CHƯƠNG 2 : CƠ SỞ LÝ THUYẾT
4.4 Minh họa số liệu sau khi triển khai
Sau đây tác giả sẽ minh họa bằng số liệu thực tế triển khai hệ thống kế tốn chi phí theo ABC tại đơn vị. Để có được số liệu minh họa này tác giả đã may mắn được sự ủng hộ của Ban lãnh đạo ra chỉ thị các phịng ban hỗ trợ cơng tác thống kế, thu thập dữ liệu của tác giả. Tuy nhiên, số liệu này chỉ mang tính chất minh họa cho đề xuất triển khai của tác giả vì để triển khai đầy đủ hệ thống kế tốn chi phí theo ABC cần thêm nhiều yếu tố khác hỗ trợ sẽ được tác giả trình bày ở phần sau.
Xác định và tập hợp chi phí chung cho các hoạt động
STT Hoạt động chính Tổng chi phí
1 Hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp và mua hàng 90.938.476,75
2 Hoạt động chuẩn bị sản xuất 305.703.309,50
3 Hoạt động sơ chế nguyên liệu Theo dõi chi phí trực tiếp sản phẩm 4 Hoạt động định hình sản phẩm Theo dõi chi phí
trực tiếp sản phẩm
5 Hoạt động đóng gói sản phẩm Theo dõi chi phí
trực tiếp sản phẩm
6 Hoạt động hỗ trợ sản xuất 3.835.610.944,02
7 Hoạt động phục vụ sản xuất 2.541.484.869,27
8 Hoạt động quản lý sản xuất 712.560.235,00
9 Hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới 166.834.799,37 10 Hoạt động kiểm soát chất lượng 1.099.327.245,00
11 Hoạt động quan hệ khách hàng 216.722.131,81
12 Hoạt động quảng cáo, hội chợ 99.034.641,49
13 Hoạt động xuất nhập khẩu 682.137.120,00
14 Hoạt động quản lý chung 3.202.243.997,96
Tính hệ số phân bổ chi phí theo từng hoạt động
STT Hoạt động chính Tổng chi phí Mức độ Hệ số phân bổ
1 Hoạt động tìm kiếm nhà cung cấp và mua hàng 90.938.476,75 2.659.111 usd 34,19 2 Hoạt động chuẩn bị sản xuất 305.703.309,50 102 lần 2.997.091,26 3 Hoạt động sơ chế nguyên liệu 4 Hoạt động định hình sản phẩm 5 Hoạt động đóng gói sản phẩm 6 Hoạt động hỗ trợ sản xuất 3.835.610.944,02 1.188 giờ chạy máy 3.228.628,74 7 Hoạt động phục vụ sản xuất 2.541.484.869,27 1.014 giờ sản xuất 2.506.395,33 8 Hoạt động quản lý sản xuất 712.560.235,00 4.732 giờ công quản lý sản xuất 150.583,31 9 Hoạt động nghiên cứu và phát triển sản phẩm mới 166.834.799,37 168 mẫu 993.064,28
10 Hoạt động kiểm soát chất lượng 1.099.327.245,00 121 lần 9.085.349,13 11 Hoạt động quan hệ khách hàng 216.722.131,81 Thị trường UK 30% 2.031.843 usd 32,00 Thị trường ÚC 20% 65.668 usd 660,05
Thị trường MỸ 30% 93.132 usd 698,11 Thị trường khác 20% 468.468 usd 92,52 12 Hoạt động quảng cáo, hội chợ 99.034.641,49 Thị trường UK 30% 2.031.843 usd 14,62 Thị trường ÚC 20% 65.668 usd 301,62 Thị trường MỸ 30% 93.132 usd 319,01 Thị trường khác 20% 468.468 usd 42,28 13 Hoạt động xuất nhập khẩu 682.137.120,00 48 cont 14.211.190,00 14 Hoạt động quản lý chung 3.202.243.997,96 2.659.111 usd 1.204,25
Phân bổ chi phí và lập báo cáo chi phí theo ABC cho từng đối tượng chịu chi phí. Minh họa báo cáo chi phí cho sản phẩm: Tơm Tempura 13G IC --- (Tempura Prawn 13G IC) Hoạt động Hệ số phân bổ Mức độ sử dụng Chi phí Phần 1: Chi phí chung Hoạt động mua hàng 34,19 417.924,74 14.288.846,86 Hoạt động chuẩn bị sản xuất 2.997.091,26 23 68.933.098,98 Hoạt động hỗ trợ sản xuất 3.228.628,74 183 590.839.059,42 Hoạt động phục vụ sản xuất 2.506.395,33 141 353.401.741,53 Hoạt động quản lý sản xuất 150.583,31 591 88.994.736,21 Hoạt động nghiên cứu và
phát triển sản phẩm mới
993.064,28 17 16.882.092,76
Hoạt động kiểm soát chất lượng
Hoạt động quan hệ khách hàng
92,52 417.924,74 38.666.396,94
Hoạt động quảng cáo, hội chợ
42,28 417.924,74 17.669.858,00
Hoạt động xuất nhập khẩu 14.211.190,00 7 99.478.330,00 Hoạt động quản lý chung 1.204,25 417.924,74 503.285.868,14
Tổng chi phí chung phân bổ 1.919.634.917
Tổng số lượng sản xuất trong kỳ
46.800
Chi phí chung / đơn vị sản phẩm
41.017,84
Phần 2: Chi phí trực tiếp
2.1 Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp / đơn vị sản phẩm 102.253,70 2.2 Chi phí nhân cơng trực tiếp / đơn vị sản phẩm
Hoạt động sơ chế nguyên liệu
2.041,75
Hoạt động định hình sản phẩm
8.847,57
Hoạt động đóng gói bao bì sản phẩm
2.722,33
Phần 3: Chi phí trên mỗi đơn vị sản phẩm
Chi phí chung 41.017,84
Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
102.253,70
Chi phí nhân cơng trực tiếp 13.611,65
Tổng chi phí mỗi đơn vị sản phẩm
4.5 Các giải pháp đề xuất khi vận dụng hệ thống kế tốn chi phí theo ABC Về quan điểm triển khai ABC
ABC thể hiện được mối quan hệ nhân quả giữa các hoạt động phát sinh chi phí với đối tượng chịu chi phí (trong nghiên cứu này là các sản phẩm tiêu thụ) từ đó xác định được mức độ hoạt động liên quan đến sản phẩm giúp nhận biết hoạt động nào mang lại giá trị, giúp định vị lợi thế cạnh tranh, giúp điều chỉnh, cải tiến các hoạt động. ABC là một hệ thống hiện đại nhưng muốn thành cơng cần phải có được sự đồn kế, hỗ trợ lẫn nhau của nhóm triển khai và tất cả nhân viên công ty, cần quán triệt quan điểm triển khai ABC cho tất cả từ Ban lãnh đạo đến nhân viên. Quan điểm triển khai ABC:
Quan điểm 1: Triển khai ABC theo định hướng tăng cường cung cấp thơng tin hữu ích cho các quyết định của Ban lãnh đạo.
Hệ thống cũ đã khơng giúp cho Ban lãnh đạo có cơ sở thơng tin tin cậy để đưa ra các quyết định kinh doanh phù hợp, vì thế khi triển khai vận hành mơ hình mới cần xác định đúng mục tiêu hướng đến của hệ thống mới là phải cung cấp thông tin giúp nhà quản trị có cái nhìn chính xác để làm cơ sở đưa ra quyết định và kiểm sốt chi phí hiệu quả.
Quan điểm 2: Ứng dụng mơ hình ABC phải dựa trên cơ sở phù hợp với đặc điểm hoạt động, tình hình thực tế tại cơng ty.
Hệ thống kế toán dựa trên cơ sở hoạt động là một phương pháp mới trong kế toán chi phí, hệ thống địi hỏi cao tính nhân quả, vì thế muốn thành cơng cần phải triển khai phù hợp ở từng cơng ty. Mỗi cơng ty có đặc điểm hoạt động khác nhau nên không thể áp dụng ngun bản một mơ hình ABC đã thành cơng ở cơng ty khác để áp dụng triển khai vào cơng ty mình. Các cơng ty khác nhau có các hoạt động khác nhau, chi phí khác nhau, cơ sở phân bổ chi phí khác nhau…vì thế việc nghiên cứu các cơng trình khoa học trước đây chỉ mang tính chất tham khảo, giúp chúng ta có cơ sở và tầm nhìn để xây dựng mơ hình ABC chứ khơng thể áp dụng một cách máy móc vào tình hình thực tế tại cơng ty.
Kế tốn nói chung hay kế tốn theo ABC nói riêng đều khơng tạo thêm giá trị gia tăng, vì thế xu hướng tiết kiệm chi phí nên được ưu tiên. Do đó khi xây dựng mơ hình ABC cần phải xác định mục tiêu và phạm vi triển khai sao cho phát huy tối đa các nguồn lực của hệ thống hiện tại, chi phí mới phát sinh là tối thiểu và phù hợp với mục tiêu triển khai ABC.
Quan điểm 4: Ứng dụng ABC là một dự án và cần được sự đồng tình cùng tham gia của tất cả các bộ phận trong cơng ty.
Kế tốn theo ABC là một phương pháp quản trị chi phí hiện đại kết hợp giữa quản trị doanh nghiệp và kế tốn. Do đó triển khai ABC cần có sự tham gia của tất cả các phòng ban chức năng, đặc biệt là các chuyên gia trong các lĩnh vực chun mơn sẽ giúp nhóm triển khai hoạt động có hiệu quả và tiết kiệm chi phí hơn. Cần quán triệt quan điểm triển khai kế tốn ABC khơng đơn thuần là nhiệm vụ của phịng kế tốn.
Về phạm vi áp dụng
Để hệ thống theo ABC phát huy tối đa hiệu quả cung cấp thơng tin đầy đủ và chính xác cho nhà quản trị đưa ra quyết định chiến lược, ABC nên được triển khai cho tồn bộ quy trình từ sản xuất đến tiêu thụ sản phẩm và có sự tham gia của tất cả các bộ phận của chức năng của công ty, theo như Ali Khozein and Morteza Dankoob (2011).
Về mặt con người
Theo như nghiên cứu của Zhang Yi Fei and Che Ruhana Isa (2010) thì yếu tố sự ủng hộ của Ban lãnh đạo có sự liên kết chặt chẽ với sự thành công khi triển khai ABC. Tâm lý của con người là khó thay đổi, chính vì vậy để có thể triển khai ứng dụng được ABC cần phải có sự ủng hộ của Ban lãnh đạo cơng ty. Nếu khơng có sự ủng hộ và cam kết thực hiện của Ban lãnh đạo sẽ rất dễ xảy ra tình trạng các bộ phận cấp dưới khơng muốn thay đổi và cố tình duy trì cách thực hiện như hệ thống cũ.
Theo nghiên cứu của A. Gunasekaran, M. Sarhadi (1998) thì yếu tố đào tạo và giáo dục nhân viên về ABC là quan trọng. Trước khi bắt đầu triển khai ABC, nhóm triển khai nên có buổi thuyết trình trình bày những tồn tại của hệ thống cũ và lợi ích mang lại của ABC cho tồn cơng ty và cho cá nhân của các nhân viên, giúp họ thay
đổi nhận thức về ABC. Nghiên cứu của A. Gunasekaran, M. Sarhadi (1998) cũng chỉ ra rằng nên có chính sách ưu đãi để khuyến khích nhân viên thực hiện đúng định hướng triển khai ABC.
Về mặt tổ chức, quản lý
Để ứng dụng hệ thống ABC đạt kết quả tối ưu nhất, một trong những yếu tố quan trọng không thể không đề cập đến đó là sự hỗ trợ về mặt tổ chức:
- Phân công công việc phù hợp với khả năng của từng nhân viên, phòng ban. Các trung tâm hoạt động được phân trách nhiệm rõ ràng.
- Có các cuộc họp tồn cơng ty để giải thích rõ vai trị của mỗi bộ phận trong hệ thống kế tốn chi phí mới.
- Thiết lập lại đội ngũ nhân viên thống kê để thu thập dữ liệu phục vụ cho nhu cầu triển khai hệ thống mới. Đây là yếu tố rất quan trọng, ABC muốn phát huy hiệu quả thật sự của nó rất cần có một nguồn dữ liệu chính xác, đáng tin cậy. Chi phí trực tiếp cần được ghi nhận chính xác vào chi tiết từng sản phẩm, các chi phí chung phân bổ cần ghi nhận đúng mức độ sử dụng từng hoạt động của từng sản phẩm.
- Cần xây dựng một kế hoạch quản lý sự thay đổi một cách cẩn thận, thường xuyên có các cuộc họp thảo luận đánh giá tình hình triển khai.
- Phải có sự hợp tác và kết hợp của cả tổ chức, kết hợp khả năng chuyên môn của tất cả các bộ phận liên quan chứ khơng phải của riêng bộ phận kế tốn.
- Lập một nhóm triển khai bao gồm chuyên viên kế tốn, chun viên tài chính, chuyên viên IT, chuyên viên kinh doanh, chuyên viên sản xuất. Trong đó chọn ra trưởng nhóm phụ trách là người có năng lực và có tiếng nói.
- Từng bước hồn thiện, cơ cấu lại tổ chức phù hợp với mơ hình triển khai.
- Có chính sách tuyển dụng và đào tạo nhân viên theo định hướng triển khai hệ thống ABC.
Về điều kiện cơ sở vật chất
- Một trong những khó khăn lớn nhất trong việc áp dụng hệ thống ABC là chi phí rất tốn kém về việc thu thập dữ liệu. Công ty phải tập trung vào việc thu
thập và xử lý số liệu cần thiết theo một cách thức có thể hồn tồn khác biệt với hệ thống cũ. Vì vậy mà cơng ty phải xem xét kỹ lưỡng trong việc chọn thông tin cần sử dụng để thu thập dữ liệu phù hợp với mục tiêu triển khai ABC. Đầu tư trang thiết bị kỹ thuật hiện đại cho các phịng ban để việc thu thập thơng tin chính xác và kịp thời cho việc ra quyết định.
- Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin thường xuyên, kịp thời và chính xác với khối lượng nghiệp vụ lớn khi ứng dụng hệ thống ABC thì sự hỗ trợ của công nghệ kỹ thuật là một yếu tố quan trọng. Cần trang bị hệ thống máy tính hiện đại, với các công cụ, phần mềm xử lý thơng tin thích hợp, dễ sử dụng, dễ chia sẻ nguồn dữ liệu, tiết kiệm thời gian truy xuất báo cáo theo yêu cầu một cách dễ dàng, kịp thời. Các nhà quản lý phải có nhận thức và tầm nhìn phù hợp với yêu cầu quản lý hiện đại và khả năng ứng dụng công nghệ tin học để xử lý và cung cấp thơng tin, từ đó có kế hoạch đầu tư phù hợp với khả năng thực tế của cơng ty.
Khác có tính chất hỗ trợ
Tổ chức lại bộ máy kế toán quản trị theo hướng kết hợp chức năng hệ thống ABC với bộ máy kế toán quản trị. Hệ thống ABC sẽ cung cấp thơng tin hữu ích và bộ phận kế tốn quản trị cần thiết lập các báo cáo quản trị dựa trên dữ liệu hệ thống mới cung cấp, từ đó giúp Ban lãnh đạo dễ dàng tiếp cận thơng tin hữu ích giúp cho ra các quyết định chiến lược và kiểm sốt chi phí hiệu quả.
Phần mềm và chứng từ kế tốn cần có một số thay đổi theo hướng hỗ trợ thu thập, tổng hợp dữ liệu cho hệ thống ABC. Chứng từ kế toán nên được thiết kế sao cho có thể ghi chép được chi phí của từng hoạt động của mơ hình ABC. Phần mềm kế tốn cần thiết có thêm các tiện ích để tổng hợp và phân bổ chi phí theo hoạt động. Đối tượng tập hợp chi phí sẽ là các hoạt động của mơ hình ABC, hệ số phân bổ sẽ có thể đa dạng theo từng hoạt động khơng chỉ có một hệ số phân bổ chi phí như hệ thống cũ.
4.6 Hạn chế nghiên cứu
Hệ thống ABC khác biệt so với hệ thống kế tốn chi phí cũ cả về quan điểm và cách thức vận hành, vì thế khi bắt đầu triển khai ABC sẽ có rất nhiều ý kiến trái ngược nhau, một số người sẽ ủng hộ sau khi được nghe thuyết trình về những hạn chế của hệ thống cũ và lợi ích của hệ thống ABC mang lại. Tuy nhiên cũng sẽ có một số bộ phận khơng tán thành việc đổi mới, lý do đưa ra có thể là phải mất thêm thời gian, nhân viên trong khi lượng nhân viên đang thiếu hụt, họ đã quen làm việc với hệ thống cũ và không muốn thay đổi, họ không hiểu đúng quan điểm về ABC khi cho rằng việc thay đổi hệ thống kế tốn chi phí là việc của phịng kế tốn, vì thế khơng hỗ trợ cung cấp chun viên phịng mình vào nhóm triển khai ABC. Phịng ban chức năng không hợp tác sẽ rất khó cho nhóm triển khai xác định đúng các hoạt động cũng như cơ sở phân bổ chi phí cho hoạt động.
Thông tin do phương pháp ABC cung cấp về sản phẩm thường không đồng nhất với thông tin của hệ thống hạch tốn chi phí truyền thống. Mà trong thực tế, các nhà quản trị cấp trung thường quen sử dụng thông tin của hệ thống hạch tốn chi phí truyền thống trong việc đưa ra quyết định và dùng nó làm thước đo đánh giá kết quả hoạt động.
Để có được hệ thống ABC, doanh nghiệp phải tiêu tốn rất nhiều nguồn lực từ thiết kế, xây dựng đến khâu triển khai. Thông tin đầu vào của phương pháp ABC liên quan đến rất nhiều hoạt động vì vậy sẽ mất rất nhiều cơng sức để thu thập, kiểm tra và nhập dữ liệu thông tin vào hệ thống.
Hạn chế về kỹ thuật triển khai từ việc xác định các hoạt động, cơ sở phân bổ chi phí đa phần dựa vào kiến thức và quan điểm chủ quan của tác giả nên chỉ có thể mang tính chất tương đối phù hợp.
Quá trình thu thập và tổng hợp dữ liệu để triển khai vận hành mơ hình ABC rất phức tạp và cần các bộ phận ghi chép, theo dõi sát sao. Đội ngũ thống kê có nhiều người năng lực và nhận thức của mỗi người là khác nhau và tác giả khơng có biện pháp để có thể kiểm tra tồn bộ q trình ghi chép thống kê.
Hạn chế về công nghệ thơng tin, triển khai vận hành mơ hình ABC rất cần có sự