sốt chi phí của bộ phận sản xuất và phát triển hàng mẫu tại công ty TNHH Rochdale Spears.
2.3.1. Về công tác quản lý quy trình của bộ phận sản xuất và phát triển hàng mẫu tại công ty TNHH Rochdale Spears. mẫu tại công ty TNHH Rochdale Spears.
Ưu điểm:
- Bộ phận sản xuất và phát triển sản phẩm mẫu có quy trình sản xuất với các bước đầy đủ và tương đối hợp lý, có phân cơng và chỉ rõ công việc của các bộ phận liên quan, các Quản đốc, cơng nhân là những người kì cựu có tay nghề và kinh nghiệm lâu năm trong ngành đồ gỗ nội thất và gắn bó với cơng ty ngay từ khi mới thành lập.
- Hệ thống cơng nghệ thơng tin đang ngày càng có sự thay đổi tích cực để giúp cho việc quản lý chứng từ liên quan đến sản xuất dễ dàng hơn như lệnh sản xuất, phiếu u cầu vật tư có đầy đủ các thơng tin về người yêu cầu, người ký duyệt, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng và không ngừng nâng cao, cải thiện đáp ứng hỗ trợ các bộ phận. - Có phiếu ghi nhận giờ cơng thực tế sản xuất theo từng cơng đoạn để có thể so sánh với giờ cơng ước tính, định mức, từ đó điều chỉnh và hồn thiện BOM định mức, làm cơ sở xem xét lại giá bán cho phù hợp để đảm bảo lợi nhuận của công ty, so sánh với giờ cơng trả lương để có thể quản lý hiệu quả công việc nhằm tiết kiệm CPSX.
Những tồn tại và nhược điểm:
- Quy trình sản xuất chưa thật sự chặt chẽ và cịn rất nhiều khe hở trong khâu quản lý giá bán, xuất NVL sử dụng để sản xuất, theo dõi lịch trình sản xuất và quản lý hàng tồn kho về thực tế lẫn hệ thống gây nên những khó khăn trong việc kiểm sốt doanh thu, chi phí và sau cùng là ảnh hưởng đến lợi nhuận, quy trình chưa phân định rõ trách nhiệm cho các bộ phận liên quan và chưa có biện pháp mạnh mẽ khắc phục triệt để.
- Hệ thống thông tin và con người chưa lường hết được những rủi ro có thể xảy ra để thiết lập hệ thống chặt chẽ hơn, một số bộ phận chỉ quan tâm hồn thành cơng việc của mình nhanh chóng mà qn đi cần phải cập nhật hệ thống song song với thực tế để phản ánh đúng thực trạng, hỗ trợ và cùng hợp tác với các bộ phận liên quan, chỉ khi nào vấn đề xảy ra nghiêm trọng thì mới nêu lên vấn đề để các bên cùng tham gia giải quyết.
- Ước tính BOM định mức về CPSX chưa thật sự chuẩn xác cho NVL trực tiếp về mã NVL sử dụng, số lượng, tỷ lệ hao hụt cũng như giá NVL ảnh hưởng đến việc ước tính giá bán, chi phí thấp hơn so với chi phí thực tế, phản ánh lợi nhuận ước tính khơng đúng như mong đợi, thậm chí có thể bị lỗ.
- Phiếu ghi nhận giờ công sản xuất thực tế chưa được ghi nhận đầy đủ cho thành phẩm và sản phẩm dở dang, cịn nhiều sai sót do con người và hệ thống không hỗ trợ chuyển kho khi thực hiện một số công đoạn cho các nhà máy khác, ảnh hưởng đến việc tính tốn và phân bổ chi phí NC trực tiếp, chi phí NC gián tiếp và chi phí SXC.
- Chỉ mới kiểm sốt chi phí ở mặt hệ thống và phân tích nhưng chưa thật sự đi sâu sát về mặt thực tế, luôn ở thế bị động khi phụ thuộc vào hệ thống và thông tin từ các bộ phận liên quan để có thể xử lý các vấn đề từ ban đầu nhằm giảm thiểu tối đa sự thiệt hại có thể xảy ra, khơng đem lại hiệu quả cao trong quản lý.
2.3.2. Về cơng tác kiểm sốt chi phí của bộ phận sản xuất và phát triển hàng mẫu tại công ty TNHH Rochdale Spears. mẫu tại công ty TNHH Rochdale Spears.
Ưu điểm
- Báo cáo kế tốn được thực hiện và phân tích hàng tháng để thấy được sự biến đổi, chênh lệch của doanh thu, chi phí và lợi nhuận để từ đó có thể có những biện pháp kịp thời nhằm nâng cao cơng tác kiểm sốt chi phí, đặc biệt là bộ phận sản xuất hàng mẫu với những đặc thù khác với đơn hàng sản xuất nên cũng được theo dõi và quan tâm - “Dịng giá trị” theo từng nhóm khách hàng hoặc theo từng dự án cụ thể giúp cho nhà quản trị dễ dàng phân tích lời lỗ theo từng nhóm, nhóm khách hàng nào có lợi nhuận nhiều hơn thì cần tập trung phát triển, nhóm khách hàng nào thường xuyên mang lại lỗ thì cần tìm hiểu nguyên nhân và khắc phục nhằm mang lại lợi nhuận tối ưu.
- Tổ chức công tác kiểm kho hàng năm cho NVL, thành phẩm và sản phẩm dở dang nhằm rà soát lại thực tế được phản ánh và cập nhật đầy đủ trên hệ thống theo dõi không, đồng thời, phát hiện những vấn đề xảy ra và xử lý những sai lệch thiếu sót hoặc dư thừa trong sản xuất thực tế giúp cho hệ thống báo kiểm tốn có độ tin cậy cao hơn.
- Hệ thống công nghệ thông tin dần được cải thiện theo yêu cầu của người sử dụng nhằm hỗ trợ các giải pháp thực hiện hàng loạt các giao dịch để tiết kiệm thời gian hoặc công tác truy xuất thông tin dữ liệu trên hệ thống cũng dễ dàng và chính xác hơn.
Những tồn tại và nhược điểm
- Khơng có bộ phận kiểm sốt cũng như quy trình kiểm sốt để có thể theo dõi chặt chẽ các vấn đề thực tế xảy ra trong sản xuất, hỗ trợ đo lường thực tế sử dụng NVL trực tiếp, thời gian thực tế để hồn thành sản phẩm theo từng cơng đoạn cũng như hệ thống các báo cáo cần được cập nhật đầy đủ thơng tin một cách chính xác và tin cậy.
- Hàng tồn kho thành phẩm và sản phẩm dở dang do khách hàng không chấp thuận để tiếp tục phát triển sản phẩm mẫu này, chưa có quy định thống nhất để xử lý các nhóm theo “dịng giá trị” để có thể thu tiền khách hàng theo CPSX thực tế cũng như quản lý và hủy bỏ sản phẩm thực tế sẽ chuyển hết chi phí vào phần chênh lệch GVHB.
- CPSX thực tế theo GTSP cho từng đơn vị sản phẩm ln có chênh lệch so với GVHB theo do xuất NVL trễ, hủy bỏ sản phẩm, … và tất cả những chênh lệch này được phân bổ cho cho các sản phẩm mẫu xuất kho trong kỳ theo từng khoản mục chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp, chi phí NC gián tiếp, chi phí SXC. Bên cạnh đó, CPSX thực tế cũng sẽ lớn hơn so với CPSX theo ước tính, định mức vì đặc thù của sản phẩm mẫu là đơn hàng đầu tiên sản xuất, đòi hỏi kỹ thuật cao, chỉnh sửa nhiều lần, …
- Thủ tục kiểm sốt chi phí NVL trực tiếp: khơng xuất đủ NVL trực tiếp theo lệnh sản xuất dù đã nhập kho hoàn thành để xuất bán cho khách hàng hoặc đang tồn kho, có doanh thu nhưng khơng tương ứng với chi phí; khơng có chuẩn quy đổi để xuất NVL thay thế; xuất NVL hỗ trợ sản xuất với số lượng lớn gây khó khăn trong việc phân bổ chi phí khơng đúng kỳ; NVL được ước tính trên BOM định mức không chuẩn xác, không kiểm tra mã NVL có từng được sử dụng trước đây khơng trước khi lên đơn hàng; - Thủ tục kiểm sốt chi phí NC trực tiếp: phiếu ghi nhận giờ thực tế sản xuất khơng đầy đủ vì chỉ ghi nhận cho thành phẩm, thiếu sản phẩm dở sang, thiếu hoặc thất lạc phiếu ghi nhận giờ công, không thống nhất cách ghi nhận dữ liệu, đơn giá thực tế cho một giờ lao động trực tiếp cao hơn định mức do thiếu giờ sản xuất thực tế để phân bổ.
- Thủ tục kiểm sốt chi phí NC gián tiếp: phân bổ chi phí NC gián tiếp dựa trên phiếu ghi nhận giờ công, nếu giờ công lao động trực tiếp không được ghi nhận đầy đủ và chính xác thì việc phân bổ này cũng sẽ bị ảnh hưởng.
- Thủ tục kiểm sốt chi phí SXC: căn cứ vào tổng số giờ lao động thực tế để phân bổ, một số công đoạn cần sử dụng nhiều máy móc, chi phí điện, … nhiều hơn thì cần có đơn giả thực tế cho từng cơng đoạn là khác nhau nhưng hiện tại đang phân bổ đều.
TÓM TẮT CHƯƠNG 2
Chương 2 đã giới thiệu tổng quan về công ty TNHH Rochdale Spears và đi sâu vào phân tích về quy trình cũng như kiểm sốt chi phí ở cơng ty.
Trong chương 2 cũng đã phân tích thực trạng cơng tác quản lý và kiểm sốt các chi phí sản xuất tại bộ phận phát triển hàng mẫu thơng qua phân tích các lỗ hổng của quy trình chưa chặt chẽ làm ảnh hưởng đến việc kiểm sốt chi phí và gây nên những chênh lệch giữa giá thành và giá vốn hàng bán cũng như chênh lệch giữa chi phí sản xuất thực tế và chi phí tiêu chuẩn định mức. Những yếu kém trong vấn đề quản lý và nguyên nhân cùng những tồn tại ảnh hưởng đến việc kiểm sốt chi phí sản xuất được phân tích ở chương 2 sẽ là cơ sở để kiến nghị các giải pháp hoàn thiện ở chương 3.
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HỒN THIỆN CƠNG TÁC QUẢN LÝ VÀ KIỂM SỐT CHI PHÍ SẢN XUẤT
PHÁT TRIỂN HÀNG MẪU TẠI CÔNG TY TNHH ROCHDALE SPEARS
3.1. Hồn thiện cơng tác quản lý CPSX tại công ty TNHH Rochdale Spears.
Để thực hiện nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh thì tổng chi phí sản xuất của doanh nghiệp bao gồm: chi phí NVL trực tiếp, chi phí NC trực tiếp, chi phí NC gián tiếp và chi phí SXC ảnh hưởng tới lợi nhuận của doanh nghiệp. Do đó, cần phải đề ra những biện pháp kiểm sốt chi phí phù hợp. Để thực hiện được điều này, doanh nghiệp cần xây dựng một hệ thống kiểm soát nội bộ về chi phí sao cho thực sự hiệu quả.
Mặc dù quy trình tại bộ phận phát triển hàng mẫu nói chung và quy trình sản xuất của cơng ty nói riêng được xây dựng đầy đủ, có hệ thống hỗ trợ nhưng vẫn cịn có những khe hở chưa thật sự hồn thiện để có thể quản lý chi phí sản xuất thật sự chặt chẽ và hiệu quả nên rất cần được thay đổi với sự nỗ lực của tập thể cơng ty cùng nhau đóng góp và thể hiện trách nhiệm, khơng ngừng từng bước khắc phục và hoàn thiện tốt hơn.
Như đã đề cập ở chương 2, sự chênh lệch giữa chi phí thực tế phát sinh và chi phí tiêu chuẩn định mức, cũng như chênh lệch giữa giá thành và giá vốn hàng bán đang rất cần sự quan tâm và hợp tác của các bộ phận để cùng nhau cải tiến, nắm rõ được quy trình, biết được nguyên nhân là kết quả phân tích ở chương 2 với những tồn tại làm ảnh hưởng đến việc quản lý chi phí sản xuất tại bộ phận sản xuất phát triển hàng mẫu của Cơng ty TNHH Rochdale Spears và cần phải hồn thiện, khắc phục, cải thiện quy trình. Từ kết quả phân tích ở chương 2 cũng với những lý do nêu trên, luận văn đề xuất một số giải pháp hồn thiện như sau.
3.1.1. Hồn thiện quy trình sản xuất một cách chặt chẽ và có trách nhiệm
Thơng qua thực trạng và những vấn đề mà hiện công ty đang gặp phải rằng với CPSX sản phẩm mẫu có giá trị cao và doanh thu khơng đủ bù đắp thì sẽ làm cho lợi nhuận của sản phẩm mẫu phần lớn có giá trị âm. Tuy nhiên, ban lãnh đạo công ty cân nhắc trong việc nếu tiêu tốn CPSX sản phẩm mẫu mà có thể đem lại nguồn thu lớn trong
việc sản xuất đại trà, điển hình là nhóm khách hàng RH là khách hàng chủ lực, chiếm hơn 70% trong tổng số các nhóm khách hàng chia theo dịng giá trị của cơng ty thì vẫn sẽ tiếp tục duy trì và nâng cao cơng tác quản lý hiệu quả hơn. Theo em, để kiểm soát chặt chẽ hơn và khắc phục những điểm cịn thiếu sót về quy trình sản xuất cũng như việc phân tích ngun nhân sâu xa để có thể sớm tìm ra những lỗ hổng, những vấn đề cịn tồn đọng và để có thể sớm có giải pháp phù hợp để khắc phục như sau:
- Quy định về giá bán của sản phẩm mẫu cần rõ ràng, đầy đủ, thống nhất và phổ biến cho tất cả các bộ phận liên quan, hướng dẫn và đào tạo các nhân viên cần phải tuân thủ, đồng thời tất cả thông tin đều phải thiết lập, cập nhật, ràng buộc điều kiện về dữ liệu trên hệ thống phần mềm để những người liên quan có thể tham khảo, sử dụng thơng tin một cách hiệu quả hơn, một số trường hợp đặc biệt cần phải thay đổi linh hoạt thì cần phải có email thơng báo để hỗ trợ kịp thời. Một số trường hợp không cập nhật giá đúng theo yêu cầu quy định. Ví dụ thay vì phải cập nhật giá FOB x 2 cho sản phẩm mẫu mà chỉ cập nhật giá FOB trong khi chi phí sản xuất sản phẫm mẫu cao hơn bình thường làm cho công ty phải lỗ nhiều hơn. Tuy nhiên, quy định về giá bán của sản phẩm mẫu của các khách hàng khác nhau vẫn chưa đồng nhất, gây khó khăn cho việc theo dõi nên cần xem xét lại báo cáo lời lỗ thường xuyên để theo dõi tình hình và điều chỉnh phù hợp - Đối với sản phẩm mẫu tạm ngưng sản xuất hoặc khơng được khách hàng phê duyệt thì chính sách thu tiền khách hàng cần phải thể hiện rõ ràng qua quy định về giá bán của sản phẩm mẫu. Hiện tại chỉ có nhóm khách hàng RH có sự thống nhất rằng sẽ thu tiền theo CPSX thực tế nếu như họ yêu cầu huỷ hàng, khi đó cần xem xét lỗi do bộ phận kỹ thuật của công ty hay lỗi do khách hàng thì mới đề nghị thu tiền. Những nhóm khách hàng khách như Hospitality, Key Accounts, RD, MN chưa có quy định cụ thể, khơng được theo dõi chặt chẽ như nhóm khách hàng chủ lực RH gây nên những thất thốt cho cơng ty. Nhà quản lý cần theo dõi hàng tháng để có thể nắm được tình hình rằng có bao nhiêu u cầu sản xuất sản phẩm mẫu theo từng khách hàng, số lệnh sản xuất được tạo mới là bao nhiêu, sản phẩm hoàn thành và sản phẩm dở dang là bao nhiêu, vì sao tạm ngưng sản xuất, email bằng chứng, có khả năng thu tiền lại hay khơng, có khả năng tái sản xuất không, … rất nhiều câu hỏi được đặt ra và bộ phận tài chính sẽ làm việc với bộ phận dịch vụ kinh doanh và bộ phận quản lý sản xuất để các bên cùng giải thích, cùng tham gia một cách có trách nhiệm hơn và cùng nhau quản lý tốt hơn.
- Về thực tế sản xuất, trợ lý của các bộ phận phối hợp chặt chẽ với các Quản đốc để quản lý lịch trình sản xuất theo lệnh sản xuất. Hàng tuần kiểm tra danh sách thành phẩm được nhập kho trên hệ thống có đúng với thực tế khơng để tránh tình trạng thao tác nhập kho sai, kiểm tra theo từng lệnh sản xuất đã được chuyển cho bộ phận kho xuất đầy đủ NVL hay chưa, nếu đã nhập kho trên hệ thống thì có thể hiểu rằng sản phẩm thực tế đã hoàn thành và buộc phải xuất đầy đủ NVL để sản xuất, nếu trường hợp nào đặc biệt có thể tận dụng vật tư mà khơng xuất NVL thì cần có sự giải trình từ bộ phận sản xuất và bộ phận kho. Đồng thời, cần cập nhật tình trạng sản phẩm hồn thành theo từng công đoạn trên hệ thống để các bộ phận liên quan có thể có đầy đủ thơng tin về sản phẩm thực tế đang ở giai đoạn nào, đang sản xuất hay tạm ngưng, điều phối NVL phục vụ sản xuất kịp thời, NVL và giờ công lao động thực tế cũng như định mức được cập nhật đầy đủ hay chưa, … có thể thấy rằng vai trị trợ lý này rất quan trọng, phối hợp