Đối với các văn phòng, chi nhánh tại các tỉnh thành phố sẽ được kết nối với hệ thống server tại Tp HCM qua đường truyền VPN Connection (Virtual Private Network - là công nghệ cho phép người dùng từ xa kết nối an toàn đến mạng riêng của cơng ty mình). Hệ thống đường truyền mạng MAFC được miêu tả như hình 1.5.
1.3 Hệ thống kiểm sốt nội bộ tại Cơng ty Tài Chính Mirae Asset (VN)
Theo khoản 2, điều 40 luật các tổ chức tín dụng số: 47/2010/QH12:
“2. Tổ chức tín dụng, chi nhánh ngân hàng nước ngoài phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ để bảo đảm các yêu cầu sau đây:
a) Hiệu quả và an toàn trong hoạt động; bảo vệ, quản lý, sử dụng an toàn, hiệu quả tài sản và các nguồn lực;
b) Hệ thống thơng tin tài chính và thơng tin quản lý trung thực, hợp lý, đầy đủ và kịp thời;
c) Tuân thủ pháp luật và các quy chế, quy trình, quy định nội bộ.”
Như vậy có thể thấy việc thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ là bắt buộc với tổ chức tín dụng như MAFC. Hệ thống kiểm sốt có mối quan hệ mật thiết với HTTTKT bởi vì các chính sách, quy trình kiểm sốt sẽ được tích hợp vào HTTTKT và thơng qua HTTTKT, hệ thống kiểm sốt nội bộ cũng sẽ được thực hiện được vai trị của mình.
Bài nghiên cứu “Ảnh hưởng của hệ thống kiểm sốt nội bộ và cơng nghệ thông tin đến chất lượng hệ thống thơng tin kế tốn của các doanh nghiệp tại Thành phố Hồ Chí Minh” của tác giả Nguyễn Hữu Bình đăng trên “Tạp chí phát triển KH & CN”, tập 19, số q4 – 2016 đã chứng minh rằng: hệ thống kiểm soát nội bộ càng hữu hiệu thì sẽ góp phần nâng cao chất lượng của HTTTKT.
Tại MAFC, hệ thống kiểm soát nội bộ đã được thành lập từ ngay những đầu hoạt động và ln có sự liên kết chặt chẽ với HTTTKT thơng qua việc kiểm sốt
tuân thủ quy định của công ty thể hiện qua việc kiểm tra các ghi chép kế toán, sắp xếp lưu trữ chứng từ, kiểm tra các khoản chi phí phát sinh được kế tốn ghi nhận. Bên cạnh đó là việc kiểm tra nguồn dữ liệu đầu vào ngay từ bước nhập liệu thông tin khách hàng. Phối hợp các phịng ban kiểm tra tính chính xác của những báo cáo phục vụ cho công tác quản lý và đánh giá kết quả kinh doanh. Ngoài ra MAFC đã áp dụng các thủ tục kiểm sốt nội bộ với hệ thống cơng nghệ thông tin trong doanh nghiệp, một yếu tố ảnh hưởng rất lớn đến HTTTKT như:
- Xác định các chính sách, tiêu chuẩn, quy trình và kiểm sốt cho tất cả các khía cạnh liên quan đến hoạt động CNTT.
- Thiết lập các quy trình và kiểm sốt bảo mật để hạn chế quyền truy cập vào dữ liệu và chương trình cho các cá nhân được ủy quyền (mật khẩu, mã hóa,…). - Thiết lập các thủ tục về việc phê duyệt, mua lại các chương trình và thiết bị
cũng như ký hợp đồng dịch vụ bên ngoài (thuê ngoài).
1.4 Nhận xét chung về hệ thống thơng tin kế tốn tại đơn vị
Với đặc điểm kinh doanh là một công ty tài chính tiêu dùng, HTTTKT tại MAFC được hình thành từ nhiều nguồn dữ liệu khác nhau. Đó là phần mềm dùng để hạch tốn kế tốn, phần mềm theo dõi khoản vay và các phần mềm làm việc của các phòng ban khác (bộ phận bán hàng, thẩm định). Chính vì thế thơng tin đầu vào của HTTTKT tại đơn vị khá phức tạp với nhiều trường dữ liệu và qua các giai đoạn khác nhau, địi hỏi một q trình xử lý đồng bộ của tồn bộ hệ thống để đảm bảo tính xuyên suốt và chính xác của dữ liệu. Việc đầu tư nhiều phần mềm để phục vụ hoạt động kinh doanh đã tạo ra nhiều thuận lợi cho cơng việc của từng phịng ban và cho từng giai đoạn của quá trình cho vay. Tuy nhiên, thực tế tại doanh nghiệp vẫn chưa khai thác hiệu quả hệ thống mình đang có, đến từ nhiều ngun nhân đã đề cập như nhân viên chưa đủ kinh nghiệm và năng lực để sử dụng tốt hệ thống, dữ liệu chưa được cập nhật kịp thời lên hệ thống, báo cáo chưa được tự động hóa, hệ thống server vẫn cịn tình trạng q tải và hiện nay hệ thống vẫn đang phải phục vụ lượng khách hàng ngày càng tăng nhanh. Hiện nay, có khoảng 200.000 khách hàng
đang có dư nợ tương đương 3.800 tỷ tại MAFC và vẫn đang tăng nhiều theo từng ngày. Khi tập khách hàng ngày càng lớn, điều này kéo theo khối lượng dữ liệu ngày càng lớn, đòi hỏi phải xử lý nhiều hơn và cũng dễ xảy ra sai sót hơn. Với những đặc điểm của như trên, mặc dù HTTTKKT tại MAFC được đầu tư và tổ chức tốt nhưng vẫn cịn tồn tại những khó khăn và khuyết điểm cần khắc phục để phát huy hết vai trò của HTTTKT trong doanh nghiệp.
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1
Có thể thấy thị trường tín dụng tiêu dùng rất tiềm năng nhưng cũng chứa đựng nhiều thử thách. Chính vì thể khi đã xác định gia nhập cuộc đua trên thị trường rất nóng, đầy tính cạnh tranh này các doanh nghiệp phải chuẩn bị cho mình đủ tốt, từ chiến lược, con người, cơ sở hạ tầng thông tin,…Và việc xây dựng một HTTTKT tốt cũng góp phần rất lớn vào việc vận hành hiệu quả doanh nghiệp trong việc đánh giá, phân tích kết quả kinh doanh, tăng hiệu quả cơng việc. Có thể thấy rằng việc có được một HTTTKT tốt, đáp ứng được nhu cầu phát triển của doanh nghiệp là một nhiệm vụ khơng thể thiếu của các cơng ty tài chính nói chung và MAFC nói riêng. Một thuận lợi tại MAFC chính là có cơ sở hạ tầng tốt và cơ cấu tổ chức đã hoàn thiện. Tuy nhiên việc hoàn thiện HTTTKT sẽ cần thời gian. Khơng thể hồn thiện trong một sớm một chiều mà cần một quá trình đánh giá, lên kế hoạch, chuẩn bị và thực hiện.
CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT
2.1 Khái quát chung về hệ thống thơng tin kế tốn trong doanh nghiệp 2.1.1 Các khái niệm 2.1.1 Các khái niệm
2.1.1.1 Hệ thống thông tin
Hệ thống là tập hợp các yếu tố có liên hệ với nhau, cùng hoạt động hướng đến một mục tiêu chung. Trong cuộc sống có thể bắt gặp rất nhiều hệ thống như, hệ thống pháp luật, hệ thống kinh tế, hệ thống thông tin,… Một hệ thống có thể bao gồm nhiều hệ thống con, một hệ thống con có đầy đủ tính chất của một hệ thống, được thiết lập vì những mục đích riêng phục vụ cho mục tiêu chung.
Hệ thống thông tin là tập hợp các yếu tố, thành phần có quan hệ với nhau, cùng làm nhiệm vụ thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền tải thông tin và dữ liệu cho những mục đích khác nhau, phục vụ cho cho hoạt động của con người.
2.1.1.2 Hệ thống thông tin kế toán
Theo Romney (2012, trang 41), “Hệ thống thông tin kế toán (Accounting Information System – HTTTKT) là hệ thống có chức năng thu thập dữ liệu, xử lý, phân loại và báo cáo các sự kiện kinh tế tài chính nhằm mục đích cung cấp thơng tin và ra quyết định”. Các dữ liệu về nghiệp vụ kinh tế tài chính, sự kiện sản xuất kinh doanh phát sinh chính là các yếu tố đầu vào của HTTTKT, q trình xử lý dữ liệu chính là q trình ghi chép, tổng hợp, sắp xếp, phân tích các dữ liệu kế toán bằng các phương pháp kế tốn thích hợp và sử dụng các phương tiện kỹ thuật hỗ trợ. Đầu ra của HTTTKT là sản phẩm thông tin trên báo cáo kế toán bao gồm báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Các báo cáo kế tốn này cung cấp thơng tin cho các đối tượng sử dụng thông tin kế tốn để đáp ứng nhu cầu thơng tin cho các đối tượng sử dụng thơng tin, từ đó có thể đưa ra các quyết định kịp thời. Các đối tượng sử dụng thông tin bao gồm đối tượng bên trong và bên ngoài đơn vị.
Như vậy, kế tốn trong gốc độ hệ thống thơng tin là tập hợp rất nhiều thành phần (con người, cơ sở hạ tầng cơng nghệ thơng tin, phần mềm, quy trình, dữ liệu
và kiểm soát nội bộ) tham gia vào hệ thống vận hành để tạo lập thông tin đáp ứng nhu cầu người sử dụng.
Quy trình vận hành để cung cấp thơng tin thông thường được thực hiện theo các bước:
- Thu thập dữ liệu các sự kiện, nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
- Ghi nhận các sự kiện phát sinh theo đúng đối tượng và trình tự thời gian (ghi nhật ký).
- Phân tích, xử lý dữ liệu theo nhu cầu thơng tin, theo các đối tượng kế tốn.
Đối tượng của hệ thống thơng tin:
Để cung cấp thông tin phục vụ nhu cầu quản trị bên trong doanh nghiệp cũng như cho các đối tượng bên ngoài, đầu tiên HTTTKT cần thu thập dữ liệu về hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Tùy theo yêu cầu mà sẽ có các nội dung được tổng hợp tương ứng.
Một HTTTKT hiệu quả cần xác định đúng đối tượng thông tin để thu thập và xử lý, điều này địi hỏi kế tốn phải am hiểu tường tận chu trình thơng tin và hoạt động của cơng ty, bên cạnh đó là sự hợp tác của các phịng ban khác trong q trình làm việc.
2.1.2 Chức năng của hệ thống thơng tin kế tốn
Vai trị cung cấp thơng tin, hỗ trợ điều hành quản lý và hoạt động của doanh nghiệp thể hiện ở năm chức năng:
Hỗ trợ quản lý và thực hiện các hoạt động phát sinh hằng ngày: HTTTKT thông qua việc thu thập dữ liệu của các hoạt động kinh tế sẽ cung cấp các thông tin hữu ích cho việc phân tích, dự báo và đánh giá q trình thực hiện các hoạt động đã diễn ra. Các thơng tin được tập hợp chính xác, đầy đủ, kịp thời sẽ tạo điều kiện cho các quá trình ra quyết định trong việc quản lý các hoạt động kinh doanh và sản xuất
hằng ngày. Cùng với việc ứng dụng mạnh mẽ CNTT trong hoạt động kế tốn, chức năng này hầu như có thể thực hiện đối với hầu hết các HTTTKT.
Cung cấp các báo cáo cho các đối tượng sử dụng bên ngoài doanh nghiệp: Đây là báo cáo tài chính, báo cáo thuế phục vụ cho các các cơ quan quản lý nhà nước, cổ đông, chủ nợ. Các báo cáo này là các báo cáo có cấu trúc được lập và trình bày theo những quy định và khn mẫu sẵn có, thống nhất cho tất cả các loại hình doanh nghiệp. Với đặc điểm như vậy, chức năng này hầu như đều được áp dụng ở tất cả các HTTTKT, đặc biệt là trong điều kiện có sự hỗ trợ của máy tính và CNTT.
Hoạch định và kiểm sốt: Thơng tin được cung cấp từ HTTTKT cũng rất cần cho q trình kiểm sốt thực hiện mục tiêu và hoạch định chiến lược. Thông qua những dữ liệu thu thập được theo thời gian từ tất cả các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp và những dữ liệu dự toán, hệ thống kế toán sẽ tiến hành các phép so sánh tình hình hoạt động của doanh nghiệp trong khoảng thời gian dài, từ đó tiến hành phân tích và đưa ra những dự báo, xu hướng và các chiến lược phát triển trung và dài hạn. Thơng tin cần cho q trình quản lý này rất đa dạng, mang tính tổng hợp và khái quát cao, địi hỏi hệ thống kế tốn thu thập và lưu trữ rất nhiều dữ liệu theo thời gian, bao gồm cả dữ liệu tài chính và phi tài chính. Đây là địi hỏi rất cao đối với hệ thống kế tốn và chỉ có thể thực hiện được khi hệ thống kế tốn kết hợp với các hệ thống khác trong hệ thống thông tin quản lý, trên nền tảng ứng dụng công nghệ thông tin mạnh mẽ.
Hỗ trợ ra quyết định: Thông tin cần thiết cung cấp cho quyết định quản trị rất phong phú, tùy theo nhu cầu của người sử dụng thông tin. Các thông tin này thường khơng có những tiêu chuẩn hay những báo cáo có sẵn, do đó địi hỏi HTTTKT phải có những phản ứng linh hoạt nhằm đáp ứng đầy đủ, kịp thời các yêu cầu thông tin khác nhau từ các cấp quản lý. Đây là yêu cầu mà không phải HTTTKT nào cũng có thể đáp ứng. Tuy nhiên, nếu thực hiện được chức năng này, vai trị kế tốn sẽ được nâng lên trong quá trình quản trị doanh nghiệp, bởi thông tin được tạo lập từ HTTTKT sẽ phản ánh đầy đủ, chính xác tình hình hoạt động của doanh nghiệp.
Thiết lập hệ thống kiểm sốt nội bộ: KSNB bao gồm các chính sách, thủ tục được thiết lập để phòng ngừa, ngăn chặn và phát hiện các rủi ro thể xảy ra trong q trình hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có rủi ro liên quan đến thơng tin cung cấp. Thơng qua việc thiết lập HTTTKT, các chính sách, thủ tục kiểm sốt sẽ được tích hợp vào hệ thống kế toán. Hơn nữa, chính HTTTKT sẽ là kênh thông tin và truyền thơng quan trọng để góp phần tạo nên hệ thống KSNB hiệu quả.
2.1.3 Phân loại hệ thống thơng tin kế tốn
2.1.3.1 Phân loại theo mục tiêu và đối tượng sử dụng
HTTTKT được phân loại theo mục tiêu là HTTTKT tài chính và HTTTKT quản trị.
HTTTKT tài chính cung cấp các thơng tin tài chính chủ yếu cho các đối tượng bên ngồi. Những thơng tin này phải tuân thủ các quy định, chế độ, các nguyên tắc, chuẩn mực kế toán hiện hành.
HTTTKT quản trị cung cấp các thơng tin nhằm mục đích quản trị trong nội bộ doanh nghiệp để dự báo các sự kiện sẽ xảy ra và dự đoán các ảnh hưởng về tài chính kinh tế của chúng đối với doanh nghiệp.
2.1.3.2 Phân loại theo phương thức xử lý
HTTTKT phân loại theo phương thức xử lý bao gồm: thủ cơng, trên nền máy tính hoặc bán thủ cơng.
HTTTKT thủ công là hệ thống mà trong những hệ thống này, nguồn lực chủ yếu là con người, cùng với các cơng cụ tính tốn hỗ trợ, con người thực hiện tồn bộ các cơng việc kế tốn. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép thủ cơng và lưu trữ dưới hình thức chứng từ, sổ, thẻ, bảng...
HTTTKT dựa trên nền máy tính là hệ thống mà nguồn lực bao gồm con người và máy tính. Trong đó, máy tính thực hiện tồn bộ các cơng việc kế tốn dưới sự điều khiển, kiểm sốt của con người. Con người có nhiệm vụ nhập các dữ liệu mà
hệ thống máy tính khơng tự động thu thập được. Sau đó, máy tính sẽ phân tích nghiệp vụ, luân chuyển thông tin, lập báo cáo và lưu trữ. Dữ liệu trong các hệ thống này được ghi chép và lưu trữ dưới hình thức các tập tin.
HTTTKT bán thủ cơng: đây là hình thức kết hợp giữa HTTTKT thủ công và HTTTKT dựa trên nền máy tính, máy tính sẽ hỗ trợ con người giảm bớt công việc thủ công.
2.1.4 Cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn 2.1.4.1 Hệ thống thông tin đầu vào 2.1.4.1 Hệ thống thông tin đầu vào
Dữ liệu đầu vào: bao gồm các nội dung cần thiết thu thập (nghiệp vụ kinh tế phát sinh, chứng từ kế toán, dữ liệu khách hàng,…) và phương thức thu thập dữ liệu.
Hình 2.1. Cấu trúc hệ thống thơng tin kế tốn.
2.1.4.2 Hệ thống xử lý thơng tin
Giai đoạn xử lý: các q trình, bộ phận thực hiện hoạt động xử lý các nội dung dữ liệu đầu vào đã thu thập như tổng hợp, phân tích, tính tốn, xác nhận, ghi chép, … để làm biến đổi tính chất, nội dung của dữ liệu, tạo ra các thông tin theo yêu cầu sử dụng. Dữ liệu đầu vào Lưu trữ Thông tin đầu ra Xử lý
Giai đoạn lưu trữ: lưu trữ các nội dung dữ liệu đầu vào hoặc thông tin tạo ra của các quá trình xử lý để phục vụ cho những quá trình xử lý và cung cấp thơng tin về sau.
2.1.4.3 Hệ thống thông tin đầu ra
Thông tin đầu ra: thông tin sau khi được xử lý và trích xuất phù hợp để cung cấp thông tin cho các đối tượng sử dụng.
Kiểm soát: kiểm soát các quá trình thu thập, lưu trữ, xử lý nhằm cung cấp