2.2. Thực trạng kiểm sốt chi phí tại bộ phận sản xuất hàng mẫu của công ty TNHH
2.2.5. Phân tích giá trị tồn kho theo chi phí sản xuất thực tế
Cho đến thời điểm cuối năm 2018, thành phẩm tồn kho của bộ phận sản xuất tương đối nhiều, tổng giá trị tồn kho khá cao là 695,108USD bao gồm sản phẩm hoàn thành là 416,318USD và sản phẩm dở dang là 278,790USD (bảng 2.11 và bàng 2.12).
Bảng 2.11: Bảng giá trị tồn kho thành phẩm của sản phẩm mẫu cuối năm 2018
ĐVT: USD
Năm Nhóm khách hàng Số lượng tồn kho Giá trị tồn kho
>3 đến <=4 6 2,045 RD 6 2,045 >2 đến <=3 33 12,630 RH 19 7,984 RD 12 4,322 Majors 1 178 Hospitality 1 145 >1 đến <=2 55 25,340 RH 21 13,678 Majors 19 7,108 RD 7 3,113 Hospitality 8 1,441 <=1 2,363 376,303 Hospitality 860 176,209 RH 652 71,990 RD 227 61,137 Majors 335 29,231 Production Support 103 20,894 Key Accounts 176 16,619 MN 10 224 Tổng cộng 2,457 416,318
(Nguồn: Báo cáo Quản trị tháng 12 năm 2018 của BPSX sản phẩm mẫu Công ty RSC)
Từ bảng 2.11 cho thấy rằng, sản phẩm hồn thành có thời gian tồn kho từ 1 năm trở xuống chiếm giá trị tồn kho cao nhất là 376,303USD với số lượng tồn kho cũng cao nhất 2,363 cái. Trong đó, nhóm khách hàng dự án nhà hàng khách sạn Hospitality có giá trị tồn kho cao nhất trong tổng số giá trị thành phẩm tồn kho có thời gian dưới 1 năm là 176,209USD, tiếp theo là nhóm RH 71,990USD và nhóm RD 61,137USD.
Chúng ta cần phân tích về thời gian tồn kho nào lâu nhất với giá trị nhiều nhất để tìm hiểu lý do vì sao và cần có biện pháp giải quyết phù hợp. Phân tích nhóm hàng Hospitality có giá trị tồn kho thành phẩm cao nhất thuộc về dự án của khách sạn nào, vì sao đã làm ra sản phẩm hoàn thành nhưng vẫn chưa xuất đi cho khách hàng được: do khách hàng không duyệt mẫu, hay do khách hàng chưa trả tiền, hay do lỗi của bộ phận kỹ thuật làm dư hàng, … tất cả cần có sự kiểm tra và lời giải thích đến từ nhiều bộ phận như bộ phận sản xuất và bộ phận kinh doanh, cần có những email bằng chứng và họ phải cho chúng ta biết được nếu như tạm thời giữ trong kho chưa xuất đi thì cụ thể khi nào xuất? Khơng duyệt mẫu vì lý do gì, có sửa lại để tiếp tục hay là sẽ hủy hàng? Hiện tại hàng đang ở đâu và tình trạng của sản phẩm mẫu. Điều kiện ràng buộc khi làm ra sản phẩm nhưng khách hàng khơng nhận hàng, có tính thu tiền của khách hàng theo giá trị thực tế sản phẩm đã làm ra hay không, hay áp dụng thu tiền bằng bao nhiêu phần trăm của giá bán hay không thu tiền, … đều phải được thể hiện rõ trong quy định khung giá bán làm việc với từng nhóm khách hàng cụ thể. Tất cả những câu hỏi này đều được đặt ra từ phía ban quản trị của cơng ty và cần phải làm công việc này đều đặn cho mỗi tháng để theo dõi hàng tồn kho có được xuất đi theo kế hoạch khơng và góp phần giúp cho việc quản trị chi phí và tồn kho ngày càng hiệu quả hơn.
Đối với những nhóm hàng có thời gian tồn kho từ một năm trở lên, thậm chí là 2 năm, 3 năm, … thì cần kiểm tra lại tình trạng sản phẩm có cịn sử dụng được khơng, có thể tận dụng cho các văn phịng khơng hay là có thể chỉnh sửa lại để tiếp tục phát triển sản phẩm mới cho khách hàng khơng, có tận dụng được ngun vật liệu khơng hay là phải hủy bỏ vì lý do bản quyền. Điều đặc biệt quan trọng cho việc thiếu kiểm soát ở đây là sau khi nhận được thông tin là khách hàng không muốn phát triển tiếp tục sản phẩm này nữa thì tạm giữ trong kho một thời gian ngắn và cho tặng một số nhân viên hoặc công nhân liên quan đến hoạt động sản xuất, những người này họ biết được thơng tin thì họ xin hoặc dọn dẹp xưởng thì theo yêu cầu của quản lý bộ phận sản xuất đem đi cắt bỏ về mặt thực tế nhưng họ khơng hiểu được là những sản phẩm này cịn tồn kho trên hệ thống, họ khơng hề chụp hình làm biên bản hủy hàng hay làm phiếu đề nghị hủy tài sản để điều chỉnh kho và báo cáo kịp thời về cho bộ phận kế toán chứng tỏ họ chỉ quan tâm về mặt thực tế nhưng lại thiếu trách nhiệm và hợp tác với các bộ phận chịu ảnh hưởng liên quan, quản lý sản xuất chưa tốt, khơng am hiểu quy trình của cơng ty cũng
như việc tuân theo chưa tốt, quy định xử phạt khơng có làm cho mọi người cứ tự ý muốn làm sao thì làm. Về phía bảo vệ và nhân sự cũng chưa có bất kỳ quy định nào rõ ràng đối với việc kiểm soát hàng vận chuyển ra khỏi nhà máy, họ chỉ cần thấy giấy mang tài sản ra cổng có chữ ký thì là cho ra chứ khơng quan tâm đến gì cả, việc quy định những người có thẩm quyền ký giấy mang tài sản ra cổng còn lỏng lẻo và những quản lý là nước ngoài này cũng không nắm rõ hàng thực tế như thế nào nên rất cần có quy định chặt chẽ và thống nhất. Chính vì việc kiểm sốt khơng chặt chẽ này làm cho mọi người thiếu trách nhiệm và rất chủ quan, giả sử như sản phẩm dở dang bị yêu cầu ngừng sản xuất thì mọi người sẽ cất tạm trong kho, nhưng kho này cũng khơng an tồn và bảo đảm, đến khi cần tiếp tục sản xuất thì có những trường hợp bị mất hàng và làm lại từ đầu sẽ mất thêm khoản chi phí. Đồng thời, ảnh hưởng đến báo cáo kết quả tồn kho cuối năm, trên hệ thống thì giá trị tồn kho nhiều nhưng thực tế kiểm đếm thì chẳng cịn tồn là bao nhiêu, giá trị bị mất là 50,148USD (-12%), và sau khi mỗi đợt kiểm kê mà phải xử lý điều chỉnh kho trên hệ thống con số lớn như vầy thì sẽ chứng tỏ rằng việc quản lý của cơng ty yếu kém, kiểm tốn sẽ đánh giá không tốt việc quản lý hàng tồn kho không tốt và họ sẽ quyết định đánh giá độ tin cậy của báo cáo kiểm tốn cuối năm cho cơng ty.
Bên cạnh những sản phẩm mẫu đã hồn thành thì cịn có những vật phẩm hỗ trợ sản phẩm mẫu. Nhóm những vật phẩm hỗ trợ sản xuất (bảng mảu, vật mẫu đầu tiên, …) chủ yếu chỉ để ghi nhận và kiểm sốt chi phí nhưng khơng thể kiểm sốt số lượng vì có khi thì xuất cho khách hàng, có khi giữ tại thư viện làm mẫu hoặc sau khi kiểm tra tiêu chuẩn kỹ thuật (độ nhiễm chì, tác động chịu được, khả năng chịu trọng lực bao nhiêu) có đạt chất lượng hay khơng và hàng có hư hỏng khơng, có thể sử dụng được khơng thì hầu hết các bộ phận liên quan đều bỏ qua, khơng theo dõi nữa, làm mất kiểm sốt đối với hàng mang đi kiểm tra kỹ thuật, nếu hư hỏng thì cũng cần phải có biên bản báo cáo và xử lý tồn kho tương tư như những sản phẩm mẫu hồn thành. Ngồi ra, cịn có những rập mẫu hỗ trợ sản xuất (JIG) không thể chuyển kho về mặt hệ thống từ bộ phần hàng mẫu sang các nhà máy khác hoặc chuyển ra nhà cung cấp được, một phần do sự hạn chế về mặt hệ thống, một phần do số lượng thực tế quá nhiều nên con người không thể theo dõi chặt chẽ, có thể thấy rằng ở bảng 2.11 nhóm hỗ trợ sản xuất (Production Support) có số lượng là 103 cái nhưng có chi phí thực tế lên đến 20,894USD.
Tất cả những sản phẩm tồn kho thời gian dài không thể sử dụng, những sản phẩm đã mất mát, hư hỏng hay những vật phẩm hỗ trợ sản xuất không thể theo dõi số lượng thì sau mỗi đợt kiểm kê cuối năm sẽ thực hiện điều chỉnh tồn kho trên hệ thống. Tất cả CPSX thực tế của những sản phẩm này đều được chuyển hết vào phần GVHB theo phương pháp cân bằng. Chính vì những điều này đã làm cho GVHB cao hơn và không tương ứng so với CPSX thực tế theo từng đơn vị sản phẩm.
Bảng 2.12: Bảng giá trị sản phẩm dở dang tồn kho cuối năm 2018
ĐVT: USD
Năm Nhóm khách hàng Số lượng tồn kho Giá trị tồn kho
>3 đến <=4 1 120 Majors 1 120 >2 đến <=3 4 2,251 RH 1 2,182 RD 2 69 Production Support 1 0 >1 đến <=2 388 42,268 Hospitality 304 30,390 RD 18 5,990 RH 10 3,492 Majors 55 2,364 Production Support 1 31 <=1 3,665 234,151 Hospitality 1,321 72,038 RH 622 53,918 RD 472 43,948 Key Accounts 502 35,852 Production Support 285 23,927 Majors 412 3,879 MN 51 589 Tổng cộng 4,058 278,790
(Nguồn: Báo cáo Quản trị tháng 12 năm 2018 của BPSX sản phẩm mẫu Công ty RSC)
Tương tự như tồn kho hàng thành phẩm, giá trị tồn kho sản phẩm dở dang cũng được phân tích chi tiết theo thời gian tồn kho và nhóm khách hàng được thể hiện ở bảng 2.12. Giá trị tồn kho sản phẩm dở dang có thời gian tồn kho từ 1 năm trở xuống vẫn chiếm giá trị cao nhất là 234,151USD và trong đó dịng giá trị tồn kho của nhóm
Hospitality cũng có giá trị cao nhất là 72,038USD, sau đó là nhóm khách hàng RH là 53,918USD và RD là 43,948USD. Ngồi ra, cũng có những lệnh sản xuất dở dang có thời gian tồn kho từ 2 năm trở lên thì cần kiểm tra xem có cịn tiếp tục sản xuất nữa hay không, sản phẩm dở dang ở cơng đoạn nào, có tiếp tục sử dụng được hay khơng và rất nhiều câu hỏi được đặt ra cũng giống như đối với sản phẩm hoàn thành. Nếu như sản phẩm dở dang đã được xịt sơn và gần hồn thành do khách hàng sau khi xem khơng muốn tiếp tục phát triển sản phẩm mẫu này nữa thì sẽ tiếp tục hồn thành, hoặc nếu sản phẩm chỉ mới dở dang khi ở những cơng đoạn mà chưa thành hình rõ ràng thì nếu như khơng tiếp tục sản xuất nữa thì sẽ đóng lệnh sản xuất mà khơng nhập kho thành phẩm, tất cả những CPSX cho sản phẩm dở dang khi điều chỉnh giảm tồn kho trên hệ thống đề chuyển hết vào GVHB và đây chính là một trong những nguyên nhân gây ra chênh lệch được phân tích ở mục 2.2.2. Tuy nhiên, việc điều chỉnh tồn kho sản phẩm dở dang bằng cách đóng lệnh sản xuất sẽ là một hạn chế, khó mà kiểm sốt như hàng thành phẩm vì khơng có bất cứ một giao dịch rõ ràng trên hệ thống và cần có quy trình để khắc phục.
Qua những phân tích trên có thể cho thấy rằng quy trình sản xuất và kiểm sốt chi phí sản xuất sản phẩm mẫu chưa thật sự chặt chẽ và còn rất nhiều lỗ hổng. Mặc dù có quy trình và phân cơng các bộ phận liên quan nhưng mọi người chưa thật sự có trách nhiệm, họ chỉ quan tâm đến việc hồn thành cơng đoạn của họ chứ khơng quan tâm đến việc ảnh hưởng của các bộ phận khác, họ chỉ quan tâm đến cái gì lợi nhất, nhanh nhất và dễ nhất cho công việc của họ mà khơng cần tn thủ quy trình hay hệ thống. Chính vì những lý do đã được phân tích ở trên đã tác động lớn đến chi phí sản xuất của bộ phận phát triển hàng mẫu và từ đó có những biện pháp nhằm giải quyết những vấn đề này một cách có hiệu quả. Sẽ có sự thiếu cơng bằng và bất hợp lý khi phải phân bố phần chênh lệch của giá vốn hàng bán đối với phần đã xuất kho. Vì vậy, để có thể có một cái nhìn tương đối về số liệu GVHB cả năm thì cần phải tính tốn lại tất cả các SKUs để đảm bảo rằng đã tính tốn đủ phần chi phí phát sinh do những nguyên nhân trên và phân bổ chênh lệch đều cho tất cả các sản phẩm đã xuất kho và các sản phẩm tồn kho.
Căn cứ vào số liệu báo cáo của bộ phận sản xuất và phát triển sản phẩm mẫu năm 2018 của công ty TNHH Rochdale Spears, khi sản phẩm bị tạm ngưng sản xuất hoặc khách hàng không chấp thuận sản phẩm tiếp tục sản xuất hoặc xuất giao cho khách hàng
thì bộ phận sản xuất sẽ hủy hàng thực tế, đồng thời cũng sẽ làm phiếu yêu cầu hủy hàng gửi cho bộ phận kế toán để được điều chỉnh trên hệ thống, đây cũng được xem là giao dịch giảm hàng tồn kho, tuy không xuất bán cho từng khách hàng để có thể tính GVHB cho từng đơn vị sản phẩm theo “dịng giá trị” đối với từng nhóm khách hàng nhưng lại được chuyển hết phần giá trị được tính theo chi phí thực tế vào phần GVHB theo phương pháp cân bằng mà những sản phẩm thực bán không nên gánh chịu những khoản chênh lệch này. Tổng CPSX thực tế theo GVHB năm 2018 là 1,394,727USD, sau khi loại bỏ phần điều chỉnh giảm hàng tồn kho do hủy thành phẩm và sản phẩm dở dang là 65,371USD thì giá trị GVHB cịn lại là 1,329,356USD. Trong đó, CPSX theo từng đơn vị sản phẩm được tính tốn lại cuối năm 2019 bao gồm phần giá trị tăng thêm do xuất NVL trễ theo từnh lệnh sản xuất là 428,336USD thì GTSP tính theo từng đơn vị sản phẩm chỉ đạt ở mức 1,223,872USD và chênh lệch giữa GVHB theo phương pháp cân bằng và GTSP cho từng đơn vị sản phẩm 105,484USD. Cuối cùng, cần phân bổ giá trị chênh lệch 105,484USD này đều cho tổng GTSP theo từng đơn vị sản phẩm với giá trị là 1,223,872USD và giá trị hàng tồn kho bao gồm thành phẩm và sản phẩm dở dang là 695,108USD, vậy tổng giá trị cần được phân bổ thêm phần chênh lệch là 105,484USD.