3.1. Hồn thiện cơng tác quản lý CPSX tại cơng ty TNHH Rochdale Spears
3.1.1. Hồn thiện quy trình sản xuất một cách chặt chẽ và có trách nhiệm
Thông qua thực trạng và những vấn đề mà hiện công ty đang gặp phải rằng với CPSX sản phẩm mẫu có giá trị cao và doanh thu khơng đủ bù đắp thì sẽ làm cho lợi nhuận của sản phẩm mẫu phần lớn có giá trị âm. Tuy nhiên, ban lãnh đạo công ty cân nhắc trong việc nếu tiêu tốn CPSX sản phẩm mẫu mà có thể đem lại nguồn thu lớn trong
việc sản xuất đại trà, điển hình là nhóm khách hàng RH là khách hàng chủ lực, chiếm hơn 70% trong tổng số các nhóm khách hàng chia theo dịng giá trị của cơng ty thì vẫn sẽ tiếp tục duy trì và nâng cao công tác quản lý hiệu quả hơn. Theo em, để kiểm soát chặt chẽ hơn và khắc phục những điểm cịn thiếu sót về quy trình sản xuất cũng như việc phân tích ngun nhân sâu xa để có thể sớm tìm ra những lỗ hổng, những vấn đề cịn tồn đọng và để có thể sớm có giải pháp phù hợp để khắc phục như sau:
- Quy định về giá bán của sản phẩm mẫu cần rõ ràng, đầy đủ, thống nhất và phổ biến cho tất cả các bộ phận liên quan, hướng dẫn và đào tạo các nhân viên cần phải tuân thủ, đồng thời tất cả thông tin đều phải thiết lập, cập nhật, ràng buộc điều kiện về dữ liệu trên hệ thống phần mềm để những người liên quan có thể tham khảo, sử dụng thơng tin một cách hiệu quả hơn, một số trường hợp đặc biệt cần phải thay đổi linh hoạt thì cần phải có email thơng báo để hỗ trợ kịp thời. Một số trường hợp không cập nhật giá đúng theo yêu cầu quy định. Ví dụ thay vì phải cập nhật giá FOB x 2 cho sản phẩm mẫu mà chỉ cập nhật giá FOB trong khi chi phí sản xuất sản phẫm mẫu cao hơn bình thường làm cho cơng ty phải lỗ nhiều hơn. Tuy nhiên, quy định về giá bán của sản phẩm mẫu của các khách hàng khác nhau vẫn chưa đồng nhất, gây khó khăn cho việc theo dõi nên cần xem xét lại báo cáo lời lỗ thường xuyên để theo dõi tình hình và điều chỉnh phù hợp - Đối với sản phẩm mẫu tạm ngưng sản xuất hoặc khơng được khách hàng phê duyệt thì chính sách thu tiền khách hàng cần phải thể hiện rõ ràng qua quy định về giá bán của sản phẩm mẫu. Hiện tại chỉ có nhóm khách hàng RH có sự thống nhất rằng sẽ thu tiền theo CPSX thực tế nếu như họ yêu cầu huỷ hàng, khi đó cần xem xét lỗi do bộ phận kỹ thuật của công ty hay lỗi do khách hàng thì mới đề nghị thu tiền. Những nhóm khách hàng khách như Hospitality, Key Accounts, RD, MN chưa có quy định cụ thể, khơng được theo dõi chặt chẽ như nhóm khách hàng chủ lực RH gây nên những thất thốt cho cơng ty. Nhà quản lý cần theo dõi hàng tháng để có thể nắm được tình hình rằng có bao nhiêu u cầu sản xuất sản phẩm mẫu theo từng khách hàng, số lệnh sản xuất được tạo mới là bao nhiêu, sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang là bao nhiêu, vì sao tạm ngưng sản xuất, email bằng chứng, có khả năng thu tiền lại hay khơng, có khả năng tái sản xuất không, … rất nhiều câu hỏi được đặt ra và bộ phận tài chính sẽ làm việc với bộ phận dịch vụ kinh doanh và bộ phận quản lý sản xuất để các bên cùng giải thích, cùng tham gia một cách có trách nhiệm hơn và cùng nhau quản lý tốt hơn.
- Về thực tế sản xuất, trợ lý của các bộ phận phối hợp chặt chẽ với các Quản đốc để quản lý lịch trình sản xuất theo lệnh sản xuất. Hàng tuần kiểm tra danh sách thành phẩm được nhập kho trên hệ thống có đúng với thực tế khơng để tránh tình trạng thao tác nhập kho sai, kiểm tra theo từng lệnh sản xuất đã được chuyển cho bộ phận kho xuất đầy đủ NVL hay chưa, nếu đã nhập kho trên hệ thống thì có thể hiểu rằng sản phẩm thực tế đã hoàn thành và buộc phải xuất đầy đủ NVL để sản xuất, nếu trường hợp nào đặc biệt có thể tận dụng vật tư mà khơng xuất NVL thì cần có sự giải trình từ bộ phận sản xuất và bộ phận kho. Đồng thời, cần cập nhật tình trạng sản phẩm hồn thành theo từng công đoạn trên hệ thống để các bộ phận liên quan có thể có đầy đủ thơng tin về sản phẩm thực tế đang ở giai đoạn nào, đang sản xuất hay tạm ngưng, điều phối NVL phục vụ sản xuất kịp thời, NVL và giờ công lao động thực tế cũng như định mức được cập nhật đầy đủ hay chưa, … có thể thấy rằng vai trò trợ lý này rất quan trọng, phối hợp mọi người cùng tham gia công tác theo dõi và quản lý tốt hơn, mọi người cần có trách nhiệm hơn để cùng nhau vận hàng hệ thống, giúp cho bộ phận kế tốn có được thơng tin tương đối chính xác để tính tốn báo cáo nên cần đào tạo kỹ năng, nghiệp vụ đầy đủ.