên thuộc 4 phịng ban: phịng kế tốn-tài chính, phịng vận hành kinh doanh, phịng kiểm sốt nội bộ và phịng cơng nghệ thơng tin. Các đối tượng được phỏng vấn được thống kê trong bảng sau:
Bảng 4.1. Thống kê số lượng nhân viên MAFC được phỏng vấn.
Phịng kế tốn-tài chính Số lượng Giám đốc tài chính kiêm kế tốn trưởng 1 Kế tốn tổng hợp 2 Nhân viên kế tốn chi phí 3 Nhân viên kế toán đối soát 3
Phòng KSNB
Trưởng phòng KSNB 1 Nhân viên phòng KSNB 1
Phòng vận hành kinh doanh
Trưởng phòng vận hành kinh doanh 1 Nhân viên phòng vận hành kinh doanh 3
Phòng CNTT
Trưởng bộ phận vận hành CNTT 1 Nhân viên vận hành CNTT 1 Nhân viên xây dựng và phân tích kho dữ
liệu (nhân viên BI)
1
Tổng cộng 18
Có 9 nhân viên phịng kế tốn tham gia phỏng vấn, đây là bộ phận mà công việc của họ gắn với HTTTKT nhiều nhất, là bộ phận tham gia từ giai đoạn tiếp nhận thông tin, xử lý thông tin, lưu trữ thông tin và cho ra các báo cáo phục vụ cho hoạt động của kế toán và hoạt động của các phịng ban khác.
Có 2 nhân viên bộ phận KSNB tham gia phỏng vấn. Đây là bộ phận đảm bảo cho các hoạt động của công ty đúng theo quy định và định hướng phát triển của công ty. Bộ phận KSNB sử dụng rất nhiều thông tin đầu ra từ HTTTKT để phục vụ
cho hoạt động kiểm sốt của mình cũng như tham gia trực tiếp vào q trình tạo lập thơng tin của HTTTKT để đảm bảo thơng tin đầy đủ và chính xác.
Có 4 nhân viên thuộc bộ phận vận hành kinh doanh tham gia phỏng vấn. Bộ phận vận hành kinh doanh sẽ chịu trách nhiệm chính ở các giai đoạn xử lý, lưu trữ hồ sơ khách hàng, giải ngân cho khách hàng và đảm bảo sự vận hành của hoạt động kinh doanh hiệu quả thông qua các hoạt động phân tích.
Có 3 nhân viên thuộc bộ phận CNTT tham gia phỏng vấn. Trong đó có 2 nhân viên thuộc bộ phận vận hành hệ thống CNTT và 1 nhân viên thuộc bộ phận xây dựng và phân tích kho dữ liệu. Để HTTTKT hoạt động hiệu quả thì hệ thống phần mềm và phần cứng của doanh nghiệp luôn phải hoạt động đồng bộ, xuyên suốt và bảo dưỡng định kỳ, nâng cấp khi cần thiết, đó là nhiệm vụ của bộ phận vận hành hệ thống CNTT. Bộ phận xây dựng và phân tích kho dữ liệu vừa mới được thành lập thuộc phịng CNTT, có nhiệm vụ xây dựng kho dữ liệu và hỗ trợ các phòng ban trong việc sử dụng dữ liệu trong kho dữ liệu, xây dựng các báo cáo thống kê, phân tích theo yêu cầu. Đây là bộ phận khi hoạt động tốt sẽ cải thiện được rất nhiều hiệu quả của HTTTKT của doanh nghiệp.
4.1.4 Nội dung phỏng vấn
Có 10 câu hỏi phỏng vấn (phụ lục 9) khi thực hiện trao đổi với các nhân viên được phỏng vấn về HTTTKT của doanh nghiệp, từ đó xác định lại vấn đề đã đưa ra và đề xuất giải pháp phù hợp với tình hình thực tiễn của doanh nghiệp.
4.1.5 Phân tích kết quả phỏng vấn
Câu hỏi 1: Anh chị có biết về thuật ngữ “HTTTKT”? Nếu biết, anh/chị có thể trả lời câu hỏi “HTTTKT” là gì?
Trong số 18 nhân viên được phỏng vấn, chỉ có 2 nhân viên thuộc bộ phận vận hành kinh doanh trả lời không biết về thuật ngữ này, các nhân viên kế tốn, nhân viên phịng kiểm sốt nội bộ và nhân viên bộ phận cơng nghệ thông tin và đặc biệt