3.1. Hồn thiện cơng tác quản lý CPSX tại cơng ty TNHH Rochdale Spears
3.1.2. Hồn thiện hệ thống thơng tin và hỗ trợ mọi người tham gia hợp tác
Hệ thống thông tin hiện tại đang dần cải thiện từng ngày nhằm giải quyết các vấn đề xảy ra, hỗ trợ mọi người tiết kiệm thời gian, nâng cao độ chính xác, khắc phục những lỗ hổng hiện tại, quản lý thông tin, hợp tác để nâng cao hiệu quả về mọi mặt như sau:
- Phần mềm RSC (tên viết tắt của công ty TNHH Rochdale Spears) được xây dựng dựa trên nền tảng phần mềm quản trị sản xuất MRP giúp cho việc xuất/ nhập dữ liệu nhanh chóng hơn và bổ sung những tính năng mà hệ thống chuẩn MRP chưa được phát triển đầy đủ các tính năng như lập danh sách nhập kho NVL, thành phẩm, tạo lệnh sản xuất, lập các giao dịch chuyển kho, xuất bán hàng loạt, … bằng file excel. Các báo cáo được viết theo yêu cầu của từng bộ phận sử dụng, liên tục cải tiến không ngừng và trong tương lai hứa hẹn sẽ phát triển bổ sung thêm nhiều chức năng hỗ trợ người sử dụng.
- Hướng dẫn, đào tạo các bộ phận thống nhất bắt buộc phải làm tất cả các chứng từ như phiếu yêu cầu NVL, báo cáo tình trạng hư hỏng của sản phẩm, … lên hệ thống các bộ phận liên quan để dễ dàng kiểm soát đầy đủ thông tin và đồng nhất về yêu cầu, phát triển thêm các báo cáo cho nhà quản lý được cụ thể qua các mẫu bảng và hình sau:
Các mẫu chuẩn được tạo ra trên hệ thống RSC nhằm báo cáo tình trạng hàng hố hư hỏng (NCR – phụ lục 01), yêu cầu NVL chính trực tiếp (MRR – phụ lục 02) và NVL phụ trực tiếp (MR – phụ lục 03) với đầy đủ thông tin cùng hình ảnh sản phẩm đính kèm.
3.1.3. Xây dựng ước tính BOM định mức chuẩn cho nguyên vật liệu trực tiếp
Vì ước tính BOM định mức cho NVL trực tiếp được xây dựng trên hệ thống hiện tại chưa chuẩn xác nên các bộ phận như: bộ phận trực tiếp sản xuất hàng mẫu, bộ phận kỹ thuật, bộ phận mua hàng, bộ phận kho, bộ phận kế tốn chi phí và quản lý quy trình cần thống nhất và cụ thể như sau:
- Căn cứ vào báo cáo tồn kho, báo cáo mua hàng và báo cáo xuất vật tư theo lệnh sản xuất, báo cáo xuất vật tư thay thế, báo cáo yêu cầu thêm vật tư, … với các lý do như hao hụt NVL bị lỗi nhiều không đạt tối ưu khi sử dụng, do đặc thù thù của loại NVL, do thay đổi thiết kế hay lỗi đến từ bộ phận sản xuất để từ đó có thể biết được vật tư nào có thể mua được dễ dàng (ở đâu, thời gian giao hàng) với khả năng sử dụng hiệu quả. Biết được nguyên nhân hao hụt NVL để từ đó cải thiện được quy trình chặt chẽ hơn, có các quy định về trách nhiệm cụ thể để mọi người cùng làm tốt hơn, ước tính BOM và thiết lập tiêu chuẩn cũng chuẩn xác hơn (giá, lượng, tỷ lệ hao hụt), đặc biệt là khi tính tốn GTSP báo giá cho khách hàng một cách đầy đủ để hạn chế bị lỗ. Vì vậy, cần kiểm tra báo cáo CPSX định kỳ theo tháng, quý hoặc năm, so sánh CPSX thực tế và ước tính về lượng lẫn về giá, tham khảo các doanh nghiệp cùng ngành, mô hình quản lý tại các cơng ty tương tự và dựa vào ngân sách của bộ phận kế tốn giúp có cái nhìn tổng quan hơn và về lâu dài thì cần xây dựng một hệ thống phần mềm hỗ trợ tốt hơn (SAP, ERP, AX D365, …) để có thể tự động kiểm tra các thiết lập một cách chặt chẽ và đầy đủ hơn. - Ngồi ra, cơng ty cịn có thể dùng hai loại định mức sau: Định mức lý tưởng là được xây dựng dựa trên điều kiện làm việc hoàn hảo (gần như khơng có được ở hầu hết các doanh nghiệp, do những nguyên nhân nằm ngồi tầm kiểm sốt của tổ chức), giúp nhà quản lý thấy rõ những điểm khác biệt chính nhưng khó áp dụng trong thực tế. Định mức dự kiến (định mức thực tế) thường dễ áp dụng hơn định mức lý tưởng, mang tính chất thực tế, cho phép mức độ sai lệch chấp nhận khi thực hiện, nếu người làm cơng tác chi phí quản lý tốt và sẵn sàng hợp tác thì doanh nghiệp dễ đạt được định mức dự kiến
3.1.4. Theo dõi, so sánh và hỗ trợ ghi nhận thời gian lao động thực tế sản xuất
Định kỳ hàng tuần hoặc hàng tháng, kế tốn chi phí cùng phối hợp với trợ lý các bộ phận sản xuất để kiểm tra thời gian lao động thực tế sản xuất cho những sản phẩm hoàn thành, nhập kho trên hệ thống đã được ghi nhận đầy đủ trên phiếu thời gian lao động thực tế hay chưa, nếu chưa thì yêu cầu bộ phận trực tiếp sản xuất bổ sung gấp và đặc biệt đến thời điểm cuối tháng thì cần phải hỗ trợ cập nhật cơng đoạn hoàn thành cho các sản phẩm dở dang cùng với thời gian lao động thực tế. Bên cạnh đó cịn có thời gian sản xuất sản phẩm hỗ trợ cho sản phẩm mẫu, sửa hàng, hỗ trợ sản xuất. Đồng thời so sánh với thời gian ước tính định mức và thời gian thực tế theo bảng lương trả công lao động để phát hiện kịp thời các chênh lệch, khắc phục tình trạng lãng phí tăng ca và có biện pháp khắc phục để giải quyết từng vấn đề cụ thể. Thành lập nhóm kỹ thuật công nghiệp (IE – Industrial Engineering) theo dõi, bấm giờ thực tế cho những sản phẩm mẫu để kiểm tra xem việc ghi nhận thời gian lao động thực tế trên phiếu đã đúng hay chưa, so sánh với thời gian sản xuất thực tế cho sản xuất đại trà để góp phần xây dựng hệ thống dữ liệu. Phương pháp và cách ghi nhận số giờ công lao động thực tế trên phiếu được thống nhất cho các bộ phận sản xuất, đào tạo nhân viên hỗ trợ các bộ phận sản xuất sử dụng hệ thống để nhập thời gian lao động thực tế theo từng công đoạn sản xuất để tránh thất lạc phiếu, cập nhật thông tin dữ liệu đúng, đầy đủ, kịp thời để các bộ phận liên quan có thể theo dõi, đây là nguồn dữ liệu quan trọng đối với bộ phận kế tốn để tính chi phí NC trực tiếp, chi phí NC gián tiếp, chi phí SXC nên cần làm theo mẫu sau:
PHIẾU GHI NHẬN GIỜ CÔNG THỰC TẾ SẢN XUẤT
Mã sản phẩm: CA045F01 Diễn giải: Giường gỗ sồi
Quy cách sản phẩm: gồm đầu giường, …
Số lệnh sản xuất: B206834/A Số lượng: 02 (cái/ bộ)
Ngày sản xuất: 05/12
Số TT Công đoạn Thời gian thực tế SX 1 sản phẩm Tổng thời gian thực tế SX Người thực hiện Ghi chú (nếu có)
1 Cắt gỗ 6 giờ 12 giờ Lâm
2 Lắp ráp 15 giờ 30 giờ Hoa
…
Bảng 3.1: Phiếu ghi nhận giờ công thực tế sản xuất theo từng đơn vị sản phẩm
3.1.5. Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan để quản lý vấn đề kịp thời
Các bộ phận liên quan như bộ phận sản xuất, bộ phận kế hoạch, bộ phận quản lý chuỗi cung ứng và bộ phận kế toán tham gia họp định kỳ hàng tháng để cùng nhau thấy được tình trạng hiện tại thông qua các báo cáo kết quả HĐKD và những vấn đề xảy ra trong sản xuất, theo dõi chặt chẽ, sâu sát để có những biện pháp khắc phục và hồn thiện
3.2. Hồn thiện cơng tác kiểm sốt chi phí tại bộ phận sản xuất và phát triển hàng mẫu của công ty TNHH Rochdale Spears
3.2.1. Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ và quy trình kiểm sốt chi phí
Vì kiểm sốt chi phí là vấn đề quan trọng và mang tính sống cịn đối với doanh nghiệp nên việc xây dựng mơ hình kiểm sốt nội bộ CPSX là hoạt động thiết yếu, hiểu được các loại chi phí, các nhân tố ảnh hưởng đến chi phí, chúng ta có thể kiểm sốt được chi phí, từ đó có thể tiết kiệm chi phí, và sau cùng là tăng lợi nhuận doanh nghiệp. Xây dựng, áp dụng mơ hình kế tốn quản trị hỗn hợp (hình 3.4) phù hợp với quy mô công ty, tổ chức thu thập, tổng hợp hệ thống thơng tin kế tốn quản trị nhằm đảm bảo cung cấp đầy đủ, kịp thời các thông tin, thực hiện các định mức, tiêu chuẩn, đơn giá, dự toán để phục vụ cho việc lập kế hoạch, kiểm tra, điều hành. Bộ phận kế toán cần phải tiến hành phân tích rõ hơn về tình hình tài chính, kết quả HĐKD thơng qua các chỉ tiêu và tỷ suất tài chính, so sánh với các chỉ tiêu, tỷ suất đó của các cơng ty cùng ngành, cùng thời kỳ, thời điểm; đồng thời, phân tích ý nghĩa của các chỉ tiêu tính được và đưa ra những những vấn đề mà nhà quản lý cần phải lưu ý như một khoản chi phí nào đó tăng đột biến, chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí, hay sự phát sinh chi phí bất thường.
Hình 3.4: Mơ hình hỗn hợp cho bộ máy tổ chức kế toán quản trị trong doanh nghiệp (Nguồn: Leo Tran, 2019) < https://www.tvtmarine.com/vi_VN/blog/blog-cua-chung-
toi-1/post/cac-mo-hinh-to-chuc-ke-toan-quan-tri-trong-doanh-nghiep-29>
Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ CPSX hiệu quả với năm yếu tố cơ bản là:
(1) Mơi trường kiểm sốt: các cấp lãnh đạo và ban kiểm sốt nội bộ tham gia vào q trình xây dựng quy trình, chính sách, chế độ các quy định và cách thức tổ chức kiểm tra kiểm soát các loại CPSX trong doanh nghiệp, nhằm kiểm sốt và phịng ngừa gian lận, giám sát sự chấp hành và để khách quan thì Ban kiểm sốt phải độc lập với tổ chức. Ví dụ chi phí NVL trực tiếp phải xây dựng định mức hao hụt theo thiết kế và thực tế, quy định về việc báo cáo chéo giữa bộ phận quản lý sản xuất về khối lượng sản phẩm hàng tháng hoàn thành và dở dang, báo cáo về tiêu hao NVL từng cơng trình và chi phí sản phẩm dở dang của kế toán, …
(2) Đánh giá rủi ro: thiết lập mục tiêu chung (ví dụ hạ thấp chi phí SXKD), mục tiêu cụ thể trong kiểm sốt CPSX (ví dụ hạ thấp chi phí NVL cả về mặt giá phí và lượng tiêu hao; nhận diện và phân loại rủi ro như rủi ro về tỷ giá, rủi ro về chính sách thuế, rủi ro biến động về lượng do tình trạng máy móc thiết bị, do ngun liệu nhập không đảm bảo chất lượng làm cho mức tiêu hao tăng, do việc quản lý NVL tại các khâu sản xuất khơng tốt; tính tốn, cân nhắc các mức độ rủi ro và mức độ chịu đựng tổn thất nếu rủi ro xảy ra; áp dụng các chính sách, cơng cụ, các thủ tục phịng chống thích hợp đối với từng loại rủi ro; theo dõi đánh giá, điều chỉnh phương pháp phòng chống nếu cần thiết).
(3) Xây dựng các hoạt động kiểm soát chi phí là những quy trình, quy định và chính sách để quản lý các rủi ro có thể xảy ra, nhằm đảm bảo thực hiện đúng các mục tiêu đúng đã đặt ra. Các hoạt động kiểm soát gồm: phân công trách nhiệm đầy đủ cho những người liên quan trong quy trình của một hoạt động SXKD; ủy quyền các nghiệp vụ và hoạt động, ví dụ như giám sát việc sản xuất có giám đốc sản xuất và bộ phận kỹ thuật xưởng, hay như khi xuất kho NVL để sản xuất phải có ước tính BOM định mức, lệnh sản xuất để yêu cầu xuất NVL; kiểm tra độc lập, ví dụ bộ phận kho xuất vật tư dựa vào các chứng từ yêu cầu, so sánh, đối chiếu với định mức, chọn mẫu để kiểm tra giao dịch trên hệ thống và thực tế có phản ánh đúng và đầy đủ không, chứng từ hợp lý không.
(4) Xây dựng hệ thống thông tin và truyền thơng: mỗi cấp độ quản lý khác nhau sẽ có nhu cầu thơng tin về quản trị chi phí khác nhau, quy trình của hệ thống thơng tin chi phí là thu thập, nhận dạng, xử lý và báo cáo các thơng tin về tình hình CPSX cho người xử lý thơng tin. Truyền thơng sử dụng các hình thức như: tài liệu kế tốn chi phí
(chứng từ, sổ sách...), các báo cáo kế tốn chi phí như báo cáo chi tiết về chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp, chi phí SXC và báo cáo phân tích chênh lệch và sự biến động của chi phí.
(5) Giám sát hệ thống kiểm sốt nội bộ về CPSX, đánh giá chất lượng thực hiện của hệ thống kiểm soát nội bộ một cách liên tục, giúp cho việc kiểm sốt nội bộ ln duy trì được tính hiệu quả qua các giai đoạn khác nhau, bao gồm giám sát thường xuyên (thông qua việc đánh giá định kỳ đối với các quy trình kiểm sốt chi phí trong doanh nghiệp, giám sát liên tục đối với hệ thống kế tốn chi phí của doanh nghiệp, phân tích, theo dõi và báo cáo các hiện tượng khơng bình thường trong quá trình vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ chi phí) và giám sát độc lập (thơng qua kiểm tốn độc lập hoặc ban kiểm toán nội bộ trong cơng ty).
Tóm lại, trong DNSX thì xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ về chi phí đóng một vai trò hết sức quan trọng. Nếu như hoạt động kiểm sốt nội bộ về chi phí kém hiệu quả thì có thể dẫn đến sự lãng phí CPSX và GTSP cao, khả năng cạnh tranh kém và có thể dẫn đến thua lỗ cũng như ảnh hưởng đến sự tồn tại lâu dài của doanh nghiệp trong tương lai. Nếu như hoạt động kiểm sốt nội bộ về chi phí hiệu quả sẽ giúp cho doanh nghiệp hạ thấp được chi phí SXKD, trong điều kiện giá cả ổn định thì tiền lãi càng tăng và nguồn vốn để mở rộng sản xuất càng nhiều, tạo điều kiện cho doanh nghiệp hạ thấp được giá bán và có lợi thế trong tình hình cạnh tranh gay gắt như hiện nay, có thể giảm bớt được số lượng vốn lưu động chiếm dụng và tiết kiệm vốn cố định cho sản xuất.
3.2.2. Hoàn thiện hệ thống quản lý hàng tồn kho và kiểm soát thực tế
Kết hợp với việc kiểm tra báo cáo định kì về kết quả HĐKD để thấy được tình trạng lời lỗ, báo cáo thống kê về lệnh sản xuất và các sản phẩm hoàn thành nhập kho cũng như các thành phẩm hoặc sản phẩm dở dang buộc phải dừng sản xuất theo yêu cầu của khách hàng cho thấy rằng những vấn đề này tác động đến hàng tồn kho thành phẩm hoặc sản phẩm dở dang và ngược lại những trường hợp mất mát, huỷ hàng trên hệ thống đều được ghi nhận vào GVHB ảnh hưởng đến lợi nhuận của bộ phận sản xuất hàng mẫu nói riêng cũng như cơng ty nói chung. Tất cả thành phẩm hoặc lệnh sản xuất dở dang tồn tại quá lâu làm ảnh hưởng đến giá trị tồn kho và khơng cịn phản ánh đúng thực tế nữa thì cần có sự giải trình từ các bộ phận liên quan về lý do tồn kho, vì sao lại tồn kho
trong thời gian dài, lỗi cho khách hàng hay từ bộ phận kỹ thuật của công ty để mọi người cùng quan tâm và có trách nhiệm làm việc chặt chẽ hơn, sau khi thống nhất và đuợc chấp thuận của ban quản trị thì mới được thực hiện quy trình giảm hàng tồn kho. Khi nhận được yêu cầu từ bộ phận sản xuất rằng lô thành phẩm hay sản phẩm dở dang này khơng cịn tiếp tục sản xuất và cần huỷ hàng thì sẽ thực hiện thao tác giảm hàng tồn kho trên hệ thống. Tuy nhiên, khi áp dụng cho hàng tồn kho là thành phẩm thì có thể dễ dàng nhận biết nhưng đối với sản phẩm dở dang thì khó truy lại lịch sử nên có thể tạo một kho riêng trên hệ thống với tên là FGWRITEOFF (kho huỷ hàng tồn kho) sẽ thực hiện giao dịch giảm kho cho thành phẩm bằng cách chuyển từ kho sản phẩm mẫu hoàn thành sang kho mới này và nhập kho hoàn tất đối với lệnh sản xuất dở dang vào kho này giúp cho các bộ phận liên quan dễ dàng theo dõi, kiểm tra thơng tin hoặc nếu có trường hợp tìm ra được hàng trước đây đã từng mất được điều chỉnh giảm nhưng cần xuất giao khi có sự thay đổi quyết định đến từ phía khách hàng. Vì vậy, song song với việc quản lý hệ thống thì phải quản lý về mặt thực tế bằng cách xây dựng kho bãi an toàn để chứa hàng tồn kho, tăng cường công tác kiểm tra giám sát an ninh để tránh gây