1.6.1. Quản lý quy trình sản xuất
Theo Đồng Thị Thanh Phương (2011, trang 7 - 8), quản lý quy trình sản xuất là tổng hợp các hoạt động xây dựng hệ thống sản xuất và quản trị quá trình sử dụng các yếu tố đầu vào (nguồn nhân lực, vốn, nguyên vật liệu, năng lượng, thông tin, …) tạo thành các sản phẩm (dịch vụ) đầu ra nhằm đáp ứng nhu cầu khách hàng và thực hiện các mục tiêu đã xác định như sau:
- Hoàn thành chức năng sản xuất và cung cấp sản phẩm cho khách hàng đúng số lượng với tiêu chuẩn chất lượng và thời gian phù hợp.
- Tạo ra và duy trì lợi thế cạnh tranh của doanh nghiệp.
- Tạo ra tính linh hoạt cao trong đáp ứng liên tục nhu cầu khách hàng về sản phẩm. - Đảm bảo tính hiệu quả trong việc tạo ra các sản phẩm cung cấp cho khách hàng. Để quản lý tốt quy trình sản xuất và đạt hiệu quả cao đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp thì cần theo dõi ở từng công đoạn giúp nhận diện và xử lý các vấn đề như sau:
(1) Hoạch định sản xuất: thực hiện 3 công việc quan trọng là xác định nhu
cầu sản xuất, xây dựng định mức sản xuất và hoạch định nhu cầu nguyên liệu. Nhằm kiểm tra lượng sản phẩm hiện tồn kho của từng cơng đoạn tính lượng sản phẩm cần sản xuất theo đơn đặt hàng trong từng công đoạn, thiết lập định mức sản xuất bao gồm định mức NVL, định mức phế liệu và định mức chi phí sản xuất, tính lượng NVL cần dùng, so sánh tồn kho sẵn sàng và tính ra lượng NVL cịn thiếu cần bổ sung.
(2) Yêu cầu sản xuất: sử dụng số liệu từ khâu hoạch định để lập yêu cầu sản
xuất cho từng nhà máy, phân xưởng, … có thể là tự sản xuất hay gia cơng bên ngồi.
(3) Lệnh sản xuất: yêu cầu sản xuất sẽ được chia cho từng công đoạn/tổ/dây
chuyền để thực hiện.
(4) Lịch sản xuất: phân công theo máy/ca/ngày nào thực hiện lệnh sản xuất. (5) Thống kê sản xuất: theo các nội dung sau: xuất nguyên liệu ra phân xưởng,
báo cáo sản xuất (sản phẩm, phế phẩm, phế liệu, nguyên liệu đã sử dụng), nhập lại nguyên liệu thừa, chuyển cho lệnh sản xuất khác.
(6) Hồn thành và đóng lệnh sản xuất: Mỗi lệnh sản xuất sau khi hoàn thành
và đóng để xác nhận hồn thành. Từng bước trong quy trình trên đều gắn chặt và có ảnh hưởng lẫn nhau. Chính vì vậy, quản lý tốt được cả quy trình một cách nhịp nhàng, có phối hợp, sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí sản xuất cũng như chủ động và kiểm soát được nguồn lực (ngun liệu, nhân cơng, thiết bị, …) góp phần đưa những sản phẩm đáp ứng nhu cầu ra thị trường với giá cả đầy tính cạnh tranh và chất lượng đảm bảo6.
1.6.2. Hệ thống phần mềm quản lý theo quy trình sản xuất
- Quản lý xuất/ nhập của quy trình: dựa trên BOM đã thiết lập trước đó hoặc nhu cầu sản xuất sẽ tính được lượng NVL cần thiết cho từng quy trình. Kiểm tra lượng tồn kho, truy xuất lượng NVL tiêu hao cho từng quy trình, lượng thành phẩm sản xuất và lượng NVL tiêu hao trong một khoảng thời gian nhất định, quản lý kết quả sản xuất.
- Hỗ trợ lên kế hoạch sản xuất: Căn cứ đơn đặt hàng của khách hàng để lên đơn hàng sản xuất, tính tốn được lượng NVL cần thiết để sản xuất và lượng NVL cần mua sau khi đã trừ (tồn kho, đơn đặt mua và đơn bán hàng, hàng tồn kho an toàn số lượng mua tối thiểu) theo các giai đoạn. Trình tự cơng việc đã được tạo có thể gửi đến cho từng bộ phận, cá nhân. Đối chiếu dữ liệu với thực tế sản xuất để từ đó dễ dàng nắm bắt được tiến độ sản xuất thơng qua kế hoạch sản xuất ước tính, và so sánh số lượng tiêu hao thực tế với số lượng tiêu hao dự tính đã được thiết lập theo BOM.
- Tính tốn tự động giá thành và lãi lỗ: Giá thành được tính tự động dựa trên đơn giá của NVL đã dùng cho sản phẩm. Căn cứ giá thành đã được tính tốn và lịch sử bán hàng để xem tình hình lợi nhuận theo từng mặt hàng, theo khách hàng và có thể kiểm tra chênh lệch khi đối chiếu giá thành trung bình với giá thành sản xuất thực tế, giúp cho việc quản lý quy trình sản xuất tồn diện vì nắm bắt chính xác giá thành nên có thể biết được lý do ảnh hưởng đến lợi nhuận, từ đó cắt giảm và phân bổ chi phí phù hợp.
- Quản lý sản xuất gia công: đơn vị gia công ghi lại lịch sử sản xuất và người phụ trách cơng ty có thể kiểm tra báo cáo cơng việc đã hồn thành. Bên cạnh đó, chi phí gia cơng th ngồi phát sinh trong q trình sản xuất có thể được nhập cho từng mặt hàng, từ đó hỗ trợ quản lý cơng nợ cho từng đơn vị gia cơng th ngồi.
-
6 Nguồn:< http://www.junsky.vn/quan-ly-san-xuat.html> (Truy cập: Ngày 26 tháng 05 năm 2019)
- Xử lý hàng lỗi: Ghi nhận và quản lý hàng lỗi đã phát sinh trong sản xuất. Nếu nhập chi tiết đối với hàng lỗi thì sẽ giảm tự động số lượng theo phương pháp xử lý hàng lỗi. Thiết lập hình thức ghi nhận lỗi phát sinh thường xuyên và phân loại theo nội dung, chi tiết lỗi để tổng hợp lại các thông tin nhằm hỗ trợ việc quản lý tình hình hàng lỗi.
- Quản lý chất lượng: Để ghi nhận mặt hàng sản phẩm có đạt đủ các tiêu chuẩn chất lượng hay khơng theo các tiêu chí chất lượng đã được thiết lập trên phần mềm và ghi nhận việc xử lý các mặt hàng khơng đặt chất lượng theo quy trình của cơng ty. Khi sử dụng khách hàng có thể thiết lập yêu cầu kiểm tra chất lượng trước khi nhập kho do mua hàng hoặc sản xuất để có thể kiểm tra chính xác7.
1.6.3. Quy trình sản xuất và thi cơng nội thất đồ gỗ
Quy trình sản xuất và thi cơng nội thất đồ gỗ tại nhà máy được thực hiện qua các bước chính được tóm tắt theo sơ đồ sau (hình 1.7):
Hình 1.6: Quy trình sản xuất và thi cơng sản phẩm nội thất đồ gỗ
(Nguồn: Amore Architecture, 2019)
- Bước 1: Đọc bản vẽ: tiếp nhận nhiệm vụ sản xuất thi công đồ nội thất gỗ bao
gồm tiếp nhận bản vẽ từ bộ phận thiết kế hoặc khách hàng; phản hồi về tính hợp lý trong thiết kế, điều chỉnh để phù hợp với thực tế sản xuất; khảo sát kích thước hiện trạng.
- Bước 2: Chuẩn bị NVL: thống kê vật tư, nguyên liệu dựa trên bản vẽ chi tiết; tiếp
nhận, đánh giá và phân loại NVL theo từng sản phẩm.
- Bước 3: Gia công và lắp ráp: gồm gia công sơ bộ (phân loại vật tư theo công
đoạn; xử lý kỹ thuật như phơi khô, sấy,… trước khi thực hiện), gia công sản phẩm (dựa vào bản vẽ chi tiết tiến hành cắt và pha gỗ; chọn vân gỗ, …). Sau đó, chuẩn bị lắp ráp sản phẩm (theo bản vẽ chi tiết; Quản đốc kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật; Kiến trúc sư thiết kế kiểm tra và đối chiếu với bản vẽ chi tiết về độ chính xác và chỉnh sửa nếu cần thiết).
-
7 Nguồn:< http://www.junsky.vn/quan-ly-san-xuat.html> (Truy cập: Ngày 26 tháng 05 năm 2019)
Đọc bản vẽ Chuẩn bị vật tư, nguyên liệu Gia công và lắp ráp Sơn và lắp đặtĐóng gói
- Bước 4: Sơn: gồm hoàn thiện sản phẩm (Trưởng bộ phận sơn nghiệm thu phần
thô của bộ phận mộc tại xưởng mộc; nếu đạt thì tiến hành quy trình sơn hoặc điều chỉnh), kiểm tra thành phẩm (Quản đốc phối hợp với Kiến trúc sư kiểm tra sản phẩm lần cuối và điều chỉnh nếu có hoặc nghiệm thu và chuyển sang khâu đóng gói).
- Bước 5: Đóng gói và lắp đặt: đóng gói sản phẩm cẩn thận và kiểm tra trước khi
xuất hàng, sắp xếp lịch trình vận chuyển hàng hố và nghiệm thu, bàn giao cho khách8.
-
8 (Nguồn:<https://amore-architecture.vn/San-xuat-do-go-tai-Nha-may-More/Quy-trinh-thi-cong-noi-
that-go.html>)
TÓM TẮT CHƯƠNG 1
Chương 1 đã trình bày những lý luận chung về hệ thống kiểm soát, giá thành sản phẩm, chi phí sản xuất thực tế, chi phí sản xuất định mức tiêu chuẩn và phân tích phương sai và cùng với quy trình sản xuất đặc thù riêng biệt của ngành sản xuất đồ gỗ nội thất ảnh hưởng đến cơng tác quản lý và kiểm sốt chi phí.
Để kiểm sốt chi phí sản xuất hiệu quả cần phải xây dựng mơi trường kiểm soát tốt; tổ chức hệ thống quản lý quy trình và kiểm sốt một cách chặt chẽ, chính xác, linh hoạt và hệ thống thông tin thực hiện (thơng tin kế tốn) phải khoa học, phù hợp; bên cạnh đó cần phải thiết lập các thủ tục kiểm soát hữu hiệu.
Đây là cơ sở lý thuyết nền để đánh giá thực trạng cơng tác quản lý và kiểm sốt chi phí sản xuất tại Công ty TNHH Rochdale Spears ở chương 2, phần tiếp theo của luận văn.
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG QUẢN LÝ VÀ KIỂM SỐT CHI PHÍ SẢN XUẤT PHÁT TRIỂN HÀNG MẪU TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN ROCHDALE SPEARS 2.1. Thực trạng quản lý quy trình sản xuất sản phẩm tại bộ phận phát triển hàng mẫu của Công ty TNHH Rochdale Spears
2.1.1. Tổng quan
Hiện tại, Cơng ty TNHH Rochdale Spears có 3 nhà máy chính: Nhà máy 1 và Nhà máy 2 làm theo đơn hàng sản xuất hàng loạt theo dây chuyền, đặc biệt là Nhà máy sản xuất hàng mẫu CIPE (Centre of Innovation and Product Excellence).
Để có được đơn hàng sản xuất bị bộ phận thiết kế và phát triển sản phẩm mẫu không ngừng sáng tạo và hoàn thành đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu của khách hàng.
Có 3 trạng thái của sản phẩm mẫu:
(1) Ship: Sản phẩm mẫu hoàn thành, được khách hàng chấp thuận và giao hàng.
(2) Hold: Sản phẩm mẫu đang phát triển nhưng theo yêu cầu của khách hàng không muốn làm tiếp và tạm ngưng, giữ nguyên chờ quyết định tiếp theo từ phía khách hàng có tiếp tục hồn thành hay khơng, nếu tiếp tục hồn thành thì sẽ quay về (1) hoặc dừng hẳn thì tiếp tục đến (3).
(3) Drop: Sản phẩm mẫu đang làm đến một số công đoạn và khách hàng yêu cầu chụp hình gửi cho họ xem, khách hàng cảm thấy không muốn phát triển tiếp tục sản phẩm mẫu này nữa và dừng lại hoặc thậm chí hàng đã làm xong rồi nhưng khách hàng muốn xem theo tồn bộ sưu tập thiết kế thì có thể có 1 hoặc 2 sản phẩm khơng được chấp thuận và khơng được xuất đi thì cũng xem như là sản phẩm mẫu khơng được chấp thuận. Ngồi ra, một số sản phẩm làm ra trễ thời hạn không được xuất giao hàng cũng được gọi là hàng không được chấp thuận.
Bên cạnh việc phát triển các sản phẩm mẫu (Sample) thì cơng ty cịn phải phát triển thêm các sản phẩm hỗ trợ cho sản phẩm mẫu (Non Sample) bao gồm: Bảng màu (Panel – Finished Color), Vật mẫu đầu tiên thử nghiệm (Mockup – Prototype for testing), … tất cả đều được ghi nhận trong chi phí phát triển hàng mẫu.
2.1.2. Chính sách giá cho sản phẩm mẫu
Khách hàng được chia thành nhiều nhóm theo “dịng giá trị” nên việc kiểm sốt, chính sách giá và báo cáo lời lỗ cũng được chia theo từng dịng giá trị cho từng nhóm khách hàng còn gọi là CFBU (Client Facing Business Unit). Có 6 nhóm (Hình 2.1):
(1) RH: Restoration Hardware: Nhóm khách hàng chủ lực (gần 70% doanh số)
(2) Hospitality: Nhóm dự án khách sạn (Dubai, Carlton, Sheraton, …)
(3) Major: Nhóm nhà phân phối (Anthropologie, William Sonoma Homes, …)
(4) Key Accounts: Nhóm nhà bán lẻ (Century, Modern History, …)
(5) RD: Resource Décor: Nhóm kênh bán lẻ (theo nhóm thiết kế: Kelly Hoppen, Andrew Martin, Thomas Bina, …)
(6) MN: Monarch: Nhóm khách hàng để hàng hóa ký gửi tại kho ở Mỹ.
Hình 2.1: Quy định về giá sản phẩm mẫu của theo từng nhóm khách hàng
Việc quy định có tính tiền sản phẩm mẫu hay khơng (Invoiced) hay khơng tính tiền (FOC – Free of charge) phụ thuộc vào thoả thuận với khách hàng và để xây dựng mối quan hệ tốt đối với khách hàng nhằm có được đơn hàng sản xuất với số lượng lớn và làm ăn lâu dài, ổn định. Chẳng hạn như đối với khách hàng RH là nhóm khách hàng chủ lực đem lại hơn 70% doanh số cho cơng ty, sản phẩm mẫu làm cho nhóm khách hàng này cũng tương đối nhiều và nên cần cân nhắc có nên tính tiền khơng và tất cả đều được thể hiện rõ ràng và cụ thể.
Riêng đối với hàng khơng được chấp thuận thì cần xem xét nguyên nhân lỗi khách quan đến từ phía khách hàng hay do bộ phận kỹ thuật của công ty mà dẫn đến việc hàng không đạt tiêu chuẩn kỹ thuật hoặc hàng bị trễ thời hạn do bên nào làm ảnh hưởng thì sẽ tính phí cho bên đó (Charge back).
Bên cạnh đó, việc tính chi phí thực tế sản xuất sản phẩm mẫu có thể cao hơn giá bán (FOB) vì phải tốn NVL, nhân cơng, thời gian chỉnh sửa và làm đi làm lại nhiều lần. Đặc biệt đối với NVL sẽ phải mua với giá cao vì nhà cung cấp cũng sẽ thiết kế mẫu đầu tiên đối với khung, tay nắm vì bị tính tiền khn và đối với da, vải thì phải mua theo số lượng định mức, nếu như sản phẩm mẫu khơng được chấp thuận thì sẽ tồn kho NVL này và thậm chí nếu khơng có đơn hàng nào sử dụng thì sẽ giữ trong kho một thời gian dài, nguyên vật liệu bị giảm chất lượng và tốn chi phí bảo quản hàng tồn kho. Vì vậy, về phía lãnh đạo cơng ty đã quy định và thoả thuận với khách hàng sẽ tính giá FOB hay FOB x 1.5 hay FOB x 2, trường hợp nào sẽ FOC hay tính bằng chi phí thực tế theo từng nhóm khách hàng đã được thể hiện chi tiết ở hình 2.1 trên.
2.1.3. Quy trình sản xuất sản phẩm tại bộ phận phát triển hàng mẫu Công ty TNHH Rochdale Spears. TNHH Rochdale Spears.
Quy trình sản xuất sản phẩm của bộ phận phát triển hàng mẫu được bắt đầu từ khi nhận ý tưởng của khách hàng, phác thảo bản vẽ, nếu bản vẽ được duyệt thì sẽ tiếp tục ước tính giá thành sản phẩm, xây dựng định mức tiêu chuẩn, lên kế hoạch sản xuất và phối hợp chặt chẽ cùng các bộ phận liên quan như bộ phận kho, bộ phận mua hàng, bộ phận kỹ thuật, bộ phận sản xuất và đặc biệt là bộ phận điều phối cần theo dõi một cách chặt chẽ để có thơng tin chính xác và kịp thời. Sau khi hồn thành sản phẩm mẫu thì khách hàng sẽ duyệt để có đơn hàng sản xuất, cụ thể được thể hiện qua hình 2.2.
Hình 2.2: Sơ đồ quy trình sản xuất sản phẩm mẫu tại Cơng ty TNHH Rochdale Spears
(Nguồn: Quy trình sản xuất sản phẩm mẫu tại Cơng ty TNHH Rochdale Spears)
2.1.4. Phân loại nhóm và phương thức xuất nguyên vật liệu cho sản xuất tại Công ty TNHH Rochdale Spears.
Bảng 2.1 tiếp theo sau đây thể hiện có 2 phương thức xuất NVL cho sản xuất:
- Works issue: Căn cứ vào nguyên vật liệu chính trực tiếp ước tính đã được BOM cập nhật những vật tư cần thiết để sản xuất cho sản phẩm mẫu. Lệnh sản xuất (Works Order – WO) được chia thành lệnh sản xuất cho bộ phận mộc máy và lắp ráp (WO_Machining) và lệnh sản xuất cho bộ phận hồn tất và đóng gói (WO_Finishing) để nhận vật tư theo từng cơng đoạn. Sau khi hồn thành xong hàng trắng (white wood) thì sẽ nhập kho WO_Machining vào kho bán thành phẩm (CSPD – Component Store of Product Development) và hàng trắng này sẽ trở thành nguyên vật liệu cho công đoạn tiếp theo và cần phải xuất vào WO_Finishing để hồn thành cơng đoạn cịn lại.
- Unplanned issue: Những nhóm NVL phụ trực tiếp hỗ trợ q trình sản xuất như hóa chất, sơn, keo, … được xuất NVL dựa vào phiếu yêu cầu vật tư và chi phí này được phân bổ đều vào sản phẩm được sản xuất ra trong tháng.
Nhóm những NVL chính trực tiếp và nhóm những NVL phụ trực tiếp được định nghĩa rõ ràng và chi tiết để giúp cho các bộ phận liên quan dễ dàng theo dõi và kiểm soát như việc quản lý hàng tồn kho, thực tế sử dụng NVL sản xuất cũng như có thể tính tốn chi phí NVL trực tiếp thực tế phát sinh để sản xuất sản phẩm mẫu.
Bảng 2.1: Phân loại nhóm vật tư và phương thức xuất nguyên vật liệu cho sản xuất
STT Phương thức
xuất vật tư Nhóm vật tư
Diễn giải tiếng Anh Diễn giải tiếng Việt Công đoạn Diễn giải công đoạn STT theo công đoạn
1 Works issue MDF MDF Ván MDF WW Mộc máy 1