CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.3 Một số nghiên cứu ứng dụng về hệ thống thơng tin kế tốn
3.1.1 Chu trình giải ngân cho khách hàng
Chu trình giải ngân cho khách hàng được chia làm 3 giai đoạn chính: trước ngày giải ngân, vào ngày giải ngân và sau ngày giải ngân.
Trước ngày giải ngân:
- Chuẩn bị vốn để giải ngân: dựa vào chỉ tiêu giải ngân hàng tháng, tài khoản tiền gửi có kỳ hạn của đơn vị tại các ngân hàng, tiền thu nợ vay hàng ngày của khách hàng, bộ phận nguồn vốn cùng sự tham mưu của kế toán trưởng sẽ báo cáo lên tổng giám đốc để giữ lại lượng tiền thích hợp trong tài khoản khơng kỳ hạn phục vụ cho việc giải ngân.
- Ngày giải ngân sẽ là tất cả các ngày làm việc trong tháng, ngày trả nợ đầu tiên của khách hàng có thể là ngày này của tháng sau hoặc tùy theo yêu cầu của khách hàng thỏa thuận trong hợp đồng.
Các kênh thu nợ
Thu nợ qua ngân hàng
Thu nợ qua các kênh tiện ích
Nộp tiền mặt trực tiếp tại công
ty
Thu nợ qua bộ phận thu hồi nợ Vào ngày giải ngân:
- Phịng kế tốn - bộ phận nguồn vốn sẽ chịu trách nhiệm giải ngân, kế toán nhận danh sách khách hàng giải ngân từ bộ phận hỗ trợ kinh doanh trước 1 giờ chiều mỗi ngày, bao gồm file mềm (excel) và file cứng có chữ ký của trưởng phòng kinh doanh, giám đốc kinh doanh và tổng giám đốc.
- Kế toán kiểm tra, tổng hợp và tiến hành giải ngân qua tài khoản HSBC đến tài khoản của khách hàng (không giải ngân bằng tiền mặt). Đối với khách hàng vay mua ô tô hay vay mua hàng hóa tại các cửa hàng (trả góp), sẽ giải ngân vào tài khoản của công ty hay cửa hàng khách hàng mua hàng.
- File mềm (excel) sẽ được tải lên trang HSBCnet.com. Sẽ có 2 bước để duyệt. Bước thứ nhất do kế toán check lại, trưởng bộ phận nguồn vốn duyệt và bước thứ hai do kế toán trưởng - giám đốc tài chính duyệt. 3 giờ chiều là thời hạn cuối cùng để duyệt giải ngân.
Sau ngày giải ngân:
- Kế toán sẽ kiểm tra quá trình giải ngân trên HSBCnet.com và liên lạc ngân hàng để giải quyết các vấn đề phát sinh.
- Nếu có những khoản tiền bị trả về do sai tên tài khoản, sai số tài khoản…Kế toán sẽ báo với bộ phận hỗ trợ kinh doanh để cập nhật thông tin và giải ngân vào ngày làm việc hôm sau.