6. Ý nghĩa của luận văn tại đơn vị nghiên cứu:
2.2 Lý thuyết về hệ thống kiểm soát nội bộ:
2.2.2.3 Hoạt động kiểm soát:
“Các hoạt động kiểm soát (Theo COSO 2013) là các biện pháp, quy trình, thủ tục đảm bảo thực hiện chỉ thị của ban lãnh đạo trong giảm thiểu rủi ro và tạo điều kiện cho tổ chức đạt được những mục tiêu đề ra. Hoạt động kiểm sốt hiệu quả thì cần phải có kế hoạch cụ thể, tiết kiệm chi phí, dễ hiểu và liên quan đến mục tiêu kiểm soát.
Mọi hoạt động kiểm soát đều bao gồm hai yếu tố: Chính sách kiểm sốt
Thủ tục kiểm sốt.
2.2.2.4 Thơng tin và truyền thông:
Hệ thống thông tin là một dạng cơ bản của truyền thông, đáp ứng mong đợi của tập thể và cá nhân để thực hiện được trách nhiệm của họ.
Thông tin là một dạng cơ bản của truyền thơng, đáp ứng mong đợi của nhóm và cá nhân để thực hiện được trách nhiệm của họ. Truyền thông hữu hiệu là việc cung cấp thông tin từ cấp trên xuống cấp dưới hoặc từ cấp dưới lên cấp trên hoặc ngang hàng giữa các bộ phận, thơng tin xun suốt tồn bộ tổ chức. Một trong những kênh truyền thông quan trọng là giữa quản lý và nhân viên. Ngồi ra cũng cần có sự truyền thơng hiệu quả từ bên ngồi tổ chức bởi vì truyền thơng bên ngồi cung cấp các yếu tố đầu vào và có ảnh hưởng cao đến việc đạt mục tiêu của tổ chức.
2.2.2.5 Giám sát:
Giám sát (Theo COSO 2013) là một trong những khía cạnh quan trọng của hệ thống KSNB trong đơn vị, là quá trình đánh giá chất lượng của hệ thống KSNB theo thời gian. Giám sát bao gồm giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ nhằm xác định được những yếu điểm của hệ thống KSNB và báo cáo ngay cho các nhà quản lý cấp cao để đưa ra các hoạt động cần thiết.
2.2.3 Hệ thống KSNB trong khu vực công: Theo INTOSAI GOV 9100: Theo INTOSAI GOV 9100:
INTOSAI GOV 9100 định nghĩa: “KSNB là một q trình xử lý tồn bộ được thực hiện bởi nhà quản lý và các cá nhân trong tổ chức, quá trình này được thiết kế để phát hiện các rủi ro và cung cấp một sự đảm bảo hợp lý để đạt được nhiệm vụ của tổ chức”.
Trong khu vực cơng, INTOSAI cũng tích hợp những yếu tố cấu thành hệ thống KSNB theo COSO khi ban hành những quy định về KSNB.
Theo INTOSAI 2004 đưa ra nhóm chuẩn mực cụ thể:
- Chuẩn mực chung: INTOSAI GOV 9100- Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công, bao gồm khái niệm, các thành phần của KSNB, vai trò, trách nhiệm của các thành phần tham gia.
+ INTOSAI GOV 9110- Hướng dẫn cho báo cáo về sự hữu hiệu của KSNB: Kinh nghiệm của kiểm toán trong việc thực hiện và đánh giá KSNB.
+ INTOSAI GOV 9130- Hướng dẫn về chuẩn mực KSNB cho đơn vị khu vực công- vấn đề thông tin trong quản lý rủi ro của tổ chức.
Tài liệu INTOSAI GOV 9100 nhằm thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực cơng. Vì vậy, các nhà lãnh đạo các tổ chức của Nhà nước xem tài liệu này là một nền tảng để thực hiện và giám sát KSNB trong tổ chức.
Những mục tiêu cần đạt được: Thực hiện các hoạt động một cách có kỷ cương, có đạo đức, có tính kinh tế và hiệu quả; Thực hiện đúng trách nhiệm; Tuân thủ theo luật pháp và quy định hiện hành; Bảo vệ các nguồn lực chống thất thoát, sử dụng sai mục đích và tổn thất.
So với định nghĩa của báo cáo COSO, khía cạnh giá trị đạo đức trong hoạt động được thêm vào và nhấn mạnh. Bởi vì kỳ vọng rằng, cơng chức phải phục vụ lợi ích cơng với sự công bằng và quản lý nguồn lực công một cách đúng đắn. Công dân phải nhận được sự đối đãi vô tư trên cơ sở pháp luật và công lý. Các yếu tố cụ thể của hệ thống KSNB cũng bao gồm 5 yếu tố: “Mơi trường kiểm sốt; đánh giá rủi ro; hoạt động kiểm sốt; thơng tin và truyền thơng; giám sát”.
Kết luận chương 2:
Kiểm sốt ln là một khâu quan trọng trong quy trình quản trị của đơn vị, các lý thuyết đã chỉ ra được những khía cạnh nhằm thiết lập và duy trì KSNB hữu hiệu trong khu vực cơng nói chung và áp dụng vào KBNN Bình Phước nói riêng. Chương 2 đã trình bày hệ thống lý luận về hệ thống KSNB trên nền tảng của COSO 2013 và INTOSAL nhằm giúp các đơn vị thuộc khu vực cơng đánh giá một cách chính xác. KBNN có đặc điểm hoạt động riêng nên người quản lý cần thiết kế và xây dựng KSNB phù hợp với hoạt động của đơn vị. Và dựa vào những nghiên cứu của chương 2, chương tiếp theo sẽ đi sâu về phương pháp nghiên cứu để kiểm chứng vấn đề thực sự tồn tại cần giải quyết cũng như dự đoán nguyên nhân tác động của các vấn đề đã kiểm chứng.
CHƯƠNG 3 KIỂM CHỨNG VẤN ĐỀ CẦN GIẢI QUYẾT VÀ DỰ ĐOÁN NGUYÊN NHÂN TÁC ĐỘNG
3.1 Kiểm chứng vấn đề cần giải quyết: 3.1.1 Phương pháp kiểm chứng: 3.1.1 Phương pháp kiểm chứng:
Tác giả sử dụng công cụ phỏng vấn sâu chuyên gia và cơng cụ phân tích của phương pháp nghiên cứu định tính để kiểm chứng vấn đề cần giải quyết:
Thực hiện phương pháp thơng qua hình thức phỏng vấn sâu với các chuyên gia là Giám đốc KBNN Bình Phước, Phó Giám đốc KBNN Bình Phước trên cơ sở dàn bài thảo luận với các câu hỏi được soạn thảo sẵn. Mục đích của phỏng vấn sâu chuyên gia nhằm định hình các vấn đề cần giải quyết trong hệ thống KSNB tại KBNN Bình Phước.
Đối tượng phỏng vấn sâu: 1. Ông Đỗ Đức Trường- Giám đốc KBNN Bình Phước. 2. Ông Đỗ Phước Hiệp- Phó Giám đốc KBNN Bình Phước. 3. Ơng Đỗ Trung Phương- Phó Giám đốc KBNN Bình Phước.
Quy trình thực hiện: + Địa điểm và thời gian:
Thời gian thực hiện 17h ngày 25, 26 và 27 tháng 3 năm 2019 tại Phòng Giám đốc KBNN Bình Phước và Phịng Phó Giám đốc KBNN Bình Phước. Các chuyên gia đều đồng ý tham gia phỏng vấn theo thời gian và địa điểm đã hẹn thích hợp.
+ Thực hiện phỏng vấn:
Tác giả xây dựng đề cương câu hỏi phỏng vấn theo 12 vấn đề đã được tác giả phát hiện trong quá trình cơng tác xoay quanh 5 yếu tố cấu thành của hệ thống KSNB, mục đích của cuộc phỏng vấn là kiểm chứng những vấn đề hiện có đối với cơng tác chi NSNN tại KBNN Bình Phước.
Nội dung câu hỏi phỏng vấn xoay quanh 12 vấn đề đã được tác giả phát hiện trong phần 1.2 Chương 1 (phụ lục 02).
Sau khi thu thập đủ kết quả phỏng vấn tác giả đã tổng hợp, phân tích và đưa ra kết quả kiểm chứng cụ thể về vấn đề đang diễn ra trong công tác chi NSNN tại đơn vị KBNN Bình Phước.
3.1.2. Kết quả kiểm chứng vấn đề:
3.1.2.1 Kiểm chứng vấn đề về mơi trường kiểm sốt:
- Theo ý kiến của chuyên gia với mục tiêu xây dựng Kho bạc Nhà nước hiện đại, hoạt động an tồn, hiệu quả thì việc phát triển ổn định vững chắc thực hiện tốt các chức năng, quản lý quỹ ngân sách nhà nước, quản lý ngân quỹ nhà nước, tăng hiệu quả, tăng tính cơng khai minh bạch. Ban lãnh đạo KBNN Bình Phước giai đoạn 2016-2018 ln đánh giá cao vai trị kiểm sốt nội bộ trong hoạt động kiểm sốt chi NSNN. Điều đó được thể hiện qua các kết luận giao ban định kỳ hàng tuần, hàng tháng, hàng quý của Ban Giám đốc, báo cáo tổng kết hoạt động, phương hướng hoạt động qua từng năm được Giám đốc KBNN Bình Phước đề ra cụ thể. Chuyên gia Ông Đỗ Phước Hiệp nhận định: “Việc Giám đốc KBNN Bình Phước đã tăng cường chỉ đạo trong công tác tăng cường kiểm tra phát hiện sai sót trong cơng tác Kiểm sốt chi NSNN đã phát hiện ra một số lỗi sai phạm và có biện pháp xử lý kịp thời”. Do đó vấn đề đưa ra ban đầu của tác giả là: “Ban Giám đốc đã đề ra phương hướng, lên kế hoạch trong các buổi họp giao ban hàng tuần, hàng tháng và hàng quý, có các hoạt động cụ thể trong việc phát hiện những sai sót trong q trình kiểm sốt chứng từ chi của đơn vị giao dịch” theo đánh giá của chuyên gia thì chưa phải là vấn đề của đơn vị KBNN Bình Phước.
Đối với quan điểm của tác giả thì việc có một hệ thống KSNB hữu hiệu cũng là việc không đơn giản
- Chuyên gia ông Đỗ Đức Trường khẳng định: “Chất lượng đội ngũ CBCC của đơn vị còn nhiều bất cập, một số cán bộ còn hạn chế về nghiệp vụ, thiếu kiến thức tin học,.. phần đa là những CBCC lớn tuổi độ tuổi trung bình từ 35 - 40 tuổi (Theo báo cáo hằng năm của Phòng Tổ chức cán bộ) làm việc theo kinh nghiệm lâu năm
nên gây nên khó khăn khơng nhỏ trong cơng tác chi NSNN”. Đây thực sự là vấn đề của đơn vị KBNN Bình Phước.
-Vấn đề thứ ba là một số CBCC vẫn chưa thấy hài lòng với ngạch bậc, mức lương mà mình đang hiện hưởng, CBCC cịn đang ở ngạch Sơ cấp, Kế toán viên Sơ cấp, Cán sự, Kế toán viên Trung cấp tuy đã có bằng Đại học từ lâu nhưng chưa được thi chuyển ngạch vẫn giữ mức ngạch cũ là Sơ cấp, Cán sự trong khi số CBCC mới tuyển dụng lại có ngạch bậc cao hơn là mức Chuyên viên. Nhưng việc tuyển dụng, xếp ngạch bố trí nhân sự là từ KBNN Trung Ương. CBCC Kho bạc được đảm bảo 2.4 mức lương cơ bản theo khả năng tiết kiệm chi. Do đó đây cũng khơng là vấn đề phải quan tâm vì liên quan đến quyền lợi, chính sách chế độ của CBCC.
- Vấn đề thứ tư được nói tới là: Số lượng CBCC vẫn cịn thiếu. Chun gia nói về việc thiếu hụt biên chế so với dự toán được giao. KBNN hiện nay mới chỉ có 180 CBCC vẫn cịn thiếu 8 cơng chức so với dự toán được giao ban đầu. Cùng với việc thắt chặt chi NSNN với nhiều thủ tục, số lượng các đơn vị giao dịch với KBNN ngày càng tăng cộng với tình trạng thiếu hụt đội ngũ cán bộ công chức trẻ đang là vấn đề quan tâm của Ban Giám đốc KBNN Bình Phước.
Theo bảng 3.1- Báo cáo số lượng biên chế năm 2018 dưới đây cho thấy vẫn còn thiếu hụt một lượng CBCC có trình độ để tham gia vào hệ thống kiểm soát thanh toán các khoản chi.
STT TÊN ĐƠN VỊ Thực hiện năm 2018 Tổng số biên chế được cấp có thẩm quyền giao (Người) Tổng số biên chế có mặt tại thời điểm 31/12 (Người) A B 1 2 TỔNG SỐ 188 180 1 Văn phòng KBNN tỉnh 68 65 2 KBNN Bình Long 11 11 3 KBNN Lộc Ninh 13 12 4 KBNN Phước Long 11 10 5 KBNN Bù Đăng 13 12 6 KBNN Đồng Phú 12 12 7 KBNN Chơn Thành 12 12 8 KBNN Bù Đốp 12 11 9 KBNN Hớn Quản 12 12 10 KBNN Bù Gia Mập 12 11 11 KBNN Phú Riềng 12 12
Bảng 3.1 Báo cáo số lượng biên chế năm 2018
(Nguồn Phịng Tổ chức cán bộ- KBNN Bình Phước)
3.1.2.2 Kiểm chứng vấn đề về đánh giá rủi ro:
- Theo chuyên gia việc nhận diện rủi ro từ hoạt động Thanh tra- Kiểm tra nội bộ, thanh tra chuyên ngành toàn diện đến kiểm tra chuyên đề, từ kiểm tra định kỳ đến kiểm tra đột xuất, vẫn còn nhiều hạn chế và bất cập trong quá trình nhận diện rủi ro. Hầu hết các vi phạm được mô tả diễn biến nhưng chưa đề cập hoặc đề cập sơ sài để nói về nguyên nhân và điều kiện phát sinh của rủi ro, thường bám vào khung rủi ro do KBNN ban hành. Dẫn đến việc đánh giá rủi ro mang tính chủ quan hơn là khách quan và đây thực sự là vấn đề của đơn vị KBNN Bình Phước.
- Chuyên gia chỉ ra rằng: “Với mục tiêu tiến tới Kho bạc điện tử, các hoạt động quản lý NSNN, đặc biệt là chi NSNN cần phải được quan tâm hơn nữa. Mặc dù có nhiều tài khoản của nhiều chương trình như TABMIS, chương trình dịch vụ cơng trực tuyến, chương trình đầu tư, chương trình kiểm sốt lương… nhưng thông tin tài khoản luôn được bảo mật tuyệt đối. Việc CBCC nhập sai tài khoản sẽ được khởi động và cung cấp lại kịp thời, máy tính để bàn cá nhân của mỗi CBCC luôn mặc định là sau 30 ngày làm việc sẽ tự động bắt thay đổi mật khẩu. Do đó việc có nhiều tài khoản trên nhiều chương trình khơng ảnh hưởng đến hoạt động của đơn vị KBNN Bình Phước cũng như đây chưa phải là vấn đề đáng quan tâm”.
3.1.2.3 Kiểm chứng vấn đề về hoạt động kiểm soát:
Theo chuyên gia nhận định: “Việc kiểm tra tính chính xác của báo cáo hay việc kiểm tra dữ liệu đầu vào hiện nay cịn nhiều hạn chế do các thơng tin được tổng hợp từ các phần mềm riêng lẻ. Việc nâng cấp hệ thống còn nhiều bất cập và thường xảy ra lỗi hệ thống, nhất là vào thời điểm cuối năm khi lượng chứng từ của các đơn vị giao dịch nhiều. Gây khó khăn cho CBCC kiểm sốt chi NSNN phải nhập chứng từ và kiểm soát chứng từ với số lượng lớn”. Đây thực sự là vấn đề đang quan tâm hiện nay.
Căn cứ vào yêu cầu cơng việc, trình độ, năng lực, phẩm chất cán bộ, tình hình thực tế của đơn vị và tuân theo các ngun tắc phân cơng, bố trí cán bộ. Ban Giám đốc cùng với Phòng Tổ chức cán bộ đã bố trí cán bộ phù hợp với tình hình thực tế tại đơn vị, bố trí có đủ chức danh theo quy định, đảm bảo quyền độc lập về chuyên môn nghiệp vụ của từng bộ phận theo quy định. Nên đây không phải là vấn đề của KBNN Bình Phước hiện nay.
3.1.2.4 Kiểm chứng vấn đề về thông tin và truyền thông:
Vấn đề thơng tin được trình tới lãnh đạo để xin ý kiến của một số CBCC bị sai lệch gây khó khăn trong cơng tác chi NSNN là chưa phản ánh đúng thực trạng của đơn vị. Do trong quá trình trao đổi vẫn cịn có một số quan điểm chưa đồng nhất
giữa các lãnh đạo. Đây chưa phải là vấn đề thực sự của đơn vị - Theo chuyên gia đánh giá.
Trong quá trình làm việc thực tế thì văn bản được xử lý theo bản giấy đến Giám đốc KBNN Bình Phước sau đó sẽ đưa lại xuống văn thư để scan gửi lên chương trình EdocTC (Trang điện tử tập hợp văn bản đi và đến của KBNN Bình Phước). Tuy nhiên số lượng CBCC khai thác trang thông tin này chưa nhiều theo đó việc CBCC cịn chậm trong vấn đề cập nhật văn bản mới gây nên nhiều khó khăn trong cơng tác chi NSNN. Đây là vấn đề của KBNN Bình Phước hiện nay.
3.1.2.5 Kiểm chứng vấn đề về giám sát:
Đầu năm KBNN Bình Phước đều xây dựng kế hoạch kiểm tra về hoạt động của đơn vị và được tiến hành theo đúng trình tự quy định, có các bước cơng việc và phương pháp thực hiện riêng biệt, đảm bảo tính phù hợp trong từng hồn cảnh khác nhau. Thơng qua việc kiểm tra định kỳ hàng quý của đơn vị, của Thanh tra KBNN, Kiểm toán Nhà nước… căn cứ vào biên bản kiểm tra phát hiện những sai sót về nghiệp vụ. Tuy nhiên việc chấn chỉnh sai phạm sau khi thành lập biên bản kiểm tra vẫn là bài tốn khó cho cơng tác kiểm tra tại đơn vị KBNN Bình Phước.
Chuyên gia đánh giá việc CBCC thực hiện tự kiểm tra chưa hiệu quả do hình thức này đã được phổ biến trong các kế hoạch đề ra trước đây của cơ quan nhưng sau mỗi đợt thanh tra nội bộ của KBNN vẫn phát hiện ra nhiều sai sót. Về vấn đề kiểm tra chéo chứng từ của nhau để phát hiện sai sót được một vài đơn vị áp dụng, một số đơn vị áp dụng một thời gian rồi thôi dẫn đến việc chứng từ xảy ra nhiều sai sót trong quá trình chi NSNN. Đây thực sự là vấn đề khó khăn của KBNN Bình Phước hiện nay.
Qua những đánh giá của chuyên gia trên đây, tác giả đã tổng hợp tại phụ lục