CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
3.2 Đánh giá hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị
3.2.2.2 Yếu tố dữ liệu và báo cáo
Đây là yếu tố quan trọng nhất ảnh hưởng đến chất lượng HTTTKT trong doanh nghiệp. Dữ liệu vẫn chưa đáp ứng được nhu cầu quản trị của ban quản lý cũng như nhu cầu thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp.
Đầu tiên là tính chưa kịp thời.
Nguyên nhân: Dữ liệu hạch toán theo dõi khoản vay được xuất ra từ phần mềm FinnOne theo dạng excel và sau đó được chỉnh sửa, nhập vào phần mềm SAP thông qua một add-on trên SAP, add-on mang chức năng import dữ liệu hạch toán vào SAP, tuy nhiên do số lượng khoản vay ngày càng tăng, nên file dữ liệu để nhập vào SAP ngày càng lớn, lớn nhất đến hiện tại là 100.000 dòng excel/1 file cho một ngày dữ liệu xuất từ FinnOne. Dữ liệu trong file excel chủ yếu là hạch toán thu nợ, gốc, lãi, chuyển nhóm nợ. Với 1 file dữ liệu 100.000 dịng excel, kế tốn phải chia
ra nhiều file nhỏ và import vào SAP, có khi cơng đoạn này mất 2 ngày để có thể import hồn thành một ngày. Do trong quá trình import SAP sẽ bị treo, không thể thao tác, khiến cho việc sử dụng SAP cho các cơng việc hạch tốn khác của kế tốn và sử dụng SAP cho các mục đích khác bị gián đoạn, kết quả là khi import dữ liệu rất mất nhiều thời gian, khiến cho việc đóng sổ kế tốn vào đầu tháng sau bị trễ cũng như khơng có dữ liệu kịp thời cho các báo cáo trong tháng. Các báo cáo lên Ngân hàng nhà nước (SBV) thường xuyên phải lấy ngày dữ liệu trễ hơn.
Thứ hai chính là báo cáo chưa được tự động hóa.
Nguyên nhân: Hầu hết tất cả các báo cáo phục vụ cho việc quản trị và thông tin trong nội bộ doanh nghiệp đều được làm thủ cơng trên file excel. Chỉ có những báo cáo tài chính như bảng cân đối kế toán (balance sheet), báo cáo lợi nhuận (Profit and loss), và một vài báo cáo thơng tin khoản vay, giải ngân được trích xuất từ FinnOne là có sẵn (phụ lục 4;5;6), còn lại những báo cáo như: Tỷ lệ nợ xấu (NPL); tính tốn hoa hồng cho đối tác, nhân viên kinh doanh; báo cáo theo dõi các loại chi phí; báo cáo theo dõi khấu hao TSCĐ; báo cáo phân bổ CCDC; tính tốn dự phịng cho từng khoản vay… đều được làm thủ công từ file excel, tốn nhiều thời gian và dễ xảy ra sai sót.
Thứ ba chưa theo dõi được chi phí, lợi nhuận theo từng phịng ban, chi nhánh, kênh bán, sản phẩm.
Một trong những công việc quan trọng để công ty hoạt động hiệu quả chính là quản trị chi phí theo phịng ban, chi nhánh, kênh bán, sản phẩm. Tuy nhiên hiện tại vẫn chưa thể đưa chi phí về theo các tiêu chí này, chi phí bây giờ chỉ được hạch toán chung để xác định tổng chi phí tồn cơng ty. Điều này ảnh hưởng đến việc đánh giá hiệu quả các phòng ban, chi nhánh, kênh bán hàng, sản phẩm cũng như kiểm sốt các chi phí phát sinh khơng hợp lý, ảnh hưởng lợi nhuận công ty. Hiện tại cơng ty đang mở rộng, có rất nhiều chi nhánh được mở ở các tỉnh thành từ Bắc vào Nam chính vì vậy việc theo dõi chi phí phát sinh ở những chi nhánh này rất quan
trọng, tránh thất thốt tài sản cơng ty. Các kênh bán cũng chỉ xác định được doanh thu và so sánh với mục tiêu doanh thu (target), và cũng khơng hề có tiêu chí đánh giá nào khác về lợi nhuận cũng như chi phí. Về danh mục sản phẩm của công ty, do chưa đưa chi phí và lợi nhuận về cho sản phẩm được nên cũng chưa thể đánh giá chính xác, khách quan về mặt hiệu quả để có chiến lược phát triển tiếp tục hay đóng các sản phẩm có mức rủi ro cao. Điều này ảnh hưởng xấu đến chỉ số nợ xấu của doanh nghiệp và chiến lược phát triển lâu dài.
Nguyên nhân: Từ trước đến nay MAFC tập trung chủ yếu vào tăng doanh số, chiếm thị phần mà chưa tập trung nhiều vào quản trị chi phí. Trải qua nhiều năm tăng trưởng nhanh, song song đó cũng là sự tăng nhanh của chi phí, điều này đã địi hỏi phải xem xét lại cách thức kiểm sốt chi phí và theo dõi chi phí cụ thể hơn.
Thứ tư thơng tin liên quan đến các khoản vay của khách hàng không đầy đủ.
Nguyên nhân: Thông tin trên FinnOne không đầy đủ, do bị thiếu từ bước nhập liệu, ví dụ như các thơng tin về kênh bán, chi nhánh bán, dẫn đến khó khăn trong q trình quản lý. Một số thông tin như doanh số các kênh bán, thu nhập theo doanh số chủ yếu do tự các bộ phận, phịng ban tổng hợp, mà khơng có nơi để truy cập và trích xuất thơng tin chung cho tất cả mọi người. Dẫn đến khi có nhu cầu phải yêu cầu dữ liệu từ phòng ban khác, gây phiền hà, thiếu đồng bộ và liên kết về mặt thơng tin giữa các phịng ban.
Thứ năm các khoản tiền khách hàng đóng hàng ngày qua các kênh thu nợ chưa được tự động ghi nhận vào FinnOne
Hằng ngày kế tốn phải lên danh sách khách hàng đóng tiền vào file excel để tải lên phần mềm FinnOne. Do số lượng khách hàng ngày càng lớn, các kênh thu nợ cũng được mở rộng liên tục để thuận tiện cho khách hàng đóng tiền, khiến cơng việc này ngày càng chiếm nhân lực và thời gian. Do làm thủ công nên cũng không thể tránh khỏi sai sót, từ đó lại mất thời gian để điều chỉnh. Dữ liệu khách hàng đóng tiền do đó cũng khơng có sẵn trên FinnOne kịp thời để trích xuất mà phải đợi
hệ thống chạy EOD và BOD, và sang ngày hơm sau mới có dữ liệu đầy đủ. Đây cũng là điểm cần khắc phục để có HTTTKT phục vụ kịp thời cho việc quản lý.
Nguyên nhân: Do cách thức mà MAFC chọn để thực hiện ngay từ ban đầu với cách làm thủ công mà khơng chọn tự động hóa. Với cách làm thủ công chỉ phù hợp ở giai đoạn đầu, tập khách hàng cịn ít để tiết kiệm chi phí. Tuy nhiên, cách làm này đã khơng cịn phù hợp với tình hình hiện tại, địi hỏi phải có sự thay đổi để đáp ứng nhu cầu phát triển của doanh nghiệp.