THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN THUẾ TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ TUẤN VŨ
2.3.1.6. Hóa đơn, chứng từ
Công ty áp dụng phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ nên có làm thủ tục mua hoá đơn với cơ quan quản lý thuế trực tiếp là Chi cục thuế quận Đống Đa.
- Trong thủ tục mua hoá đơn lần đầu, công ty đã tiến hành đồng thời với thủ tục đăng ký xin cấp MST. Trong hồ s ơ đăng ký xin cấp MST. Công ty gửi kèm tờ Đơn xin mua hoá đơn lên Chi cục thuế quận Đống Đa. Thời gian công ty đ ược cấp giấy chứng nhận đăng ký thuế là thời điểm công ty được cấp sổ mua hoá đơn. Đồng thời với đó cơ quan thuế tiến hành bán 2 cuốn sổ hoá đơn cho công ty theo yêu cầu sau khi đã kiểm tra thực tế địa điểm kinh doanh và ước tính nhu cầu sử dụng hoá đơn thực tế của công ty sao cho phù hợp với ngành nghề kinh doanh.
- Còn trong thủ tục mua hoá đơn các lần tiếp theo, công ty chỉ cần viết đ ơn xin mua hoá đơn kèm theo Sổ mua hoá đơn Chi cục thuế quận Đống Đa đã cấp trước đó. Tuỳ vào tình hình sử dụng hoá đơn trong thời gian qua và nhu cầu thực tế về hoá đơn tại công ty mà cơ quan thuế bán cho công ty với số lượng phù hợp.
Trong quá trình lập hoá đơn khi bán và trao đổi hàng hoá, công ty đã giao liên 2 của hoá đơn cho khách hàng đồng thời giữ 1 liên tại cuống và một liên lưu hành trong nội bộ doanh nghiệp. Với trường hợp cung cấp những sản phẩm kỹ thuật cao, có giá trị lên đến hàng tỷ đồng như hệ thống điều hòa trung tâm, hệ thống kho lạnh, hệt hống thông gió … Thì hóa đơn GTGT còn được kẹp cùng hợp đồng bán sản phẩm khi hạch toán thuế đầu ra.
Tuy nhiên, tại công ty đã có trường hợp cung cấp những sản phẩm ti êu dùng như tủ lạnh, máy giặt, máy điều hoà ... cho khách hàng là hộ gia đình đã không lập hoá đơn GTGT. Chính vì thế số thuế GTGT công ty phải nộp cho ngân sách Nh à nước sẽ giảm một giá trị tương ứng. Ở điểm này, công ty nên chú ý khai đầy đủ số thuế GTGT đầu ra và tính số thuế GTGT phải nộp như trong luật đã quy định rõ để tránh những hậu quả tất yếu sau này.
Khi mua hàng hoá, dịch vụ đầu vào trên thị trường, công ty đã lấy hoá đơn để sử dụng hạch toán khấu trừ thuế GTGT theo luật. Với trường hợp số hàng hoá, dịch vụ mua vào là hoá đơn bán hàng hoặc không có hóa đơn thì vẫn phải tập hợp trên Bảng kê hàng hoá, dịch vụ mua vào không có hoá đơn. Và số thuế GTGT đó được hạch toán vào chi phí phát sinh tại công ty trong kỳ, tài khoản 642 - Chi phí quản lý kinh doanh.
Thực tế tại công ty đã phát sinh một số trường hợp liên quan đến hoá đơn: - Khi công ty mua hàng hoá, doanh nghi ệp bán đã xuất hoá đơn GTGT, công ty đã nhận hàng nhưng do hàng hoá không đúng quy cách, ch ất lượng phải trả lại hàng hoá. Khi trả lại hàng hoá, công ty lập hoá có ghi rõ là hàng hoá trả lại người bán, số tiền hàng, tiền thuế GTGT kèm theo Phiếu nhập kho, xuất kho (nếu có) l àm căn cứ để hai bên điều chỉnh tiền hàng, số thuế GTGT khi kê khai thuế.
- Trong quá trình bán sản phẩm, hàng hóa, công ty đã lập hoá đơn và xé rời khỏi quyển nhưng sau đó mới phát hiện sai phải huỷ bỏ. Với trường hợp này, công ty lập biên bản có chữ ký xác nhận của hai b ên đồng thời có dấu xác nhận. Cả khách hàng và công ty phải chịu trách nhiệm trước pháp luật về số hoá đơn huỷ bỏ đó.
- Một trường hợp nữa cũng đã xảy ra là người lập hoá đơn của công ty đã viết sai hoá đơn trong quá trình lập. Trong trường hợp này kế toán tại công ty chỉ cần gạch bỏ và ghi chữ huỷ trong 3 liên của hoá đơn và lưu lại tại cuống.
Tất cả những trường hợp liên quan đến hoá đơn tại công ty như đã nêu ở trên đều được kế toán thuế kê khai đầy đủ với cơ quan thuế trực tiếp quản lý công ty là Chi cục thuế quận Đống Đa. Tuy nhiên, những trường hợp này đã phát sinh tại công ty với tính chất không thường xuyên.
Tuy nhiên việc sử dụng những hoá đơn từ doanh nghiệp ma và những hoá đơn khống tại công ty vẫn đang diễn ra. Đây l à hành động trái pháp luật nên công ty cần kịp thời chấm dứt hành đồng này trước khi phải chịu hiệu quả tất yếu.