1.1. Khái niệm về quản lý và kiểm soát chi phí sản xuất
1.1.6. Sự cần thiết phải kiểm sốt chi phí trong doanh nghiệp
Doanh nghiệp là một tổ chức kinh doanh, cung cấp sản phẩm hay dịch vụ và đều có chung mục đích lợi nhuận. Ngày nay, trước sự cạnh tranh trong thị trường kinh doanh đa quốc gia và thương mại quốc tế, kiểm sốt chi phí đã trở thành vấn đề quan trọng hàng đầu, thiết yếu, quyết định tính sống cịn của doanh nghiệp. Hiểu các loại chi phí và nhận diện được các yếu tố ảnh hưởng, sẽ giúp nhà quản trị kiểm sốt được chi phí. Ngồi ra, kiểm sốt chi phí cũng được xem như là q trình kiểm sốt chi tiêu trong giới hạn ngân sách bằng việc giám sát và đánh giá việc thực hiện chi phí, giúp dự án được thực hiện trong phạm vi ngân sách đã có và lưu ý đúng lúc vào các vấn đề về mặt chi phí có thể xảy ra nhằm có các biện pháp giải quyết hay giảm thiểu chi phí và hướng đến mục đích cuối cùng là tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. (Chu Thị Thu Thuỷ, 2011)
1.1.7. Vai trị kiểm sốt chi phí của người quản lý trong doanh nghiệp
Quản lý chi phí của doanh nghiệp là việc tổng hợp, phân tích, đánh giá thực trạng về việc sử dụng các nguồn vốn và chi phí, từ đó đưa ra quyết định cho chi phí ngắn hạn và dài hạn. Kiểm sốt chi phí là hoạt động quan trọng của quản lý chi phí. Để kiểm sốt được chi phí phát sinh hàng ngày, điều quan trọng đối với nhà quản lý là phải nhận diện ra các loại chi phí, đặc biệt là những chi phí kiểm sốt được để có thể đề ra biện pháp kiểm sốt chi phí thích hợp, nên bỏ qua những chi phí khơng thuộc phạm vi kiểm sốt để mang lại hiệu quả cao phù hợp với công sức, thời gian bỏ ra. Trong kiểm sốt chi phí, các nhà quản lý có thể cắt giảm một số khoản chi phí và sử dụng có hiệu quả hơn. Với bối cảnh hội nhập kinh tế toàn cầu và cạnh tranh giữa các sản phẩm và dịch vụ trên thị trường diễn ra ngày càng gay gắt, việc giảm chi phí sẽ giúp làm giảm giá thành nhưng phải gắn liền với đảm bảo chất lượng trở thành then chốt, hữu hiệu sẽ có ý nghĩa quan trọng để giành lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp. Vì chi phí SXKD ln có những biến động trong từng thời kỳ nên thơng qua việc kiểm sốt chi phí có thể đánh giá được trách nhiệm quản lý của các bộ phận và các cấp trên cơ sở kiểm sốt những chi phí mà nhà quản lý của cấp đó có quyền ra quyết định. Do đó, nhiệm vụ quan trọng của quản lý chi phí là cần phải xem xét, lựa chọn cơ cấu chi phí sao cho tiết kiệm, hiệu quả nhất. Quản lý chi phí bao gồm:
- Phân tích, đưa ra cơ cấu chi phí và nguồn vốn tối ưu trong từng thời kỳ. - Thiết lập chính sách phân chia chi phí cùng với các mức lợi nhuận hợp lý. - Kiểm soát việc sử dụng các tài sản để tránh tình trạng lãng phí, sai mục đích.
(Chu Thị Thu Thuỷ, 2011)
1.2. Khái niệm về giá thành sản phẩm và giá vốn hàng bán 1.2.1. Khái niệm chung về giá thành sản phẩm 1.2.1. Khái niệm chung về giá thành sản phẩm
Theo từ điển thuật ngữ tài chính – tín dụng của Bộ Tài Chính: “Giá thành là tồn bộ hao phí lao động vật hố (NVL, nhiên liệu, động lực, khấu hao TSCĐ, công cụ nhỏ) và lao động sống trong SX, tiêu thụ sản phẩm, quản lý kinh doanh, … được tính bằng tiền cho một sản phẩm, một đơn vị công việc hoặc một dịch vụ sau một thời kỳ, thường là đến ngày cuối tháng” (Đồn Ngọc Quế, 2010, trang 24). GTSP có những đặc trưng:
- Bản chất của giá thành là chi phí, phí tổn về nguồn lực kinh tế có mục đích và được sắp xếp theo yêu cầu của nhà quản lý.
- Giá thành thể hiện mối tương quan giữa chi phí với kết quả đạt được trong từng giai đoạn, hoạt động nhất định.
- Giá thành thể hiện phạm vi giới hạn chi phí trong một đơn vị, khối lượng sản phẩm, dịch vụ hoàn thành.
Về mặt ý nghĩa kinh tế, giá thành là một chỉ tiêu tổng hợp phản ánh chất lượng toàn bộ hoạt động SXKD và quản lý tài chính tại doanh nghiệp cũng như tính đúng đắn của những giải pháp quản lý đã thực hiện nhằm hạ thấp chi phí, nâng cao lợi nhuận.
1.2.2. Phân loại giá thành sản phẩm
Căn cứ vào mục đích quản lý và yêu cầu hạch toán mà GTSP được phân thành: Theo phạm vi tính tốn chi phí: biết được kết quả kinh doanh (lãi, lỗ)
của từng mặt hàng, từng loại dịch vụ mà doanh nghiệp kinh doanh.
- Giá thành sản xuất: là chỉ tiêu phản ánh tất cả những chi phí phát sinh liên quan đến việc sản xuất, chế tạo sản phẩm trong phạm vi phân xưởng sản xuất gồm chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp, chi phí SXC.
- Giá thành toàn bộ sản phẩm tiêu thụ: là chỉ tiêu phản ánh tồn bộ các khoản chi phí liên quan đến sản xuất, tiêu thụ sản phẩm.
Giá thành toàn bộ (Giá thành tiêu thụ) = Giá thành sản xuất + Chi phí ngồi sản xuất
(Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2010, trang 45) Theo thời gian và cơ sở số liệu tính giá thành: có tác dụng trong việc
quản lý và giám sát chi phí, xác định được các nguyên nhân vượt (hụt) định mức chi phí trong kỳ hạch tốn, từ đó điều chỉnh kế hoạch hoặc định mức cho phù hợp.
- Giá thành kế hoạch: tính tốn trên cơ sở CPSX kế hoạch và số lượng kế hoạch trước khi thực hiện sản xuất, là mục tiêu phấn đấu, là cơ sở để đánh giá, phân tích tình hình thực hiện kế hoạch giá thành của doanh nghiệp.
- Giá thành định mức: tính trên cơ sở các định mức chi phí hiện hành cho đơn vị sản phẩm trước khi sản xuất, là thước đo chính xác KQKD các loại tài sản, vật tư, tiền
vốn trong DN, là căn cứ quản lý quan trọng, tạo cơ sở cho việc đánh giá tính hợp lý, hiệu quả của giải pháp kinh tế kỹ thuật đã áp dụng.
Giá thành kế hoạch = Giá thành định mức x Tổng sản phẩm theo kế hoạch (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2010, trang 44) - Giá thành thực tế: Là GTSP tính trên cơ sở số liệu CPSX thực tế phát sinh và tập hợp được trong kỳ với số lượng thực tế sản xuất được, chỉ được tính tốn sau khi q trình sản xuất đã hồn thành (Đồn Ngọc Quế và cộng sự, 2010, trang 44).
Mối quan hệ giữa chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm: CPSX và
GTSP là hai chỉ tiêu giống nhau về chất, đều là hao phí về lao động sống và lao động vật hoá mà doanh nghiệp bỏ ra trong QTKD. Tuy nhiên, do bộ phận chi phí sản xuất giữa các kỳ không đều nhau nên CPSX và GTSP lại khác nhau trên hai phương diện:
- Về mặt phạm vi: chi phí sản xuất gắn với 1 thời kỳ nhất định (tháng, quý, năm), còn giá thành sản phẩm gắn với khối lượng sản phẩm, cơng việc, lao vụ đã hồn thành. Giá thành liên quan đến cả chi phí của kỳ trước chuyển sang (chi phí dở dang đầu kỳ) và chi phí của kỳ này chuyển sang kỳ sau (chi phí dở dang cuối kỳ).
- Về mặt lượng: chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm khác nhau khi có chi phí sản xuất dở dang. Cụ thể là chi phí sản xuất gắn liền với khối lượng chủng loại sản phẩm sản xuất hoàn thành, nhưng giá thành lại liên quan mật thiết đến khối lượng và chủng loại sản phẩm đã hoàn thành. Thể hiện:
Tổng giá thành sản phẩm = Tổng chi phí sản xuất dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất phát sinh trong kỳ + Chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ (Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, 2010, trang 44 - 46) Trong trường hợp đặc biệt: Dở dang đầu kỳ = Dở dang cuối kỳ hoặc khơng có sản phẩm dở dang thì Tổng giá thành sản phẩm bằng chi phí sản xuất trong kỳ.
Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm có mối quan hệ mật thiết với nhau: chi phí sản xuất là đầu vào và là nguyên nhân dẫn đến kết quả đầu ra là giá thành sản phẩm. Mặt khác, số liệu của kế tốn tập hợp chi phí chính là cơ sở để tính giá thành sản phẩm. Vì vậy, tiết kiệm được chi phí thì có thể sẽ hạ được giá thành.
Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm là các chỉ tiêu quan trọng trong hệ thống các chỉ tiêu kinh tế, phục vụ cơng tác quản lý doanh nghiệp và có mối quan hệ mật thiết với doanh thu, kết quả hoạt động SXKD. Tổ chức tốt kế tốn chi phí sản xuất, tính giá thành sản phẩm kế hoạch hợp lý, đúng đắn sẽ mang lại ý nghĩa lớn trong cơng tác quản lý chi phí, giá thành sản phẩm. Phân tích các báo cáo về chi phí, giá thành sản phẩm, cung cấp những thông tin cần thiết về giúp cho các nhà quản trị doanh nghiệp ra được các quyết định một cách nhanh chóng, phù hợp với quá trình sản xuất, tiêu thụ sản phẩm.
1.2.3. Khái niệm về giá vốn hàng bán
Bộ Tài chính đã ban hành Hướng dẫn chế độ kế tốn doanh nghiệp tại Thơng tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014, tài khoản giá vốn hàng bán (GVHB) phản ánh giá vốn của sản phẩm, hàng hóa, dịch vụ, bất động sản đầu tư; giá thành sản xuất của sản phẩm xây lắp bán trong kỳ.
GVHB bao gồm: giá trị sản phẩm, hàng hóa đi kèm thiết bị, phụ tùng thay thế được bán ra; phần giá trị hàng tồn kho hao hụt, mất mát; chi phí NVL trực tiếp để sản xuất sản phẩm tiêu hao vượt mức bình thường, chi phí NC, chi phí SXC cố định khơng được phân bổ vào giá trị sản phẩm nhập kho chưa tiêu thụ (Thông tư 200/2014/TT-BTC ngày 22/12/2014).
Hàng tồn kho của một DNSX có thể được phân loại như sau (Quỹ IASC, 2009, trang 3):
- Thành phẩm: tài sản được dùng để bán trong quá trình kinh doanh thông thường - Sản phẩm dở dang: tài sản đang trong quá trình sản xuất để bán hàng
- Kho chứa vật liệu phụ: tài sản để hỗ trợ và được sử dụng trong quá trình sản xuất - Nguyên vật liệu: tài sản là nguyên vật liệu được tiêu thụ trong quá trình sản xuất
1.3. Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo thực tế 1.3.1. Quy trình
Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế được tiến hành theo nhiều quy trình khác nhau và có thể được khái quát qua sơ đồ sau (xem hình 1.3):
Hình 1.3: Sơ đồ tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo thực tế3
Theo Đoàn Ngọc Quế và cộng sự (2010, trang 60 - 62), Quy trình kế tốn CPSX và tính GTSP theo chi phí thực tế được trình bày qua các bước cơ bản như sau:
- Xác định đối tượng tập hợp chi phí sản xuất, đối tượng tính giá thành, kỳ tính giá thành và kết cấu giá thành sản phẩm thích hợp với từng loại hình doanh nghiệp.
- Tập hợp chi phí sản xuất cho từng đối tượng tập hợp chi phí. - Tổng hợp chi phí sản xuất.
- Tính tổng giá thành và giá thành cho từng đơn vị sản phẩm
1.3.2. Chi phí thực tế và giá thành thực tế
Theo Giáo trình Kinh tế học Chính trị Mác – Lênin (2005), chi phí thực tế là chi phí về lao động xã hội cần thiết để sản xuất ra hàng hóa, là giá trị của hàng hóa.
Theo Đồn Ngọc Quế và cộng sự (2010, trang 58), giá thành thực tế là GTSP được tính dựa trên cơ sở số liệu chi phí sản xuất thực tế phát sinh và tập hợp trong kỳ với số lượng thực tế sản xuất và được tính tốn sau khi q trình sản xuất đã hồn thành.
Theo Md. Salim Hasan (2016, trang 145), chi phí biến đổi được coi là một trong những vấn đề đặc biệt quan trọng trong công cụ lập kế hoạch và kiểm sốt hoạt động tại nhiều cơng ty SX với quy mơ lớn, bao gồm chi phí biến đổi trực tiếp liên quan đến sản xuất và thay đổi theo khối lượng SX nhằm đáp ứng hiệu quả hơn các yêu cầu nội bộ, bởi vì nó cung cấp cái nhìn sâu sắc hơn về mối quan hệ chi phí, dễ dàng so sánh lợi nhuận tiềm năng của việc sản xuất một sản phẩm với nhau, cho phép phân tích lợi nhuận theo chi phí, xác định được điểm hồ vốn, hỗ trợ quản lý đưa ra quyết định đúng đắn.
3 Đoàn Ngọc Quế và cộng sự, Kế tốn chi phí, NXB Lao động, 2010, Tập hợp Chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm, trang 60.
CPSX thực tế đầu vào
(Chi phí sản xuất thực tế dở dang đầu kỳ + Chi phí sản xuất thực tế phát sinh trong kỳ)
CPSX thực tế đầu ra
(Giá thành thực tế sản phẩm + Chi phí sản xuất thực tế dở dang cuối kỳ)
1.4. Chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính. chi phí ước tính.
Để tổ chức, điều hành và quản lý tốt hoạt động của DNSX, giá thành sản phẩm là một trong những thông tin mà nhà quản lý không thể thiếu, là thông tin rất cần thiết để xác định giá bán sản phẩm, giá vốn hàng tồn kho, lợi nhuận trên báo cáo kết quả HĐKD, phục vụ cho việc hoạch định, kiểm tra và ra quyết định của nhà quản lý.
Muốn cung cấp thông tin về giá thành theo đơn vị sản phẩm một cách kịp thời, phục vụ cho việc ra quyết định của nhà quản lý, thường phải sử dụng mơ hình kế tốn chi phí sản xuất và tính GTSP theo chi phí thực tế kết hợp với chi phí ước tính do mơ hình này có thể cung cấp thơng tin giá thành đơn vị sản phẩm tại bất kỳ thời điểm nào theo nhu cầu thơng tin của nhà quản lý. (Đồn Ngọc Quế và cộng sự, 2010, trang 147).
1.4.1. Theo đơn đặt hàng
Theo Đoàn Ngọc Quế và cộng sự (2010, trang 149), kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm theo đơn đặt hàng được sử dụng trong các DNSX theo đơn đặt hàng của khách hàng. Đa số các sản phẩm áp dụng phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng có ít nhất một trong các đặc điểm sau:
- Có tính cá biệt, theo u cầu của từng đơn đặt hàng - Không đồng nhất
- Được đặt mua trước khi sản xuất
Tương tự như mơ hình tính giá thành theo chi phí thực tế thì kế tốn tập hợp chi phí sản xuất theo mơ hình đơn đặt hàng cũng tập hợp chi phí sản xuất theo 3 khoản mục:
- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp - Chi phí nhân cơng trực tiếp - Chi phí sản xuất chung
Trong phương pháp tính giá thành theo đơn đặt hàng, kế tốn sử dụng phiếu chi phí cơng việc như là sổ kế tốn chi tiết chi phí sản xuất và đồng thời cũng được xem là phiếu tính giá thành sản phẩm. Phiếu chi phí cơng việc được lập khi phịng kế hoạch nhận được thơng báo và lệnh sản xuất chỉ được phát ra khi có đơn đặt hàng của khách hàng. Mỗi đơn đặt hàng sẽ được lập một phiếu chi phí cơng việc, phiếu chi phí cơng
việc thể hiện đầy đủ, chi tiết thông tin CPSX và GTSP của từng đơn đặt hàng. Nếu đến cuối kỳ, đơn đặt hàng vẫn chưa hồn thành, phiếu chi phí cơng việc theo dõi cho đơn đặt hàng này có tác dụng như là báo cáo chi phí sản xuất dở dang cuối kỳ.
Để có thể có cái nhìn cụ thể và dễ hiểu hơn thì hình minh hoạ 1.4 tiếp theo sau đây sẽ giúp hình dung rõ hơn về mơ hình vận động chứng từ của các khoản mục chi phí sản xuất cũng như mối liên hệ về trình tự trong quy trình sản xuất theo đơn đặt hàng.
Hình 1.4: Mơ hình vận động chứng từ của các khoản mục chi phí sản xuất4
Theo Đồn Ngọc Quế và cộng sự (2010), mơ hình (hình 1.4) cụ thể như sau:
Chi phí NVL trực tiếp: dựa vào phiếu xuất kho NVL, chi phí NVL trực tiếp cho
từng đơn đặt hàng được ghi nhận vào phiếu chi phí cơng việc. Sau khi đơn đặt hàng hồn thành, tổng chi phí NVL trực tiếp phát sinh và sẽ được ghi vào tổng chi phí để