CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
4.3 Nội dung và quy trình vận hành
Bước 1: Xác định các hoạt động và nguồn lực liên quan đến hoạt động
Hoạt động được hiểu là tác nhân, nguyên nhân gây nên chi phí, tiêu hao nguồn lực tại đơn vị. Hoạt động là tập hợp của một hay nhiều cơng việc khác nhau. Ví dụ: hoạt động mua nguyên liệu, hoạt động sản xuất,…
Trong thiết kế mơ hình ABC, xác định hoạt động là bước rất quan trọng và khó khăn. Trong nghiên cứu này tác giả đã áp dụng phương pháp khảo sát, lấy ý kiến các trưởng bộ phận để liệt kê tất cả các hoạt động có phát sinh chi phí, sử dụng nguồn
Chi phí ngồi sản xuất
Chi phí bán hàng Chi phí quản lý doanh nghiệp Hoạt
động 1 động 2 Hoạt động 3 Hoạt động … Hoạt
SẢN PHẨM Tiêu thức phân bổ HĐ 1 Tiêu thức phân bổ HĐ 2 Tiêu thức phân bổ HĐ 3 Tiêu thức phân bổ HĐ … Chi phí ngun vật liệu trực tiếp Chi phí nhân cơng trực tiếp Chi phí sản xuất chung Chi phí sản xuất
lực. Tác giả đã phỏng vấn, lấy ý kiến của: trưởng bộ phận kế hoạch sản xuất, quản lý phân xưởng sản xuất, trưởng phòng cơ điện, trưởng phòng kinh doanh, trưởng phòng RD, trưởng phòng thu mua, kế tốn tổng hợp. Hình thức là trao đổi trực tiếp, sau đó tác giả tiến hành ghi chép lại theo bảng câu hỏi đã in sẵn. Câu hỏi và kết quả phỏng vấn được tác giả đính kèm ở Phụ lục 10.
Sau đó tác giả tiến hành nhóm các hoạt động có tính chất tương đồng lại với nhau để rút ra các hoạt động chính tại đơn vị. Trong quá trình phỏng vấn về các hoạt động tác giả cũng phỏng vấn về các chi phí, nguồn lực mà hoạt động đó sử dụng cũng như tỷ lệ phần trăm tiêu hao nguồn lực của các hoạt động đó nhằm phục vụ cho bước tiếp theo là tập hợp chi phí cho các hoạt động.
Kết quả tác giả tổng hợp được các hoạt động chính tại đơn vị như bảng bên dưới:
STT Hoạt động chính
1 Hoạt động mua hàng
2 Hoạt động chuẩn bị sản xuất 3 Hoạt động sơ chế nguyên liệu 4 Hoạt động định hình sản phẩm 5 Hoạt động đóng gói sản phẩm 6 Hoạt động hỗ trợ sản xuất 7 Hoạt động phục vụ sản xuất 8 Hoạt động quản lý sản xuất
9 Hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới 10 Hoạt động kiểm soát chất lượng
11 Hoạt động quan hệ khách hàng 12 Hoạt động quảng cáo, hội chợ 13 Hoạt động xuất nhập khẩu
14 Hoạt động quản lý chung (nhân sự, kế toán, quản lý,…)
Bảng 4.1: Các hoạt động chính tại cơng ty (nguồn: tác giả tổng hợp)
Trong thiết kế mơ hình ABC, xác định chi phí, nguồn lực sử dụng liên quan đến hoạt động cũng là cơng việc rất quan trọng vì nó quyết định đến các loại thước đo nguồn lực, đo lường chi phí sử dụng nguồn lực.
Xác định nguồn lực và chi chi phí liên quan đến sử dụng nguồn lực của hoạt động thường được tiến hành trên cơ sở phân tích mối quan hệ giữa các nguồn lực với hoạt động hay nhóm hoạt động. Về cơ bản, nguồn lực sử dụng và chi phí sử dụng nguồn lực được xác định, tập hợp theo từng hoạt động hoặc nhóm hoạt động và phạm vi chi phí. Trong nghiên cứu này tác giả gặp thuận lợi khi tác giả là kế toán quản trị và là người trực tiếp theo dõi chi phí hoạt động của cơng ty trong các năm gần đây nên tác giả hiểu rõ nguồn lực và chi phí sử dụng cho từng hoạt động. Tác giả cũng nhận được sự trợ giúp về nhân sự thống kê khi được Ban lãnh đạo chỉ đạo các bộ phận hỗ trợ tốt nhất có thể cho quá trình thu thập dữ liệu của tác giả.
Nguồn lực và hoạt động gây nên chi phí có thể chia theo các phạm vi phổ biến như sau: - Cấp độ sản phẩm - Cấp độ lơ sản phẩm - Cấp độ dịng sản phẩm - Cấp độ khách hàng
- Cấp độ toàn doanh nghiệp
Bảng bên dưới sẽ thể hiện cấp độ của từng hoạt động chính tại đơn vị.
STT Hoạt động chính Cấp độ
1 Hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp và mua hàng Toàn doanh nghiệp
2 Hoạt động chuẩn bị sản xuất Lô sản phẩm
3 Hoạt động sơ chế nguyên liệu Sản phẩm
4 Hoạt động định hình sản phẩm Sản phẩm
5 Hoạt động đóng gói sản phẩm Sản phẩm
6 Hoạt động hỗ trợ sản xuất Lô sản phẩm
7 Hoạt động phục vụ sản xuất Lô sản phẩm
8 Hoạt động quản lý sản xuất Lô sản phẩm
9 Hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới Dòng sản phẩm 10 Hoạt động kiểm soát chất lượng Lô sản phẩm
11 Hoạt động quan hệ khách hàng Khách hàng
12 Hoạt động quảng cáo, hội chợ Khách hàng
13 Hoạt động xuất nhập khẩu Lô sản phẩm
14 Hoạt động quản lý chung Toàn doanh nghiệp
Bảng 4.2: Cấp độ hoạt động (nguồn: tác giả tổng hợp)
Đo lường nguồn lực sử dụng cho từng hoạt động
Trên nền tảng hoạt động và nguồn lực đã được xác định chi phí nguồn lực sử dụng cho từng hoạt động sẽ được xác định ở bước tiếp theo.
Trên nền tảng hoạt động đã được xác lập, nguồn lực sử dụng, phạm vi chi phí đã được xác định, chi phí được tập hợp theo từng hoạt động. Về cơ bản, nếu xét theo mối quan hệ với đối tượng chịu chi phí ở nghiên cứu này là sản phẩm tiêu thụ thì các hoạt động phát sinh chi phí chia ra thành hai nhóm là nhóm những hoạt động có liên quan trực tiếp đến sản phẩm và nhóm hoạt động liên quan gián tiếp đến sản phẩm. Vì vậy, chi phí được tập hợp theo hai nhóm hoạt động.
Tập hợp chi phí cho những hoạt động có mối quan hệ trực tiếp đến sản phẩm như tập hợp chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân cơng trực tiếp của hoạt động sản xuất.
Tập hợp chi phí cho những đối tượng có mối quan hệ gián tiếp đến sản phẩm như tập hợp chi phí sản xuất chung, chi phí quản lý chung,…Với nhóm này, chi phí được tập hợp cho những hoạt động, nhóm ở những phạm vi quản lý khác nhau như phạm vi từng lơ sản phẩm, từng dịng sản phẩm, từng khách hàng và phạm vi toàn doanh nghiệp.
Cấp độ sản phẩm
Hoạt động sơ chế nguyên liệu
Chi phí nhân cơng trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm.
Hoạt động định hình sản phẩm
Chi phí nhân cơng trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm.
Hoạt động đóng gói sản phẩm
Chi phí nhân cơng trực tiếp được tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm. Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp tập hợp trực tiếp cho từng sản phẩm.
Cấp độ lô sản phẩm
Hoạt động chuẩn bị sản xuất
Chi phí nhân cơng: Bao gồm chi phí nhân cơng bộ phận kế hoạch sản xuất và bộ phận lưu kho nguyên liệu. Chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Chi phí thiết bị, dụng cụ: bao gồm các chi phí như mua máy tính, máy lạnh, quạt máy,…Chi phí này tập hợp trực tiếp thơng qua đề nghị mua thiết bị, dụng cụ của bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận kho nguyên liệu.
Chi phí khấu hao: bao gồm chi phí khấu hao các tài sản dùng ở bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận kho nguyên liệu như máy vi tính, kho nguyên liệu, xe nâng,…Chi phí này được tập hợp thơng qua bảng khấu hao tài sản của công ty trong kỳ.
Chi phí khác của bộ phận kế hoạch sản xuất như chi phí văn phịng phẩm, tiếp khách, quà tặng,…Các chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua các chứng từ kế toán.
Hoạt động hỗ trợ sản xuất
Chi phí nhân cơng: bao gồm chi phí nhân cơng bộ phận cơ điện phụ trách sửa chữa, bảo trì máy móc. Chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Chi phí vận hành, sửa chữa, bảo trì, cải tiến,…máy móc thiết bị. Chi phí này này bao gồm th bên ngồi sửa chữa và xuất vật tư cho bộ phận cơ điện tự sửa chữa. Chi phí này được tập hợp thơng qua phiếu đề nghị của bộ phận cơ điện.
Chi phí khấu hao: bao gồm tất cả chi phí khấu hao các máy móc, thiết bị, nhà xưởng phục vụ hoạt động sản xuất. Chi phí này được tập hợp thơng qua bảng khấu hao tài sản của công ty trong kỳ.
Các chi phí khác liên quan được tập hợp trực tiếp thơng qua các chứng từ kế tốn.
Hoạt động phục vụ sản xuất
Chi phí năng lượng như điện, nước, gas,... Chỉ tập hợp chi phí năng lượng phục vụ sản xuất, không tập hợp chi phí năng lượng phục vụ khối văn phòng. Tập hợp thơng qua các chứng từ kế tốn trong kỳ.
Chi phí nhân cơng: bao gồm chi phí nhân cơng của bộ phận vệ sinh sản xuất. Chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Chi phí vật tư cơng cụ phục vụ sản xuất như đồng phục, găng tay, ủng,… Chi phí này được tập hợp thơng qua các đề nghị mua của bộ phận xưởng.
Hoạt động quản lý sản xuất
Chi phí nhân cơng: bao gồm chi phí nhân cơng của bộ phận quản lý sản xuất. Chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Chi phí quản lý khác như văn phịng phẩm, đồng phục, … Chi phí này được tập hợp thông qua phiếu đề nghị và phiếu bàn giao của bộ phận quản lý sản xuất.
Hoạt động kiểm sốt chất lượng
Chi phí nhân cơng: bao gồm chi phí nhân cơng bộ phận kiểm sốt chất lượng. Chi phí này được tập hợp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Chi phí kiểm tra, đánh giá liên quan kiểm tra đánh giá thành phẩm xuất khẩu. Chi phí này được tập hợp thơng qua các chứng từ đánh giá, kiểm nafi, cấp chứng nhận...
Chi phí khấu hao: bao gồm khấu hao các tài sản thuộc bộ phận kiểm soát chất lượng.
Các chi phí khác của bộ phận kiểm sốt chất lượng như văn phịng phẩm, cơng tác phí, nhận gửi bưu phẩm, chi phí in ấn,… được tập hợp trực tiếp thơng qua các chứng từ kế toán.
Hoạt động xuất nhập khẩu
Chi phí nhân cơng: Chi phí này được tập hợp thơng qua bảng lương từ phòng nhân sự, kết hợp với phỏng vấn trưởng bộ phận kinh doanh để phân bổ cho các hoạt động của trung tâm bán hàng.
Chi phí xuất nhập khẩu: Chi phí này bao gồm các chi phí xuất hàng như đóng cont, niêm chì, xếp dở hàng tại cảng,…Chi phí này được tập hợp thông qua các chứng từ kế tốn trong kỳ.
Ngồi ra cịn có các chi phí khác liên quan hoạt động xuất nhập khẩu như cơng tác phí, tiếp khách, quà tặng,…
Cấp độ dòng sản phẩm
Hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
Chi phí nhân cơng bộ phận nghiên cứu và phát triển. Chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Chi phí thử nghiệm, sản xuất mẫu. Chi phí này bao gồm các chi phí như đi dùng thử bên ngồi, ngun liệu phục vụ sản xuất mẫu, đánh giá chất lượng mẫu,…Chi phí này được tập hợp thơng qua các chứng từ kế tốn trong kỳ.
Chi phí đăng ký sản phẩm mới gồm các chi phí để cấp chứng nhận sản phẩm. Chi phí này được tập hợp thơng qua các chứng từ kế toán trong kỳ.
Cấp độ khách hàng
Hoạt động quan hệ khách hàng
Chi phí nhân cơng. Chi phí này được tập hợp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự, kết hợp với phỏng vấn trưởng bộ phận kinh doanh để phân bổ cho các hoạt động của trung tâm bán hàng.
Chi phí máy móc dụng cụ phục vụ liên lạc với khách hàng. Chi phí tiếp khách, quan hệ khách hàng,…Các chi phí này được tập hợp thơng qua các chứng từ kế toán trong kỳ.
Hoạt động quảng cáo, hội chợ
Chi phí nhân cơng. Chi phí này được tập hợp thơng qua bảng lương từ phòng nhân sự, kết hợp với phỏng vấn trưởng bộ phận kinh doanh để phân bổ cho các hoạt động của trung tâm bán hàng.
Chi phí hội chợ, triển lãm. Chi phí tham gia các cuộc triển lãm, hội chợ trong và ngoài nước. Các chi phí thành viên trong các hiệp hội,… Các chi phí này được tập hợp thông qua các chứng từ kế tốn trong kỳ.
Cấp độ tồn doanh nghiệp Hoạt động mua hàng
Chi phí nhân cơng bộ phận mua hàng. Chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Chi phí thiết bị, dụng cụ phục vụ cho hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp và mua hàng như điện thoại, máy tính, văn phịng phẩm. Các chi phí khác liên quan như văn phịng phẩm, cơng tác phí, tiếp khách,… Các chi phí này được tập hợp thơng qua các chứng từ kế toán trong kỳ.
Hoạt động này gồm các hoạt động về nhân sự, kế toán, quản lý chung.
Chi phí nhân cơng bộ phận nhân sự, kế tốn, quản lý. Chi phí này được tập hợp trực tiếp thơng qua bảng lương từ phịng nhân sự.
Các chi phí khác liên quan như chi phí đào tạo, tuyển dụng, chi phí khấu hao văn phịng, chi phí điện nước khối văn phịng,… Các chi phí này được tập hợp thơng qua các chứng từ kế tốn trong kỳ.
Mẫu sổ theo dõi chi phí theo hoạt động:
SỔ THEO DÕI Hoạt động: …
STT Chứng từ Nội dung Số tiền
Số Ngày
1 Chi phí nhân cơng
2 Chi phí khấu hao
3 Chi phí thiết bị, dụng cụ
… …
Cộng
Bước 3: Tính hệ số phân bổ chi phí theo từng hoạt động
Dựa vào các nghiên cứu ứng dụng trước đây về triển khai ABC và kết quả khảo sát các bộ phận liên quan, tác giả tổng hợp nên bảng cơ sở phân bổ chi phí như bên dưới.
STT Hoạt động chính Cơ sở phân bổ chi phí
1 Hoạt động mua hàng Doanh thu
2 Hoạt động chuẩn bị sản xuất Số lần sản xuất 3 Hoạt động sơ chế nguyên liệu Trực tiếp 4 Hoạt động định hình sản phẩm Trực tiếp 5 Hoạt động đóng gói bao bì sản phẩm Trực tiếp
7 Hoạt động phục vụ sản xuất Số giờ sản xuất
8 Hoạt động quản lý sản xuất Số giờ công quản lý sản xuất 9 Hoạt động nghiên cứu và phát triển sản
phẩm mới
Số lượng mẫu gửi
10 Hoạt động kiểm soát chất lượng Số lần kiểm tra 11 Hoạt động quan hệ khách hàng Doanh thu 12 Hoạt động quảng cáo, hội chợ Doanh thu
13 Hoạt động xuất nhập khẩu Số cont hàng xuất 14 Hoạt động quản lý chung Doanh thu
Bảng 4.3: Cơ sở phân bổ chi phí hoạt động
Trên cơ sở phân bổ chi phí đã được xác định, hệ số phân bổ được xác định riêng theo từng hoạt động và cơ sở phân bổ tương ứng. Hệ số phân bổ của một hoạt động bằng tổng chi phí đã tập hợp cho hoạt động đó chia cho tổng cơ sở phân bổ của hoạt động đó.
STT Hoạt động chính Hệ số phân bổ chi phí
1 Hoạt động mua hàng N1 = ∑ chi phí / ∑ doanh thu 2 Hoạt động chuẩn bị sản xuất N2 = ∑ chi phí / ∑ số lần sản xuất 3 Hoạt động hỗ trợ sản xuất N3 = ∑ chi phí / ∑ số giờ chạy máy 4 Hoạt động phục vụ sản xuất N4 = ∑ chi phí / ∑ số giờ sản xuất 5 Hoạt động quản lý sản xuất N5 = ∑ chi phí / ∑ số giờ công
quản lý sản xuất 6 Hoạt động nghiên cứu và phát triển
sản phẩm mới
N6 = ∑ chi phí / ∑ số mẫu đã gửi
7 Hoạt động kiểm soát chất lượng N8 = ∑ chi phí / ∑ số lần kiểm tra 8 Hoạt động quan hệ khách hàng N9 = ∑ chi phí / ∑ doanh thu