CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
5.2 Kiến nghị, kế hoạch hành động
Bước 1: Theo tác giả yếu tố quan trọng nhất vẫn là nhận thức về hệ thống kế toán chi phí theo ABC chính vì vậy cần có nhiều buổi thuyết trình về ABC cho Ban lãnh đạo và các nhân viên công ty nắm vững, đảm bảo các nhân viên hiểu bản chất của hệ thống mới. Công việc đầu tiên là phải thuyết phục được Ban lãnh đạo thay đổi hệ thống kế tốn chi phí để sử dụng thơng tin từ hệ thống mới, khơng cần bộ phận tính giá riêng cho Ban lãnh đạo nữa. Muốn vậy tác giả dự định sẽ có những buổi thuyết
trình cho Ban lãnh đạo thấy được hạn chế hệ thống hiện tại, thấy được mơ hình ABC phù hợp như thế nào với nhu cầu thông tin của Ban lãnh đạo. Sau đó, tác giả sẽ lên và trình một dự án chi tiết cơng tác triển khai ABC để Ban lãnh đạo thấy được lợi ích của hệ thống mới và thấy được những việc cần phải làm từ đó thuyết phục Ban lãnh đạo chấp nhận thay đổi. Sau khi đã được sự chấp thuận của Ban lãnh đạo thì cần sự ủng hộ của các bộ phận, tác giả đề xuất nên tổ chức các cuộc họp với sự chủ trì của nhóm triển khai có sự tham gia của Ban lãnh đạo.
Bước 2: Thành lập nhóm triển khai gồm đầy đủ các bộ phận chuyên mơn. Nhóm triển khai cần có đầy đủ các bộ phận chun mơn vì thế với sự ủng hộ của Ban lãnh đạo, tác giả đề xuất nhóm triển khai cần có chuyên viên kế toán, chuyên viên tài chính, chuyên viên mua hàng, chuyên viên kinh doanh, chuyên viên phát triển sản phẩm, chuyên viên công nghệ thông tin, bộ phận kế hoạch sản xuất, bộ phận sản xuất, bộ phận kho, bộ phận bảo trì sửa chữa. Tác giả dự định sẽ có buổi thuyết trình và làm việc với từng phòng ban. Sau khi các nhân viên đã hiểu rõ mơ hình mới sẽ dựa trên sự tự nguyện và năng lực chuyên môn để chọn ra các chuyên viên vào nhóm triển khai hệ thống.
Bước 3: Xây dựng đội ngũ thu thập dữ liệu. Đây là yếu tố quan trọng vì hệ thống ABC cần số liệu chi tiết và chính xác để có cơ sở phân bổ chi phí phù hợp. Tác giả đề xuất như sau:
STT Hoạt động chính Đề xuất
1 Hoạt động mua hàng Cơ sở phân bổ là tổng doanh thu nên không cần nhân viên thống kê, doanh thu sẽ dựa vào báo cáo bán hàng.
2 Hoạt động chuẩn bị sản xuất Bộ phận kế hoạch sản xuất cần có nhân viên ghi chép lại số lần sản xuất của từng mặt hàng trong kỳ tính giá thành.
3 Hoạt động sơ chế nguyên liệu Cần có 1 nhân viên thống kê ghi chép lại thời gian sử dụng lao động trực tiếp cho từng sản phẩm để có cơ sở ghi nhận chi
phí nhân công trực tiếp cho từng sản phẩm sản xuất.
4 Hoạt động sản xuất, định hình sản phẩm
Cần có 1 nhân viên thống kê ghi chép lại thời gian sử dụng lao động trực tiếp cho từng sản phẩm để có cơ sở ghi nhận chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng sản phẩm sản xuất.
5 Hoạt động đóng gói bao bì sản phẩm
Cần có 1 nhân viên thống kê ghi chép lại thời gian sử dụng lao động trực tiếp cho từng sản phẩm để có cơ sở ghi nhận chi phí nhân cơng trực tiếp cho từng sản phẩm sản xuất.
6 Hoạt động hỗ trợ sản xuất Trong từng khâu sơ chế, sản xuất định hình và đóng gói sản phẩm đều có nhân viên thống kê nên nhân viên này cần ghi chép thêm thời gian sử dụng máy móc cho từng sản phẩm cụ thể để có cơ sở phân bổ chi phí.
7 Hoạt động phục vụ sản xuất Trong từng khâu sơ chế, sản xuất định hình và đóng gói sản phẩm đều có nhân viên thống kê nên nhân viên này cần ghi chép thêm thời gian sản xuất cho từng sản phẩm cụ thể để có cơ sở phân bổ chi phí. 8 Hoạt động quản lý sản xuất Trong từng khâu sơ chế, sản xuất định
hình và đóng gói sản phẩm đều có nhân viên thống kê nên nhân viên này cần ghi chép thêm thời gian nhân viên quản lý sản xuất tham gia quản lý cho từng sản phẩm cụ thể để có cơ sở phân bổ chi phí.
9 Hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới
Phòng phát triển sản phẩm tự thống kê số lượng mẫu gửi cho từng khách hàng, từng sản phẩm để có cơ sở phân bổ chi phí phù hợp.
10 Hoạt động kiểm soát chất lượng
Bộ phận kiểm tra chất lượng thống kê lại số lần kiểm tra theo từng sản phẩm để có cơ sở phân bổ chi phí phù hợp.
11 Hoạt động quan hệ khách hàng Để đơn giản tác giả đề xuất phòng kinh doanh đánh giá tỷ lệ hoạt động này theo từng thị trường, sau đó phân bố đến sản phẩm dựa trên doanh thu từng sản phẩm của từng thị trường.
12 Hoạt động quảng cáo, hội chợ Để đơn giản hóa tác giả đề xuất bộ phận kinh doanh ghi chép lại chi phí hội chợ, quảng cáo cho từng thị trường sau đó phân bố đến sản phẩm dựa trên doanh thu từng sản phẩm của từng thị trường.
13 Hoạt động xuất nhập khẩu Bộ phận xuất nhập khẩu ghi nhận lại số lượng cont xuất của từng sản phẩm để có cơ sở phân bổ chi phí phù hợp.
14 Hoạt động quản lý chung Cơ sở phân bổ là tổng doanh thu nên không cần nhân viên thống kê, doanh thu sẽ dựa vào báo cáo bán hàng.
Để q trình thống kê được chính xác hơn, tác giả đề xuất giai đoạn sản xuất định hình cần có 2 nhân viên thống kê, phân chia trách nhiệm rõ ràng để ghi chép lại các số liệu như tác giả trình bày ở trên.
Bước 4: Tiếp theo về mặt công nghệ hỗ trợ tác giả đề xuất tuyển dụng thêm nhân viên IT để tăng tính hiệu quả khâu ghi chép, tổng hợp và xử lý dữ liệu vì hiện tại cơng
ty chỉ có 1 nhân viên IT khi xảy ra sự cố thì các phịng ban chức năng khơng được hỗ trợ kịp thời. Bảo trì kiểm tra lại tồn bộ hệ thống máy tính, nâng cấp các máy tính khơng đạt u cầu. Xây dựng lại hệ thống chứng từ kế toán theo hướng hỗ trợ triển khai ABC, hỗ trợ tổng hợp chi phí từng hoạt động.
Sau khi đã có được thơng tin từ hệ thống mới tác giả cũng đề xuất xây dựng lại báo cáo kế toán quản trị áp dụng các thông tin từ hệ thống ABC để Ban lãnh đạo dễ nhìn nhận, đánh giá hơn.