CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
4.2 Giải pháp hồn thiện hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị
4.2.2 Giải pháp về dữ liệu và báo cáo
Tính chưa kịp thời để đáp ứng nhu cầu thơng tin
Do tốc độ import bút toán từ FinnOne của SAP chậm, nên để giải quyết nhu cầu thông tin kịp thời, các phòng ban lên phương án phối hợp phòng CNTT để khai thác dữ liệu trên data warehouse. Do toàn bộ dữ liệu từ tất cả các nguồn bao gồm cả FinnOne sẽ được đổ vào data warehouse nên các phịng ban sẽ có được thơng tin
hạch toán khoản vay của khách hàng, đã qua xử lý và thống kê để phục vụ nhu cầu thông tin. Bước tiếp theo là cải thiện tốc độ import bút toán của SAP, phần này sẽ được đề cập đến trong giải pháp về phần mềm.
Về lâu dài hơn nữa có thể nghiên cứu để kết nối dữ liệu giữa phần mềm SAP và data warehouse, lúc đó trên data warehouse sẽ có đầy đủ mọi thơng tin hạch tốn về các khoản vay cũng như hạch tốn chi phí. SAP chỉ dùng để hạch tốn chi phí và các bút tốn khác, mà khơng cần import file từ FinnOne, sẽ tiết kiệm được rất nhiều thời gian và đảm bảo tính kịp thời của dữ liệu và báo cáo.
Báo cáo chưa được tự động hóa khiến việc thực hiện các báo mất thời gian và dễ gây ra sai sót
Để giải quyết vấn đề này, các phòng ban cần phối hợp với bộ phận BI thuộc phòng CNTT để thực hiện tự động hóa các báo cáo. Có rất nhiều báo cáo mà có thể tự động hóa thơng qua data warehouse: Tỷ lệ nợ xấu (NPL); tính tốn dự phịng cho từng khoản vay; tính tốn hoa hồng cho từng đối tác, nhân viên kinh doanh… Các báo cáo: Theo dõi các loại chi phí; báo cáo theo dõi khấu hao TSCĐ; báo cáo phân bổ CCDC đều có thể sử dụng cơng cụ trên SAP để thực hiện, kế tốn cần tìm hiểu và sử dụng các chức năng này của SAP. Do dữ liệu ngày càng nhiều nên việc sử dụng excel để tính tốn các báo cáo này ngày càng mất thời gian và dễ xảy ra sai sót, nên việc tự động hóa là điều tiên quyết phải làm để đáp ứng nhu cầu quản lý và tăng hiệu quả trong công việc.
Chưa theo dõi được chi phí, lợi nhuận theo từng phịng ban, chi nhánh, kênh bán, sản phẩm, do đó chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị của doanh nghiệp
Theo dõi chi phí, lợi nhuận theo từng phòng ban, chi nhánh, kênh bán, sản phẩm được coi là yêu cầu cấp bách với MAFC bây giờ. Công ty đã vừa trải qua 3 năm tăng trưởng nhanh liên tục, vì thế bây giờ phải quản trị chi chí chặt chẽ hơn để phân tích hiệu quả hoạt động một cách chi tiết hơn. Cần phải tạo ra cost center (trung tâm chi phí) và profit center (trung tâm lợi nhuận) để có thể hạch tốn chi phí
và lợi nhuận về từng phòng ban, chi nhánh, kênh bán, sản phẩm. Bước đầu là xây dựng được các báo cáo này, sau đó kết hợp với bộ phận BI để thực hiện tự động hóa, có như vậy mới có thể đáp ứng nhu cầu quản trị của ban giám đốc và các trưởng phịng.
Thơng tin liên quan đến các khoản vay của khách hàng không đầy đủ, ảnh hưởng đến việc quản lý và phân tích, dữ liệu thống kê
Một số thông tin gắn liền từng khoản vay như kênh bán, chi nhánh, công việc của khách hàng, thu nhập của khách hàng vẫn bị thiếu trong q trình nhập liệu do đây khơng phải là những trường dữ liệu bắt buộc. Để khắc phục tình trạng này, MAFC phải kiểm sốt thơng tin ngay từ bước nhập liệu. Có 2 đội nhập liệu: Đội ngũ nhập liệu của công ty và thuê dịch vụ ngoài. Nếu như đội ngũ nhập liệu của cơng ty có chất lượng nhập khá tốt, ít sai sót thì chất lượng dữ liệu từ thuê dịch vụ ngoài vẫn chưa thực sự tốt. Cần làm việc lại với công ty cung cấp dịch vụ, lưu ý những thông tin mặc dù không bắt buộc nhưng phải được nhập để phục vụ mục đích thống kê, quản lý. Nếu tình trạng khơng được khắc phục, cần tìm nhà cung cấp dịch vụ khác uy tín, chất lượng hơn.
Các khoản tiền khách hàng đóng hàng ngày qua các kênh thu nợ chưa được tự động ghi nhận vào FinnOne, dẫn đến việc thơng tin đóng tiền của khách hàng không kịp cập nhật trong ngày lên hệ thống.
Để khắc phục tình trạng khơng này, MAFC cần xây dựng hệ thống liên kết với kênh thu nợ để dữ liệu có thể đổ trực tiếp dữ liệu đóng tiền của khách hàng vào FinnOne khi khách hàng đóng tiền mà khơng cần đợi kế toán làm danh sách cuối ngày để upload lên FinnOne. Trong chu trình thu nợ khách hàng có 4 kênh thu nợ chính: Thu nợ qua ngân hàng, thu nợ qua các kênh tiện ích, nộp tiền mặt trực tiếp tại công ty và thu nợ qua bộ phận thu hồi nợ. Trong đó thu nợ qua ngân hàng và thu nợ qua các kênh tiện ích chiếm 95% khối lượng tiền đóng vào cho cơng ty. MAFC
cần có một hệ thống tự động liên kết giữa 2 kênh này và FinnOne, để hệ thống của doanh nghiệp có thể tự động cập nhật số tiền khách hàng đóng vào hằng ngày.